Dokumen tersebut membahas tentang teknik-teknik manajemen dalam perencanaan, meliputi pengertian perencanaan, fase-fase perencanaan, kegiatan fungsi perencanaan, analisis masalah, pencarian alternatif, peramalan, evaluasi, pengambilan keputusan, implementasi, monitoring dan kontrol, serta beberapa teknik manajemen seperti 5W1H, diagram tulang ikan, pohon masalah, dan SWOT analysis.

1. Teknik Manajemen Dalam
Perencanaan
Lukmanulhakim Almamalik
Lukmanulhakim Almamalik 2012 1

2. Perencanaan (Planning)
 Perencanaan merupakan proses penentuan tujuan dari
pemilihan akibat-akibat yang akan terjadi dan memulai
tindakan-tindakan yang akan diambil untuk mewujudkannya.
 Perencanaan adalah sebuah proses yang dimulai dari
menetapkan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk
pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh,
serta merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh
untuk tujuan organisasi (Robbins dan Coulter,2002).
mengintegrasikan dan mengkordinasikan seluruh pekerjaan
organisasi hingga tercapainya
 Pada dasarnya perencanaan memberi jawaban atas
pertanyaan-pertanyaan apa (what), siapa (who), kapan
(when), dimana (where), mengapa (why) dan bagaimana
(how).
Lukmanulhakim Almamalik 2012 2

3.  Perencanaan dapat dilihat dari 3 hal, yaitu proses, fungsi
manajemen, dan pengambilan keputusan. (Ernie&Kurniawan,2005)
 Dari sisi proses, fungsi perencanaan: proses dasar yang
digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan
bagaimana tujuan tersebut akan dicapai.
 Dari sisi fungsi manajemen, perencanaan: fungsi
dimana pimpinan menggunakan pengaruh atas
wewenangnya untuk menentukan atau merubah tujuan
dan kegiatan organisasi.
 Dari sisi pengambilan keputusan, perencanaan:
pengambilan keputusan untuk jangka waktu yang
panjang atau yang akan datang mengenai apa yang akan
dilakukan, mengapa dilakukan,bagaimana melakukannya,
bilamana dan siapa yang akan melakukannya, dimana
keputusan yang diambil belum tentu sesuai hingga
implementasi perencanaan tersebut dibuktikan di
kemudian hari.
Lukmanulhakim Almamalik 2012 3

4. Kegiatan Fungsi Perencanaan
 Forecasting (Memperkirakan pekerjaan yang akan dilaksanakan di masa
mendatang).
 Establishing Objectives (Menentukan tujuan yang akan dicapai dari apa
yang telah direncanakan)
 Programming (Membuat program yang terdiri dari serangkaian kegiatan
untuk mencapai tujuan berdasarkan prioritas)
 Scheduling (Membuat penjadualan kegiatan)
 Budgeting (Penyusunan anggaran untuk mengalokasikan sumber daya
sehingga efektif dan efisien)
 Developing Procedure (Menentukan cara yang tepat untuk
menyelesaikan pekerjaan untuk efisiensi, efektivitas dan keseragaman kerja).
 Establishing dan Interpreting Policy (Manajer harus dapat
menafsirkan kebijakan yang akan diambil agar terjamin keselarasan dan
keseragaman tindakan yang akan dilakukan).
Lukmanulhakim Almamalik 2012 4

5. Lukmanulhakim Almamalik 2012 5

6. Fase-Fase Perencanaan
1. Penetapan Tujuan dan Sasaran (Goal)
2. Analisis Masalah
3. Pencarian Alternatif (Pilihan)
4. Peramalan (Forecasting)
5. Evaluasi
6. Pengambilan Keputusan
7. Implementasi
8. Monitoring dan Kontrol
9. Analisis Deviasi
Lukmanulhakim Almamalik 2012 6

7. Apa Misi Organisasi Anda?
 Mission  the basic purpose of organization.
 Pada tatanan organisasi pemerintahan, misi telah
diatur berdasarkan peraturan perundang-undangan
yang mengatur susunan dan tata kerja masing-
masing unit kerja baik yang berbentuk departemen
maupun lembaga pemerintahan non-departemen.
 Misi dalam perencanaan peningkatan kinerja dalam
pemerintahan tertuang dalam Tugas Pokok dan
Fungsi Organisasi.
 Tupoksi  tujuan dalam arti umum atau garis besar.
Suatu gambaran umum tentang tujuan yang menjadi
kiat organisasi.
Lukmanulhakim Almamalik 2012 7

8. Memilih Sasaran
Dua cara yang dapat digunakan untuk memilih sasaran:
a. Teknik analisis terhadap tugas pokok dan fungsi
organisasi, yaitu analisis tugas dimulai dari uraian
tugas yang tersedia pada setiap unit kerja. Memilih
sasaran melalui uraian tugas bertitik tolak dari Visi,
Misi dan Tugas Pokok dan Fungsi dari unit organisasi.
Analisis hasil pelaksanaan tugas dan peningkatan
tugas.
c. Teknik analisis situasi. Teknik analisis situasi ini
menggunakan analisis pohon, terdiri atas; pohon
masalah, pohon sasaran dan pohon alternatif.
Lukmanulhakim Almamalik 2012 8

9. Analisis Masalah
 Masalah muncul karena adanya KESENJANGAN, yaitu
antara :
 yang SEHARUSNYA dengan yang TERJADI
 yang DIPERLUKAN dengan yang TERJADI
 HARAPAN dengan KENYATAAN
 Masalah muncul juga karena ada PENGADUAN (contoh:
pengaduan kualitas pelayanan publik) dan KOMPETISI
(contoh: persaingan bisnis).
 Teknik yang dapat digunakan untuk mengenali sebuah
masalah diantaranya:
1. Identifikasi Gejala
2. Metode Penelitian
3. Wawancara Pengumpulan Data
4. Sumbang Saran Kelompok
5. Pohon Masalah
Lukmanulhakim Almamalik 2012 9

10. Pencarian (Pilihan) Alternatif
 Perumusan (alternatif) rencana, pada dasarnya,
merupakan perumusan pilihan kondisi masa depan
yang optimum (atau mendekati optimum) dipandang
dari tujuan dan sasaran perencanaan.
 Semua alternatif rencana, pada dasarnya, mengacu
pada kriteria kinerja yang diangkat dari rumusan
tujuan dan sasaran perencanaan.
 Alternatif rencana atau pilihan kondisi ke masa depan
dilakukan dengan format yang disebut sebagai
"trajektori“ (trajectory), yaitu sekuen atau urutan
perkembangan kondisi sistem ke masa depan.
Lukmanulhakim Almamalik 2012 10

11.  Dua macam teknik untuk mengembangkan alternatif
rencana: teknik skenario dan teknik pohon
keputusan (pohon alternatif).
 Skenario merupakan istilah umum, yang berarti
rincian proses untuk menghasilkan suatu produk/
jasa. Skenario digambarkan sebagai upaya untuk
"menulis sejarah ke masa depan“.
 Teknik pohon keputusan suatu teknik
pengembangan alternatif-alternatif rencana dengan
mengkombinasikan beragam komponen rencana.
Lukmanulhakim Almamalik 2012 11

12. Peramalan
 Setelah masalah kebijakan dirumuskan dengan
baik, tugas berikutnya bagi analisis kebijakan
dengan memperkirakan/meramalkan konsekuensi
dari pilihan-pilihan kebijakan di masa mendatang.
 Peramalan memberi informasi agar masa depan
dapat “dikendalikan” dan perubahan-perubahan
dapat diperkirakan berdasarkan pola di masa lalu.
 Peramalan bukan saja penting untuk melihat
alternatif yang terbaik, ia juga akan membantu
menghindari akibat negatif dari suatu kebijakan,
misalnya: kelangkaan energi, polusi, tumbuhnya
hunian kumuh, dsb.
Lukmanulhakim Almamalik 2012 12

13. Teknik Peramalan
Pendekatan Basis Teknik Hasil
Peramalan Ekstrapolasi Analisis rangkaian-waktu Projeksi
ekstrapolatif trend Teknik benang-hitam
Teknik Ordinary Least Square
Pembobotan eksponensial
Transformasi data
Metode katastrofi
Peramalan Teori Pemetaan teori Prediksi
Teoretis Analisis jalur
Analisis Input-Output
Pemrograman linier
Analisis regresi
Estimasi interval
Analisis hubungan
Peramalan Penilaian Delphi konvensional Konjektur
intuitif subjektif Delphi kebijakan
Analisis dampak-silang
Penilaian kelayakan
Lukmanulhakim Almamalik 2012 13

14. Evaluasi
 Evaluasi diartikan sebagai proses mengambil
beberapa pilihan, membandingkan antar pilihan
tersebut, dan menarik kesimpulan tentang
kelemahan dan kekuatan masing-masing pilihan.
 Evaluasi perlu dilakukan secara sistematis dan
logis, dengan meminimalkan pertimbangan
subyektif.
 Evaluasi bukan pengambilan keputusan, tapi
merupakan alat dalam pengambilan keputusan.
Lukmanulhakim Almamalik 2012 14

15.  Teknik evaluasi dapat dibedakan dalam dua
kelompok, yaitu: teknik evaluasi komprehensif dan
teknik evaluasi parsial.
 Evaluasi komprehensif mencakup pandangan ke
masa depan dan pandangan melebar (wide view,
dalam arti pengaruhnya ke berbagai macam pihak,
antara lain berbagai kelompok masyarakat, bidang
usaha, dan wilayah geografis, dan sebagainya).
 Evaluasi parsial hanya melihat suatu konsekuensi
tertentu.
Lukmanulhakim Almamalik 2012 15

16. Pengambilan Keputusan
 Pemilihan rencana merupakan proses
pengambilan keputusan. Dalam pengambilan
keputusan, berbagai kepentingan perlu
diperhatikan.
 Salah satu yang perlu dipertimbangkan adalah
hasil evaluasi terhadap alternatif yang ada.
 Meskipun hanya ada satu usulan rencana; ini
harus dianggap sebagai suatu alternatif yang
perlu di evaluasi dibandingkan dengan alternatif
“tidak mengerjakan apa-apa” (‘do nothing’
approach).
Lukmanulhakim Almamalik 2012 16

17. Lukmanulhakim Almamalik 2012 17

18. Implementasi
 Implementasi merupakan proses untuk
menerapkan hasil pengambilan
keputusan yang dilakukan.
Lukmanulhakim Almamalik 2012 18

19. Monitoring dan Pengendalian
 Monitoring adalah proses pengumpulan dan analisis
informasi (berdasarkan indikator yg ditetapkan)
secara sistematis dan kontinyu tentang kegiatan
program/proyek sehingga dapat dilakukan tindakan
koreksi untuk penyempurnaan program/ proyek
tersebut selanjutnya.
 Perlu dibuat prosedur laporan kemajuan periodik
dan mempersiapkan tindakan korektif bila timbul
masalah baru dalam keputusan yang dibuat serta
mempersiapkan peringatan dini atas segala
kemungkinan yang terjadi.
Lukmanulhakim Almamalik 2012 19

20. Analisis Deviasi
 Penyelesaian fase-fase yang dijelaskan di
atas bukan berarti proses ini telah selesai.
 Hasil model dan keputusan hasil yang
tersedia memberikan umpan balik pada
model awal.
 Jika perlu perencanaan tersebut direvisi
kembali.
Lukmanulhakim Almamalik 2012 20

21. Beberapa Teknik Manajemen
 5 W dan 1 H, diagram tulang ikan, pohon
masalah, diagram simpal kausal (causal map),
Pola Kerja Terpadu,Gantt Chart, Flow Chart,
dan lain-lain.
 Analisis Biaya Manfaat (Cost Benefit
Analysis, Linier Programming (Operation
Research), Analisis Rasio Keuangan,
Analisis Trend (Forecasting), Break Even
Analysis, dan lain-lain.
Lukmanulhakim Almamalik 2012 21

22. 5 W dan 1 H
(What, Where, Why, Who, When dan How).
'5 W dan 1 H' ini dapat diterjemahkan
sebagai berikut :
Apa …………… yang akan dilakukan
Mengapa ……… dilakukan
Di mana ………. akan dilakukan
Siapa ………….. akan melakukan
Kapan ………… akan dilakukan
Bagaimana …… dilakukan
Lukmanulhakim Almamalik 2012 22

23. Analisis SWOT
Lukmanulhakim Almamalik 2012 23

24. Diagram Tulang Ikan
Lingkungan
Manusia Metoda
Pernyataan
Masalah
Pengukuran
Material Mesin
Lukmanulhakim Almamalik 2012 24

25. Peta Pikiran/Mind Mapping
Pemahaman
Ingatan
Manfaat
Perencanaan Nilai-nilai yang lebih
baik
Curah
gagasan
Kegunaan Gagasan
Cabang
utama
Peta Pikiran
Catatan
Rincian
Bagaimana
Warna
Huruf kapital Tips
Penekanan Simbol
Cetak Tebal
Lukmanulhakim Almamalik 2012 25

26. Force-Field Analysis
Lukmanulhakim Almamalik 2012 26

27. Diagram Pohon
Lukmanulhakim Almamalik 2012 27

28. Lukmanulhakim Almamalik 2012 28

29. Lukmanulhakim Almamalik 2012 29

30. Network Planning CPM/PERT
A (2) 2 1 D (4) 6 4 H (1)
KB=0 2 7 7 KB=0 6 11 11
KT=5 KT=5 KB=4
KT=5
5 7 7 14
0 2 2 E (5) I(4) 11 7 K (3) 8
B(2) 5
0 0 0 KB=0 2 2 3 KB=0 7 8 8 KB=0 11 12 12KB=1 15 15
6 KT=0 2 KT=1 KT=1 KT=1
KB=0 15
F (8)
KT=0
1 4 10
C (1) 3 G (3) 6 J (5)
KB=0 1 7 7 KB=6 10 10 10 KB=0
KT=6 KT=6 KT=0
Lukmanulhakim Almamalik 2012 30

31. Kode t Cepat Lambat Kelon No PERIODE WAKTU Ket
Akt garan Akt
M S M S B T 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
A 2 0 2 5 7 0 5 0-1
B 2 0 2 0 2 0 0 0-2 K
C 1 0 1 6 7 0 6 0-3
D 4 2 6 7 11 0 5 1-4
E 5 2 7 3 8 0 1 2-5
F 8 2 10 2 10 0 0 2-6 K
G 3 1 4 7 10 6 6 3-6
H 1 6 7 11 12 4 5 4-7
I 4 7 11 8 12 0 1 5-7
J 5 10 15 10 15 0 0 6-8 K
K 3 11 14 12 15 1 1 7-8
Lukmanulhakim Almamalik 2012 31

32. Pasien datang Flow Chart Rinci Pelayanan Pasien
Mendaftar
Tidak
Pendaftar siap? Menunggu
Ya
Tidak
Berkas ada? Dibuatkan
Ya
Tidak
Poli kosong? Menunggu
Ya
Tidak
Dokter Siap? Menunggu
Ya
Diperiksa
Tidak
Diberi resep?
Ya
Tidak
Pet.obat ada? Menunggu
Ya
Tidak
Obat ada? Beli diluar
Ya
Pemberian obat
Pasien pulang
Lukmanulhakim Almamalik 2012 32

33. Jumlah Pasien yang Dapat Terhidar
dari Adverse Events per Lokasi
100
1000
80
lah
60
ercent
Jum
500
P
40
20
0 0
n
rsi a ta ik ien
Ope raw l in D yn nt i as rs
ar pe lik sg hp he
Defect Ka
m an
g Po UG Ob Pa
Ru
ma Ot
Ru
Jumlah 463 364 130 43 39 28 26 47
Percent 40.6 31.9 11.4 3.8 3.4 2.5 2.3 4.1
Cum % 40.6 72.5 83.9 87.7 91.1 93.6 95.9 100.0
Lukmanulhakim Almamalik 2012 33

34. Tabel 3.7 Kegiatan: Penyusunan Instrumen dan Pembangunan Sistem Informasi Data Dasar Koperasi dan UKM Terpilih
Bulan Ke-1 Bulan Ke-2 Bulan Ke-3 Bulan Ke-4 Bulan Ke-5
No Uraian Kegiatan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
1 A1 Mendesain Sistem
● Inventarisasi, Identifikasi, Klasifikasi Data Dasar Koperasi
● Mendesain Variabel Input & Output Data Dasar berdasarkan kuesioner
● Mendesain Input & Output Program
● Membuat Input & Output Antar Muka Sistem
● Mendesain Model Aplikasi
● Pertemuan Membahas Sistem dengan Tim Teknik
● Pertemuan Pembahasan Desain Sistem
2 A2 Pembangunan Sistem
● Desain Tabel & Antar Muka Sistem
● Membangun Software Sistem Informasi Data Dasar Koperasi
● Pengkodean Program Input dan Output
● Pengkodean Program Database Aplikasi
● Pengkodean Program Sistem Keamanan Data
● Pencetakan Kuesioner
● Input, Edit Pengolahan, dan Analisis Hasil Kuesioner
● Penyediaan paket data base
● Unit Testing
● System Integration Testing
● User Acceptance Test
● Penyediaan Infrastruktur & Komunikasi Data
● Sewa Hosting ISP/ASP
● Pelatihan Terbatas Penggunaan Sistem
● Pembuatan User Manual
● Uji C oba software ke empat daerah
● Penyediaan perangkat Notebook dalam rangka uji coba
3 A3 Pelaporan
● Laporan Pendahuluan
● Laporan Kem ajuan
● Laporan Akhir (Final)
● Maintenance/Purna Jual (6 bulan)
Lukmanulhakim Almamalik 2012 34