Näin ostat intranetin -klinikan materiaali Intranet ja digitaalinen työympäristö SUMMIT 2015 -tapahtumassa 30.9.2015. Viisi vaihetta ideasta intran toteutukseen: 1. Kirkasta idea ja konsepti 2. Valitse sopiva teknologia 3. Tarkenna vaatimukset 4. Pyydä tarjoukset 5. Valitse toteuttaja + North Patrolin vinkit Intranet-projektin onnistumisen tekijät Tekijät: Sami Kalanen ja Hanna P. Korhonen

1. Klinikka: Näin ostat intranetin
30.9.2015 Intranet & digitaalinen työympäristö SUMMIT 2015
Sami Kalanen / @samikalanen
Hanna P. Korhonen / @hannapkorhonen

2. North Patrol Oy tukee verkkopalvelun ostajaa
internet-, intranet- extranet- ja verkkokauppa-
projekteissa. Autamme asiakkaitamme hankkeiden
suunnittelussa, vaatimusten määrittelyssä sekä
teknologia- ja toimittajavalinnoissa. Toimimme myös
projektien läpiviennin tukena ja lopputulosten
arvioijana.
www.northpatrol.com / @NorthPatrol
intranet-ostajanopas.fi / @intranetblogi
2
Verkkopalvelu-
hankintojen
neuvonantaja

3. Näin ostat intranetin
3
1.
KIRKASTA
IDEA JA
KONSEPTI
2.
VALITSE
SOPIVA
TEKNOLOGIA
3.
TARKENNA
VAATIMUKSET
4.
PYYDÄ
TARJOUKSET
5.
VALITSE
TOTEUTTAJA

4. 1. Kirkasta idea ja konsepti
• Ketkä ovat intranetimme käyttäjiä?
• Mitä he hyötyvät siitä?
• Mitä henkilöstömme odottaa?
• Onko meillä useita henkilöstöryhmiä, joilla on erilaiset tarpeet?
• Mitä tarpeet ovat?
• Mitä intranetillä tehdään? Mitä sillä ei tehdä?
• Mitä intranet sisältää? Mitä se ei sisällä?
• Mitä organisaatiomme hyötyy intranetistä?
• Mihin suuntaan olemme menossa? Mitkä ovat tavoitteemme?
• Millainen intranet-konsepti vastaa tarpeisiimme?
• Mikä konseptissa on tärkeintä? Nyt? Entä kolmen vuoden päästä?
• Miten intranet roolittuu suhteessa muihin digitaalisen työympäristön
välineisiin?
4
1.
KIRKASTA
IDEA JA
KONSEPTI

5. Intranetin konsepti?
• Intranetin konsepti kuvaa palvelun
tavoitetilan ja palveluidean:
merkittävimmät käyttötarkoitukset, hyödyt
ja käyttäjät, tavoitteet, toiminnallisuudet,
sisällöt sekä rakenteen punaisen langan.
• Lisäksi konsepti määrittää intranetin roolin,
erityisesti suhteessa muihin digitaalisen
työympäristön palveluihin sekä sisäisiin
viestintäkanaviin.
•  Konseptointityössä yhteinen näkemys
kirkastuu ja uuden palvelun tavoite- ja
tahtotila konkretisoituu!
5
Intranetiä ei voi kopioida kaverilta!
Intranetin rooli ja konsepti on organisaationsa
tarpeiden mukainen ja siten uniikki.
Konsepti EI OLE kokoelma
rautalankamalleja tai visuleiskoja!

6. 2. Valitse sopiva teknologia
• Mitä teknisiä vaatimuksia intranet-konseptimme asettaa?
• Mitkä teknologiat voivat toteuttaa konseptiamme?
• Mitä konseptin osia on helppo toteuttaa? Mitä vaikeaa?
• Teemmekö kompromisseja, millaisia?
• Onko meillä jo kokemusta ko. teknologiasta?
• Millainen lisenssihinnoittelu teknologialla on?
• Onko teknologialla toteuttajia Suomessa?
• Millainen osaaminen heillä on?
6
2.
VALITSE
SOPIVA
TEKNOLOGIA

7. Tunnista alustan kriittiset kyvykkyydet
- luokitteluGartnerinmukaan
7
“Social Software in the Workplace”
• Ryhmätyö
• Vertaistuki
• Keskustelu ja kommentointi
• Henkilöprofiilit
”Web Content Management”
• Sisällön muokkaus
• Sisältörakenteen hallinta
• Sisältötyypit ja sivupohjat
• Kieliversioiden hallinta
”Horizontal Portal”
• Personointi
• Portletit
• Integraatiot
• Räätälöidyt toiminnallisuudet

8. 3. Tarkenna vaatimukset
• Kuinka intranetiin suunnitellut elementit toimivat?
• Mitä sisältötyyppejä intranetissä on? Ohjeita, muistioita, artikkeleita,
lomakkeita, ...?
• Miten sisällöt esitetään?
• Mikä on sisältörakenteen punainen lanka?
• Ketkä tuottavat sisältöä?
• Mihin kaikki voivat osallistua?
• Mistä elementeistä etusivu muodostuu?
• Mitä muita sivupohjia tarvitaan?
• Kuinka mobiilikäyttö huomioidaan? Toteutetaanko intranet responsiivisena?
• Miten haku toimii?
• Mitä pitäisi profiloida? Mitä personoida?
• Mitä integraatioita tarvitaan? Miten ne toimivat?
8
3.
TARKENNA
VAATIMUKSET

9. Intranetin vaatimusmäärittely?
• Vaatimusmäärittely kuvaa intranetin sillä
tarkkuustasolla, että intranetin toteutuksen
kilpailuttaminen on mahdollista.
• Vaatimusmäärittely kirjoitetaan intranet-
hankkeissa tyypillisesti valittua teknologiaa
vasten.
• Hyvä vaatimusmäärittely on yksiselitteinen,
mutta jättää tilaa tuoteominaisuuksille ja
toteuttajan hyväksi kokemille ratkaisuille.
• Vaatimusmäärittely on tyypillisesti n. 30-
sivuinen tekstidokumentti, joka voi sisältää
havainnollistavia kuvia, jopa rautalankamalleja.
9
Vaatimusmäärittely EI OLE kokoelma
rautalankamalleja tai visuleiskoja!
Vaatimusmäärittely EI OLE luettelo
yksittäisistä vaatimuksista!

10. 4. Pyydä tarjoukset
Tarjouspyynnön sisältö:
• Perustiedot organisaatiosta
• Hankinnan kohteen kuvaus
• odotettujen lopputulosten kuvaus (esim. vaatimusmäärittely liitteeksi)
• toimittajalta edellytettävät tehtävät ja palvelut
• toimitusaikataulu / vaiheistus / sopimuksen kesto
• Tarjoajaa ja tarjouksen kohdetta koskevat erityiset
soveltuvuusvaatimukset
• Toimitukseen liittyvät sopimus- ja maksuehdot
• Tarjoukselta edellytetty sisältö ja muoto
• Kuvaus tarjousten vertailu- ja valintakriteereistä
• Ohjeet tarjouksen jättämiseen
• Yhteystiedot lisätietojen pyytämiselle
10
4.
PYYDÄ
TARJOUKSET

11. Hyvä tarjouspyyntö
• Hyvä tarjouspyyntö luo tilaajalle ja toimittajalle yhteisen kokonaiskuvan siitä, mitä
ollaan ostamassa ja myymässä.
– Tarjouspyynnöstä pitäisi siis tulla selvästi esille, mikä on odotettu lopputulos ja mitä tehtäviä
toimittajalta odotetaan.
– Muista, että olet ostamassa intranet-palvelua ja intranet-projektia, et vain alustatuotetta.
• Hyvä tarjouspyyntö tuottaa vertailukelpoisia tarjouksia.
– Esitä tarjouksen “sisällysluettelo” tarjouspyynnössä
– Pyydä määrämuotoisia kuvauksia (esim. hintaliite, ratkaisukuvauslomake)
– Kuvaa vertailuperusteet
• Hyvään tarjouspyyntöön on helppo vastata.
– Vältä turhia liitteitä, älä vaadi turhia todistuksia.
– Älä teetä turhaa työtä.
11
Tarjoukset kannattaa pyytää 4-6
yritykseltä, jolla on osaamista ja
referenssejä valitulla teknologialla.
Tarjouspyynnön merkitys korostuu
erityisesti julkishallinnossa avoimissa
kilpailutuksissa, joissa tarjoajia ei voi
rajata eikä tarjousten sisällöstä voi
neuvotella.
.

12. 5. Valitse toteuttaja
• Vertaile tarjoukset
– Laadulliset tekijät (ratkaisukuvaukset, projektimalli, tuki- ja
ylläpitopalvelujen sisältö ym.)
– Hinta (esim. 4 vuoden kokonaiskustannukset, TCO)
• Rajaa vaihtoehdot, valitse 2-4 finalistia
• Haastattele referenssiasiakkaat
• Tapaa finalistien projektiryhmät
• Valitse toimittaja
• Neuvottele sopimukset
12
5.
VALITSE
TOTEUTTAJA

13. Tarjousvertailusta toimittajavalintaan
1. Pisteytä ja vertaile tarjoukset 2. Arvioi finalistien tapaamiset
– Kuka ymmärsi meidän tarpeemme parhaiten?
– Ketä me ymmärsimme parhaiten?
– Kuka vaikutti osaavimmalta? Kuka ehdotti
konkreettisia ratkaisumalleja?
– Kenen referenssit vastasivat meidän tarpeitamme?
– Kenen lähestymistapa sopii meidän
organisaatiollemme parhaiten?
– Minkä tiimin kanssa olisi hauskin tehdä yhdessä
töitä?
– Ketkä vaikuttivat innostuneimmilta? Kenelle
olisimme tärkeä?
– Ärsyttikö jokin asia tai henkilö?
– Keneen voisin luottaa?
13
Valitse toimittaja tapaamisten pohjalta.
Fiilis SAA vaikuttaa lopulliseen valintaan!
Analysoi tarjoukset systemaattisesti
ja tasapuolisesti  Valitse finalistit
tarjousten perusteella.

14. Kokemukset & kysymykset
14
Keskustelkaa pöytäryhmittäin kokemuksistanne intranet-projekteissa
 Kerätkää väh. yksi hyvä käytäntö jaettavaksi muille (ja kirjatkaa se fläpille).
 Pohtikaa yksi kysymys, jota käsittelemme lopuksi yhdessä (ja kirjatkaa se
fläpille).
1.
KIRKASTA
IDEA JA
KONSEPTI
2.
VALITSE
SOPIVA
TEKNOLOGIA
3.
TARKENNA
VAATIMUKSET
4.
PYYDÄ
TARJOUKSET
5.
VALITSE
TOTEUTTAJA

15. Intranet-projektin onnistumisen tekijät
Tavoitteita
vastaava teknologia
Yhteistyö-
kumppaneiden
osaaminen ja
työpanos
Tilaaja-
organisaation
oma osaaminen ja
työpanos
Selkeät tavoitteet
ja konsepti

16. www.northpatrol.com / @NorthPatrol
intranet-ostajanopas.fi / @intranetblogi
16
Lukemisto
• Kuinka paljon intranet maksaa?
Intranetien hinnat
• Intranetin konseptointi – 10 vinkkiä
• Intranetin vaatimusmäärittely – 10 vinkkiä
• Hyvä tarjouspyyntö intranet-projektille
• Intranetin kilpailutus julkisena hankintana

17. intranet-ostajanopas.fi
17
Avaimet
onnistuneen
intranet-projektin
läpivientiin