Membahas analisis jabatan

1. 1
Dr. Frans Dione, M.Si

2. 2

3. Pengertian Analisis Jabatan
1. Menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja
yang harus dikerjakan, bagaimana
mengerjakannya, dan mengapa pekerjaan itu harus
dikerjakan.
2. Informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja
yang harus dikerjakan dalam suatu organisasi agar
tujuan tercapai
3

4. 4
Raw Input
Materi, data dan
informasi apa yang
dibutuhkan?
Raw Input
Materi, data dan
informasi apa yang
dibutuhkan?
Equipment
Peralatan, fasilitas,
dan sistem apa
yang dibutuhkan?
Equipment
Peralatan, fasilitas,
dan sistem apa
yang dibutuhkan?
Human Resources
Pengetahuan,
keahlian, dan
kemampuan ?
Human Resources
Pengetahuan,
keahlian, dan
kemampuan ?
Aktivitas
Task apa yang
dibutuhkan dalam
pelayanan dan
atau produksi
output?
Aktivitas
Task apa yang
dibutuhkan dalam
pelayanan dan
atau produksi
output?
Output
Produk, informasi
atau jasa apa yang
dibutuhkan?
Bagaimana output
diukur?
Output
Produk, informasi
atau jasa apa yang
dibutuhkan?
Bagaimana output
diukur?
WORK UNITWORK UNIT
ANALYSISANALYSIS

5. 5
Siapa yang melakukan Job analysis?
• Minimum: pekerja dan supervisornya
• Pada perusahaan besar :analist ,konsultan luar
• Departemen Tenaga kerja dan lembaga terkait

6. 6
Kapan dilakukan analisa?
1. Pada waktu organisasi berdiri
2. Pada waktu suatu jabatan baru dibuat
3. Pada waktu ada perubahan besar/signifikan
dalam organisasi seperti adanya tekhnologi
baru,metode,prosedur,atau sistem

7. Apa hasil dari Analisis Jabatan?
• Pada intinya ada tiga dokumen yang dihasilkan dari
proses analisis jabatan:
– Deskripsi Jabatan
– Spesifikasi Jabatan
– Standar Kinerja Jabatan
• Namun ketiganya bisa digabung menjadi satu dan
cukup disebut Deskripsi Jabatan (Job Description)

8. Hasil Dari Analisis Pekerjaan
Deskripsi Pekerjaan
>What is expected in the job
>Daftar tugas, tanggung jawab, aliran pertanggung
jawaban dan pelaporan, kondisi kerja, dan tanggung
jawab kepenyeliaan yang dituntut suatu pekerjaan.
Spesifikasi Pekerjaan
>State the qualification and experience that is required in
the job.
>Tuntutan pekerjaan terhadap aspek manusianya yang
menyangkut syarat pendidikan, keterampilan, dan
kepribadian.
8

9. 9

10. Langkah-Langkah Analisis Jabatan
• Tentukan kegunaan hasil informasi analisis jabatan.
(uraian jabatan, spesifikasi jabatan, evaluasi jabatan)
• Kumpulkan informasi tentang latar belakang organisasi.
(bagan organisasi, jenis2 pekerjaan, dll)
• Seleksi orang yang diserahi jabatan yang akan dianalisis.
• Kumpulkan informasi analisis jabatan
(aktivitas pekerjaan, perlaku karyawan, kondisi kerja, syarat2 pengisi
jabatan)
• Verifikasi kebenaran data/informasi kepada pekerja dan atasan langsung.
• Susun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.
• Ramal atau perhitungkan kemungkinan pengembangan analisis jabatan
terhadap perkembangan perusahaan pada masa yang akan datang.
10

11. Mekanisme langkah AnalisisMekanisme langkah Analisis PekerjaanPekerjaan
Bagaimana Informasi
digunakan ?
Bagaimana Informasi
digunakan ?
Menganalisis PekerjaanMenganalisis Pekerjaan
Verifikasi informasiVerifikasi informasi
Tinjau informasi dasar
yang relevan
Tinjau informasi dasar
yang relevan
Memilih posisi jabatan
yang dapat mewakili
Memilih posisi jabatan
yang dapat mewakili
Buat deskripsi dan
spesifikasi pekerjaan
Buat deskripsi dan
spesifikasi pekerjaan
11

12. Informasi Apa yang Dikumpulkan?
Aktivitas2 Kerja (membersihkan, menjual, mengajar; bagaimana,
mengapa, dan kapan aktivitas dilakukan)
Perilaku Manusia (berpikir/berperasaan, berkomunikasi, memutus-
kan, menulis, tuntutan pekerjaan)
Mesin, Alat, Peralatan, dan Alat Bantu Kerja
Standar Prestasi Kerja/Kinerja
Konteks Pekerjaan (kondisi kerja, jadwal, konteks organisasional, konteks
sosial)
Persyaratan Manusianya (Human Requirements)
>Pengetahuan & keterampilan yg berkaitan dengan pekerjaan
(pendidikan, pelatihan, pengalaman kerja)
>Atribut-atribut personal( kecerdasan, karakteristik fisik, kepribadian,
ketertarikan/keinginan)
12

13. KEGUNAAN JOB ANALYSIS
Tasks Responsibilities Duties
Job
Analysis
Job Descriptions
Job Specifications
Knowledge Skills Attitudes
• Human Resource Planning
• Recruitment
• Selection
• Training and Development
• Performance Appraisal
• Compensation and Benefits
• Safety and Health
• Employee and Labor
Relations
• Legal Considerations
• Job Analysis for Teams
• Human Resource Planning
• Recruitment
• Selection
• Training and Development
• Performance Appraisal
• Compensation and Benefits
• Safety and Health
• Employee and Labor
Relations
• Legal Considerations
• Job Analysis for Teams
Job Standards
13

14. Metoda Mengumpulkan
Informasi Analisis Pekerjaan
• Interview (wawancara)
• Kuesioner
• Observasi
• Buku harian partisipan
• Teknik-teknik kuantitatif
• Berbagai sumber informasi
• Usaha kerja sama antara ahli SDM (manajer SDM, analis
pekerjaan, konsultan), pekerja, dan supervisor.
• Dan lain-lain.
14

15. Petunjuk Wawancara
 Analis pekerjaan dan supervisor perlu mengidentifikasikan pekerja yg
mengetahui dg baik dan obyektif.
 Membangun hubungan dengan yang diwawancarai.
 Mengikuti petunjuk atau daftar (check list) yang terstruktur.
 Meminta pekerja untuk menulis tugas-tugas sesuai dengan urutan pentingnya
dan frekuensi kejadiannya.
 Meninjau dan menguji data.
15
Pengamatan (Observasi)
• Observasi dapat dikombinasikan dg wawancara.
• Buat catatan yang lengkap.
• Berbicara dengan orang yang diobservasi; jelaskan apa yang terjadi dan
mengapa
• Tanyakan berbagai pertanyaan.

16. Teknik-Teknik Kuantitatif Analisis Pekerjaan
• Kuesioner Analisis Posisi
Digunakan utk mengumpulkan data yg dpt dikuantifikasikan
berkaitan dg tugas-tugas & tanggung jawab dari berbagai
macam pekerjaan.
• Analisis Jabatan Fungsional
Metoda yg mengklasifikasikan dan membandingkan setiap
jenis pekerjaan, instruksi, alasan pertimbangan dan
kemampuan matematika dan verbal adalah penting untuk
melaksanakan tugas pekerjaan.
16

17. Job Description
• Adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan
tanggung jawab, kondisi pekerjaan, dan aspek-aspek
pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi.
• Isi Job Description :
>Identifikasi jabatan/pekerjaan
>Hubungan tugas dan tanggung jawab
>Standar pekerjaan (prestasi yg harus dicapai)
>Syarat kerja (alat, mesin, bahan baku)
>Ringkasan pekerjaan atau jabatan
>Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya.
17

18. Job Descriptions
A Job Description is a written statement that explain the
duties (what the job is, how it is done and why), working
conditions and other aspects of a specified job.
It’s a profile of the job
18

19. Job Specification
Adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa
diterima agar dapat menjalankan suatu jabatan/pekerjaan
dengan baik dan kompeten.
Isi Job Specification :
>Tingkat pendidikan pekerja
>Jenis kelamin pekerja
>Keadaan fisik pekerja
>Pengetahuan dan kecakapan kerja
>Batas umur pekerja
>Status (nikah/belum)
>Minat pekerja
>Emosi dan temparamen pekerja
>Pengalaman kerja pekerja
19

20. Job Specifications
A Job Specification describes the job demands on the
employees who do it and the human skills that are required
(experience, training, education and the ability to meet
physical and mental demand).
It’s a profile of the human
characteristics
20

21. Job Evaluation
• Menilai berat atau ringan, mudah atau sukar, besar
atau kecil risiko pekerjaan dan memberikan nama,
rangking, serta harga atau gaji suatu jabatan.
• Bila pekerjaan berat, sukar, berisiko besar, dan
rangking jabatan semakin tinggi, maka harga atau
gaji semakin besar..
Sebaliknya bila pekerjaan mudah, ringan, risiko kecil,
tanggung jawab kecil, dan rangking rendah, maka
gaji jabatannya semakin kecil.
21