Как реализовать комплексный безбумажных электронный документооборот. Что для этого должна уметь СЭД

1. Юридически Значимый
Электронный
Документооборот –
«внутри и снаружи»
Сергей Курьянов,
Docsvision
03.10.13

2. www.docsvision.com
Слайд: 2
Генезис

3. www.docsvision.com
Слайд: 3

4. www.docsvision.com
Слайд: 4
Давным-давно….
• Алиса и Боб (A & B) – специалисты по шифрованию
придумали инфраструктуру открытых ключей, чтобы
безопасно обмениваться конфиденциальными
сообщениями
• ЭЦП, обладающая свойствами целостности,
неотказуемости и авторства стала побочным продуктом
этих игр

5. www.docsvision.com
Слайд: 5
И началось…
• Появились электронные документы как объекты хранения
и обмена
 Между людьми
 Между организациями
• У ЭЦП появилась задача удостоверения юридической
значимости электронных документов
• Понадобились услуги «третьей доверенной стороны» –
электронного нотариуса – центра сертификации для
подтверждения действительности подписи
• Появились провайдеры юридически значимого обмена
документами
• Началась эпоха безбумажного документооборота

6. www.docsvision.com
Слайд: 6
Какие выгоды она несет?

7. www.docsvision.com
Слайд: 7
Цикл

8. www.docsvision.com
Слайд: 8
ЮЗЭД = оборот документов без бумаг

9. www.docsvision.com
Слайд: 9
Что происходит
внутри?

10. www.docsvision.com
Слайд: 10
Внутри - СЭД
• СЭД – СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
• Вопросы к тем у кого внедрена СЭД:
 Вы регистрируете электронный документ, сканируя подписанный
руководителем?
 Распечатываете зарегистрированный и подписанный электронной
подписью?
 Вы подписываете протокол согласований после согласования документа
в электронном виде?
• Если вы три раза ответили положительно – у вас
электронный но не безбумажный документооборот и к
ЮЗЭДО вы еще не готовы….

11. www.docsvision.com
Слайд: 11
Проблемы перехода на безбумажный ДО
• Легитимность документов при подписании
негарантирована
• Управление доступом к отправляемым и получаемым
документам – нереализовано в личном кабинете у
провайдера
• Архив электронных документов – нерегламентирован

12. www.docsvision.com
Слайд: 12
Легитимность
документов

13. www.docsvision.com
Слайд: 13
Чем можно гарантировать легитимность?
• Подписи при отправке
 Внешние квалифицированные ЭЦП ___________________________
• Согласование и обработка входящих
 Жесткие регламенты маршрутов ______________________________
 Контроль параметров процесса _______________________________
 Внутренняя ЭЦП согласующих лиц _____________________________
 Контекст согласующей подписи ________________________________
• Неизменяемость после согласования, а также входящих
 Управление доступом в различных состояниях документов ________
 Структуризация документа (парадокс регистратора) ______________
Красным – требуются внутренние положения и регламенты
понятно как
есть нюансы
надо разобраться

14. www.docsvision.com
Слайд: 14
Внешние и внутренние ЭЦП
• Внешняя юридическая
значимость
(квалифицированная)
 Руководитель по Уставу
 Главный бухгалтер
 Обладатели
доверенностей
• Внутренняя
легитимность (простая
или усиленная)
 Резолюции
 Согласующие лица
 Авторы
 Исполнители

15. www.docsvision.com
Слайд: 15
Контекст согласующей подписи
• Подписи на одном из файлов документа, например на
смете или ТЗ соответствующих специалистов и
руководителей
• Подписи действий
 Согласовано
 Ознакомлен
 Зарегистрировано
• Подписи отдельных реквизитов
 Регистрационные реквизиты
 Архивные реквизиты
 Нормоконтроль

16. www.docsvision.com
Слайд: 16
Управление доступом в различных
состояниях документа
• Контекстно-ролевая модель управления
доступом
 Роль пользователя по отношению к данному документу (автор,
согласующий, утверждающий, регистратор)
 Состояние документа (черновик, на рассмотрении, на
согласовании, на утверждении, утвержден, зарегистрирован)
 Набор прав на чтение и изменение по отношению к файлам и
реквизитам документа для каждого пользователя

17. www.docsvision.com
Слайд: 17
Роль
Статус
Права на элементы
структуры документа
Пользователь
Документ

18. www.docsvision.com
Слайд: 18
Структуризация документа
• Необходима для:
 Управления доступом в процессах
 Юридической значимости документа как информационной СТРУКТУРЫ
 Дальнейшего движения документа до архива без потери юридической
значимости

19. www.docsvision.com
Слайд: 19
Парадокс регистратора
Согласовали Подписал
Изменения
невозможны
Изменения
невозможны
Изменил
Проставил №,
дату, № дела
Проставил №,
дату, № дела

20. www.docsvision.com
Слайд: 20
Только структуризация и ЭЦП!
Процесс
Документ

21. www.docsvision.com
Слайд: 21
Обмен структурированным
документом
• Исходящий
 Создание
 Согласование
 Утверждение
 Регистрация
 Выгрузка в контейнер
 Загрузка контейнера
 Подписание
контейнера
 Передача
• Входящий
 Загрузка контейнера
 Подписание
контейнера
 Передача
 Получение контейнера
 Обработка
 Пополнение
контейнера
 Хранение в архиве
Основа – стандарты класса CMS (Cryptographic Message Syntax)

22. www.docsvision.com
Слайд: 22
Управление доступом
в процессе обмена

23. www.docsvision.com
Слайд: 23
Как это выгляди сейчас
• Обмен производится одной группой документов
(например счета-фактуры)
• Доступ дается к личному кабинету в целом
• Разграничения по видам документов нет
• А надо ли его делать?
Личный кабинет
провайдера
Бухгалтер

24. www.docsvision.com
Слайд: 24
Как это должно выглядеть
Администратор ПользователиПолитики
доступа
Документы
по видам
Личный кабинет
провайдера

25. www.docsvision.com
Слайд: 25
Преимущества
• Не надо управлять двумя наборами политик доступа по
отношению к двум разным системам
• В СЭД как правило политики доступа уже
сформулированы

26. www.docsvision.com
Слайд: 26
Электронный архив
ЭЛЕКТРОННЫХ
документов

27. www.docsvision.com
Слайд: 27
Архив электронных документов
• Как хранить документы без бумаг?
• Законодательство по архивам касается в целом только
бумажных документов
 Однако в законе № 63 указано что в случае наличия квалифицированной
ЭЦП электронный документ равнозначен бумажному оригиналу кроме
оговоренных в законе видов документов
• Прецеденты
 Платежные документы в банках
 Счета-фактуры при внешнем юридически-значимом хранении
• Необходима единая номенклатура дел для электронных и
бумажных документов
• Необходимо управление жизненным циклом документа
поддержка основных концепций Record Management

28. www.docsvision.com
Слайд: 28
Требования к СЭД для
реализации безбумажного
ЮЗЭДО

29. www.docsvision.com
Слайд: 29
Обеспечение легитимности документа
• Наличие контекстно – ролевой модели управления
доступом
• Наличие машины состояний документа
• Наличие развитого workflow для поддержки электронных
регламентов

30. www.docsvision.com
Слайд: 30
Обеспечение ЭЦП
• Поддержка всех видов ЭЦП по ФЗ №63
• Подпись документа
• Подпись файла
• Подпись набора реквизитов
• Подпись действия

31. www.docsvision.com
Слайд: 31
Обеспечение обмена
структурированными документами
• Интеграция с EDI системами провайдеров обмена
документами
• Экспорт/импорт структурированных документов в
формате XML, включая
 Электронную подпись по каждому из элементов структуры
 Выборку содержимого контейнера для передачи
 Согласование со стандартами CMS
o Согласование структур по XSLT
o Расширение бизнес-логики скриптами
• Расширение контейнера входящего документа новыми
реквизитами в процессе его обработки
• Автоматизация всего жизненного цикла ЭД включая
списание в архив и хранение

32. www.docsvision.com
Слайд: 32
Все это реализовано
только в Docsvision 5
(примеры)

33. www.docsvision.com
Слайд: 33
Конструктор бизнес-процессов

34. www.docsvision.com
Слайд: 34
Ролевая модель

35. www.docsvision.com
Слайд: 35
Машина состояний документа

36. www.docsvision.com
Слайд: 36

37. www.docsvision.com
Слайд: 37

38. www.docsvision.com
Слайд: 38

39. www.docsvision.com
Слайд: 39
Подпись документа
• Документ
 Файл документа
 Набор данных карточки
• Настройка в Справочнике видов карточек

40. www.docsvision.com
Слайд: 40

41. www.docsvision.com
Слайд: 41
Подпись с контекстной меткой
• При выполнении настроенных действий:
 Согласование – «Согласовано»
 Утверждение – «Утверждено»
 Подписание – «Подписано»
• Настраиваемая метка
• Произвольная метка

42. www.docsvision.com
Слайд: 42
Переход предприятия
к единому ЮЗЭДО

43. www.docsvision.com
Слайд: 43
Выгоды

44. www.docsvision.com
Слайд: 44
Тактика
• Этап за этапом по видам документов
 Одновременно входящий и исходящий с каждым контрагентом
• «Изнутри – наружу»
 Внутренние регламенты, гарантирующие легитимность документа «на
подпись»
 Интеграция с провайдером обмена документами
 Целесообразно начинать с собственных филиалов
• Конкурентоспособность – на первом плане
 Работа с заказчиками
o Документы по включению нового заказчика
o Документы по обработке запросов заказчиков
o Документы мониторинга состояния поставок
 Работа с поставщиками
• Снижение затрат – также важно
 Массовые документы (не только счета фактуры)

45. Спасибо за внимание!
«ДоксВижн»
199155, Санкт-Петербург,
наб. р. Смоленки, д. 33
+7 (812) 335-35-15
+7 (812) 335-35-32
www.docsvision.com