Особенности внедрения СЭД в компаниях финансового сектора

Docsvision 5
Система управления документами
и бизнес-процессами

Финансовые и банковские
организации

О компании
«ДоксВижн»

www.docsvision.com Слайд: 2

О компании «ДоксВижн»

• Разработчик платформы управления документами и
бизнес-процессами Docsvision
• На рынке с 2005 года (разработке более 10 лет)
• Продажи и внедрения – через сеть партнеров
• Сотрудники – признанные эксперты в области СЭД
• Курирование ключевых проектов разработчиком
• Более 80 партнеров в России и ближнем зарубежье
• Более 1000 внедрений
• Более 500 000 пользователей


Сектор «Финансы, банки, страхование»
• Лидер российского рынка СЭД/ECM-продуктов в секторе «Финансы,
банки, страхование», Более 80 внедрений в отрасли


Место отрасли во внедрениях
Docsvision


Банки – это отдельный
рынок и отдельный
класс информационных
систем


….мы понимаем…


Требования отрасли к СЭД

• Наличие двух классов документооборота:
 Общий документооборот (корреспонденция, ОРД, контроль исполнения…) –
практически как у всех, общие задачи менеджмента (совещания, ведение
хоз.договоров, создание новых продуктов, маркетинг…)
 Транзакционный документооборот – большие объемы, жесткие требования по
производительности, практически «реальное время».
• Очень сильная зарегулированность отрасли государством
 Обязательные регламенты отчетности
 Обязательные формы
 Требования по хранению электронных документов (Record Managenent)
• Интенсивный поток документов (в розничных банках), очень большие
бумажные архивы
• Повышенные требования к информационной безопасности
• Мобильность топ-менеджмента и закрытость банковских сетей от
интернет
• Масштабируемость
• Надежность – особенно важна в транзакционном документообороте


Docsvision и задачи
управления в
финансовой отрасли


Использование Docsvision в
финансовых организациях
• Автоматизация задач управления документами и бизнес-процессами:
 Общая управленческая деятельность
 Функциональные задачи подразделений
 Операционные процессы деятельности
• Примеры задач:
 Делопроизводство (документационное обеспечения управления)
 Договорной документооборот от подготовки до исполнения
 Архив первичных документов по хозяйственной деятельности
 Документооборот, сопровождающий разработку новой продукции
 Внутренние вспомогательные процессы (командировки, заявки в службы, и пр.)
 Управление поручениями в рамках текущей и проектной деятельности
• Транзакционные задачи
 Кредитный документооборот, открытие и обслуживание счетов
 Документы операционного дня
 Документы валютного контроля
 ……


Ключевые преимущества

• Крупнейшие референтные проекты в банках – Сбербанк РФ, ВТБ-24
• Хорошо проработанная функциональность в решении управленческих
задач
 Управление документами, согласование, многоуровневые резолюции, контроль
исполнения и отчетность
• Высокая гибкость без программирования
 Настройка регламентов работы «по фигуре» организации, worflow
 Настройка форм карточек
 Интеграция в информационную систему (1С, SharePoint) на уровне бизнес-процессов
• API и база данных, обеспечивающие высокую производительность
• Безопасность
 Управление доступом по трем различным моделям
 Сертификат ФСТЭК
• Это сочетание делает Docsvision уникальным решением для банков,
страховых компаний и финансовых организаций


Внедрение в Сбербанке
• Платформа Docsvision + решение СЭОДО (Digital Design)
• Общий документооборот:
 Регистрация
 Рассмотрение
 Исполнение
 Подготовка и согласование проектов и пр.
• Внедрено в 14 территориальных банках СБ РФ (от 1000 до
5000 пользователей в каждом)
• Общее количество пользователей – 40 000
• Более 200 пользователей работают на планшетах iPad

Данные на октябрь 2012


Решения для
финансовой отрасли


Общий
документооборот,
общий менеджмент


Готовые решения Docsvision

• «Управление документами»
• «Административное делопроизводство» (Digital Design)
• «Архивный документооборот» (Digital Design)
• «Управление совещаниями»


«Управление
документами» – простая
автоматизация управления
документами и задачами


«Управление документами»
• Массовое приложение – для всех сотрудников, работающих с
электронными документами
• Фокус – на удобство повседневной работы сотрудников
• Основа для специализированных решений
• Основные функции электронного документооборота:
 Ручной и автоматизированный ввод документов
 Надежное хранение и удобная классификация
 Гибкое разграничение прав доступа
 Изменение документов, сохранение версий и комментариев
 Поиск по штрих-коду, атрибутам и тексту документов
 Согласование, подписание, утверждение, ознакомление
 Наложение электронной подписи на документ, атрибуты и действия
 Работа с заданиями: их создание, исполнение, контроль


Основные элементы приложения
«Управление документами»
• Типовая структура папок хранения по видам документов и
функциональным структурам предприятия
 Для папок настроены соответствующие табличные представления
 Для поиска документов настроены поисковые запросы
• Настроены основные виды документов
 Корреспонденция внутренняя и внешняя
 Организационно-распорядительные
 Договорные
 Произвольные
• Настроены жизненные циклы документов
• Типовое рабочее место пользователя
 Папки с заданиями сотрудника (как исполнитель, автор, контролер, заместитель)
 Папки с документами сотрудника (с которыми он работает)


Виды документов

Настроены основные виды
документов, формы карточек,
и состояния жизненного
цикла


Интерфейс приложения


Работа с заданиями

Создать задание


Работа с заданиями

Отправить задание
исполнителю


Отчеты по выполнению заданий


Административное
делопроизводство –
мощный инструмент для
крупного холдинга


DocsVision «Административное
делопроизводство»
• Решение для органов государственного управления и крупных
компаний
• Обобщение опыта частных решений
 Министерство Экономического Развития и Торговли
 Министерство Промышленности и Энергетики
 Министерство Регионального Развития
 Верховный Арбитражный Суд
 Агентство по Ипотечному Жилищному Кредитованию
 Гипротрубопровод (Транснефть)
• Основано на «Типовой инструкции по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной власти», соответствует
положениям стандарта ISO 15489 «Информация и документация -
Управление документами»

Организация исполнения по
документам


Делопроизводство
(канцелярия)

• Регистрация документов

• Сканирование и распознавание документов

• Поиск по реквизитам РК и тексту документа

• Шаблоны документов и РК

• Различные виды документов, включая обращения
граждан


Регистрационная карточка
документа


Движение документов

• Подготовка, согласование и утверждение
проектов документов
• Электронно-цифровая подпись проектов
документов
• Шаблоны маршрутов согласования
• Доведение документов и резолюций до
исполнителя
• Отслеживание движения документа на всех
этапах его жизненного цикла
• Удобные отчёты по движению документов

Исполнение и контроль

• Расписание и исполнение резолюций
• Электронное согласование проектов
резолюций
• Электронно-цифровая подпись резолюций
• Специализированные средства контроля по
исполнению поручений и резолюций
• Контроль разного уровня
• Отчёты по контролю исполнения

Дерево резолюций


Архивное
делопроизводство


Задачи архивного делопроизводства

• Формирование и ведение номенклатуры дел
• Формирование дел
• Оформление дел
• Формирование сдаточных описей
• Выделение документов текущего хранения к
уничтожению


Архитектура

Приложение «Архивное Приложение «Управление
делопроизводство»
документами»
• Номенклатура дел
• Описи
• Акты об уничтожении • Используется единое
• Хранение информации о хранилище данных и
состоянии документа в
архиве справочники
• Списание документов в • Взаимодействие с
дела любыми приложениями, в
• Управление доступом к том числе
архиву на основе ролей
установленными позднее


Интерфейс


Управление
совещаниями


Назначение

• Готовый регламент организации совещаний
• Оптимизация всех процессов, связанных с
подготовкой и проведением совещаний
• Контроль исполнения решений совещания
• Механизм оценки эффективности совещаний
• Приложение полностью реализовано на
Конструкторе приложений версии 5


Функциональность

• Подготовка и отражение результатов совещаний
• Согласование результатов совещаний и доведение их до
сведения участников и заинтересованных лиц
• АвтоФормирование заданий для исполнителей
• Контроль за исполнением решений
• Предоставление средств оценки эффективности
совещаний и исполнения решений
• Формирование базы знаний по проведенным
совещаниям


Подготовка
Совещания

Подготовка
Совещания
Разослать
уведомления и
повестку Тема, время и
место совещания

Повестка и докладчики

Прочие
участники

Карточка Обращение

Повестка совещания генерируется
по шаблону

Отчеты

• Руководителям доступны следующие виды отчетов:
 Статистика по проведенным совещаниям

 Отчеты по исполнительской дисциплинеОтчет о
посещаемости совещаний

 Отчет по отклонению фактической длительности
совещаний от запланированной.


Адаптивность
Docsvision


Список конструкторов
• Конструктор папок
• Справочник ссылок
• Справочник категорий
• Конструктор представлений
• Конструктор поисковых запросов
• Средства конструирования карточек:
 Справочник видов карточек
 Конструктор разметок
 Конструктор состояний
 Конструктор ролей
 Конструктор скриптов
• Конструктор правил нумерации
• Конструктор справочников
• Конструктор бизнес-процессов

Конструктор разметок

Добавление
Дерево
новых полей
дизайнов

Область
конструирования

Структура
Список текущей
разметок разметки


Конструктор правил нумерации
• Правила выдачи номеров для разных видов и групп
 Порядковый номер
 Префиксы и суффиксы

• Задание условий для
правил нумерации
• Диапазоны номеров
для сотрудников
• Автоматические
обновление


Конструктор бизнес-процессов

• Простая автоматизация часто выполняемых
бизнес-процессов компании
• Реализация при помощи
встроенных средств
Docsvision:
 карточки бизнес-процесса
с набором основных
функций


Транзакционный
документооборот


Структура Docsvision

• Платформа
Дополнительные
приложения
Основа для создания и работы
решений

Приложение
• Приложения
Дополнительные «Управление документами» Дополнительные Готовые решения для типовых
конструкторы модули внедрений
Базовые конструкторы

Базовые объекты
• Конструкторы
Средства быстрой разработки и
Процессор Workflow модификации решений
API & SDK • Дополнительные модули
Ядро
Средства расширения технических
Платформа Docsvision 5 возможностей


Доказанная производительность и
надежность
• Тестирование в технологическом центре Microsoft
11.06.2012
• Решения компания Syntellect «Электронный архива и
Система управления архивом бумажных документов» на
платформе DocsVision для банка ВТБ-24
• Нагрузка:
 200 млн. документов (9,3 Тб)
 Одновременная работа 5000 пользователей
• Аппаратная инфраструктура
 Сервер 4 процессора 64 ядра Dell PowerEdge R815
 Транзакционные данные Dell EqualLogic PS6010XV
 Файлы сканов Dell EqualLogic PS4000E


• Результаты:
 Скорость выполнения по всем операциям оказалась в рамках
нормативов, а средняя загрузка аппаратных мощностей в среднем
составляла 5%.
 Проведенное нагрузочное тестирование полностью подтвердило
возможность построения эффективных и производительных ECM-
решений на базе DocsVision и Microsoft SQL Server 2008 R2 для компаний,
сопоставимых по масштабу с банком ВТБ24.


Управление хранением электронных
• Требования регулятора
• Стандарты
• Собственные регламенты банка
• Инструменты Docsvision
 Контекстно-ролевая безопасность
 Машина состояний


Конструктор состояний
Настройка жизненного цикла документов и заданий
Жизненный
Состояния цикл

Переходы

Разрешенные
операции


Конструктор ролевой модели

Настройка прав
в зависимости от
роли пользователя и
состояния документа


Прототипирование и реализация

• Разработка транзакционного документооборота:
 Прототипирование конструкторами на базовых объектах
 Уточнение бизнес-требований
o Бизнес-логика
o Интерфейс
o Ролевая модель
o Машина состояний
 Кодирование через API по согласованному прототипу


Интернет-доступ и
мобильные клиенты


Клиент для SharePoint


Клиент для Outlook


Встраивание папок Docsvision
в окно просмотра папок Outlook


Безопасный доступ с планшета в сеть
банка


Клиент для планшета


Клиент для смартфона (Informer)


Безопасность


Безопасность
• Интеграция с системой безопасности Windows
• Дискреционная безопасность
 Прямое назначение прав пользователям доступа к объекту (списки)
• Мандатная безопасность
 На основе уровней доступа объектов и уровней допуска пользователей
• Контекстно-ролевая безопасность
 Конструктор ролевой модели
• Электронная подпись по ФЗ-63 (простая, усиленная,
квалифицированная)
 Использование внешних СКЗИ (в т.ч. сертифицированных) через Microsoft
CryptoAPI
• Соответствует требованиям ФСТЭК по защите от НСД по 5-му классу
защищенности
• Может использоваться в АС до класса 1Г включительно и ИСПДн до
класса К2 включительно

Пример внедрения
Docsvision в крупном
розничном банке


Особенности внедрения СЭД в компаниях финансового сектора

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Viewers also liked

Viewers also liked (18)

Similar to Особенности внедрения СЭД в компаниях финансового сектора

Similar to Особенности внедрения СЭД в компаниях финансового сектора (20)

More from Docsvision

More from Docsvision (20)

Особенности внедрения СЭД в компаниях финансового сектора