Teknik-Teknik Manajemen/Teknik Analisis Manajemen

1. Pola Kerja Terpadu
Dan Pentahapannya
Lukmanulhakim Almamalik
Lukmanulhakim Almamalik 2011 1

2. Pendahuluan
 Pengertian Pola Kerja Terpadu
Pola Kerja Terpadu adalah suatu alat kerja berupa
perencanaan yang operasional untuk mewujudkan
sasaran yang telah ditetapkan secara bersama
antara stakeholders (pihak-pihak yang berkaitan).
 Manajemen sebagai Proses Manusiawi dan
Proses Analitik.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 2

3. Manajemen Sebagai Proses Manusiawi
 Manajemen pada hakekatnya adalah proses sosial
yang dinamis mengenai kemampuan, pengetahuan
serta keterampilan untuk memperoleh hasil secara
efektif dan efisien bersama-sama dengan orang lain.
 Proses manusiawi berisi kegiatan yang menyangkut
empat aspek yang ada dalam diri seseorang.
a. Perilaku kepemimpinan.
b. Perilaku individu dalam kelompok.
c. Perilaku berkomunikasi.
d. Perilaku pengambilan keputusan.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 3

4. Manajemen Sebagai Proses Analitik
 Disamping proses manusiawi masih diperlukan juga
adanya proses analitik yang menggunakan logika,
karena bagaimanapun juga proses analitik
merupakan alat untuk menentukan keberhasilan
suatu proses manajemen.
 Proses analitik terdiri atas empat tahap berikut.
a. Menentukan Masalah.
b. Mencari Pilihan Solusi Pemecahan Masalah.
c. Memilih dan Menguji Pilihan Solusi.
d. Mencoba Penyelesaian.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 4

5. Pentahapan Pola Kerja Terpadu
 Agar setiap usaha atau kegiatan yang dilakukan
dapat mencapai efisiensi dan efektivitas yang
diharapkan, yang pertama kali perlu dilakukan
adalah memastikan terlebih dahulu apa yang
menjadi sasarannya.
 Adapun sasarannya dipilih dari berbagai pilihan
yang ada, dengan didasari atas pertimbangan
yang terlihat dari kondisi, situasi, dan sumber-
sumber daya yang tersedia.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 5

6. Tahapan Proses Pola Kerja Terpadu
 Proses Tahapan Proses Pola Kerja Terpadu adalah sebagai
berikut.
1. Memilih Sasaran.
2. Menetapkan Sasaran.
3. Memvalidasi Sasaran.
4. Mewujudkan Sasaran.
5. Mengendalikan Kegiatan.
 Kelima tahap yang disebutkan di atas merupakan kerangka
pikir Pola Kerja Terpadu.
 Kerangka ini membantu untuk merinci hal besar yang
bersifat kompleks menjadi bagian-bagian yang sederhana,
mudah dimengerti yang saling bergantung satu sama lain.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 6

7. 1. Memilih Sasaran
 Ada dua cara yang dapat digunakan untuk
memilih sasaran:
 Teknik analisis terhadap tugas pokok dan
fungsi organisasi.
 Teknik analisis situasi. Teknik analisis situasi
ini menggunakan analisis pohon, terdiri atas
pohon masalah, pohon sasaran dan pohon
alternatif.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 7

8. a. Analisis Tupoksi
 Analisis tupoksi dimulai dari identifikasi uraian
tugas pokok dan fungsi yang tersedia pada setiap
unit kerja organisasi.
 Berdasarkan tugas pokok dan fungsi diidentifikasi
apa yang menjadi visi dan misi organisasi.
 Sasaran dipilih sasaran melalui uraian tugas yang
bertitik tolak dari Visi, Misi dan Tugas Pokok dan
Fungsi dari unit organisasi.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 8

9. b. Analisis Situasi (Analisis Sebab)
 Analisis Situasi merupakan suatu langkah pemecahan
masalah dengan mencari sebab dari suatu akibat.
 Teknik analisis situasi ini menggunakan pohon analisis.
Caranya adalah dengan menyusunnya menyerupai
sebuah pohon atau bagan organisasi.
 Memilih sasaran dengan menggunakan pohon analisis
dilakukan melalui tiga langkah, yaitu dengan cara
menyusun pohon masalah, pohon sasaran, dan pohon
alternatif.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 9

10. Tahapan Pohon Analisis
Adapun tahapan-tahapan dari proses pohon analisis:
a. Mengidentifikasikan dan menganalisis masalah dan
kebutuhan (menggunakan pohon masalah).
c. Menentukan sasaran-sasaran yang harus diwujudkan
untuk memecahkan masalah-masalah atau memenuhi
kebutuhan yang telah diidentifikasikan (menggunakan
pohon sasaran).
e. Mengembangkan alternatif pemecahan atau alternatif
rencana tindakan untuk mewujudkan sasaran tersebut
(menggunakan pohon alternatif).
Lukmanulhakim Almamalik 2011 10

11. Analisis Masalah (Penentuan Prioritas)
 Penentuan prioritas dilakukan dengan menggunakan kriteria:
Mendesak (M), menunjukkan kepada waktu untuk segera
mengambil langkah, gawat (G), menunjukkan pentingnya
masalah tersebut segera diatasi, dan Dampaknya (D),
menunjukkan pengaruhnya masalah tersebut terhadap akibat
yang ditambahkannya.
 Ketiga kriteria tersebut dinilai dengan menggunakan skala
nilai 1 – 5 dengan ketentuan sebagai berikut:
5 = sangat mendesak/gawat/kuat
4 = Mendesak/gawat/kuat
3 = cukup mendesak/gawat/kuat
2 = kurang mendesak/gawat/kuat
1 = sangat kurang mendesak/gawat/kuat
Lukmanulhakim Almamalik 2011 11

12. Lukmanulhakim Almamalik 2011 12

13. Lukmanulhakim Almamalik 2011 13

14. Lukmanulhakim Almamalik 2011 14

15. Lukmanulhakim Almamalik 2011 15

16. Pohon Masalah (PERNYATAAN NEGATIF)
 Pohon masalah adalah suatu teknik untuk
mengidentifikasikan semua masalah dalam suatu situasi
tertentu dan memperagakan informasi ini sebagai rangkaian
hubungan sebab akibat.
 Pohon masalah dimulai dengan masalah utama.
 Sebagai hasil analisis situasi di unit kerja, dianalisis
penyebab masalah tersebut dalam forum curah pendapat.
 Mulailah dengan rumusan pernyataan masalah yang
dihadapi unit kerja, pikirkan apa akibat yang mungkin timbul
dari masalah tersebut, diskusikan dan tuliskan berbagai
alternatif penyebab masalah tersebut secara bertahap,
lukiskan dalam sebuah bagan pohon.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 16

17. Pohon Masalah (PERNYATAAN Negatif)
Akibat dari Masalah yang
dihadapi 4
Akibat
1
Masalah yang dihadapi Sasaran
Sebab 2
Penyebab sasaran yang dominan
A B C D
Penyebab sasaran 2B yang dominan 3
A B C D
Lukmanulhakim Almamalik 2011 17

18. Lukmanulhakim Almamalik 2011 18

19. Pohon Sasaran (PERNYATAAN POSITIF)
 Pohon sasaran adalah teknik untuk mengidentifikasi sasaran
yang ingin diwujudkan.
 Pohon sasaran merupakan rangkaian sebab akibat yang
pernyataannya merupakan kebalikan dari pernyataan pada
pohon masalah.
 Semua pernyataan dari pohon masalah mengandung
pengertian negatif, sedangkan semua pernyataan dalam
pohon sasaran mengandung pengertian positif.
 Beberapa sasaran itu dengan menggunakan pola pikir “Jika-
Maka” susunlah sasaran dalam bentuk pohon seperti
pohon masalah.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 19

20.  Mengingat terbatasnya sumber daya yang tersedia, maka
tidak dapat disusun sebuah program untuk mewujudkan
semua sasaran yang diidentifikasi secara lengkap.
 Oleh karena itu dalam menyusun pohon sasaran perlu
dianalisis untuk mengidentifikasi dan memilih cabang yang
mana yang sekiranya mempunyai dampak yang paling besar
terhadap sasaran utama dan paling relevan bagi unit kerja
yang bersangkutan.
 Pohon sasaran utama dan paling relevan bagi unit kerja yang
bersangkutan. Pohon sasaran ini sebenarnya didapat dengan
mengubah pernyataan negatif pada pohon masalah menjadi
pernyataan yang mengandung arti positif.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 20

21. Pohon Sasaran (PERNYATAAN POSITIF)
Akibat dari Sasaran yang
dihadapi 4
Akibat
1
Sasaran Sasaran
Sebab 2
Penyebab masalah yang dominan
A B C D
Penyebab masalah 2B yang dominan 3
A B C D
Lukmanulhakim Almamalik 2011 21

22. Lukmanulhakim Almamalik 2011 22

23. POHON ALTERNATIF
 Pohon alternatif adalah suatu teknik untuk
mengidentifikasikan pilihan-pilihan pemecahan atau
tindakan yang dapat diambil untuk mewujudkan sasaran
tertentu dan memperagakan informasi ini kedalam format
yang sederhana.
 Prosesnya sebagai berikut:
 Periksalah pohon sasaran untuk menentukan sasaran-
sasaran yang mungkin tidak realistis berhubung
terbatasnya sumber-sumber yang ada.
 Periksalah setiap cabang pohon sasaran untuk
menentukan apakah mungkin ada pilihan-pilihan yang
dapat menjamin dengan lebih baik terwujudnya
sasaran yang setingkat lebih tinggi.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 23

24.  Pohon alternatif merupakan serangkaian
pernyataan hasil pemilihan dari cabang yang
ada pada pohon sasaran setelah cabang
tersebut dikaji berdasarkan keterbatasan
sumber.
 Cabang yang dipilih dianggap sebagai cara
yang paling efektif untuk memecahkan
masalah yang dihadapi unit kerja.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 24

25. Penentuan Prioritas Kegiatan
Lukmanulhakim Almamalik 2011 25

26. Lukmanulhakim Almamalik 2011 26

27. Pohon Alternatif
4
Akibat
1
Alternatif (Pilihan) Sasaran Sasaran
Sebab 2
A B C D
Penyebab sasaran 2B yang dominan 3
A B C D
Lukmanulhakim Almamalik 2011 27

28. Lukmanulhakim Almamalik 2011 28

29. Menetapkan Sasaran
 Sasaran yang dipilih dari pohon alternatif masih merupakan
sasaran umum, belum merupakan sasaran yang segera
dapat dilaksanakan.
 Sasaran khusus sifatnya:
1. Spesifik
2. Berorientasi pada pada hasil
3. Terukur dari segi kualitas dan kuantitas
4. Kapan kegiatan akan dilaksanakan
5. Dimana tempatnya
6. Berapa lama
7. Kapan mulai dan kapan berakhir
8. Berapa jumlah biaya yang diperlukan
9. Dari mana sumbernya
10. Unit mana yang akan bertindak sebagai pelaksana
11. Bila diperlukan bekerjasama dengan instansi luar.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 29

30.  Sebuah sasaran yang baik untuk dipilih
adalah sasaran yang bermanfaat dan paling
menguntungkan bagi organisasi, jelas dan
realistik, dapat diukur dan diamati dari segi
kualitas, biaya dan waktu, ditetapkan
bersama atasan dan bawahan, bersama
dengan unit lain yang setingkat mendukung
sasarannya dari unit yang setingkat lebih
tinggi dan dinyatakan dalam bentuk selesai.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 30

31. Memvalidasi Sasaran
 Validasi sasaran merupakan upaya untuk
memberikan jaminan bahwa sumber dana, bahan,
metode, organisasi, prosedur, dan tenaga kerja
dinyatakan siap untuk mewujudkan sasaran.
 Sasaran khusus merupakan sasaran tentatif yang
harus divalidasikan menjadi sasaran definitif. Ada
tiga instrumen yang digunakan untuk
memvalidasikan sasaran, yaitu Matriks Rincian
Kerja (MRK), Uraian Paket Kerja dan
Penjadualan.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 31

32. Matrik Rincian Kerja (MRK)
 Matrik rincian kerja merupakan kerangka yang menghubungkan
sasaran dengan kegiatan dan sumber yang diperlukan.
 Kegiatan dirinci menjadi kegiatan kecil, sampai yang terkecil yang
dinamakan pokok akhir.
 Prosedur membuat rincian kerja yang diterapkan dalam bentuk
matriks adalah:
a. Menempatkan sasaran khusus dalam bulatan.
b. Menetapkan dan menempatkan kegiatan dalam kotak empat persegi
panjang.
c. Menetapkan pokok kerja terdiri dari: 1) Persiapan, 2) Pelaksanaan, 3)
Pengendalian.
d. Menetapkan pokok akhir untuk setiap pokok kerja sesuai kebutuhan.
e. Menetapkan penanggung jawab untuk setiap pokok akhir.
Penanggung jawab adalah pejabat struktural misalnya Kepala kantor
Departemen, Pimpinan bagian proyek, dll. Pejabat nonstruktural atau
staf jumlahnya lebih dari satu, tuliskan nama yang bersangkutan
dibelakangnya, misal pegawai teknis (Joko), pengetik (Sulis).
Lukmanulhakim Almamalik 2011 32

33. Pokok Akhir
Sasaran Kegiatan Penanggung
Pokok Kerja
khusus jawab
Lukmanulhakim Almamalik 2011 33

34.  Matriks Rincian Kerja memberi gambaran yang jelas tentang
hal yang akan diperankan setiap orang atau sekelompok orang
pada kegiatan mewujudkan sasaran.
 Untuk mengisi format di atas dapat diikuti prosedur berikut:
 Sasaran, yang ditulis dalam lingkaran adalah sasaran khusus
 Kegiatan mewujudkan sasaran, yang ditulis dalam kotak segi empat,
adalah kegiatan yang dirumuskan dalam sasaran.
 Pokok Kerja, merupakan rincian dari kegiatan besar ke dalam tahapan,
yaitu persiapan (pokok kerja A), pelaksanaan (pokok kerja B), dan
pengendalian (pokok kerja C).
 Pokok Akhir, merupakan kegiatan terkecil yang menghasilkan, kegiatan
yang masih bisa didelegasikan pada orang lain, masih bisa dibagi.
 Penanggung jawab, ditulis berdasarkan jabatan struktural maupun non
struktural, dan bertugas bersama yang lainnya mengerjakan sebagian
dari pokok akhir dan bertanggung jawab atas selesainya pekerjaan yang
terlibat langsung dengan setiap penyelesaian pokok akhir.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 34

35.  Paket Kerja (PK), satu paket pekerjaan yang
dinyatakan dalam pokok akhir, yang harus
dikerjakan secara terkoordinasikan oleh lebih dari
satu orang.
 Penamaan paket kerja sesuai dengan urutan pokok
akhir, yaitu PK1,PK2,PK3......PKn. Jumlah angka di
bawah pada tiap kolom matriks menunjukkan besar
kecilnya tanggung jawab keterlibatan dan peran
serta seseorang dalam upaya mewujudkan sasaran.
Jumlah ke kanan banyaknya orang yang terlibat
dalam penyelesaian pokok akhir yang dilaksanakan
secara terkoordininasi.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 35

36. Uraian Paket Kerja (PK)
 Kalau kita perhatikan MRK, di bagian atas
tertulis SiABiDiBa yang artinya:
a. Si, siapa mengerjakan
b. A, apa yang dikerjakan
c. Bi, bilamana sasaran akan diwujudkan
d. Di, dimana akan dilaksanakan
e. Ba, bagaimana cara melaksanakannya.
Format paket kerja terdiri atas; pokok akhir,
penanggung jawab, waktu, dan biaya.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 36

37.  Pokok akhir, menunjuk kepada pokok akhir yang sedang diuraikan.
 Penanggung jawab, adalah seseorang yang disamping bertanggung
jawab atas pekerjaan yang dilaksanakan, juga bertanggung jawab
atas pekerjaan orang lain yang ditugasinya.Dalam setiap sasaran
hanya ada satu orang penanggung jawab.
 Uraian kerja, adalah uraian tentang langkah dan deskripsi pekerjaan
untuk menyelesaikan paket kerja. Orang atau pejabat yang ditugasi
harus dapat menggambarkan tentang apa saja yang dikerjakannya
secara berurutan dengan jelas.
 Waktu, menunjuk kepada waktu yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan tiap paket kerja.
 Biaya, adalah biaya yang dioerlukan untuk mengerjakan tiap paket
kerja.
 Penanggung jawab, menunjuk kepada penanggung jawab yang ada
pada matriks untuk setiap paket kerja.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 37

38. Penjadualan
 Penjadualan dibuat dalam bentuk peta garis.
Penjadualan menggambarkan, kapan kegiatan
dimulai dan kapan direncanakan selesai.
Penjadualan dibuat dalam format seprti berikut:
Satuan waktu yang dipilih dalam penjadualan
disesuaikan dengan; kebutuhan, jam, hari, minggu,
bulan, triwulan, semester atau tahun
Lukmanulhakim Almamalik 2011 38

39. Lukmanulhakim Almamalik 2011 39

40. Lukmanulhakim Almamalik 2011 40

41. Lukmanulhakim Almamalik 2011 41