07 Manajemen Perkantoran Modern

66,341 views

Published on

Published in: Business
4 Comments
16 Likes
Statistics
Notes
No Downloads
Views
Total views
66,341
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1,261
Actions
Shares
0
Downloads
1,403
Comments
4
Likes
16
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

07 Manajemen Perkantoran Modern

  1. 1. Manajemen perkantoran modern
  2. 2. Materi <ul><li>Pengertian dan prinsip-prinsip perkantoran modern. </li></ul><ul><ul><li>Kantor </li></ul></ul><ul><ul><li>Manajemen perkantoran </li></ul></ul><ul><ul><li>Perkantoran modern </li></ul></ul><ul><ul><li>Prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern </li></ul></ul><ul><li>Pelaksanaan perkantoran modern </li></ul><ul><ul><li>Tugas-tugas dalam perkantoran modern </li></ul></ul><ul><ul><li>Efisiensi perkantoran modern. </li></ul></ul><ul><li>Teknologi informasi untuk perkantoran modern. </li></ul>
  3. 3. Kantor <ul><li>Pengertian kantor : </li></ul><ul><ul><li>Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian data / informasi. </li></ul></ul><ul><ul><li>Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian data / informasi. </li></ul></ul><ul><ul><li>Sarana pemusatan kegiatan-kegiatan yang bersifat administratif, manajerial, dan fasilitatif. </li></ul></ul>
  4. 4. Manajemen perkantoran <ul><li>Rangkaian aktifitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hingga penyelenggaraan terhadap suatu hal berjalan tertib. </li></ul>
  5. 5. Manajemen perkantoran <ul><li>Hal yang terkena oleh rangkaian pekerjaan tersebut pada umumnya adalah pekerjaan perkantoran. </li></ul><ul><li>Lingkup kegiatan manajemen perkantoran tidak hanya kegiatan perkantoran, tetapi juga hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan perkantoran tersebut, antara lain : pegawai kantor, biaya perkantoran, prosedur, metode perkantoran, dan lain-lain. </li></ul>
  6. 6. Kegiatan administrasi <ul><li>Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan yang mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila diperlukan. </li></ul><ul><li>Mencatat, yaitu kegiatan yang berhubungan dengan berbagai peralatan tulis yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang mudah dibaca, dikirim, dan disimpan termasuk dengan alat rekam. </li></ul>
  7. 7. Kegiatan administrasi <ul><li>Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud agar mudah digunakan. </li></ul><ul><li>Mengganda, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan. </li></ul><ul><li>Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak lain. </li></ul><ul><li>Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman. </li></ul>
  8. 8. Perkantoran modern <ul><li>Karakteristik kantor modern : </li></ul><ul><ul><li>Punya bangunan dan tata ruang yg baik </li></ul></ul><ul><ul><li>Perlengkapan, alat/perabot yg tepat </li></ul></ul><ul><ul><li>Pegawai yg melaksanakan tugas dgn disiplin, akuntabel </li></ul></ul><ul><ul><li>Bekerja analitis, sistematis, rational, terbuka dan demokratis </li></ul></ul><ul><ul><li>Memiliki sikap, cara berpikir, bertindak sesuai perk. jaman </li></ul></ul><ul><ul><li>Mendaya gunakan biaya & tata laksana yg efektif, efisien, produktif </li></ul></ul><ul><ul><li>Mendasarkan atas sistem informasi (information based organization) </li></ul></ul><ul><ul><li>Computer based </li></ul></ul>
  9. 9. Prinsip kerja efektif Leffingwell <ul><li>Perencanaan : merencanakan secara benar </li></ul><ul><li>Jadwal : pekerjaan harus dijadwalkan dengan baik </li></ul><ul><li>Pelaksanaan : Pekerjaan harus dilaksanakan dgn baik </li></ul><ul><li>Ukuran : harus diukur sesuai kemampuan dan standar </li></ul><ul><li>Imbalan : Imbalan yg sesuai : kondisi kerja, kesehatan, pengembangan diri, gaji. </li></ul>
  10. 10. Prinsip manajemen perkantoran <ul><li>Manajer kantor, seorang eksekutif yang harus membuat rencana, menyusun organisasi, dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan, serta memimpin para pegawai dalam melaksanakan tugas mereka. </li></ul><ul><li>Tata ruang kantor. </li></ul>
  11. 11. Prinsip manajemen perkantoran <ul><li>Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan yang otomatis. </li></ul><ul><li>Bussiness Process Redesign (BPR), sistem dan prosedur kerja harus diupayakan agar lebih efisien sekaligus dilakukan pengukuran dan penyederhanaan kerja. </li></ul><ul><li>Sistem manajemen arsip harus dikembangkan sesuai dengan pengawasan arsip, termasuk menghilangkan metode pengarsipan yang tidak efisien, penetapan jadwal pemusnahan arsip, perbaikan sistem penelusuran arsip, dan perencanaan perbaikan formulir kantor. </li></ul>
  12. 12. Prinsip manajemen perkantoran <ul><li>Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan melalui analisis pekerjaan, program diklat, nasihat kepegawaian, dan panduan perintah. </li></ul><ul><li>Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus dikembangkan dan digunakan. </li></ul><ul><li>Kesadaran kerja, bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor harus dikembangkan. </li></ul>
  13. 13. Pelaksanaan perkantoran modern <ul><li>Menerima informasi </li></ul><ul><li>Merekam informasi </li></ul><ul><li>Mengatur informasi </li></ul><ul><li>Memberi informasi </li></ul><ul><li>Melindungi aset </li></ul>
  14. 14. Efisiensi perkantoran modern <ul><li>5 unsur sumber kerja sehubungan dengan efisiensi di dalam pelaksanaan perkantoran modern, yaitu : </li></ul><ul><li>Pikiran </li></ul><ul><li>Tenaga </li></ul><ul><li>Waktu </li></ul><ul><li>Ruang </li></ul><ul><li>Nilai </li></ul>
  15. 15. Teknologi informasi untuk perkantoran modern <ul><li>Otomasi perkantoran </li></ul><ul><li>Sistem elektronik formal dan informal </li></ul><ul><li>Kantor virtual </li></ul><ul><li>Organisasi virtual </li></ul><ul><li>Aplikasi otomasi perkantoran </li></ul>
  16. 16. Otomasi perkantoran <ul><li>Sejak pertama kali munculnya pengolah kata, teknologi lain diterapkan pada pekerjaan kantor, dan semua itu disebut dengan otomasi perkantoran. </li></ul><ul><li>Otomasi perkantoran meliputi semua sistem elektronik formal maupun informal yang memberikan perhatian pada komunikasi informasi dari dan kepada orang-orang ke dalam dan ke luar perusahaan. </li></ul>
  17. 17. Sistem elektronik formal dan informal <ul><li>Sistem otomasi perkantoran adalah formal sejauh direncanakan dan didokumentasikan secara tertulis. </li></ul><ul><li>Sistem formal diwujudkan pada basis perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasional dalam banyak cara sebagaimana SIM. </li></ul><ul><li>Sistem informal yang tidak direncanakan dan tidak didokumentasikan secara tertulis diwujudkan dalam banyak cara sebagaimana DSS. </li></ul>
  18. 18. Kantor virtual <ul><li>Kemampuan otomasi perkantoran yang menghubungkan orang-orang secara elektronik telah membuka jalan baru bagi pekerjaan kantor, yang menghilangkan kebutuhan melakukan pekerjaan kantor di kantor, sehingga pekerjaan kantor dapat dikerjakan di mana saja pekerja berada. </li></ul>
  19. 19. Pengaruh kantor virtual <ul><li>Keuntungan kantor virtual </li></ul><ul><ul><li>Menekan biaya fasilitas. </li></ul></ul><ul><ul><li>Menekan biaya peralatan. </li></ul></ul><ul><ul><li>Jaringan komunikasi formal. </li></ul></ul><ul><ul><li>Menekan penghentian kerja. </li></ul></ul><ul><ul><li>Kontribusi sosial. </li></ul></ul><ul><li>Keuntungan-keuntungan tersebut adalah keuntungan untuk perusahaan, hanya kontribusi sosial yang merupakan keuntungan bersama dengan pekerja. </li></ul>
  20. 20. <ul><li>Kerugian kantor virtual </li></ul><ul><ul><li>Tidak berperasaan. </li></ul></ul><ul><ul><li>Kekhawatiran kehilangan pekerjaan. </li></ul></ul><ul><ul><li>Semangat rendah. </li></ul></ul><ul><li>Kerugian-kerugian tersebut adalah kerugian untuk pekerja, sedangkan bagi perusahaan tidak begitu berpengaruh. </li></ul>
  21. 21. Strategi kantor virtual <ul><li>Menyediakan sumberdaya komputer. </li></ul><ul><li>Menyediakan akses pada sumber informasi. </li></ul><ul><li>Menyediakan pasokan non komputer. </li></ul><ul><li>Menyusun forwarding panggilan telepon. </li></ul><ul><li>Menggunakan conference call. </li></ul><ul><li>Menjadwalkan pertemuan rutin. </li></ul><ul><li>Mengikuti kerja rutin. </li></ul><ul><li>Kantor virtual membutuhkan kerjasama antara perusahaan dan pekerja. </li></ul>
  22. 22. Organisasi virtual <ul><li>Ide sebuah kantor virtual dapat diperluas dengan menerapkannya pada seluruh perusahaan, itulah yang dinamakan dengan organisasi virtual. </li></ul><ul><li>Dalam organisasi virtual, operasi melalui perusahaan dirancang sedemikian sehingga tidak terikat pada lokasi fisik. </li></ul><ul><li>Dengan demikian akan lebih mudah untuk beberapa operasi dan beberapa perusahaan, dan juga dapat menjadi strategi yang baik bagi berbagai jenis perusahaan untuk diikuti untuk meningkatkan efisiensi secara keseluruhan. </li></ul>
  23. 23. Aplikasi otomasi perkantoran <ul><li>Word processing. </li></ul><ul><li>Electronic mail. </li></ul><ul><li>Voice mail. </li></ul><ul><li>Electronic calendaring. </li></ul><ul><li>Audio conferencing. </li></ul><ul><li>Video conferencing. </li></ul><ul><li>Computer conferencing. </li></ul><ul><li>Facsimile transmision. </li></ul><ul><li>Video text. </li></ul><ul><li>Imaging. </li></ul><ul><li>Desktop publishing. </li></ul>

×