2. 1. Внешние и внутренние документы.
2. Разнообразие (зарубежные и международные стандарты,
рекомендации, руководства, справочники; национальные стандарты
других стран, в том числе российские; отраслевые стандарты;
стандарты предприятия; технические условия (внешние и внутренние);
дополнительная или сопутствующая литература; связанные со
стандартами - лицензии, сертификаты, разрешения и пр.)
3. Частота изменений — от нескольких раз в месяц до 1 раза в
несколько лет.
4. Многообразие источников — до нескольких сотен разработчиков.
5. Значимость документа — постоянно применяемых, периодически,
единожды под заказ.
6. Сложность понимания и применения.
7. Связь с другими документами — один НД ссылается на несколько
других НД; изменение одного документа приводит к изменениям в
одном или нескольких документах.
Характеристика используемых документов
3. Тенденции по работе с НД
1. Количество используемых в работе компании НД растет каждый год
(развитие бизнеса, вступление в ВТО).
2. Увеличивается частота выхода новых версий НД и количество
выпускаемых стандартов.
3. Увеличивается объем работ по:
- сопровождению базы внешних НД (учет НД и их
использования, актуализация);
- внесения изменений во внутренние НД (по факту внесения
изменений, отмене или замене на новую версию внешних НД);
- уменьшается время на освоение и внедрение НД.
4. Работа по старинке
1. Основная масса НД (особенно внешних) — в бумаге.
2. Работа построена по принципу библиотеки — почитать в читальном
зале или взять экземпляр на время.
3. Иногда — общая сетевая папка со скан-копиями. Кто имеет доступ -
тот имеет, остальные см. пп.1 и 2.
4. Хождение копий разной актуальности и полноты.
5. Нарушение лицензионных требований SDO.
6. Проверяем на актуальность - постоянно несколько НД, остальные —
по мере надобности.
7. Часто изменения приходят с большим опозданием.
5. Предлагаем новый системный подход
I. Информационная система как основа для организации работы
компании с фондом НД и автоматизации соответствующих процессов.
II. Работа с сетевыми лицензиям на НД — легитимно, быстро, удобно.
6. Информационная система КБНТИ
Централизованная многофункциональная система для работы в сетевом
многопользовательском режиме, размещаемая внутри корпоративной сети компании
(корпорации) и организующая работу с фондом НД и сопутствующими (связанными с
НД) документами.
Основные параметры систетемы:
- учет всего фонда НД;
- широкие возможности по структуризации, каталогизации, аннотации и
атрибутированию;
- автоматизация процесса актуализации внешних НД силами НОРМДОКС (включая
полные тексты), внутренних НД — силами клиента;
- гибкое распределение прав доступа к документам и возможностям по работе с ними
в соответствии с лицензионными условиями SDO, а также политикой самой компании;
- учет печатных и электронных копий документов;
- система извещений и оповещений по всем изменениям НД;
- различные инструменты поиска, в т.ч. сквозных (атрибутивных, контекстных и
полнотекстовых);
- автоматизация процессов создания и согласования внутренних НД;
- отслеживание процессов внесения изменений в НД по причине изменения или
отмене/заменен внешних НД;
- обширное количество отчетов по работе с НД;
- работа через веб (браузер).
30. Информационная система КБНТИ
Какие вопросы закрываются:
1. Создание единого инструмента по работе со всеми видами НД и
связанными с ними документами.
2. Передача неключевых процессов по поддержке базы внешних НД
на аутсорсинг.
3. Организация инструмента по совместной работе как с внешними
НД, так и внутренними.
4. Полнота и актуальность используемых данных.
5. Возможность проведения учета имеющихся документов и анализа
использования документов по предприятиям.
6. Соблюдение лицензионных политик SDO.
7. Предоставление новых инструментов по работе с документами
(сквозные полнотекстовые поиски, срезы и выборки по различным
критериям, динамически создаваемые структуры и пр.)
31. Использование системы
Крупные предприятия или концерны с большим
разнообразием применяемых НД и большим количеством
потребителей НД.
В случаях:
Оптимизации работы и сокращения издержек на
формирование и обслуживание базы НД.
