ppt ini merupakan bagian dari materi manajemen sumber daya manusia

1. Analisa Pekerjaan dan
Deskripsi Jabatan

2. Pembahasan :
 Analisa jabatan/pekerjaan : definisi, info yang
dibutuhkan, metode
 Pelaku analisa jabatan
 Kapan dilakukan analisa
 Alasan perlunya job analysis
 Definisi deskripsi jabatan
 Komponen deskripsi jabatan
 Contoh desain jabatan

3. Pengertian Analisa Pekerjaan
(job analysis)
Proses sistimatik dalam menentukan
keahlian,kewajiban, serta
pengetahuan yang dibutuhkan untuk
melakukan suatu pekerjaan tertentu
dalam organisasi

4. Pengertian Job dan Posisi
 Job:
Kumpulan tugas-tugas yang harus
dilakukan untuk organisasi dalam
mencapai tujuannya (dapat dilakukan
oleh satu atau beberapa orang
 Posisi: sekumpulan tugas dan tanggung
jawab yang dilakukan oleh 1(satu)orang

5. Pentingnya Analisa Pekerjaan
- Tuntutan fisik dan mental yang harus dimiliki
contoh wartawan :mampu bekerja dalam
tekanan deadline
- Kapan target pekerjaan harus dicapai
- Dimana pekerjaan harus dilakukan
- Bagaimana pekerja melakukan pekerjaannya
- Mengapa pekerjaan tsb harus dilakukan
- Kwalifikasi yang dibutuhkan untuk melakukan
pekerjaan tertentu

6. Lanjutan
 Analisa pekerjaan menghasilkan
rangkuman tugas,tanggung jawab
pekerjaan tertentu ,hubungannya dengan
pekerjaan lain, pengetahuan dan keahlian
yang dibutuhkan serta kondisi kerja yang
dibutuhkan agar pekerjaan tersebut
berhasil dilakukan.

7. Informasi yang dikumpulkan:
1.kegiatan kerja:
proses,pencatatan,prosedur,tanggung jawab
individu
2.Aktivitas yang berkaitan dengan pekerja
:perilaku,tuntutan pekerjaan
3.Mesin,peralatan yang dibutuhkan
4.Hal yang berhubungan langsung dengan pekerjaan
(terlihat/tdk terlihat)
5.Kinerja kerja: analisa kesalahan,standar,waktu
6.Kontex Pekerjaan: Schedule,insentif,kondisi
kerja,kontex organisasi dan sosial
7.Syarat kepribadian yang harus dimiliki
:kepribadian,pendidikan dan pelatihan yang
dibutuhkan,pengalaman

8. Metode
 Kuestioner
 Observasi
 Wawancara
 Catatan kerja(logbook)
 Kombinasi

9. Pengamatan
Mengamati perilaku karyawan secara
langsung individu maupun kelompok apakah
yang dikerjakan telah sesuai dengan tugas
atau urian pekerjaan yang telah ditentukan
Kelemahan : Informasi yang dikumpulkan
tidak terlalu akurat karena ketika dianalisis
pekerjaanya para karyawan berusaha kerja
keras, lebih baik dan lebih produktif

10. Metode Pengmatan akan berhasil
untuk jenis pekerjaan
 Operator Mesin
 Penjaga Penerbangan
 Petugas Patroli
 Petugas Kebersihan
 Service

11. Wawancara
Merupakan teknik yang sering digunakan,
karena teknik ini cukup akurat langsung
berkomunikasi secara terbuka.
Kelemahan : Menyita banyak waktu

12. Pandagan Pejabat, Atasan
Langsung atau Karyawan Senior
Pengumpulan informasi dengan memperoleh
pandangan dari dua kelompok dalam perusahaan
yaitu Pejabat yang dianggap senior, Dari atasan
langsung dan karyawan senior
Keuntungan : Informasi dijelaskan berdasaran
pengalaman, keahlian dan interaksi diantara
pejabat, karyawan senior dan tasan langsung
sehingga memperkaya pandangan

13. Daftar Pertanyaan
Karyawan diminta untuk menjawab
pertanyaan yang berkaitan dengan tugas
dan tanggung jawab
Keuntungan : Jumlah responden tidak
terbatas, menghemat waktu
Kelemahan : Kemungkinan ada pertanyaan
yang tidak dijawab, Adanya kuesioner yang
tidak dikembalikan

14. Catatan Harian Pekerjaan
Karyawan
Informasi ini dapat memberikan informasi
yang akurat dan tepat seperti kejadian
perbulan, per minggu, per hari dan jam
berapa pekerjaan dilaksanakan, dengan
syarat : Karyawan diwajibkan membuat
catatan harian tentang apa yang mereka
kerjakan dan masalah yang mereka
temukan

15. Siapa yang melakukan Job analysis
 Minimum: pekerja dan supervisornya
 Pada perusahaan besar :analist
,konsultan luar
 Departemen Tenaga kerja dan lembaga
terkait

16. Kapan dilakukan analisa
1. Pada waktu perusahaan berdiri
2. Pada waktu suatu jabatan baru dibuat
3. Pada waktu ada perubahan
besar/signifikan dalam perusahaan
seperti adanya tekhnologi
baru,metode,prosedur,atau sistem

17. Alasan perlunya Job analysis
 Pegangan dalam merekrut pegawai –melihat
pengetahuan,keahlian dan kemampuan.
 Dasar identifikasi kebutuhan pelatihan dan atau
pengembangan
 Evaluasi keberhasilan/kegagalan berdasarkan
hal-hal /target yang telah dituliskan dalam
deskripsi jabatan
 Kompensasi diberikan berdasarkan besarnya
tugas dan tanggung jawab,semakin tinggi
keahlian,pengetahuan dan kemampuan
biasanya semakin tinggi kompensasinya

18. Lanjutan
 Pertimbangan tingkat keselamatan dan
kesehatan yang dibutuhkan
 Untuk dasar standar evaluasi/pembanding
bila terjadi promosi,transfer atau
demosi.

19. Job analysis :a basic HRM tools (Mondy hal 51)
Tasks Responsibilities Duties
HR planning
Recruitment
Job
Descriptions
Job
Specification
Knowledge Skills Abilities
Selection
Job
Analysis
Tr and Dev
Performance
Appraisal
Compensation
Safety and
health
Employee and
Labor relations
Legal
considerations
Job Analysis
For teams

20. Deskripsi jabatan
Dokumen yang menyediakan informasi
mengenai tugas,kewajiban,dan tanggung
jawab suatu jabatan
Spesifikasi jabatan: dokumen yang berisi
kwalifikasi minimum yang harus dimiliki
seseorang dalam melakukan pekerjaan
tertentu

21. Job Description berisi
 Tugas-tugas utama
 Persentase waktu yang didedikasikan untuk tiap
tugas/kewajiban
 Standard kinerja yang harus dicapai
 Kondisi kerja dan kemungkinan bahaya yang
dihadapi
 Jumlah pekerja yang melakukan suatu pekerjaan
dan kepada siapa harus melapor
 Mesin dan peralatan yang digunakan dalam
bekerja.

22. Job Design Proses penentuan tugas
tertentu yang harus dikerjakan,dengan
metode tertentu dan bagaimana keterkaitan
nya dengan tugas/pekerjaan lain.
 Job Enrichment Perubahan dalam isi dan
tingkat tanggung jawab suatu pekerjaan
guna memberi tantangan lebih besar bagi
pekerja
 Job Enlargement Menambah beban kerja
namun masih dalam tingkat tanggung
jawab yang sama

23. Contoh Job Desc A(1/3)
Administrative Information
 Job Title : Record Clerk
 Department : Loan Operations
 Reports to : Loan Operation manager
 Job number :11
Date of Job analysis :Jan21, 2007
Expiration Date : Jan 2010
Job Summary :Return all consumer-paid
loan documents to consumers.Supervises
daily activities of two clerks.

24. Contoh Job desc A(2/3)
Essential Functions Performed
 Receive monthly files for accountants that have been
paid in full and require return of contracts, mortgage
documents, auto titles and other document.
 Answer telephone and email inquiries from customers or
loan officers concerning documents
 Maintains file on temporary automobile titles,
contracts,mortgage documents and other documents in
customer files on a daily basis
 Supervises two file clerks who maintain correspondence
and other general files
 Performs file clerks duties as needed
 Performs other duties, as required, on a temporary
basis, to maintain section or departmental operations
and services.

25. Contoh Job desc A(3/3)
 Job Specification
- Education :High school diploma
preferred but not required
- Experience ; six month or more in a
financial institution and familiarity with
various
documents
- Skill required
working knowledge of Microsoft word and
excel
Ability to data enter 35 words per minute

26. Position Title: Administrative Support Code: Salary Grade:
Work Location : Report To: Function:
Basic Purpose/accountability: Responsible for providing and coordinating
administrative support to assigned functional groups. Focus is aligning
contributions to departments needs and company goals
Primary Function/Responsibilities
 Preparation of time sheets
 Track employee attendance
 Manage fixtures,furnitures and
equipment necessary to
support the function
 Process invoice,monitor
expenditure
 Coordinate and support
meetings
 Participate in planning process
on projects
 Type documentation to
individuals external to Conoco
(CONT..)
 CriticalSkill/Leadership Criteria
Critical Skills
Interpersonal skill/team player
Ability to influence others
Knowledge of business software
applications
Confidentiality
Planning,organizing,and time
management
Written and oral communication
Customer orientation
Knowledge of operation and
organization

27.  Assist with presentation
preparation and planning
 Coordinate large scale
documentation reproduction
 External mailing/facsimile
transmission
 Coordinate central office
supplies
 Resource computer software
applications
 Coordinate work activities with
other functions
 Generate alternatives and
make recommendations on
improving area work process
 Record retention/filing
 Leadership Criteria
 Able to lead others
 Engenders trust
 Understands and uses
functional expertise to
contribute
 Accepts ownership, is
accountable,and delivers on
commitments
 Oriented towards continuous
learning