Downloaded 18 times
![Expert în Vânzări
Concluzia este că nu trebuie să mai petrecem mult timp în cadranele III
şi IV, deci este bine să nu mai răspundem tuturor solicitărilor, multe fiind
inutile.
Eficacitatea necesită disciplina de a acţiona în raport cu
priorităţile. Nu trebuie să ne propunem de a mai răspunde la toate
chestiunile banale, acestea trebuind să se autoelimine din mentalitatea
noastră, prin autosugestie. Trebuie să ne stăpânim voinţa de a alege
ceea ce este util, de a refuza ofertele neimportante de tip parazitar, care
nu fac decât să ne consume energia, timpul, resursele materiale şi
spirituale, fără nici un rezultat. Dacă alegem varianta cronofagă şi
energofagă, automat vom renunţa la planurile imaginate şi la finalitatea
lor, va fi ca şi cum am arunca şansele noastre din viaţă pe apa sâmbetei.
Vom gândi pozitiv, ne vom canaliza pe ideea că ne-am schimbat
paradigma, că urmărind acţiunile din sectorul II, ne ajutăm pe noi înşine,
dar îi ajutăm, prin progresul nostru şi pe ceilalţi.
Tehnici folosite pentru eficientizarea timpului
Tehnicile existente pentru eficientizarea timpului managerului nu
trebuie aplicate toate odată. Acest lucru ar duce doar la suprasolicitarea
şi la pierderea de timp preţios pentru aprofundarea lor
[Whetten&Cameron , 2002, 119]. Managerul trebuie să se hotărască
doar la cel mult trei tehnici de eficientizare care i se par cele mai potrivite
pentru stilul său de organizare. Aplicarea corectă a tehnicilor conduce la
obţinerea în medie a treizeci de minute zilnic, ce pot fi folosite pentru
rezolvarea altor probleme. Cumulate pe o perioadă de 40 de ani, aceste
minute ar duce la încă un an de activitate.
“Timpul înseamnă bani”, spunea Benjamin Franklin. Această
frază este mult prea des utilizată, încât nu se poate să nu fie adevarată.
Întradevăr, costul efectiv al unei activităţi este proporţional cu durata sa
[Pettinger, 2000, 127-129]. Firmele care îşi construiesc strategii pe baza
unor bugete calculate atent, dar fără a lua în considerare factorul timp,
nu vor avea nici o şansă în faţa unui competitor cu buget identic, care
ştie să exploateze valoarea timpului. Pe de altă parte, timpul ne poate
costa imaginea în faţa angajaţilor, a partenerilor de afaceri, dar chiar şi în
faţa propriei persoane. O serie de greşeli standard ce apar în
gospodărirea timpului managerilor români sunt:
Folosirea excesivă a telefonului, în locul altor mijloace de
comunicare care necesită mai puţin timp (e-mail – ului, rapoartele);](https://image.slidesharecdn.com/lectia2-160721172730/75/Lectia2-25-2048.jpg)
![07 managementul timpului conferinta locala rbl [compatibility mode]](https://cdn.slidesharecdn.com/ss_thumbnails/07managementultimpului-conferintalocalarblcompatibilitymode-120817084928-phpapp01-thumbnail.jpg?width=640&height=640&fit=bounds)
Lectia2
- 1. Managementul timpului în domeniulvânzărilor. Necesitatea Managementului Timpului Atitudinea faţă de timp Factori care favorizează risipa timpului Hoţii de timp Organizarea Liste cu activităţi lunare Liste cu activităţi săptămânale Liste cu activităţi zilnice Prioritizarea Sistemul ABC Sistemul Auto Focus Sistemul Pareto Planificarea Tehnici folosite pentru eficientizarea timpului Tehnica Pomodoro Lecţia 2
- 2. Expert în Vânzări NecesitateaManagement-ului Timpului Management-ul timpului te va ajuta îţi atingi scopurile, să prioritizezi, să creezi o imagine de ansamblu a sarcinilor tale, să îţi aminteşti mai multe lucruri, să profiţi mai mult de timpul tău, să delegi, să comunici mai bine, să menţii un echilibru în viaţă şi să îţi creşti caltatea vieţii. Definirea noţiunii de timp ridică numeroase probleme generate de percepţia diferită pe care o au cei din jurul nostru cu privire la acest subiect. Ne vom opri, totuşi, la o definiţie de dicţionar şi reţinem că timpul este o durată limitată considerată în raport cu utilizarea care i se dă. Dintotdeauna, omul s-a străduit să găsească modalităţi de măsurare a timpului. Managementul timpului impune şi el acest lucru. Măsurarea timpului nu se face însă, decât pe baza rezultatului fiecărei activităţi realizate într-un interval de timp dinainte stabilit. Altfel spus, nu gestionăm timpul în sine, ci activităţile desfăşurate într-o anumită perioadă. Managementul timpului se bazează pe trei piloni: planificarea, organizarea şi controlul timpului. Noţiunea de eficacitate cere ca, pentru fiecare individ, timpul să fie utilizat în mod raţional şi productiv, în conformitate cu ritmul personal şi cu resursele de care dispune fiecare individ, cu scopul de a asigura îndeplinirea unor activităţi precise într-un interval de timp dat. Managementul timpului presupune ca, pentru fiecare individ, să se aloce secvenţe de timp, riguros calculate, pentru fiecare activitate ce trebuie desfăşurată (planificarea), să se facă toate eforturile posibile pentru a le respecta (organizarea) şi să se evalueze, în mod regulat, rezultatele obţinute (controlul). Managementul timpului porneşte de la un aspect paradoxal: deşi, în mod real, dispunem astăzi de mult mai mult timp decât altădată, avem sentimentul că el nu ne ajunge. În realitate orice om dispune de 168 ore pe săptămână pe care le repartizează, aproximativ, în felul următor: • 40 ore pentru activităţi profesionale; • 56 ore pentru somn şi, • 72 ore pentru diverse activităţi personale. Cele 40 de ore destinate activităţilor profesionale sunt influenţate indirect de celelalte două destinaţii:
- 3. Expert în Vânzări Dacăindividul nu-şi acoperă nevoile de somn, nu poate obţine performanţa maximă în munca sa. Vorbim aici, nu întâmplător, despre eficacitatea utilizării timpului personal şi despre productivitate maximă: este evident că, fără productivitate, organizaţia nu poate fi concurenţială şi, în final, nu poate supravieţui. Dacă salariatul munceşte mult, fără însă a-şi gestiona „ştiinţific” activităţile, există riscul oboselii, al reducerii productivităţii, al demotivării, al stresului, al uzurii fizice şi mentale. Există un număr tot mai mare de salariaţi care suferă de depresie sau de epuizare profesională şi pentru care se pune, în mod acut, problema evitării situaţiilor dificile. Ori, o mai bună gestionare a timpului este poate un început de soluţionare a problemelor salariaţilor, care nu ar avea decât de câştigat dacă şi-ar utiliza mai bine timpul. Atitudinea faţă de timp În decursul istoriei, percepţia noastră privind timpul a cunoscut modificări semnificative. Şi aceasta pentru că, între altele, s-a modificat durata de viaţă, s-a prelungit perioada de muncă, s-au accelerat ritmurile şi a apărut concurenţa dintre salariaţi. Este tot mai evident faptul că, într- o organizaţie, timpul a devenit o resursă ce trebuie optimizată, raţionalizată şi controlată. Mai nou, în prezent, salariatul occidental caută o formulă magică pentru a-şi împărţi timpul între muncă, familie şi propriile sale aspiraţii. Cum poate fi echilibrat timpul alocat pentru satisfacerea acestor trei opţiuni? Nu există un răspuns general valabil pentru această întrebare; totul depinde de normele culturale, sociale, economice şi legale din ţara în care trăim.
- 4. Expert în Vânzări Imaginaţi-văo bancă care vă crediteză în fiecare dimineaţă cu 86400 lei. Banii nu vor rămâne în cont de pe o zi pe alta, la sfârşitul zilei vor fi scoşi din cont. Ce ai face în cazul acesta? Bănuiesc că ai retrage până la ultimul leu înainte de ora închiderii iar dacă vei fi inteligent vei investi o parte pentru viitor. Cu toţi avem o banca asemănătoare cu cea imaginară. Se numeşte TIMP. În fiecare dimineaţă ne creditează cu 86400 secunde. Neutilizând depunerea vei pierde ceea ce nu ai folosit. Fiecare din noi primim aceiaşi sumă pentru a o folosi cum credem de cuviinţă. De cele mai multe ori nu folosim acestă sumă în avantajul nostru şi nici nu reuşim să investim pentru viitor. Ceasul ticăie. Nu lăsa secunde preţioase să se piardă! Timpul a ajuns un subiect de modă. Au apărut cursuri, seminarii, conferinţe dedicate acestei teme, abordându-se problema atât din punct de vedere al organizaţiei, cât şi al salariatului. Factori care favorizează risipa de timp Factorii care determină risipa de timp sunt universali şi foarte frecvent întâlniţi în mediul de muncă. Ei reprezintă împrejurările, motivele care generează o întrerupere a unei activităţi în curs de desfăşurare sau o depăşire a duratei acesteia. Pentru a împiedica acţiunea acestor factori, individul trebuie să se autoanalizeze şi să privească atent în jurul său: poate constata că este risipitor de timp sau, că se lasă furat de către ceilalţi. În raport de aceste constatări, de responsabilităţile pe care le are, fiecare adoptă măsurile adecvate pentru a se proteja de riscul risipei de timp. a. Întreruperile În mediul de muncă apar adesea întreruperi determinate de telefoane, vizite neanunţate sau diverse urgenţe. Atitudinea faţă de aceste întreruperi variază de la un individ la altul, dar este influenţată şi de postul ocupat, nivelul ierarhic la care eşti plasat, organizaţia sau ţara unde îţi desfăşori activitatea şi trăieşti. În modelul de mai jos sunt prezentate aceste întreruperi, efectele pozitive şi negative pe care le generează precum şi soluţiile posibile în fiecare caz.
- 5. Expert în Vânzări Telefonul Efectepozitive: permite economii considerabile de timp; reduce deplasările. Efecte negative: deranjează permanent; transformă individul într- un sclav al muncii sale. Soluţii posibile: limitarea apelurilor personale; înregistrarea mesajelor; preluarea apelurilor la momentul convenabil; stabilirea riguroasă a scopului apelurilor, a problemelor de discutat, parcurgerea informaţiilor necesare pe durata convorbirii; reducerea duratei convorbirilor şi limitarea lor politicoasă doar la aspectele esenţiale; transferul rapid al legăturii către persoana solicitată; utilizarea unei note de servicii în cazul în care mesajul se adresează mai multor persoane; strădania de a vorbi cât mai rapid cu persoana căutată, în cazul în care aceasta nu a răspuns direct la apel. Vizite neaşteptate Efecte pozitive: permite testarea capacităţii de adaptare a persoanei faţă de diverse situaţii de muncă. Efecte negative: întrerup concentrarea persoanei; reduc productivitatea. Soluţii posibile: stabilirea unor perioade specifice în care să nu fie acceptate întreruperi şi avizarea persoanelor interesate; programarea activităţilor legate de proiecte speciale la ore considerate ideale; programarea de întâlniri, pentru orice persoană care soseşte neanunţată, definirea obiectivului şi duratei acestora; folosirea cu zgârceniei a timpului nostru, în toate situaţiile; folosirea unor semnale vizibile pentru perioadele în care nu dorim să fie deranjaţi (plăcuţe cu „Nu deranjaţi” pe uşă). Urgenţe Efecte pozitive: permite verificarea eficacităţii metodelor întrun context concret de muncă. Efecte negative: influenţează negativ organizarea timpului prestabilit; pune în discuţie voinţa salariatului de a regla lucrurile la termenul prevăzut. Soluţii posibile: cultivarea capacităţii de a acţiona în condiţii de stres; evaluarea corectă a situaţiilor pentru a identifica urgenţele reale;
- 6. Expert în Vânzări antrenareacolaboratorilor în soluţionarea problemelor; asigurarea autorităţii şi a informaţiilor necesare pentru a acţiona în astfel de situaţii; culegerea unui volum suficient de informaţii; constituirea unor echipe specializate pentru rezolvarea urgenţelor; fixarea de termene pentru rezolvarea şi respectarea lor riguroasă. b. Şedinţe Utilitatea şedinţelor nu poate fi contestată. În multe cazuri însă, ele generează risipa de timp. Acest lucru se produce atunci când şedinţele: sunt prea frecvente şi inadecvat pregătite; au o durată prea mare. Studiile statistice au arătat că, în funcţie de nivelul ierarhic la care se găsesc, managerii petrec circa 11-23 ore/săptămână în astfel de şedinţe şi că, în multe cazuri, au sentimentul că sunt bombardaţi de intervenţii lipsite de semnificaţie; depăşesc durata programată; nu respectă ordinea de zi sau nu ajung să soluţioneze toate problemele vizate; nu se desfăşoară în locuri adecvate, determinând deplasări nejustificate ale participanţilor sau deranjându-i prin lipsa unor condiţii de mediu (temperatură, zgomot, vizibilitate etc.); existenţa unor obiective parazitare pe care participanţii le depistează şi le sancţionează: o respectarea unei metode; o dorinţa de a proba că activitatea se desfăşoară într-un mediu democratic; o evitarea răspunderii pentru o decizie individuală; o controlarea directă şi indirectă a atitudinilor membrilor echipei; o flatarea unor persoane. Hoţii de timp Pot paria că ţi sa întâmplat de multe ori sa spui că un lucru nu a fost făcut sau ai ratat o ocazie din cauza lipsei de timp. Cu toate acestea, lipsa de timp se poate datora lipsei de organizare şi gestionare ineficientă a timpului. Specialiştii în domeniu ne prezintă mai multe cauze ale nerealizării planificărilor care au fost pregătite în mod optim. Aceste
- 7. Expert în Vânzări cauzesunt numite hoţi de timp. În continuare îţi prezint hoţii de timp şi câteva metode de a evita apariţia acestora. 1. Lipsa obiectivelor şi priorităţilor. În ziua de azi succesul vine în momentul în care îţi atingi obiectivele, atât pe plan profesional, cât şi pe plan personal. Este imposibil să îţi faci planuri fără să îţi cunoşti obiectivele, dacă nu şti ceea ce este important pentru tine, cu siguranţă îţi vei irosi timpul şi ocaziile care pot apărea. Numai atunci când cunoşti exact fiecare obiectivpe care trebuie să îl atingi, vei putea stabili ordinea activităţilor care te vor îndrepta în direcţia realizării lui. 2. Lipsa planurilor. După ce ai stabilit obiectivele şi priorităţile trebuie să stabileşti un plan al modului de realizare a acestora. Unii spun că preferă să nu piardă timpul făcând planuri, însă trebuie sa realizezi că un minut acordat planificării va economisi cinci minute din timpul necesar punerii în practică a planurilor. Planificaea este sarcina cea mai importantă, planificarea presupune pregătirea şi realizarea unei scheme a activităţilor. Trebuie să încerci acest proces prin stabilirea planurilor pe termen lung şi definirea obiectivelor pentru următoarele şase luni şi chiar pentru tot anul. După ce ai reuşit acest lucru poţi începe conceperea planului pe săptămâni, acest lucru este recomandat să fie făcut în seara zilei de vineri sau în dimineaţa zilei de luni. Nu uita să stabileşti priorităţile! Poţi realiza un plan şi mai detailat, împarte săptămâna în zile şi ore, unde este cazul chiar în 30 minute. Chiar şi aşa este posibil să nu îndeplineşti toate sarcinile propuse din cauza apariţiei unei situaţii neprevăzute. De aceea este foarte important ca planul tău să fie adaptabil. Îţi recomand să rezolvi activităţile de prim rang, apoi pe cele de rangul al doilea şi lasă în planificarea făcută o marjă de 15-20% din timp pentru acele situaţii neprevăzute. 3. Organizarea ineficientă Această problemă te va face să pierzi timp preţios, fie că este vorba de muncă sau oameni de la birou, de întâlnirile cu clienţii sau de conferinţe. Încearcă să îţi aminteşti de câte ori ai avut impresia că pierzi timpul pe parcursul şedinţelor slab organizate, al conferinţelor sau stagiilor de pregătire unde erai trimis doar pentru că cineva trebuia să reprezinte compania.
- 8. Expert în Vânzări Derecomandat ca în cazul vizitelor la clienţi să vă programaţi întâlnirile cu aceştia în funcţie de zona unde se află pentru ca în aceiaşi zi să îi vizitaţi pe cei din aceiaşi vecinătate. Astfel vei evita să străbaţi oraşul de la un capăt la altul sau să aştepţi fluidizarea treficului rutier. 4. Situaţiile de criză Precizarea obiectivelor şi a priorităţilor şi alcătuirea unui plan exact duc la reducerea situaţiilor neprevăzute şi de criză. Cauza apariţiei acestei situaţii nefavorabile este planificarea necorespunzătoareşi amânarea problemelor pe mai târziu. În aceste situaţii, termenele se suprapun, inti în panică, faci mai multe lucruri odată, pentru a te încardra în timp. Rezultatul constă într-o muncă superficială, ce nu te mulţumeşte nici pe tine nici pe cei din jurul tău. Situaţiile de criză nu pot fi eliminate niciodată întru totul, de aceea trebuie să prevezi timp şi pentru ele în planul tău, trebuie să te întrebi mereu ce ar putea să se mai întâmple. După ce simţim pe pielea noastră anumite situaţii de criză, ne dăm seama că printr-o planificare corespunzătoare am fi putul evita greşeli anterioare. 5. Sarcinile inutile şi fără importanţă. O cauză des întâlnită a irosirii timpului o reprezintă incapacitatea de a distribui responsabilităţile şi de a transfera autoritatea altor persoane, în cazul unor manageri care au în subordine un anumit grup de oameni. Din păcate, aceasta constituie o problemă pentru mulţi oameni care deţin anumite funcţii în cadrul unei companii. Motivele pentru care nu reuşim să tranferăm din responsabilităţi sunt următoarele: suntem siguri că nimeni nu va putea efectua activitatea mai bine ca noi, ne este teamă că, în cazul în care altcineva dispune de aceleaşi cunoştinţe necesare îndepliniri sarcinilor, ne va lua locul curând, sau de multe ori dorim ca niciun coleg să nu ştie ce lucrăm, de teamă că v-ar putea fura subiectul. Cu toate aceste implicarea în toate aceste activităţiconstituie adesea o pierdere de timp. Sarcina noastră principală va fi deturnată de aceste mici activităţi. Multe activităţi bare ne pot fi de mare ajutor în atingerea acestor scopuri pot fi efectuate de altcineva, cum ar fi: angajaţi din departamentul administrativ, relaţii clienţi, secretare sau angajaţi part – time. Tu trebuie să analizezi care sunt activităţile de o mai mică importanţă şi să găseşti o posibilitate ca altcineva să le preia. De exemplu, dacă trimiţi scrisori de mulţumire sau felicitare clienţilor asta nu
- 9. Expert în Vânzări înseamnăcă tu trebuie să scri adresa de pe plic. O oră economisită în acest fel poate fi folosita pentru o activitate mult mai importantă. 6. Telefonul. Telefonul constituie una din cele mai importante invenţii din istoria lumii, dar poate prezenta şi anumite dezavantaje pe care le-am menţionat şi mai sus. Dacă îl foloseşti corect, telefonul poate creşte eficienţa muncii, dar de multe ori provoacă întreruperea activităţii. Este o idee bună ca cineva din cadrul firmei să răspundă la telefon, să preia mesaje şi să facă selecţia acestora. Din păcate, numai persoanele aflate în funcţii de conducere îşi permit acest lux. Să răspunzi la un telefon care nu îţi este necesar nu durează decât câteva minute şi nici nu ne deranjează prea mult, însă dacă primiţi 10 astfel de telefoane pe zi vei observa cât timp se pierde cu acestea, timp care poate fi alocat unor chestiuni importante din agendă. De exemplu dacă primim pe zi 10 telefoane, fiecare telefon ne mănâncă câte 3 minute, atunci într-un an de munca unde avem 230 zile lucrătoare, vom pierde 6900 de minute, adică 115 ore, adică peste 14 zile lucrătoare. Nici nu ne dăm seama cum pierdem două săptămâni pe an răspunzând la telefoane inutile. Pentru a evita o asemenea situaţie este recomandat să conveniţi cu clienţii să sune în anumte zile sau la anumite ore, acest lucru are avantajul că tu te poţi concentra la ce este important iar clientul are siguranţa că poate lua legătura cu tine. Orele de la sfârşitul zilei de muncă sunt cele mai recomandate în acest sens, deoarece interlocutorii nu mai doresc să facă conversaţie şi trec direct la subiect. După încheiera convorbirii îţi poţi modifica lista de priorităţi dacă acest lucru este necesar. 7. Munca de birou. Munca de birou este o sarcină care nu poate fi evitată în foarte multe domenii de activitate; cu toate acestea se pot stabili diferite niveluri de prioritate ale activităţilor. Comenzile cumpărătorilor, facturile sau rapoartele săptămânala, lunare sau anuale fac parte din grupul activităţilor de primă prioritate, în timp ce unele întrebări la care se poate răspunde cu ajutorul intuiţiei, pe baza propriei experienţe şi fără un control detaliat al datelor, aparţin grupului de activităţi de o mai mică importanţă.
- 10. Expert în Vânzări Nutrebuie să permitem apariţia situaţiilor în care o sarcină importantă de birou este finalizată la sfârşitul săptămânii. În timpul săptămânii se pierd mult timp în trafic, în călătoriile cu trenul sau în discuţiile de afaceri cu clienţii, timp care ar putea fi acordat verificării facturilor, lecturii corespondenţei interne externe sau chiar lecturii revistelor şi cărţilor de specialitate. 8. Contactele neprotocolare cu clienţii. Orice meserie am avea trebuie să facem eforturi pentru a stabili relaţii cu clienţii în afara serviciului. Cu toate acestea, timpul acordat acestor contacte ar putea fi folosit pentru efectuarea altor activităţi. Uneori este necesar să pierdem sau mai bine zis să investim acest timp pentru a putea menţine interesul clienţilor consolidându-ne relaţiile cu aceştia. Dacă un client obişnuieşte să înceapă o discuţie cu subiecte familiare, trebuie să îi permitem acest lucru. Poţi afla o mulţime de lucruri interesante din această conversaţie, de aceea merită să asculţi şi să încerci să nu te gândeşti la altceva. Dacă unui client important îi place să vorbească mult, trebuie să ţii seama de acest lucru în planurile tale. În cazul în care introducerea familiară durează prea mult, poţi să revi, în mod pliticos, la discuţia de afaceri pentru care ai stabilit întâlnirea. Nu uita, clientul este cea mai importantă persoană pentru compania la care lucrezi, datorită lui existăm! 9. Şedinţele neproductive. Şedinţele cu colegii, conferinţele, discuţiile constituie, probabil, cel mai important factor ce duce la irosirea timpului. Multe companii au încercat să rezolve această problemă în moduri diferite, dar fără rezultate satisfăcătoare. Nu veţi obţine rezultate mai bune prin scurtarea timpului de şedinţe. Orice şedinţă trebuie să aibă un scop prestabilit. Adesea ne planificăm întâlnirile din obişnuinţă; la începutul anului stabilim să ne întâlnim săptămânal pentru a discuta problemele curente. Cu toate acestea unele probleme trebuiesc rezolvate în momentul respectiv şi nu pot fi amânate până săptămâna viitoare. Din acest motiv, înaintea oricărei şedinţe, trebuie să vă puneţi câteva întrebări legate de scopul şedinţei, dacă este importantă prezenţa noastră acolo sau dacă informaţia nu poate fi transmisă prin poşta electronică. În funcţie de răspunsuri incluzi sau excluzi sedinţa din planurile tale. Dacă, totuşi vei lua parte la şedinţă trebuie să păstrezi prin orice mijloace ordinea subiectelor şi să ceri acelaşi lucru şi celorlalţi; asta
- 11. Expert în Vânzări înseamnăcă trebuie să fi punctual, să nu depăşeşti timpul acordat discursului, să întrebi numai lucruri importante, să nu te abaţi de la subiect, să nu iniţiezi sau să participi la discuţii inutile. De exemplu, dacă la şedinţă sunt persoane care întârzie cea mai bună metodă este încuierea uşii, astfel încât să se simtă jenate să bată la uşă şi să-şi acupe locurile. La următoarea şedinţă toată lumea va fi punctuală. Dacă te interesează doar un subiect care se discută în cadrul şedinţei, fi prezent doar în momentul în care se discută subiectul dorit. Trebuie să ţi cont de acest aspect atunci când organizezi o şedinţă şi stabileşti ordinea subiectelor dezbătute. Ce anume trebuie să faci ca organizator al şedinţe pentru a o realiza într-o formă scurtă, pentru a putea discuta numai subiecte esenţialeşi pentru a atinge scopurile prestabilite? Următoarele şase sugestii vă pot ajuta să conduceţi cu pricepere şedinţa şi să vă atingeţi scopurile prestabilite: Prezentarea scopurilor – aceste ptrebuie prezentate concis, în aşa fel încât, în orice moment, să fie clar înţelese de către toţi participanţii. Scopul stabileşte limitele discuţiei şi îi ajută pe oameni să se concentrezeasupra problemelor principale, Descrierea faptelor / acţiunilor ce se propun a fi întreprinse. De exemplu „ Scopul este acela de a introduce un produs nou pe piaţă. Trebuie să stabilim bugetul, termenul de livrare pentru prima tranşă a mărfii, necesarul de forţă de muncă suplimentară etc”. Obţinerea acceptului pentru soluţiile propuse – Trebuie să observi punctul de vedere al persoanelor care iau parte la şedinţă încercând să remarci dacă îşi manifestă sau nu aprobarea pentru problemele prezentate. Trebuie să obţii aprobarea tuturor persoanelor participante, pentru ca rezultatul să fie satisfăcător. Analiza oricărei decizii importante – în acest fel participanţii pot anticipa rezultatul unei decizii / propuneri. Orice recapitulare a problemei discutate reprezintă o testare a reacţiei grupului. Pe baza acestei reacţii îţi vei da seama de un posibil protesc sau poţi primi diferite propuneri pentru pentru soluţionarea problemei apărute. Controlarea legăturii dintre informaţie şi subiectul discuţiei – dacă persoana care oferă informaţiile este capabilă să
- 12. Expert în Vânzări dovedeascălegătura acestora cu subiectul, informaţiile vor fi acceptate; dacă legătura nu este clară, informaţiile vor fi respinse. Rezumarea etapei următoare – trebuie să interpretezi rezultatele finale şi să rezumi etapa următoare, lucru care trebuie făcut de către un grup sau de persoane individuale; dacă este necesar, folosiţi termeni bine stabiliţi. Un rezumat scris al şedinţei, care conţine subiectul discuţiiei purtate şi rezultatele, trebuie făcut cunoscut tuturor angajaţilor. 10. Comunicarea ineficientă. Comunicarea ineficientă este legată nu numai de slaba organizare, ci şi de incapacitatea de a asculta, de a înţelege sensul informaţiilor transmise, precum şi de imposibilitatea de a oferi şi de a primi informaţiile transmise prin intermediul diferitelor canale de comunicare. Se observa, mai ales in firmele mari, ca principala problema cu care se confrunta managerii este comunicarea ineficienta. Tocmai de aceea am întocmit o listă cu 6 situaţii şi mai ales cu 6 soluţii pe care le puteţi aplica pentru evitarea acestor situaţii. O puteţi folosi atât pentru managemntul timpului tău, pentru managentul resurselor umane, dar mai ales pentru a avea o comunicare eficientă. 1. Pierderea şi mai ales modificarea mesajului "pe drum". De obicei mesajele trec prin mai multe eşaloane, pe acest drum putând interveni diferite modificări. Asta deoarece fiecare interpretează cum doreşte mesajul sau îl " înfloreşte " cum vrea. Tocmai de aceea sfatul este să comunici în scris mesajele ce trebuie transmise unui număr mare de persoane. 2. Comunicarea în exces. Câteodată angajaţii sunt bombardaţi cu atâtea mesaje încât ajung să ignore o parte din acestea, poate pe cele mai importante. Oboseala sau plictiseala intervenită pot afecta receptarea informaţiilor. Ţine-ţi minte de legea comunicării: lărgirea excesivă a comunicarii între diferite niveluri ale unei ierarhii poate duce la creşterea neînţelegerii. Aşa că ţine minte să comunici doar ceea ce este necesar. Lasă deoparte mail-urile venite pe yahoo sau cele în care transmiţi informaţii deja cunoscute. 3. Formularea necorespunzatoare a mesajului. Scrie mereu un mesaj concis şi la obiect, nu folosi un limbaj mult prea academic ci unul simplu, comun. Pe lângă asta lasă deoparte termenii de specialitate
- 13. Expert în Vânzări atuncicând te adresezi unui public larg. Dacă mesajul nu a fost înteles reformulează-l. 4. Incapacitatea de a asculta. Ţine minte că dacă auzi ceva nu înseamnă că şi asculţi. Tocmai de aceea cere feedback după fiecare mesaj pe care îl transmiţi. Aşa vei afla dacă ai fost ascultat şi înţeles. Fi atent şi la comunicarea nonverbală. 5. Emoţiile. Supărarea, frustrarea, neliniştea, stresul. Toate acestea blochează înţelegerea deplină a mesajului. Este foarte greu ca emoţiile să fie controlate. Este foarte posibil ca dacă comunici cu o astfel de persoană să nu fi inţeles sau să fi inteles greşit, într-un mod negativ. Sfatul meu este să laşi acea persoana să îşi revină sau să o ajuţi să îşi revină şi de abia după aceea să incerci să ii comunici ceea ce aveţi de comunicat. 6. Diferenţele de percepţie Percepţia reprezintă modul în care o persona vede realitatea. Din moment ce două persoane nu beneficiază de aceleaşi experienţe, percepţiile lor asupra lucrurilor vor fi diferite. Sfatul meu este ca atunci când comunici în scris să nu laşi loc de interpretări. Cere mereu feedbackul şi asigură-te că lumea a înţeles exact ce doreşti să transmiţi. Încurajează angajaţii să-şi exprime parerea în legatură cu ceea ce le comunici. Personal, consider ca managementul timpului este o parte foarte importanta a dezvoltarii personale, de aceea în această lecţie îţi voi prezenta câteva metode de eficientizare a timpului şi anume: Organizarea, Prioritizarea şi Planificarea. Organizarea Primul pas al organizării este stabilirea unei viziuni. Când te organizezi pentru următoarea săptămână vei stabili care sunt lucrurile cele mai impoertante. Acest lucru trebuie notat pe hârtie pentru a deveni mai conştient de ceea ce vrei să faci. În mod ideal ar trebui să îţi faci în fiecare seară lista cu ce ai de făcut în ziua următoare. În această etapă nu planifica tot. Nici macar nu te gândi ce este mai important, pur şi simplu scrie tot ce ai de făcut. Ai putea să-ţi scrii sarcinile pe 5-7 zile înainte pentru a avea o imagine de ansamblu. Pentru că vor exista zile în care nu poţi sau nu vrei să faci tot
- 14. Expert în Vânzări ceeste pe listă va trebui să îţi oferi mai multă flexibilitate, aşa vei avea mai mult timp şi mai mult spatiu pentru activităţi neprevăzute. Cel mai important prim pas este acela de a stabili care sunt activităţile pe care trebuie să le desfăşori în perioada următoare şi să sa le organizezi în mai multe tipuri de liste. Liste cu activităţile lunare. Ideal ar fi ca această listă să o faci în ultima zi a fiecărei luni, lista în care îţi notezi toate activităţile pe care le ai de făcut în luna următoare. Încercă să incluzi în această listă cât mai multe activităţi, chiar şi cele mai mici, de doar câteva ore. Secretul este să notezi toate lucrurile pe care le vei avea de făcut, indiferent că ţi- ar lua jumătate de oră sau mai multe ore, deoarece o listă cât mai detaliată cu obiectivele lunare te va ajuta să stabileşti cât mai exact următoarele liste. Liste cu activităţi saptamânale. Această listă o vei face în fiecare duminică, stabilindu-ţi activităţile pentru săptămâna următoare. În princiu, vei nota aici lucruri pe care le-ai trecut în lista cu activităţi lunare, pe langă care vei mai adauga şi alte activităţi pe care nu le-ai trecut poate pe acea listă, însa care au apărut între timp şi nu suportă amânare. De asemenea, o listă săptămânală cât mai detaliată te va ajuta să structurezi mai bine listele cu activităţile zilnice. Liste cu activităţi zilnice. În această listă notezi în fiecare seară, înainte să te culci, toate lucrurile pe care trebuie să le faci în ziua următoare. Această listă este cea mai importanta dintre toate şi se spune că stabilirea unei astfel de liste cu activităţi zilnice îţi poate creşte productivitatea cu peste 25%. Din nou, secretul este ca această listă să fie cât mai detaliata, să cuprindă pe cât posibil toate activităţile pe ziua următoare, indiferent cât de mici ar fi acestea. Apoi, dacă în cursul zilei următoare apar alte task-uri noi, pe care nu le-ai prevăzut, înainte să te apuci de ele, notează-le pe lista de activităţi pentru ziua respectivă. Nu în ultimul rând, un lucru foarte important, care îţi va creşte motivaţia si nivelul satisfacţiei personale, îl reprezintă tăierea de pe listă a fiecărei activităţi, imediat ce ai realizat-o. Acest lucru are un efect psihologic benefic, deoarece poi urmări foarte uşor progresul pe care îl faci, acest lucru motivandu-te să fi la fel de eficient şi în continuare, pentru a putea tăia de pe listă cât mai repede toate activităţile pe ziua respectiva.
- 15. Expert în Vânzări Prioritizarea Dupăstabilirea listei cu activităţi urmează prioritizarea acestora, adică stabilirea importanţei lor. Mai departe vom analiza prioritizarea în toate formele ei: pe termen lung, pe termen scurt, personal, profesional. Voi detalia cinci posibilităţi de prioritizare din care poţi alege varianta care avanatajează cel mai mult. Aceste cinci posibilităţi de prioritizare sunt: Sistemul ABC, Sistemul Auto Focus şi Sistemul Pareto. Sistemul ABC Această metodă este recomandată de toţi experţii în managementul timpului ea fiind cea mai practicată în cadrul organizaţiilor. Prin notarea sarcinilor cu A, B, C, li se dă acestora o valoare, şi anume: Sarcinle notate cu A sunt cele care trebuiesc executate primele, realizarea acestor sarcini poate duce la rezultate extraordinare pe când neîndeplinirea lor poate duce la rezultate dezastroase. Sarcinile notate cu B sunt acele sarcini care trebuies realizate în curând, fiind şi ele importante. Aceste sarcini pot fi amânate pentru o perioda scurtă de timp dar neexecutarea lor poate duce la rezultate slabe. Sarcinile notate cu C nu sunt deloc importante, sunt lucruri pe care ar fi placut să le faceţi, însă care nu au niciun impact, pozitiv sau negativ, asupracarierei dumneavoastră. Un astfel de exemplu ar fi să ieşiţi cu un coleg la o cafea. Sarcinile notate cu D sunt activităţi pe care le puteţi delega altor persoane să se ocupe deele pentru dumneavoastră. De exemplu, dacă aveţi de printat nişte documente, puteţi pune secretara să se ocupe de asta, astfel rămânându-vă dumneavoastră timp să vă ocupaţi de alte activităţi maiimportante. Sarcinile notate cu E sunt activităţile pe care le puteţi elimina din listă, fără a avea nicioconsecinţă asupra lucrurilor cu adevărat importante pentru dumneavoastră. O astfel de activitate ar putea fi să jucaţi un joc sau să urmariţi un meci de fotbal (exceptând cazul în care sunteţi antrenor sau desfăşuraţi activăţi în domeniul sportiv). Puteţi avea mai multe activităţi de tip A, B, C, D sau E. Dacă aveţi mai multe astfel de activităţi, notaţi-le cu A-1, A-2, A-3 şi tot aşa, în
- 16. Expert în Vânzări ordineaimportanţei. Astfel A-1 este lucrul cel mai important pe care trebuie dumneavoastră să îl realizati în ziua respectivă. De asemenea, aplicaţi această metodă şi pentru celelalte activităţi notate cu B, C, D şi E. Ideea de bază este să nu faceţi o activitate de tip B, atâta timp cât încă mai sunt activităţi de tip A pe care nu le-aţi îndeplini. Sistemul Auto Focus Mai jos îţi voi prezenta o tehnica intuitiva de Time Management. Odată ce o foloseşti ai senzatia că întotdeauna lucrezi din plăcere şi numai la ceea ce îţi doreşti, devii mai puţin delăsător şi mult mai productiv. Această tehnică nu este perfectă pentru toată lumea, unii o vor aplica cu succes pe când alţii se vor lăsa după prima încercare. Ce conteaza este că tehnica funcţionează şi se potriveşte cu multe tipuri de personalitate. Are partea de organizare şi partea de intuiţie iar rezultatele se vad încă din prima zi. Acestă tehnică a fost creată de Mark Forster, ea fiind o metodă foarte simplă dar eficientă de a-ţi procesa sarcinile. Pe o listă scrii tot ce ai de făcut, pe măsură ce îţi vin în minte mai multe sarcini le adaugi pur şi simplu la sfârşitul listei. Rezultatul va fi o listă continuă pe mai multe pagini. După ce ai terminat lista începi cu prima pagină, lucrezi la sarcini cât timp îţi doreşti, apoi treci la următoarea pagină şi faci la fel. Odată ce ai ajuns la sfârşitul listei, te întorci la începutul ei şi porneşti din nou de la prima pagină. Pe fiecare pagină există o a doua coloană în care adaugi sarcini suplimentare, după cum urmeaza: cât timp lucrezi la pagina respectivă, orice sarcină urgentă trece în coloana a doua; dacă lucrezi la o sarcină şi nu reuşeşti să o termini, reintroduci sarcina pe pagina următoare în coloana a doua; O regulă importantă este să nu părăseşti o pagină până când nu rezolvi toate sarcinile din a doua coloana. Acest rezumat îţi oferă doar o descriere generală, aşa că este important să citeşti toate regulile de mai jos şi în special să fii sigur că ai înţeles regulile despre revocarea sarcinilor. SuperFocus este un sistem avansat şi în acelaşi timp simplu de a-ţi organiza timpul, scopul lui este să ofere un echilibru cât mai bun între
- 17. Expert în Vânzări sarcinileuşoare şi cele grele, între cele urgente şi cele lejere. De asemenea se asigură ca vei termina ceea ce ai început deja. Sistemul foloseşte un caiet de notiţe cu două coloane pe pagina. Dacă nu îţi încap două coloane pe pagină, poţi folosi pagina alaturată. Cele doua coloane funcţionează diferit: Coloana 1: Toate sarcinile sunt introduse iniţial în coloana dn stânga (coloana 1) (doar dacă nu sunt urgente). Lista din coloana 1 merge în continuare de la o pagină la alta. Coloana 2: Este dedicată exclusiv sarcinilor urgente sau neterminate. Prima întrebare ar fi: Cum implementăm acest sistem? Pe carnetul de notiţe vei lăsa spaţiu pentru o a doua coloană şi scrie o listă cu tot ce ai de făcut în stânga paginii, câte o sarcină pe linie. Continuă pe următoarele pagini dacă este necesar, utilizând doar partea stângă a paginii. Adaugă sarcini pe măsură ce acestea îţi apar în minte. Prelucrarea acestei liste va începe cu prima pagină, parcurge-o gândindu-te la fiecare sarcină în parte până când pe una dintre ele o consideri prioritară. Lucrează la ea atât cât vrei tu. Când ai terminat de lucrat la ea, fă unul din următoarele lucruri: Dacă sarcina este terminată, şterge-o trasând o linie peste ea. Daca este o sarcina care se va repeta, reintrodu-o pe ultima pagină pe coloana 1. Daca sarcina nu este terminată, şterge-o de pe pagina curentă si reintrodu-o în coloana 2 pe urmatoarea pagină. Dacă încerci să o ştergi de pe ultima pagină, întoarce-te la începutul listei şi reintrodu sarcina în coloana 2 pe prima pagină activă. Dacă nu mai ai spaţiu în coloana 2, reintrodu-o pe prima pagina unde ai loc. Introdu sarcinile urgente în coloana a doua a paginii la care lucrezi. Dacă nu mai ai loc să scrii în coloana a doua, reintrodu-o pe pagina urmatoare în care ai loc. Continuă să lucrezi la fel pe pagina 1 până când toate sarcinile din coloana 2 sunt îndeplinite, şi nici o altă sarcină din coloana 1 nu pare a fi gata de îndeplinit. Toate sarcinile din coloana 2 trebuie îndeplinite înainte de a trece la urmatoarea pagină. Continuă să lucrezi la sarcinile din coloana 2 pagina 1 până când toate sunt indeplinite şi alte sarcini din coloana 1 nu sunt încă gata să fie îndeplinite. Ca si clarificare: nu trebuie să lucrezi la toate sarcinile din coloana 1, în schimb trebuie să lucrezi la toate sarcinile din coloana 2.
- 18. Expert în Vânzări Trecila pagina următoare şi continuă să procedezi în acelaşi fel. Odată ce ai ajuns la sfârşitul listei, întoarce-te din nou la început. Când nu au mai rămas sarcini active pe pagină, pagina a fost încheiata şi nu mai este activă. Aceasta regula nu se aplică şi pentru ultima pagină. De remarcat faptul ca a doua coloana nu trebuie să fie plină. Revocarea sarcinilor este un proces important pentru a elimina acele sarcini care nu ne duc nicăieri. Sunt două ocazii când sarcinile pot fi revocate: Daca nici o sarcină nu este rezolvată în timpul unei revizii a paginii, toate sarcinile rămase în coloana 1 sunt revocate. Această regulă nu se aplică pentru ultima pagină a listei. Când te intorci la o pagină care este plină (ex. ambele coloane 1 şi 2 sunt pline), toate sarcinile de pe coloana 1 trebuie să fie ori îndeplinite ori revocate. Revocarea se aplică doar sarcinilor din coloana 1. Sarcinile din coloana 2 trebuie intotdeauna să fie indeplinite. Revocarea sarcinilor este punctul final în care se elimină toate elementele pe care sistemul le- a filtrat şi le-a găsit de dorit. Acest lucru se poate întampla foarte rapid (de ex. daca ai introdus o lista lunga cu cărti pe care te gândeşti să le citesti), dar în mod normal procesul este lent. Aceste sarcini nu mai sunt active, dar fac subiectul unei revizii. Este o idee buna să introduci o sarcină numită “Revizuirea sarcinilor revocate” asupra listei. La revizuire ar trebui să iei în considerare cu grijă de ce au fost revocate, dacă este într-adevar necesar să fie îndeplinite, daca este momentul să fie îndeplinite, daca nu cumva te distrag de la obiectivele principale sau orice alţi factori. Când reintroduci o sarcina revocată, de obicei este bine să o împarţi în mai multe sau să o reformulezi într-un fel sau altul. Evidenţierea elementelor revocate (cu markerul) te ajută să le revizuieşti mai uşor. Aminteşte-ţi că regulile de revocare a sarcinilor nu se aplică pe pagina pe care încă scrii sarcini (ultima pagina). Semne si simboluri: Când o sarcină a fost îndeplinită, se taie cu o linie orizontală Când o sarcină este revocată este evidenţiată cu markerul.
- 19. Expert în Vânzări Cândo sarcină revocată este revizuită şi este ori reintrodusă ori ignorată, aceasta este tăiată cu o linie orizontală şi nu mai face subiectul unei revizii viitoare. O pagină care nu mai are sarcini active rămase este marcată cu o cruce în colţul exterior al paginii. Când nu mai există sarcini active pe paginile anterioare, crucea este încercuită. Când nu mai sunt sarcini revocate de revizuit pe paginile anterioare, cercul este ingroîat/evidenţiat. Ai încredere în sistem. Pentru că structura lui te va ajuta să iei decizii mai bune fără ajutorul altor persoane. Daca apare ceva şi trebuie rezolvat imediat, atunci rezolăa imediat. Aşteaptă-te ca lucrurile să se mişte la viteze diferite. Unele lucruri vor merge mai repede, altele mai încet, unele se vor opri o perioadă, iar unele vor fi îndepărtate. Citeşte toate sarcinile care se evidenţiază din listă când revii după o pauză extinsă. Acest lucru te ajută să ai o privire de ansamblu, a lucrurilor ce trebuie făcute. Nu uita să pui alarme în sistem. Este o metodă esenţială de a ţine evidenţa munci tale. Include cât mai multe sarcinii creative, de ex. “Gândeşte-te la…”,”Investighează…”, “Discută…”, “Repetă…”. Pune data la fiecare sarcină pe care o adaugi în fiecare zi. Deşi nu este esenţial pentru sistem, te ajută să îţi monitorizezi progresul. Nu ţine lista fără o metodă de a înregistra idei şi sarcini care îţi apar în minte. Sistemul Pareto Într-o lume a vitezei şi a mişcării continue, unde productivitatea şi eficientizarea joacă cele mai importante roluri, timpul pare ca nu ajunge. Cu mai mult de o sută de ani in urma, Vilfredo Pareto a găsit o formulă pentru managementul timpului: 80/20, pe care majoritatea managerilor o dau ca exemplu. Timpul este o noţiune primară care nu se defineşte, ci este perceputa prin simţuri şi corelată cu cea de eveniment. Timpul este o resursă pe care o avem cu toţii la dispozitie, însă buna gestionare a lui reprezintă abilitatea esenţială care sporeşte atât eficienţa, cât şi profitul. Organizarea corectă a timpului poate duce la creşterea productivităţii personale, concentrarea asupra priorităţilor şi chiar îmbunătăţirea operativităţii, toate acestea înclinând balanţa către succes, unde cu toţii tindem să ajungem. În 1897, economistul italian Vilfredo Pareto a creat o formulă matematică prin care descria inegalitatea distribuţiei economiei în ţara sa:
- 20. Expert în Vânzări 20%din populaţie deţinea 80% din resursele financiare ale ţării. Formula reuneţte cauza şi efectul printr-un raport, care poate fi extrapolat şi în alte activitati: 80% din venituri sunt generate de 20% dintre clienţi 80% din activităţile unui proiect se realizează în 20% din timpul alocat proiectului 80% din noutăţile unui ziar stau în 20% din spaţiul ziarului. Mai tarziu, Joseph Juran, iniţiator al Managementului Calităţii şi român emigrat în America la origini, a introdus formula lui Pareto în teoriile sale manageriale, ceea ce a numit "puţinul esenţial şi mulţimea fără valoare". În lucrarea sa, Juran explică ca 20% din defecte cauzau 80% din probleme. Project managerii ştiu că doar 20% din munca depusă (primele 10% şi ultimele 10%) consumă, de fapt, 80% din timp şi resurse. Acesta este motivul pentru care 20% din timpul tău de lucru contribuie la ceea ce este necesar pentru a avea succes în muncă, adică restul de 80%. Ceea ce trebuie să învăţăm este cum găseşti acele aspecte-cheie din munca ta care reprezintă cei 20%, astfel încât efectul să fie maxim. O idee ar fi sa îţi analizezi fişa postului şi timpul alocat fiecţărei sarcini. Din această listă, cu siguranţă unele lucruri au devenit rutină, diminuându-le astfel importanţa. Revizuirea activităţilor zilnice nu relevă neaparat acele puncte-cheie de care avem nevoie ca sa putem aplica formula lui Pareto, dar poate oferi soluţia unor schimbări în stilul tău de lucru. Alta variantă ar fi crearea unei liste zilnice de zece lucruri şi alegerea a doua dintre ele, ceea ce poate duce la 80% eficienţă. Ceea ce formula lui Pareto reprezintă dincolo de cadrul pur teoretic este impactul major asupra programelor de creştere a eficienţei manageriale: dacă atât consultanţii, cât şi managerii s-ar concentra asupra acestei formule de maximizare a eficienţei, adică identificarea acelor 20% din factorii majori, atunci ar asigura cea mai mare parte din rezultate. Însă această formulă poate crea şi capcane, cum ar fi eliminarea activităţii ineficiente, care nu înseamna neapărat ca doar 20% din personal produce 80% din rezultate. Totodată, nici 20% din cheltuielile de publicitate nu aduc 80% din clienţi.
- 21. Expert în Vânzări Unmanager se ocupă de reabilitarea unui service auto. El işi propune să afle de ce clienţii sunt de părere că serviciul nu este bun. Astfel primeşte următoarele comentarii de la clienţi: 1) Telefoanele sunt preluate după multe tonuri de apel. 2) Personalul pare distras şi sub presiune. 3) Inginerii nu par a fi bine organizaţi. Au nevoie de o a doua vizită pentru a aduce si alte piese de schimb. Aceasta înseamnă mai mult timp alocat de clienti pentru a fi prezenţi când are loc cea de-a doua vizită. 4) Clienţii nu ştiu când va avea loc cea de-a doua vizită, ceea ce îi determină să fie prezenţi întreaga zi în aşteptarea vizitei inginerului. 5) Membrii personalului nu par a şti intotdeaua ceea ce fac. 6) Uneori, la sosirea membrilor personalului, clientul constată că problema s-ar fi putut rezolva la telefon. Managerul grupează aceste probleme, apoi le acordă un punctaj în funcţie de numărul de plângeri şi ordonează lista: • Scăpări în instruirea personalului: punctele 5 si 6 - 65 plângeri; • Personal insuficient: punctele 1, 2 şi 4 - 25 plângeri; • Organizare şi pregătire deficitare: punctul 3 - 10 plângeri. În urma analizei Pareto, managerul poate observa că majoritatea problemelor (65%) pot fi rezolvate prin îmbunătăţirea abilităţilor personalului. Odată rezolvată această situaţie, ar fi inutilă creşterea numărului de membri ai personalului. Alternativ, cu cat membrii personalului sunt mai capabili să rezolve problemele prin intermediul telefonului, este posibil ca necesitatea de mărire a personalului să se diminueze. Se observă că întrucat există mai puţine comentariile în legătură cu organizarea şi pregătirea deficitare, acestea ar putea avea cauze dincolo de controlul managerului. Prin efectuarea unei analize Pareto, managerul se poate concentra asupra instruirii, ca o problemă de sine stătătoare, decât să-si irosească eforturile încercând atât instruirea cât şi angajarea de noi membri de personal şi eventual instalarea unui nou sistem informatic. Analiza Pareto este o tehnică simplă care ajută la identificarea celor mai importante probleme. Nu doar scoate în evidenţă cea mai importantă problemă de rezolvat, ci oferă de asemenea un punctaj care arată cât de severă este aceasta. Modul de folosire: 1. Pentru a folosi acest instrument, se notează o listă de sarcini care s-ar putea realiza. Dacă este o listă lungă, se grupează în sarcini înrudite. 2. Apoi se acordă un scor fiecărui sarcini sau fiecărui grup. Metoda de acordare a punctajului depinde de problema care trebuie rezolvată. De exemplu, dacă se doreşte mărirea profitului, se vor puncta opţiunile pe baza profitului pe care fiecare grup l-ar putea genera. Dacă se încearcă creşterea satisfacţiei clientului, se poate stabili punctajul pe baza numărului de plângeri eliminate de fiecare schimbare. 3. Prima sarcină care se va efectua va fi cea cu punctajul cel mai mare. Aceasta va oferi cel mai mare beneficiu în cazul rezolvării. 4. Opţiunile cu punctajul cel mai mic probabil nu vor merita să fie rezolvate – rezolvarea acestora ar putea costa mai mult decat soluţia în sine.
- 22. Expert în Vânzări Indiferentîn ce formă îţi vei face lista cu priorităţi, aceasta te va ajuta să termini treaba repede şi la timp, calitatatea muncii tale va creşte, vei demara proiecte importante în timp util, îţi vei aminti mai uşor pe cine trebuie să suni şi de la cine trebuie să primeşti telefon, vei avea un control complet asupra problemelor de rezolvat, vei putea controla activităţile atribuite altor persoane, vei reduce timpul dedicat luării deciziilor, vei evita procesul de rezolvare al urgenţelor întru cât vor putea fi foarte uşor prevenite, vei avea controlul total asupra orarului. Ideea de bază a prioritizării este aceea că, dacă scri tot ce ai de făcut în mod ordonat vei reuşi să te descurci cu sarcinile de serviciu nerezolvate. Planificarea Unii oameni sunt dependenţi de adrenalina care apare când avem de a face cu o criză. Această stare le dă energie şi o satisfacţie temporară rezolvând crize urgente şi importante. Foarte important este să îţi dai seama că nu rurgenţa este problema. Problema este atunci când urgenţa de vine factor dominant deoarece se pierde sensul importanţei. Lucrurile urgente, de multe ori ni se par priorităţile numărul unu şi ne implicăm atât de mult în rezolvarea lor încât nu ne întrebăm dacă ceea ce facem merită cu adevărat. Multe lucruri importante care ne pot ajuta să ne atingem obiectivele sunt lăsate deoparte pentru că nu sunt urgente. Pentru a înţelege mai bine problema urgenţei şi importanţei vom analiza matricea priorităţilor, aranjată pe categorii în patru sectoare alăturate. Matricea priorităţilor constituie o metodă care dezvoltă abilităţile necesare unei abordări critice, presupunând selectarea şi clasificarea competenţelor vizate pentru o etapă de activitate propusă. Metoda realizează un feed–back între proiect şi situaţia reală de la un moment dat, oferind şi posibilitatea instantanee a unei diagnoze sinoptice. Pentru a o putea utiliza, se împarte o pagină în patru cadrane numerotate, urmând ca în fiecare să fie notate activităţile impuse fie de tema zilei, fie de o perioadă mai mare, la care se pot anexa informaţiile inerente şi paşii utili.
- 23. Expert în Vânzări UrgentMai puţin urgent Important -cadranul necesităţii- probleme presante crize proiecte cu scadenţe apropiate -cadranul eficacităţii- planificare cultivarea relaţiilor recunoaşterea noilor oportunităţi prevenirea neîndeplinirii sarcinilor recreere Lipsit de importanţă -activităţile urgente, dar neimportante- întreruperi, apeluri şi urgenţe fără semnificaţie corespondenţă neimportantă raportări insignifiante şedinţe inutile fără agendă activităţile banale colaborări neimportante pe plan personal sau social - neimportant şi neurgent: domeniul risipei şi al exceselor- activităţi sau întâlniri cu persoane care vor doar “să-şi omoare timpul” eşapări inutile din activitate pseudorelaţionare pe plan profesional cu neavizaţi apeluri telefonice şi mesaje electronice neurgente şi neimportante integrarea în situaţii conflictuale generate şi prelungite în mod inutil Oamenii, instituţiile şi întreprinderile sunt atat de preocupate să muncească, încât nu-şi dau seama că de multe ori greşesc direcţia abordată. Ne concentrăm atât de profund asupra activităţilor urgente încât omitem prioritaţile şi direcţia adecvată. Măsurarea timpului are un rezultat util, dacă aduce valoare, dar numai după ce ne-am ales corect
- 24. Expert în Vânzări direcţiilede acţiune. Nu ar trebui să ne concentrăm excesiv pe obţinerea performanţelor, sau, altfel spus, mai bine ar fi să-l înveţi pe om să pescuiască, decât să te îngrijeşti permanent de a-i oferi tu peştele necesar. Se pot identifica patru sectoare ale matricei temporale: Sectorul I conţine activităţi care sunt atât urgente, cât şi importante. De exemplu, un coleg sau director te sună cu o problemă presantă. Ţi se îmbolnăveşte copilul. Un coleg a demisionat şi trebuie derulate anumite proiecte începute. Eşti convocat brusc pentru o şedinţă importantă. Sectorul I este plin de crize, probleme presante, termene- limită sau depăşite care apar dintr-o dată. Dacă nu te duci la acea întâlnire importantă, vor fi consecinţe dure, deci este o activitate din Sectorul I. Acesta este sectorul necesităţii care ne solicită frecvent, dar dacă te axezi doar pe sectorul I, acesta se extinde, te acaparează şi te epuizează. În sectorul III activităţile sunt urgente, dar neimportante, chiar activităţi înşelătoare de multe ori. Este cazul unor întâlniri fără o agendă clară sau fără un scop precis, deci o întrerupere inutilă a zilei tale de lucru. De cele mai multe ori pot fi probleme şi solicitari minore / piste false ale celorlalţi. Fereşte-te de cadranul III căci este domeniul care te poate falimenta. Sectorul IV este neimportant şi neurgent. El include domeniul risipei şi al exceselor, al actelor de evadare. De exemplu, faptul de a sta la televizor fără măsură, de a practica jocuri interminabile pe computer şi de a pierde ore întregi pe internet. Oamenii care evadează în sectorul IV sunt în general epuizaţi şi pentru că acţionează în sectoarele I şi III prea des, aceştia depind de urgenţe şi plătesc pentru asta. Se întâmplă ca frecvent să vedem că probleme urgente apar ca să ne consume efortul şi timpul. Sectorul II include activităţi neurgente şi importante. Aici suntem frecvent activi, planificăm şi ne pregătim pentru viitor, imaginăm, intuim sau gândim preventiv, construim relaţii, creştem prin experienţă şi prin dezvoltarea de abilităţi. Sectorul II este sectorul eficacităţii. Acesta înglobează în mod disimulat toate lucrurile pe care ştim că ar trebui să le facem, dar multe nu le facem pentru că nu sunt urgenţe. Cu cât petreci mai mult timp în sectorul II pregătind, planificând şi prevenind cu atât vei fi forţat să petreci mai puţin timp în sectorul I, gestionând crizele.
- 25. Expert în Vânzări Concluziaeste că nu trebuie să mai petrecem mult timp în cadranele III şi IV, deci este bine să nu mai răspundem tuturor solicitărilor, multe fiind inutile. Eficacitatea necesită disciplina de a acţiona în raport cu priorităţile. Nu trebuie să ne propunem de a mai răspunde la toate chestiunile banale, acestea trebuind să se autoelimine din mentalitatea noastră, prin autosugestie. Trebuie să ne stăpânim voinţa de a alege ceea ce este util, de a refuza ofertele neimportante de tip parazitar, care nu fac decât să ne consume energia, timpul, resursele materiale şi spirituale, fără nici un rezultat. Dacă alegem varianta cronofagă şi energofagă, automat vom renunţa la planurile imaginate şi la finalitatea lor, va fi ca şi cum am arunca şansele noastre din viaţă pe apa sâmbetei. Vom gândi pozitiv, ne vom canaliza pe ideea că ne-am schimbat paradigma, că urmărind acţiunile din sectorul II, ne ajutăm pe noi înşine, dar îi ajutăm, prin progresul nostru şi pe ceilalţi. Tehnici folosite pentru eficientizarea timpului Tehnicile existente pentru eficientizarea timpului managerului nu trebuie aplicate toate odată. Acest lucru ar duce doar la suprasolicitarea şi la pierderea de timp preţios pentru aprofundarea lor [Whetten&Cameron , 2002, 119]. Managerul trebuie să se hotărască doar la cel mult trei tehnici de eficientizare care i se par cele mai potrivite pentru stilul său de organizare. Aplicarea corectă a tehnicilor conduce la obţinerea în medie a treizeci de minute zilnic, ce pot fi folosite pentru rezolvarea altor probleme. Cumulate pe o perioadă de 40 de ani, aceste minute ar duce la încă un an de activitate. “Timpul înseamnă bani”, spunea Benjamin Franklin. Această frază este mult prea des utilizată, încât nu se poate să nu fie adevarată. Întradevăr, costul efectiv al unei activităţi este proporţional cu durata sa [Pettinger, 2000, 127-129]. Firmele care îşi construiesc strategii pe baza unor bugete calculate atent, dar fără a lua în considerare factorul timp, nu vor avea nici o şansă în faţa unui competitor cu buget identic, care ştie să exploateze valoarea timpului. Pe de altă parte, timpul ne poate costa imaginea în faţa angajaţilor, a partenerilor de afaceri, dar chiar şi în faţa propriei persoane. O serie de greşeli standard ce apar în gospodărirea timpului managerilor români sunt: Folosirea excesivă a telefonului, în locul altor mijloace de comunicare care necesită mai puţin timp (e-mail – ului, rapoartele);
- 26. Expert în Vânzări •Ignorarea programelor de raportare; • Şedinţe care se desfaşoară fără o agendă; • Perfecţionismul; • Nedepistarea urgenţelor artificiale. Pentru toate acestea există soluţii simple, aplicabile şi în mediul de afacere românesc: a) “Regula celor cinci minute” – pentru acei angajaţi care nu au darul de a fi succinţi şi tranformă cea mai simplă discuţie într-o conversaţie mult prea lungă, pregăteşte o surpriză. Managerul poate să-i anunţe foarte clar că nu are la dispoziţie decât cinci minute. Prin această metodă angajaţii îşi vor îmbunătăţi aptitudinea de a fi succinţi şi întrevederea va lua sfârşit după ce se vor scurge cele cinci minute. Regula celor 5 minute la dispoziţia angajatului este o metodă excelentă, atâta timp cât nu este un mod de lucru constant cu toţii angajaţii, ci ia în consideraţie tipul de problemă şi relaţia anterioară cu subordonatul. b) “Regula orei de linişte” – chiar şi managerii care aplică regula “uşii deschise” îsi permit să îşi închidă uşa biroului din când în când. Regula propusă de manageri este următoarea: dimineaţa, ei folosesc prima oră de muncă pentru a-şi planifica priorităţile pe ziua respectivă. Angajaţii trebuie să înţeleagă faptul că aceştea nu sunt disponibili în acestă oră, cu excepţia cazurilor urgente. c) “Delegarea, încurajarea angajaţilor să ia decizii” – mulţi dintre managerii care se plâng de lipsa timpului sunt de fapt obsedaţi să deţină controlul şi nu se simt în largul lor dacă nu participă la luarea celei mai mici decizii. Acest lucru îi face să se simtă puternici, indispensabili, dar, pe de alta parte îi face pe angajaţi sa se simtă dependenţi de ei şi nesiguri pe forţele proprii. Însă în management, înţelepciunea constă în a încuraja luarea deciziilor, chiar şi de către cel mai modest angajat. Managerii nu pierd timpul făcând treaba subordonaţilor lor, ci preferă să îşi investească timpul asigurându-se că personalul are la dispoziţie toate condiţiile de muncă necesare: training, echipament, cu alte cuvinte îşi folosesc timpul conducând. d) “Investirea timpului în explicarea clară a obiectivelor” – managerii care se grăbesc în procesul de explicare a proiectelor, a obiectivelor şi a responsabilitaţilor economisesc câteva minute, pe care le vor plăti cu vârf şi îndesat spre finalizarea proiectelor. Pentru că nu li
- 27. Expert în Vânzări s-auexplicat obiectivele concrete şi paşii clari necesari pentru a le atinge, angajaţii vor acţiona confuz, în direcţii greşite. Stabilirea exactă a strategiei de lucru va economisi întreruperi, frustrări, neînţelegeri şi timp. e) “Folosirea e-mail – ul pentru a ţine legătura cu vorbăreţii” – telefonul reprezintă un instrument care facilitează o comunicare rapidă, dar tot el poate fi generatorul uneo mari pierderi de timp (şi bani), chiar fără să ne dăm seama. În cazul în care a telefonat managerul, dialogul poate fi condus conform obiectivelor pe care şi le-a stabilit. Dacă el este cel căutat, nu poate fi disponibil în permanenţă: poate să planifice zilnic intervale de timp în care să răspundă la telefon. f) “Stabilirea întâlnirilor la sfârşitul programului” – este o soluţie salvatoare, mai ales în cazul angajaţilor insistenţi, care te-ar întrerupe cu orice ocazie. Când intră în biroul tău, explică-le că eşti ocupat, dar îi vei primi cu plăcere la ora 17.00 (presupunând că aceasta este ora când programul zilnic de lucru ia sfârşit). Dacă ora nu le va conveni, propune o întâlnire ziua următoare, în timpul orei de masă. Pare o tehnică destul de dură, dar, în cele din urmă, chiar şi cei mai versaţi “vampiri” ai timpului vor începe să acţioneze independent, găsindu-şi singuri răspunsurile. g) “Evitarea persoanelor care ocupă mult timp” – există moduri delicate prin care astfel de persoane pot fi “desprinse”din birou. Dorind să încheie o discuţie, unii manageri îi sugerează musafirului nedorit să meargă să ia o cafea sau un ceai. La întoarcere, se oferă să îl conducă pe angajatul respectiv la biroul său. O altă metodă folosită de manageri este să profite de primirea unui telefon “foarte important, care nu poate fi amânat”. Tehnica Pomodoro Dacă te simţi copleşit de numărul tot mai mare de responsabilităţi care se abat asupra ta zilnic, eşti mereu în criza de timp şi reuşeşti cu greu să respecti termenele limita, dacă ai probleme de concentrare, sau eşti ingrijorat din cauza timpului, există o soluţie simplă la toate aceste probleme. Este vorba despre o metoda ingenioasă de a transforma timpul într-un aliat valoros şi un prieten de nădejde, prieten care te va ajuta să îţi îndeplineşti sarcinile şi obiectivele în mod optim şi eficient. Această metodă este una dintre cele mai cunoscute şi mai utilizate strategii de managementul timpului şi poartă denumirea de
- 28. Expert în Vânzări TehnicaPomodoro. A fost creată de italianul Francesco Cirillo în 1992, iar astăzi aceasta tehnică este folosită cu succes pe plan profesional dar şi pe plan personal. Folosind Tehnica Pomodoro, vei fi uimit când vei vedea cum munca ta zilnică se imbunătaţeşte rapid şi cum poţi elimina anxietatea determinată de trecerea timpului folosind câteva reguli simple. Tehnica Pomodoro foloseşte un cronometru pentru a împărţi perioadele de lucru în intervale de 25 de minute, intervale numite “pomodori”, separate de pauze scurte. Tehnica Pomodoro este denumită după cronometru în formă de roşie, care a fost utilizat pentru prima dată de creatorul metodei. Pomodoro înseamnă “roşie” în limba italiană. Prin experiențe succesive s-a stabilit că lungimea optimă a unui pomodoro este de 25 de minute. În aceste 25 de minute realizezi un singur lucru: termini raportul, sau scrii un articol, sau dai telefoane la clienți. Nu faci nimic altceva în paralel. Și nu lași nimic să te distragă de la ceea ce faci. Pentru a aplica Tehnica Pomodoro, ai nevoie de: Un cronometru, fizic sau software, pe care îl vei seta la 25 de minute. O foaie de hârtie, liniată, iar ideal ar fi să foloseşti liste de tip “To Do Today” (“De facut azi”). Un creion. O radieră. Metoda Pomodoro poate dura o zi intreagă, dar poate dura şi mai puţin, caz în care cele următoarele etape vor fi aplicate mai des. 1. Planificarea se face la începutul zilei, stabileşti ce sarcini trebuie să îndeplineşti în acea zi şi le prioritizezi, adică le scrii pe foaie (fiecare pe câte un rând) în ordinea descrescătoare a importanţei. 2. Urmărirea evoluţiei sarcinilor de-a lungul zilei adunând date asupra efortului depus şi timpul necesar efectuării unei activitati. 3. Înregistrarea se face la sfârşitul zilei prin alcătuirea unei arhive cu observaţiile zilnice. 4. Procesarea se face tot la sfârşitul zilei prin transformarea datelor brute în informaţii.
- 29. Expert în Vânzări 5.Vizualizarea prezintă informaţia într-un format care facilitează înţelegerea şi descoperă căile de îmbunătaţire. Paşii Tehnicii Pomodoro 1. Stabileşti sarcina pe care trebuie să o îndeplineşti. 2. Folosește un cronometru. Când ești gata să începi prima sarcină, pornește un cronometru, şi setează-l să îți semnalizeze când s-au terminat cele 25 de minute. Foloseşte un ceas obișnuit! Dar în intervalul unui pomodoro să nu te uiți în continuu cât timp mai ai, ci să te concentrezi doar pe a termina ce ai de făcut. 3. Concentrează-te pe ceea ce ai de făcut. Odată pornit un pomodoro, stai concentrat pe ceea ce ai de făcut. Nu începe nici un alt task în paralel. Te vei confrunta de acum cu două tipuri de întreruperi posibile: întreruperi interioare- deodată îți amintești că luna viitoare este ziua unui coleg și simți nevoia urgentă să verifici exact când va fi. Sfatul meu este să ai la îndemână o foaie de hârtie și un creion. De acum, notează aici tot ce îți apare în minte și trebuie să faci ulterior. Le vei face când vei avea timp liber. Întreruperi exterioare: Sună telefonul, prietenii îți scriu pe messenger sau skype, te caută cineva etc. Aici abordările sunt diferite: Dacă ești în timpul programului de lucru încearcă să nu răspunzi și să îi suni înapoi mai târziu. Închide mess-ul și skype. Celor care îți bat la ușă cere-le să aștepte 20 de minute (le poți spune cinstit că ești implicat în ceva ce nu poți întrerupe pentru 20 de minute). Nu vei reuși mereu, uneori va trebui să întrerupi ce făceai și să răspunzi la telefon, poate este directorul managerul tău. Pe măsură ce vei experimenta, vei constata însă că 95% dintre evenimentele urgente care apar și îți solicită intervenția, nu sunt chiar urgente și pot aștepta. Dacă ești în timpul liber, abordarea este mult mai simplă: închide messenger, skype, scoate cablul de internet, închide telefonul (sau pune-l pe silențios) și spune-le celor din apropiere că lucrezi și nu vrei să fii deranjat pentru o perioadă. După ce încerci de câteva ori vei vedea că toate urgențele vor dispărea în mod miraculos. 4. Fă pauză, iar apoi reia. Când s-a terminat un pomodoro, fă o pauză de 5 minute. Poți să te întinzi, să bei apă, să mănânci un fruct, să vorbești la telefon, să citești ceva etc. Dar oprește-te din ceea ce făceai. Cel mai important este să te deconectezi de la ceea ce făceai, să permiți creierului să se elibereze de la aspectele pe
- 30. Expert în Vânzări careera concentrat. După pauză, ia-o de la capăt cu următorul pomodoro și următoarea sarcină, sau continuarea celei începute. În special la început, dacă ți se pare prea lung intervalul de 25 de minute, scurtează-l la 10-15 pentru a ți se potrivi mai bine propriei personalități, până vei reuși să stai concentrat timp de 25 de minute. 5. Încheie un ciclu. Grupează-ți sarcinile în cicluri de 4 pomodoro (cu pauzele de rigoare), iar când l-ai terminat pe al patrulea, ia o pauză de 20-30 de minute. După două ore de activitate trebuie să te relaxezi, pentru a putea începe un nou ciclu focusat din nou. Vei constata că pe măsură ce practici devii tot mai concentrat pe ceea ce faci și îți îmbunătățești rezultatele. O să poți să realizezi mult mai multe în perioade mai mici decât o făceai până acum, fiind însă focusat doar pe ce vrei să obții. Beneficiile Tehnicii Pomodoro Beneficiul principal al acestei metode este acela de a-ţi creşte productivitatea, insă, pe langă aceasta, Tehnica Pomodoro: îţi elimină anxietatea legată de timp, îţi îmbunătăţeşte concentrarea prin eliminarea întreruperilor, te ajută să te auto-disciplinezi, auto-disciplina este o abilitate obligatorie a tuturor oamenilor de succes, îţi creşte motivaţia şi o păstrează constantă, îţi întăreşte voinţa de a-ţi atinge obiectivele, te ajută să estimezi mai bine efortul şi timpul necesar îndeplinirii unei activităţi, te ajută să fii orientat pe rezultate, îţi îmbunătăţeşte munca sau studiul, te ajută să conştientizezi mai bine deciziile pe care le iei, te învaţă să îţi planifici activităţile şi să le prioritizezi, planificarea si prioritizarea sunt esenţiale pentru a deveni expert in managementul timpului, asa cum sunt toti oamenii de succes. Principiile Tehnicii Pomodoro Această metoăa de management al timpului te ajută să te concentrezi mai bine şi să creşti calitatea muncii tale, bazându-se pe faptul că pauzele frecvente îmbunătăţesc agilitatea minţii (perspicacitatea). Aîadar putem spune că este adevarata zicala: “Pauzele mici si dese – cheia marilor succese“. După cum am arătat mai sus Tehnica Pomodoro are 5 etape esenţiale: planificarea, urmărirea, înregistrarea, procesarea şi vizualizarea. Fiecare etapă are un rol bine stabilit: în cadrul planificării, fazele sarcinilor sunt prioritizate şi apoi scrise pe foaia “De facut azi”. Aceasta ii ajută pe utilizatorii metodei Pomodoro să estimeze efortul necesar sarcinilor. Pe masură ce “pomodorii” (intervalele de 25 minute)
- 31. Expert în Vânzări suntterminaţi, sunt înregistraţi în dreptul sarcinilor corespunzătoare – prin scrierea unui “X”, iar această înregistrare are 2 roluri: adaugă un sentiment de împlinire şi oferă informaţii pentru o analiză ulterioară a activităţii în vederea îmbunătăţirii acesteia. Scopul principal al Tehnicii Pomodoro este acela de a reduce impactul întreruperilor interne, cele pe care le generam noi insine, şi externe asupra concentrarii şi a fluxului de muncă. Pentru ca Tehnica Pomodoro să-şi atingă scopurile propuse, este esenţial ca în aceşti “pomodori”, adica intervale de 25 de minute, să munceşti fără întrerupere. Dacă totuşi te-ai întrerupt în timpul unui “pomodoro”, fie înregistrezi şi amâni cealalta activitate, fie abandonezi acest “pomodoro” şi începi unul nou. Daca ai terminat o sarcină şi ţi-a mai rămas timp într-un “pomodoro”, timpul rămas din acest interval de 25 de minute trebuie folosit pentru a practica abilitatea pe care tocmai ai dobândit-o. Pauzele scurte dintre “pomodori” îţi permit să te deconectezi de la activitatea pe care o desfăşurai în ultimele 25 de minute. Deşi există numeroase aplicaţii software care implementează această metodă, creatorul metodei spune că Tehnica Pomodoro dă cele mai bune rezultate daca foloseşti un cronometru mecanic, un creion şi o hârtie, deoarece: cronometrul fizic îţi permite să-l porneşti, iar acest act fizic declară hotararea ta de a începe sarcina. Ticăitul cronometrului pe masură ce timpul trece îţi arată importanţa fiecărei clipe care trece şi externalizează dorinţa ta de a termina sarcina. Sunatul cronometrului anuntă o pauză. În acest mod, ajungi să asociezi fluxul de muncă şi concentrarea cu aceşti stimuli fizici. Limitele Tehnicii Pomodoro Totuşi, această metodă nu este perfectă. Principalul dezavantaj al Tehnicii Pomodoro este acela că, pentru a-ţi atinge obiectivele în mod eficient, trebuie să accepţi sa fii ajutat de un obiect mecanic (cronometrul). Când încetezi să mai foloseşti această metodă în munca ta, eficienţa ta va scădea, deşi îţi vei păstra abilitatea de a rezolva sarcinile prioritare, pe rând şi de a face pauze scurte între unităţile de lucru. Totuşi, disciplina pe care ţi-o impune cronometrul din metoda Pomodoro este secretul unei eficienţe deosebite. Tehnica Pomodoro NU trebuie folosită pentru activităţile din timpul liber (cititul unei cărţi, practicarea unui hobby, etc.), pentru că le-ar
- 32. Expert în Vânzări transformaîn activităţi planificate şi orientate pe obiective, ceea ce ar scoate aceste activităţi din timpul liber. Studiile efectuate asupra productivităţii muncii, au arătat că o persoană munceşte în medie sub 49% din timpul efectiv de lucru. Acest procent este influenţat negativ de întreruperile dese din surse interne (ale propriei persoane) sau externe (colegi, şefi, furnizori, clienţi). Iar dacă această situaţie nedorită este atât de larg răspândită, asta înseamnă câteva lucruri, şi anume: că jumatate din potenţial nu este realizat, jumătate din vânzări nu sunt efectuate, jumătate din venituri nu sunt câştigate. Tehnica Pomodoro funcţionează şi la CEO şi la Directori regionali şi la Entry level şi la studenţi, pentru că este structurată pe câteva principii foarte sănătoase. În concluzie, Tehnica Pomodoro funcţionează pentru că: Nu te poţi apuca până nu ai o listă cu task-urile pe care vrei să le faci. Deci elimini din start dezordinea. Ca sa funcţioneze această tehnica, ai nevoie să îţi stabileşti priorităţiile şi să începi să lucrezi la prioritatea nr.1 Ştii când incepi şi ştii când termini. Fiecare task îl estimezi în unităţi Pomodoro (3xPomodoro, 1/2 Pomodoro, etc) Îţi împarţi activităţile mari în task-uri mai mici care sunt acţionabile. Adică răspunzi la intrebarea:”care e urmatorul pas?”. În acest mod, elimini amânarea pentru că ai foarte multă claritate şi îţi este clar câtă energie ai de investit în următorul pas. Lucrezi la 1 singur task odată. Îţi grupezi activităţiile similare şi le rezolvi în acelaşi interval de timp. Mintea ta îţi este recunoscătoare pentru ca nu o tot pui să schimbe variabilele cu care lucrează şi astfel economiseşti multă energie mentală. Estimezi în avans cu mult mai multă acurateţe cât îţi va lua fiecare task. E posibil ca la început să nu îţi iasă perfect, dar exercitiul de a estima timpul necesar unei activităţi va deveni o abilitate după scurt timp. îţi rafinezi procesul de planificare şi determini mult mai exact care sunt toţi paşii prin care ai de trecut pentru a ajunge la destinaţie. Gândirea ta va deveni mult mai practică fiind focusată pe urmatorul pas acţionabil. Este foarte uşor de practicat şi nu necesită elemente greu de procurat. O foaie de hârtie cu lucrurile de făcut, un pix/creion cu care
- 33. Expert în Vânzări sătai fiecare element terminat şi un cronometru: ceas cu alarmă, telefon sau ceas de bucătărie (Pomodoro). Dacă lucrezi la calculator poţi folosi Focus Booster Nu te epuizezi mental pentru că îţi programezi pauzele de refacere încă de când te apuci. Faci pauze scurte şi dese după fiecare Pomodoro de 25 de minute, iar după 4 sesiuni faci o pauză mai mare de 20 min. Îţi relaxezi mintea în legătură cu orice lucru exterior şi te focusezi doar pe ce ai de făcut. Închizi e-mailul, pui telefonul pe silent, îţi rogi colegii să nu te întrerupă dacă te văd că eşti focalizat pe ceea ce faci. Îţi creşti capacitatea de a te focaliza pe un singur lucru la un moment dat. Performerii de top fac excelent un singur lucru la un moment dat şi nu 10 lucruri simultan de calitate sub-mediocră. Rezolvi întreruperile interne (adica din interiorul tau). Ma refer la momentul în care îţi vine o idee despre alt proiect sau altă activitate. Scrii pe hârtia pe care o ai la îndemana 2-5 cuvinte ca să nu îţi uiţi ideea, dar continui până ce finalizezi sesiunea Pomodoro începută. Apropierea unui deadline (chiar şi setat de tine) îţi stimulează resursele interne să se focalizeze. Astfel, tu lucrezi sinergic cu toate resursele pe care le ai. Îţi creşti motivaţia şi ţi-o menţii constantă până la sfârşitul zilei. Când vezi ce productiv devii nu îţi mai vine să te opresti. Îţi creşti calitatea rezultatelor pentru că dai totul în acel interval de timp. Pentru tine, în acel moment, nu mai există altceva decat ceea ce ai de făcut până se termină cele 25 de minute. Îţi creşti disciplina de a nu te lăsa distras de factori perturbatori. Asta te ajută să ai delimitări clare între diversele activităţi pe care le faci. Nu mai împleteşti munca cu relexarea. E munca intens focalizată pentru 25 de minute si apoi 5 minute relaxare. Si după 2 ore îţi iei pauza de 20 de minute. Cu ajutorul Pomodoro reuşeşti să îţi dezvolţi procese mai eficiente de studiu şi muncă. Studiezi şi asimilezi cantităţi mai mari de informaţie pentru că te menţii într-o stare optimă de învaţare mai mult timp. Mintea se deconecteaza la un moment dat atunci când nu ştie exact “cât mai durează” până ajunge la destinaţie.
- 34. Expert în Vânzări Lasfârşitul zilei ştii exact ce ai făcut în ziua respectivă. Ştii câte Pomodoro complete ai avut şi ştii în fiecare dintre aceste sesiuni la ce ai lucrat şi cu ce rezultat. Pomodoro te ajuta să fii foarte productiv fără să fie nevoie să îţi sacrifici corpul sau să te incarci emoţional. Alternând munca intensă cu relaxarea pentru corp şi emoţii faci o diferenţă semnificativă, pentru că îţi ajuţi întreg sistemul să se menţină în echilibru. Astfel, ai energie de vârf şi poţi ajunge pana la 8-10 ore de muncă super-intensivă cu rezultate greu de crezut pentru cei care lucrează cu tine. Listă liniată de tip „To Do Today” Nume...................................................................Data............................... 25 min 5 min Pauză 25 min 5 min Pauză 25 min 5 min Pauză 25 min 20 min Pauză Mare 25 min 5 min Pauză 25 min 5 min Pauză 25 min 5 min Pauză 25 min 20 min Pauză Mare 25 min 5 min Pauză 25 min
- 35. Expert în Vânzări Recomandare Înformă la serviciu şi acasă Autor: Jim Loehr, Tony Schwartz Iată, în sfîrşit, o carte care abordează o problemă din ce în ce mai acută: de ce nu avem niciodată suficient timp şi destulă energie pentru lucrurile cele mai importante din viaţă? Administrarea eficientă a timpului nu mai este o soluţie viabilă. Numărul orelor unei zile este fix, însă cantitatea şi calitatea energiei de care dispunem nu. Secretul unei vieţi echilibrate şi al performanţei de durată stă în felul în care ştim să ne administrăm energia. Paradoxal, majoritatea oamenilor ignoră această idee fenomenală. Dar autorii acestei cărţi oferă o metodă foarte practică de administrare a energiei, în plan fizic, emoţional, mental şi spiritual. În centrul cărţii se află sistemul de antrenament destinat Sportivului de
- 36. Expert în Vânzări CorporaţieŠ,program care a fost perfecţionat de-a lungul a 25 de ani, prin colaborarea cu unii dintre cei mai mari sportivi ai lumii. Sistemul i-a ajutat pe aceştia să obţină performanţe maxime în condiţii de stres competiţional. Autorii l-au adaptat, apoi, pentru activitatea de la slujbă şi de acasă a oamenilor obişnuiţi. Rezultatul este forma ideală: cum să fii plin de energie din punct de vedere fizic, conectat din punct de vedere emoţional, concentrat din punct de vedere mental şi aliniat la cele mai înalte valori din punct de vedere spiritual. JIM LOEHR este recunoscut în lumea întreagă pentru contribuţiile sale în domeniul psihologiei performanţei. A lucrat cu sute de sportivi de primă clasă, precum şi cu departamente de poliţie, forţe speciale, lucrători din serviciile de urgenţă şi cu echipele de salvare a ostaticilor din FBI. În 1993, Loehr a devenit co-fondatorul companiei LGE Performance Systems, al cărei preşedinte este, unde a început să aplice principiile elaborate de-a lungul colaborării sale cu o mulţime de profesionişti, de la sportivi de performanţă pînă la directori de corporaţie. Este autorul a 12 cărţi, a scris numeroase articole ştiinţifice şi a avut, timp de zece ani, rubrici lunare în revistele World Tennis şi Tennis Magazine. TONY SCHWARTZ este director general al LGE Performance Systems. Împreună cu Jim Loehr, a elaborat conţinutul şi metodologia programelor de antrenament aplicate de LGE, inclusiv Programul de Antrenament pentru Sportivul de Corporaţie dedicat Managerilor. Este coautor la trei cărţi. A fost reporter pentru The New York Times, editor-asociat pentru Newsweek şi a făcut parte din colectivul de redacţie al New York Magazine. A scris, de asemenea, pentru revistele Esquire, Vanity Fair, The New Yorker, Gentlemen’s Quarterly şi Fast Company, unde, timp de doi ani, a avut o rubrică lunară intitulată "Viaţa personală/Viaţa profesională"
- 37. Expert în Vânzări Temă 1.Participaţi des la şedinţe ? Care este opinia dumneavoastră legată de eficienţa acestora ? 2. Folosiţi un „planner” (o agendă sau orice altă formă de planificare specializată a timpului ) ? Dacă da, cum arată acesta şi cum vă ajută, concret să vă îmbunătăţiţi activitatea? Dacă nu, de ce ? 3. Realizaţi un "inventar" al modului în care folosiţi timpul, notând toate activităţile pe care le întreprindeţi precum şi timpul dedicat fiecăreia. Grupaţi, apoi, activităţile respective pe categorii. După ce veţi face acest lucru, răspundeţi la următoarele întrebări: În ce domeniu vi se pare că aţi alocat mai puţin timp decât v-aţi planificat? În ce domeniu vi se pare că aţi alocat mai mult timp decât cel planificat? Cum aţi putea să petreceţi mai puţin timp în activităţi neplanificate sau în situaţii de criză? 4. Pe baza listei realizată la activitatea precedentă, repartizaţi respectivele activităţi în cele 4 cadrane menţionate mai sus. 5. Ce produse software pentru managementul timpului cunoaşteţi şi ce probleme rezolvă acestea?