Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Intranetit ja digitaaliset työympäristöt - Selvityksen tuloksia; Procom Sisäisen viestinnän jaos 17.9.2018

149 views

Published on

Intranetit ja digitaaliset työympäristöt; Procom Sisäisen viestinnän jaoksen tapaaminen North Patrolilla 17.9.2018
Intranet ja digitaalinen työympäristö 2018 -selvityksen tuloksia ja analyysiä.

Published in: Leadership & Management
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Intranetit ja digitaaliset työympäristöt - Selvityksen tuloksia; Procom Sisäisen viestinnän jaos 17.9.2018

  1. 1. Intranetitjadigitaalisettyöympäristöt Procom Sisäisen viestinnän jaoksen tapaaminen 17.9.2018 Hanna P. Korhonen
  2. 2. North Patrol Oy tarjoaa tukea verkkopalvelun tilaajalle internet-, intranet-, extranet- ja verkkokauppa-projekteissa. Autamme asiakkaitamme hankkeiden suunnittelussa, vaatimusten määrittelyssä sekä teknologia- ja toimittajavalinnoissa. Toimimme myös projektien läpiviennin tukena ja lopputulosten arvioijana. www.northpatrol.com Verkkopalvelu- hankintojen neuvonantaja
  3. 3. North Patrolin toiminta lukuina ✓ Perustettu vuonna 2012 ✓ 8 konsulttia ✓ Liikevaihto 1 M€ • Noin 200 asiakasta konsultoitu, n. 100 teknologiavalintaa – n. 50 verkkopalveluprojektia – n. 30 intranetprojektia – n. 15 muuta hanketta (ekstranetit, verkkokaupat, mobiiliappsit yms.) • Projekteja yli 10 eri alustalla – 20 * WordPress – 20 * SharePoint/O365 (intranet) – 15 * EpiServer – 10 * Drupal – 10 * Liferay (lähinnä julkishallinto) – 5 * Confluence • Projekteissa noin 40 eri toimittajaa • Toteutusprojektien tyypillinen koko: – Wordpress ja O365: 40-80 htp – Drupal ja Episerver: 100-200 htp – Suuremmat kehittämishankkeet: 300-1000 htp 3
  4. 4. Intranet-asiantuntijuutemme 1. Tyypillisesti konsultoimme asiakkaitamme laajojen verkkosivustouudistusten, intranet- tai extranet- palveluiden, verkkokaupparatkaisujen tai digitaalisten ryhmätyöympäristöjen suunnittelussa. Noin puolet projekteistamme on intranet- tai ryhmätyöympäristöjen konseptointiprojekteja. 2. Konsultoimme usein suuria asiakkaita, jotka toimivat maantieteellisesti hajautetusti, useilla eri kielialueilla, ja/tai joiden organisaatiorakenne ja liiketoiminta-alueet ovat hyvin monimuotoisia ja/tai joiden henkilöstörakenne on hyvin heterogeeninen. 3. Viime aikoina olemme avustaneet mm. seuraavia asiakkaitamme heidän intranet-uudistusprojekteissaan: Alko, Caverion, Citycon, Helsingin yliopisto, Lassila & Tikanoja, Paulig, Tampere3-korkeakoulufuusio ja Valio. 4. Projekteissa on käytetty mm. seuraavia teknologioita: Microsoft Office 365, Microsoft SharePoint, Atlassian Confluence, Google G Suite, IBM Connections, Liferay, Drupal, WordPress ja Episerver. 5. Julkaisemme suosittua Intranet-ostajan opas -asiantuntijablogia, joka on suunnattu intranettien parissa työskenteleville viestintä-, HR- ja IT-asiantuntijoille (ks. http://intranet-ostajanopas.fi/ ). Blogissa käsitellään erityisesti intranet-projektien valmisteluun ja ostamiseen liittyviä asioita ja siellä on julkaistu yli sata asiantuntija-artikkelia vuodesta 2010 alkaen. 6. Käymme myös säännöllisesti puhumassa intranet-seminaareissa niin Suomessa kuin ulkomaillakin. 7. Kartoitimme jo kolmatta kertaa suomalaisten intranetien, digitaalisten työympäristöjen ja sisäisen somen nykytilaa ja tulevaisuuden kehityssuuntia Intranet ja digitaalinen työympäristö 2018 -selvityksessä. Selvitykseen osallistuu 125 organisaatiota. Ks. http://intranet-ostajanopas.fi/intranet-selvitys/. 4
  5. 5. 1. Havaintoja selvityksestä 2. Viestinnällisen intranetin roolin murros 3. Digitaalisen työympäristön kehittämisestä 5
  6. 6. Havaintoja selvityksestä 6
  7. 7. Verkkokysely • Järjestettiin jo 3. kerran. • Kysely oli avoinna 8.5.-10.6.2018. • Vastaajina organisaationsa intranetistä ja/tai digitaalisesta työympäristöstä vastaavia. • 125 vastausta. 7
  8. 8. 8
  9. 9. Viestinnällinen intranet • Työnantajan toimintatapojen ja ohjeistojen välittäminen henkilöstölle, • virallinen sisäinen viestintä ja • digitaalisen työskentelyn aloituspiste. Synonyymejä: intranet, perinteinen intranet, sosiaalinen intranet. Ryhmätyötilat • Tietotyön tekeminen ja informaation jakaminen tiimeissä, yksiköissä ja projekteissa. Synonyymejä: wiki, workspace, project site, team site. ”Sisäinen some” • Monensuuntainen vuorovaikutteinen viestintä, tiedon jakaminen, vertaistuki, työn koordinointi ja oppiminen. Synonyymejä: ryhmäkeskustelu, enterprise social networking (ESN). Digitaalinen työympäristö =
  10. 10. Digitaalisen työympäristön roolit ja tehtävät
  11. 11. Viestinnällinen intranet Ryhmätyötilat”Sisäinen some” 95 % 83 % 88 %
  12. 12. 12
  13. 13. 13 SharePointin kärkisijojen jälkeen markkinassa on laaja hajonta hyvin erilaisia alustoja uusimmista sosiaalisista työkaluista aivan elinkaarensa loppupäässä oleviin CMS-järjestelmiin. Muut-kategoriassa vähintään kaksi kertaa mainittiin: Drupal, Fujitsu NetCommunity, Google G Suite, IBM Connections, itse kehitetty, P4, Wordpress, Workplace by Facebook. Useamman vaihtoehdon valitseminen oli mahdollista.
  14. 14. Laskevia ominaisuuksia viestinnällisessä intrassa 14 - 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 2014 2016 2018 Tapahtuma- ja/tai koulutuskalenteri Ruokalistat Strateginen tunnusluku/mittari
  15. 15. Laskevia ominaisuuksia viestinnällisessä intrassa 15 - 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 2014 2016 2018 Uutisille useita aihekategorioita Henkilöstön osaaminen ja asiantuntijuus/Henkilöprofiilit Media- ja/tai someseurannan tulokset Kaikki voivat uutisoida/tiedottaa Kirpputori/Kierrätyspalsta Henkilökohtaiset/Käyttäjien blogit Käyttäjä voi personoida työpöytänsä
  16. 16. 16
  17. 17. 17
  18. 18. Ylpeyden aiheita viestinnällisestä intranetistä ja sisäisestä somesta 18 Asioiden jakaminen ja yleinen keskustelun tunnelma on noussut ihan uudelle tasolle. Yammerin avulla on tuotu oivallusta organisaatioon siitä, että jokainen voi olla sisällöntuottaja. Intran myötä ihmiset jakavat osaamistaan yhteisesti ja saavat myös avoimesti kysymällä vastauksia omiin pulmiinsa, usein nopeasti. Henkilöstön rima pientenkin asioiden kertomiseen selvästi laskee jatkuvasti. Ja se on hienoa! Intranetia pidetään tärkeimpänä viestintäkanavana ja jos jokin asia on tiedotettu jonkin luvattoman "rinnakkaiskanavan" kautta, tulee siitä nopeasti henkilöstöltä palautetta. Intranet on vakiintunut yli 10 vuoden aikana keskeiseksi henkilöstön tietolähteeksi. Viestintä on avointa – kuka tahansa voi tehdä intraan uutisia ja tapahtumia ja kaikki voivat kommentoida niitä – tästä olen erityisen ylpeä.
  19. 19. Johtopäätös: Digitaalinentyöympäristöedistääjaettuaviestintävastuuta → Viestinnällinen intra kapenee. Aiemmin viestinnällisen intran osana olleet vuorovaikutteiset ominaisuudet siirtyvät sisäiseen someen ja työtiloihin. Viestinnällisen intran rooliksi jää toimiminen organisaation yhteisen virallisen tiedon välityskanavana. → Sisäisessä somessa ja työtiloissa jokainen on vastuussa tiedonkulusta. → Varsinkin sisäinen some ei ole vain tietotyöläisten kanava. Suurin kasvu tulee operatiivisen henkilöstön työyhteisöviestinnän digitalisoinnista. → Työskentely ja ryhmien työyhteisöviestintä tapahtuu tarpeiseen dedikoiduilla työkaluilla, osana tai mahdollisesti täysin erillään intranetistä. 19
  20. 20. 20
  21. 21. 21
  22. 22. Ylpeyden aiheita Digitaalisesta työympäristöstä ja ryhmätyötiloista 22 Työtiloja luodaan ja ylläpidetään varsin itsenäisesti. Tiedon jakaminen on parantunut ja käytännössä on tullut palautetta, että oman työn tekeminen on helpottunut. Päällekkäisen työn tekeminen vähentynyt. Ylpeitä olemme käyttöönottovaiheessa koulutukseen panostamisessa sekä alkupuolen kartoituksesta, jota voi hyödyntää myös nyt myöhemmin. Sähköpostiliikenteen vähentäminen, asiakirjojen yhteismuokkaus työtiloissa on nopeuttanut viestintää ja vähentänyt sähköpostipingistä. Globaalien tiimien välinen viestintä ja yhteistyö on lisääntynyt aiemmasta merkittävästi. Tiimiytyminen tapahtuu usein itseohjautuvasti, joko lyhyemmäksi tai pidemmäksi aikaväliksi. Projekteilla on suuri vapaus valita työkaluja. Työkalujen roolit on määritelty ja yhteiset pelisäännöt sovittu. Johto on saatu tukemaan uutta työtapaa myös omalla esimerkillään.
  23. 23. 23 Digitaalinentyöympäristö onarvontuottaja
  24. 24. 24 Johtoryhmätason "Champion" puuttuu Pilviympäristö tekee digitaalisesta työympäristöstä paljon enemmän kuin viestintää. Sitä pitäisi johtaa liiketoiminnan tarpeita vastaavaksi, mutta organisaatiossa kukaan ei vastaa kokonaiskuvasta. Uusien toimintatapojen johtaminen Henkilöstön motivointi aktiivisiksi viestijöiksi, jotka osaavat hyödyntää eri järjestelmiä itsenäisesti. Vanhojen työtapojen muuttaminen. Tyypillisiä tuskia siirryttäessä nykyaikaiseen pilvipohjaiseen digitaaliseen työympäristöön
  25. 25. 25 Omistajuuden ja yhteistyön puuttuminen Yhteistyön haasteet eri yksiköiden välillä (tietohallinto, tietotekniikka, viestintä, HR). Uhka: kehittämisen pysähtyminen. Nyt olemme tyytyväisiä, mutta miten pysyä nykyisen kanssa helposti ajassa mukana? Viestinnällisen intran omistaa viestintä, mutta O365-kokonaisuudella ei ole omistajaa/kehittäjää. Tämä puute tulee esiin ihan päivittäisessä työssä ongelmina, kun pitäisi linjata joitain asioita. Hajanaisuus. Uusia järjestelmiä otetaan käyttöön hallitsemattomasti. Kanavien rooleja on hankalaa määritellä ja vielä hankalampi jalkauttaa määrittelyjä käytäntöön Eri välineiden roolitukset Sisällön hallintaan ei ole tarpeeksi resursseja. Päivittäin tuotettavan tiedon tallentamiseen ei löydy yhteisiä ratkaisuja. Tyypillisiä tuskia, kun pilvipohjainen digityö- ympäristö on ollut jo jonkun aikaa käytössä… Tiedon elinkaarta ei ole määritelty. Resurssipula Budjetin löytyminen intran päivittämiseen. Mikä on intranet- uudistamisen business case?
  26. 26. 26
  27. 27. Viestinnällinen intranet 68 % Viestintä 10 % Johto 8 % Muu 6 % Tietohallinto/IT 3 % Ei mikään taho 3 % Henkilöstöhallinto 3 % Markkinointi 0 % En tiedä Ryhmätyötilat 42 % Tietohallinto/IT 20 % Viestintä 12 % Ei mikään taho 10 % Muu 9 % En tiedä 5 % Johto 1 % Henkilöstöhallinto 1 % Markkinointi ”Sisäinen some” 57 % Viestintä 13 % Ei mikään taho 12 % Tietohallinto/IT 8 % En tiedä 4 % Johto 3 % Henkilöstöhallinto 3 % Muu 1 % Markkinointi Omistajat
  28. 28. Viestinnällisen intranetin roolin murros 28
  29. 29. 29 SharePointin kärkisijojen jälkeen markkinassa on laaja hajonta hyvin erilaisia alustoja uusimmista sosiaalisista työkaluista aivan elinkaarensa loppupäässä oleviin CMS- järjestelmiin. Muut-kategoriassa vähintään kaksi kertaa mainittiin: Drupal, Fujitsu NetCommunity, Google G Suite, IBM Connections, itse kehitetty, P4, Wordpress, Workplace by Facebook.
  30. 30. 31
  31. 31. 32
  32. 32. Neljä vallitsevaakonseptia 33 1. OOTB ekosysteemi. Digitaalisen työympäristön ekosysteemi out-of-the-box. Viestin- nällinen intranet Sisäinen some Ryhmätyö- tilat 2. Hub. Ekosysteemin osat yhdistävä räätälöinti tai tuotteistus. Viestin- nällinen intranet Sisäine n some Ryhmätyö- tilat 3. Intranet on kuollut. Perinteisen intran tehtävät hoituvat toisaalla. Täsmäsovelluksia ketterästi digityöhön. Sisäinen some Ryhmätyö- tilat 4. Employee experience -intra. Intra koko henkilöstölle; digityövälineet vain tietotyöläisille. Viestin- nällinen intranet Sisäinen some Ryhmätyö- tilat
  33. 33. Yhteenveto selvityksestä 1. Digitaalisen työympäristön peruspalikat ovat viestinnällinen intranet, sisäinen some ja ryhmätyötilat. – Varsinkin sisäinen some ei ole vain tietotyöläisten kanava. Suurin kasvu tulee operatiivisen henkilöstön työyhteisöviestinnän digitalisoinnista. 2. Sisäisen somen ja digitaalisten ryhmätyötilojen käyttö tuottaa yksilöille oivalluksia siitä, että jokainen yhteisön jäsen on vastuussa tiedonkulusta yhteisössä. 3. Digitaalinen työympäristö on osa organisaation sisäistä digitaalisen tiedonvälityksen ”perusinfraa”. Se on työkalupakki, joka tuottaa arvoa. – Sisäinen some ja ryhmätyötilat ovat luonteeltaan valmiita työkaluja, joita ei muokata teknisesti, vaan ihmisten ja organisaation toimintatavat sovitetaan työkalujen mahdollisuuksiin. – Haasteena on sovittaa mahdollisuudet tiedonkulun tarpeisiin, tapaan toimia, kulttuuriin ja asenteisiin. Oikeasti toimiva työympäristö muodostuu vasta, kun organisaatiossa osataan kehittää tätä kokonaisuutta holistisesti. Yhteistyön, johtajuuden ja resurssien puute tähän on suurin selvityksestä ilmenevä tuska. 4. Viestinnällisen intranetin tehtävät ja rooli kapenevat, kun yhteisön sosiaalinen vuorovaikutus keskittyy sisäisen somen kanavaan. 5. Huolestuttavaa on, että viestinnällisiä introja on jäänyt unohduksiin ”maatumaan” elinkaarensa päässä olevien alustojen päälle, joiden saavutettavuus mm. mobiililaitteilla on huono. Näissä tapauksissa virallisen viestinnän ja organisaation ohjeiden välityksen kanavaratkaisut kaipaavat välitöntä uudistamista ja mahdollisesti myös uudelleenkonseptointia. 34
  34. 34. Kehittämisestä 35
  35. 35. 36
  36. 36. 37 Vanhasta pitää uskaltaa luopua!
  37. 37. 38
  38. 38. Digitaalisen työympäristön uudistaminen ei ole vain teknologiahanke. 39 …eikä edes hanke.
  39. 39. 40 Evoluutio- polku Tunnista nykytila Käyttäjät ja liiketoiminta Tunnista haasteet Tunnista käyttäjät, käyttäjäryhmät ja käyttäjien tarpeet Tunnista käyttötilanteet → Mitä tietoa hallitaan ja miten sen tulisi kulkea? Teknologia- ekosysteemi Tieto ja informaatio Omistajat, päätöksen- tekijät Tunnista liiketoimintatarpeet ja -prosessit Viestin- nällinen intranet Sisäinen some Ryhmätyö- tilat Tunnista sidosryhmät Muodosta yhteistyön mallit Määrittele tavoitetila (ja sen mittarit) Osallista käyttäjät suunnitteluun ja protoiluun. Tunnista ekosysteemi ja sen mahdollisuudet.
  40. 40. 41
  41. 41. Hankkeenaikainen tuki ja fasilitointi Esiselvitys ja konseptointi Määrittely ja kilpailutus Palvelukokonaisuutemme intranet-uudistuksentueksi 42 KONSEPTIN KIRKAS- TAMINEN HANKKEEN SUUNNITTELU VAATIMUSTEN TARKEMPI MÄÄRITTELY TARJOUS- PYYNTÖ TARJOUS- VERTAILU TEKNOLOGIA- ANALYYSI JA -VALINTA HANKKEEN JOHTAMISEN TUKI TARVE- KARTOITUS JA IDEOINTI SISÄLLÖNSUUNNITTELUN TUKI KÄYTTÖÖNOTON JA MUUTOSJOHTAMISEN TUKI
  42. 42. 43 Twitter: @intranetblogi Facebook: facebook.com/intranetblogi Seuraa meitä:
  43. 43. 44 Yhteystiedot Hanna P. Korhonen Digital Workplace Strategist, Partner 050 563 2508 hanna.korhonen@northpatrol.com North Patrol Oy Y-tunnus: 2493483-6 www.northpatrol.com

×