Pemateri Training : Kanaidi, SE., M.Si., cSAP WA: 0877 5871 1905 HP. 0812 2353 284, e-mail : kanaidi63@gmail.com ----------------------------------------

1. https://www.slideshare.net/KenKanaidi/proses-pengadaan-barang-
jasa-materi-pelatihan-manajemen-pengadaan-barang-jasa
Training
Procurement &
Purchasing Process

2. • Pengadaan adalah kegiatan untuk
memperoleh atau mendapatkan barang
maupun jasa baik yang dilaksanakan sendiri
secara langsung oleh pihak internal, maupun
oleh pihak luar sebagai mitra atau
penyedia/pemasok bersangkutan.
(Sugiama, 2013)

3. PRINSIP
PENGADAAN
Barang/Jasa
3
Efisien
Efektif
Transparan
Terbuka
Bersaing
Adil/Tidak
Diskriminatif
Akuntabel

4. Ketentuan
Kode
Etik
Pengadaan
Ketentuan
Good
Governance
ETIKA
Menghindari
penyalahgun
aan
wewenang
Tidak
menerima,
menawarkan
atau
menjanjikan
Tertib &
tanggung
Jawab
Profesional,
Mandiri dan
menjaga
rahasia
Tidak saling
mempenga
ruhi
Menerima dan
tanggung
jawab thd sgl
keputusan
Mencegah
pemborosan
Menghindari
conflict of
interest

5. 12
Nomor: Nomor: Nomor: Nomor: Nomor: Nomor:
2021
Perubahan
Perpres

7. 1. Demand Determination
2. Source determination
3. Supplier selection
4. Purchase Order
5. Order monitoring
6. Goods Receipt
7. Invoice verification
8. Payment Processing

8. Demand
determination
Source
determination
Supplier
selection
Purchase order
processing
Order
monitoring
Goods
receipt
Invoice
verification
Payment
processing
1
2
3
4
5
6
7
8

9. Demand determination
• Identifikasi apa saja yang dibutuhkan oleh user
• Bisa juga dilihat dari system perencanaan dan control
• Transfer requirements to Material Requirements Planning (MRP)
• Tetapkan spesifikasi kebutuhan (spect technics)
• Create printed or electronically transmitted documents
1

10. (Demand determination) ...

11. Source determination
• Perhatikan Daftar Rekanan/ Calon
Pemasok.
• Identifikasi Calon Pemasok
(Supplier/Vendor) yang relevan dengan
kebutuhan.
2

12. Supplier selection
• Perhatikan daftar calon Vendor/Supplier yang
sdh ikut memasukkan Surat Penawaran.
• Lakukan penilaian dalam rangka seleksi
Vendor/Supplier.
• Akhirnya, tetapkan pemenang sesuai dengan
prosedur & ketentuan.
3

13. Supplier or Vendor selection
• Perhatikan daftar calon Vendor/Supplier yang
sdh ikut memasukkan Surat Penawaran.
• Lakukan penilaian dalam rangka seleksi
Vendor/Supplier:
 Penilaian Persyaratan Administrasi
 Penilaian Persyaratan Teknis
 Penilaian Penawaran Harga
+ Penilaian Kepemilikan TKDN & BMP
• Lakukan pemeringkatan pemenang.
• Siapkan rencana Kontrak.

14. I. Bahan (Material Langsung)
II. Tenaga Kerja Langsung
III.Biaya Tidak Langsung Pabrik (Factory Overhead)
TKDN BARANG

15. TKDN
Gab.BARANG

17. TKDN JASA

18. TKDN JASA

19. TKDN Gab. BARANG &
JASA

20. SC-19C
Barang & Jasa

21. Proses Penilaian Kualifikasi yang dilakukan sebelum
pemasukan penawaran
Cara menilai kemampuan
CARA MENILAI
CALON PENYEDIA
Kompetensi, kemampuan Usaha, & Pemenuhan Persyaratan
PRAKUALIFIKASI
Proses Penilaian Kualifikasi yang dilakukan setelah
pemasukan penawaran
PASCAKUALIFIKASI
 Dilakukan secara adil, transparan, mendorong terjadinya persaingan yg sehat
 Untuk efisiensi: data yang diperlukan cukup dari formulir isian
 Data palsu atau bohong: sanksi “daftar hitam” selama 2 tahun  tdk boleh mengikuti pengadaan
barang/jasa pemerintah selama 2 th.
 Copy dokumen disampaikan untuk penyedia yang diusulkan sebagai calon pemenang dan pemenang
cadangan serta menunjukkan aslinya

22. Pemilihan Supplier
(Vendor selection)
• Perusahaan mencari vendor yang dapat memenuhi
persyaratan, bisa saja syarat mutu atau kualitas dari
produk layanan yang diberikan oleh vendor ataupun
dari sisi kriteria pengiriman dan biaya.
• Kriteria kualitas secara umum diartikan sebagai
kesesuaian produk dengan spesifikasi yang ditentukan
di dalam dokumen pengadaan, kriteria pengiriman
umumya berhubungan dengan waktu pengiriman,
sedangkan kriteria biaya adalah harga yang harus
dikeluarkan perusahaan dalam melakukan bisnis
dengan pemasoknya.

23. • Seleksi dilakukan dengan tujuan memilih
vendor yang akan diajak bekerja sama dalam
pekerjaan yang akan dilaksanakan.
• Dari sejumlah vendor yang ada, dilakukan
proses seleksi sehingga jumlah pilihan menjadi
lebih sedikit. Untuk melakukan hal ini, dapat
dilakukan survey untuk memperoleh informasi
mengenai kondisi vendor.
Supplier or Vendor selection …

24. • Informasi yang diperlukan meliputi :
kemampuan vendor dari segi teknis dapat
diperoleh dari ketersediaan alat-alat produksi
dan tenaga ahli,
cukup tidaknya kapasitas yang tersedia untuk
memenuhi pesanan yang diperlukan, serta
cukup tidaknya perhatian terhadap aspek
tertentu, misalnya pada masalah pengendalian
mutu.
Supplier or Vendor selection …

25. Kriteria Pemilihan Vendor/Supplier
• Kriteria yang digunakan mencerminkan
strategi supply chain maupun karakteristik
dari item yang akan dipasok
• Secara umum kriteria dasar antara lain,
kualitas barang yang ditawarkan, harga dan
ketepatan waktu pengiriman.
• Kriteria lain menurut Dickson (1966)
berdasarkan survey adalah sebagai berikut:

26. Kriteria Skor
Quality 3,5
Delivery 3,4
Performance history 3,0
Warranties and claim policies 2,8
Price 2,8
Technical capability 2,8
Financial position 2,5
Procedural compliance 2,5
Communication system 2,5
Reputation and position in industry 2,4
Desire for business 2,4
Management and organization 2,3
Operating controls 2,2
Repair services 2,2
Attitudes 2,1
Impression 2,1
Packaging ability 2,0
Labor relations record 2,0
Geographical location 1,9
Amount of past business 1,6
Training aids 1,5
Reciprocal arragements (timbal-balik) 0,6

27. Teknik Mengurutkan/
Memilih Supplier/Vendor
• Salah satu metode yang digunakan dalam
meranking alternatif berdasarkan beberapa
kriteria yang ada adalah AHP (Analytical
Hierarchy Process):
– Tentukan kriteria pemilihan
– Tentukan bobot masing-masing kriteria
– Identifikasi alternatif (supplier) yang akan dievaluasi
– Evaluasi masing-masing alternatif dengan kriteria di
atas
– Hitung nilai berbobot masing-masing supplier
– Urutkan supplier berdasarkan nilai berbobot tersebut

28. Meranking Alternatif berdasarkan AHP
(Analytical Hierarchy Process)
Urutan:
1.Supp-1=0.350
2.Supp-2=0.329
3.Supp-3=0.314
Supplier-1 Supplier-2 Supplier-3
Inovasi
Teknologi 0,082 0,723 0,193 0,082
Tim R & D 0,082 0,143 0,429 0,429
Waktu Kirim
Jarak 0,175 0,275 0,657 0,068
Kapasitas 0,074 0,260 0,633 0,106
Histori 0,042 0,275 0,657 0,068
Kualitas
Sertifikasi 0,265 0,639 0,087 0,274
Praktek kualitas 0,104 0,432 0,237 0,250
kesan pelanggan 0,053 0,430 0,330 0,240
Komunikasi
Infrastruktur 0,027 0,193 0,083 0,723
Manajer 0,018 0,320 0,280 0,400
Finansial
Penawaran 0,040 0,193 0,083 0,723
Potensi 0,040 0,320 0,280 0,400
Nilai Berbobot 0,350 0,329 0,314
0,079
Kriteria/Sub-kriteria Bobot
0,163
0,291
0,422
0,045

29. • Tujuan dari pelaksanaan penilaian dalam pemilihan
vendor adalah untuk:
1. Menghasilkan pengukuran yang kuantitatif dan
objektif terhadap kinerja pemasok
2. Membantu dalam membuat penilaian yang
seimbang terhadap kinerja pemasok untuk
seluruh kategori kebutuhan pembeli
3. Menyediakan informasi faktual yang sama
mengenai kinerja keseluruhan, baik bagi pembeli
maupun pemasok
4. Mengidentifikasi hal-hal yang bermasalah
sehingga tindakan korektif dapat
dikonsentrasikan
Tujuan Penilaian dalam Pemilihan
Vendor

30. Penetapan Vendor Pemenang
• Sebelum dilakukan penetapan pemenang,
Lakukan negosiasi harga dengan calon
pemenang (buat Berita Acara hasil negosiasi
harga).
• Tetapkan vendor pemenang
• Komunikasikan dan negosiasikan rencana
kontrak dengan vendor pemenang.
• Buatkan kontrak kerja dengan vendor
pemenang, secara lengkap dan terinci.
• Setelah itu dapat dilakukan pemesanan.

31. Purchase order processing
4
• Setelah penetapan pemenang,
• Lakukan pembuatan Kontrak (SPK/PKS)
secara lengkap dan terinci.
• Lakukan pemesanan (PO) secara lengkap
dan terinci.

32. Order monitoring
• INGAT!...Meskipun sudah dilakukan
pembuatan kontrak, monitoring terhadap
pesanan di Vendor/Supplier yang terpilih
tetap mesti selalu dilakukan oleh
Tim/Panitia Pengadaan.
• Monitoring pesanan tersebut dapat
dilakukan via email, telpon, dll
5

34. www.slideshare.net/kenkanaidi
www.ken-spektakuler.blogspot.com
e-mail: kanaidi63@gmail.com
Fax. 022-4267749 HP. 0812 2353 284
WA. 0877 5871 1905
Pemateri Training
https://www.antawijaya.com/