Docsvision для нефтегазового комплекса

Docsvision 5
Система управления документами
и бизнес-процессами

Нефтегазовая и химическая
промышленность

О компании
«ДоксВижн»

www.docsvision.com Слайд: 2

О компании «ДоксВижн»

• Разработчик платформы управления документами и
бизнес-процессами Docsvision
• На рынке с 2005 года (разработке более 10 лет)
• Продажи и внедрения – через сеть партнеров
• Сотрудники – признанные эксперты в области СЭД
• Курирование ключевых проектов разработчиком
• Более 80 партнеров в России и ближнем зарубежье
• Более 1000 внедрений
• Более 500 000 пользователей


Нефтегазовый сектор

• Один из лидеров российского рынка СЭД/ECM-продуктов
в нефтегазовом секторе
• Более 60 внедрений в отрасли


Место нефтехимии во внедрениях
Docsvision


Требования отрасли к СЭД

• Большой масштаб предприятий
 Высокие требования к системе поиска документов
 Интеграция с Active Directory (службой каталогов)
 Прозрачность процессов для управления
• Распределенная структура
 Дочерние компании, удаленные производства, централизованный документооборот
• Сложные производственные процессы
 Жесткая управляемость обработки документов и исполнения решений
 Большое количество пользователей из подразделений основного производства –
интеграция в привычное ПО (Microsoft Outlook)
• Масштабы контрактов
 Регламентация и автоматизация договорной деятельности, претензионно-исковой
работы
• Мобильность топ-менеджмента
• Масштабируемость
• Надежность
• Безопасность


Docsvision и задачи
управления
нефтегазовой и
химической отрасли


Назначение Docsvision
• Автоматизация задач управления документами и бизнес-процессами:
 Общая управленческая деятельность
 Функциональные задачи подразделений
 Операционные процессы деятельности
• Примеры задач:
 Делопроизводство (документационное обеспечения управления)
 Договорной документооборот от подготовки до исполнения
 Архив первичных документов по хозяйственной деятельности
 Документооборот, сопровождающий разработку новой продукции
 Процессы обслуживания запросов клиентов на продукцию и услуги
 Внутренние вспомогательные процессы (командировки, заявки в службы, и пр.)
 Управление поручениями в рамках текущей и проектной деятельности
• Для предприятий и организаций различных размеров
и видов деятельности


Ключевое преимущество для отрасли

• Хорошо проработанная функциональность в решении
управленческих задач
 Управление документами
 Согласование
 Многоуровневые резолюции, контроль исполнения и отчетность
 Управление доступом по трем различным моделям
• Высокая гибкость без программирования
 Настройка регламентов работы «по фигуре» организации
 Настройка форм карточек
 Интеграция в информационную систему (1С, SharePoint) на уровне
бизнес-процессов
• Это сочетание делает Docsvision уникальным решением
для отрасли

Готовые решения для
нефтегазовой
отрасли


Готовые решения Docsvision

• «Управление документами»
• «Административное делопроизводство» (Digital Design)
• «Управление совещаниями»


«Управление
документами» – простая
автоматизация для
дочернего предприятия


«Управление документами»
• Массовое приложение – для всех сотрудников, работающих с
электронными документами
• Фокус – на удобство повседневной работы сотрудников
• Основа для специализированных решений
• Основные функции электронного документооборота:
 Ручной и автоматизированный ввод документов
 Надежное хранение и удобная классификация
 Гибкое разграничение прав доступа
 Изменение документов, сохранение версий и комментариев
 Поиск по штрих-коду, атрибутам и тексту документов
 Согласование, подписание, утверждение, ознакомление
 Наложение электронной подписи на документ, атрибуты и действия
 Работа с заданиями: их создание, исполнение, контроль


Основные элементы приложения
«Управление документами»
• Типовая структура папок хранения по видам документов и
функциональным структурам предприятия
 Для папок настроены соответствующие табличные представления
 Для поиска документов настроены поисковые запросы
• Настроены основные виды документов
 Корреспонденция внутренняя и внешняя
 Организационно-распорядительные
 Договорные
 Произвольные
• Настроены жизненные циклы документов
• Типовое рабочее место пользователя
 Папки с заданиями сотрудника (как исполнитель, автор, контролер, заместитель)
 Папки с документами сотрудника (с которыми он работает)


Виды документов

Настроены основные виды
документов, формы карточек,
и состояния жизненного
цикла


Интерфейс приложения


Работа с заданиями

Создать задание



Отправить задание
исполнителю


Исполнитель
получает задание

Документ приложен
к заданию

Действия исполнителя с заданием:
• Взять в работу
• Делегировать
• Выдать подчиненное задание
• Завершить
• Вернуть автору
• Установить напоминание о задании


Отчеты по выполнению заданий


Возможности поиска


Разнообразные возможности поиска


Административное
делопроизводство –
мощный инструмент для
крупного холдинга


DocsVision «Административное
делопроизводство»
• Решение для органов государственного управления и крупных
компаний
• Обобщение опыта частных решений
 Министерство Экономического Развития и Торговли
 Министерство Промышленности и Энергетики
 Министерство Регионального Развития
 Верховный Арбитражный Суд
 Агентство по Ипотечному Жилищному Кредитованию
 Гипротрубопровод (Транснефть)
• Основано на «Типовой инструкции по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной власти», соответствует
положениям стандарта ISO 15489 «Информация и документация -
Управление документами»

Организация исполнения по
документам


Делопроизводство
(канцелярия)

• Регистрация документов

• Сканирование и распознавание документов

• Поиск по реквизитам РК и тексту документа

• Шаблоны документов и РК

• Различные виды документов, включая обращения
граждан


Регистрационная карточка
документа


Движение документов

• Подготовка, согласование и утверждение
проектов документов
• Электронно-цифровая подпись проектов
документов
• Шаблоны маршрутов согласования
• Доведение документов и резолюций до
исполнителя
• Отслеживание движения документа на всех
этапах его жизненного цикла
• Удобные отчёты по движению документов

Исполнение и контроль

• Расписание и исполнение резолюций
• Электронное согласование проектов
резолюций
• Электронно-цифровая подпись резолюций
• Специализированные средства контроля по
исполнению поручений и резолюций
• Контроль разного уровня
• Отчёты по контролю исполнения

Дерево резолюций


Управление
совещаниями


Назначение

• Автоматизация процессов подготовки совещаний,
протоколирования, исполнения и контроля исполнения
принятых решений.
• Повышение уровня исполнительской дисциплины -
контроль исполнения поручений по решениям
совещаний.
• Предоставление средств для оценки эффективности
совещаний.


Ценности

• Готовый регламент организации совещаний
• Оптимизация всех процессов, связанных с
подготовкой и проведением совещаний
• Контроль исполнения решений совещания
• Механизм оценки эффективности совещаний
• Приложение полностью реализовано на
Конструкторе приложений версии 5


Функциональность

• Подготовка и отражение результатов совещаний
• Согласование результатов совещаний и доведение их до
сведения участников и заинтересованных лиц
• АвтоФормирование заданий для исполнителей
• Контроль за исполнением решений
• Предоставление средств оценки эффективности
совещаний и исполнения решений
• Формирование базы знаний по проведенным
совещаниям


Подготовка
Совещания

Подготовка
Совещания

Подсказка следующего
действия
Указать тему, время и
место совещания
Заполнить повестку и
Назначить: докладчиков
всем участникам будут разосланы
уведомления и повестка

Указать прочих участников

Формирован
ие вопроса
повестки

Докладчик может прикрепить
материалы к совещанию

Карточка Обращение

Повестка совещания генерируется
по шаблону

Карточка Обращение

Согласование протокола
производится в стандартной
карточке документа

Отчеты

• Руководителям доступны следующие виды отчетов:
 Статистика по проведенным совещаниям

 Отчеты по исполнительской дисциплинеОтчет о
посещаемости совещаний

 Отчет по отклонению фактической длительности
совещаний от запланированной.


Адаптивность
Docsvision


Конструкторы
• Ключевая концепция Docsvision 5, обеспечение универсальности и
адаптивности
• Ответ на требования заказчиков: быстрые, экономичные, и легко
модифицируемые решения
• Конструктор: набор базовых объектов + средства настройки
• Изменение процесса создания решения: быстрое прототипирование
• Изменение команды: предметный специалист вместо программиста
• Сокращение времени и стоимости создания решения
• Базовые объекты:
• Документы, Задания, Бизнес-процессы
• Папки, Представления, Поисковые запросы
• Справочники, Отчёты


Список конструкторов
• Конструктор папок
• Справочник ссылок
• Справочник категорий
• Конструктор представлений
• Конструктор поисковых запросов
• Средства конструирования карточек:
 Справочник видов карточек
 Конструктор разметок
 Конструктор состояний
 Конструктор ролей
 Конструктор скриптов
• Конструктор правил нумерации
• Конструктор справочников
• Конструктор бизнес-процессов

Конструктор разметок

Добавление
Дерево
новых полей
дизайнов

Область
конструирования

Структура
Список текущей
разметок разметки


Конструктор состояний
Настройка жизненного цикла документов и заданий
Жизненный
Состояния цикл

Переходы

Разрешенные
операции


Конструктор ролевой модели

Настройка прав
в зависимости от
роли пользователя и
состояния документа


Конструктор правил нумерации
• Правила выдачи номеров для разных видов и групп
документов
 Порядковый номер
 Префиксы и суффиксы

• Задание условий для
правил нумерации
• Диапазоны номеров
для сотрудников
• Автоматические
обновление


Конструктор бизнес-процессов

• Простая автоматизация часто выполняемых
бизнес-процессов компании
• Реализация при помощи
встроенных средств
Docsvision:
 карточки бизнес-процесса
с набором основных
функций


Интернет-доступ и
мобильные клиенты


Клиент для SharePoint


Клиент для Outlook


Встраивание папок Docsvision
в окно просмотра папок Outlook


Клиент для Windows 8


Клиент для планшета


Клиент для смартфона (Informer)


Преимущества


Масштабирование
• Диапазон внедрений – от небольших локальных подразделений до
крупных распределенных холдингов и федеральных структур
• Нагрузочные испытания подтвердили работоспособность при
нагрузках:
 Пользователей – тысячи
 Документов в день – десятки тысяч
 Документов всего – сотни миллионов
 Объем базы данных – десятки терабайт
• Масштабирование в пределах одного сервера:
 Использование многопроцессорных конфигураций и 64-битного режима
 Кластеризация всех серверных компонент
• Распределенные решения, обе стратегии:
 Централизованная архитектура и удаленный доступ клиентов (веб, терминальный)
 Межсерверное взаимодействие (синхронизация справочников, документов,
обмен заданиями, распределенные бизнес-процессы)

Безопасность
• Интеграция с системой безопасности Windows
• Дискреционная безопасность
 Прямое назначение прав пользователям доступа к объекту (списки)
• Мандатная безопасность
 На основе уровней доступа объектов и уровней допуска пользователей
• Настраиваемый механизм контекстно-ролевой безопасности
• Электронная подпись по ФЗ-63 (простая, усиленная,
квалифицированная)
 Использование внешних СКЗИ (в т.ч. сертифицированных) через Microsoft
CryptoAPI
• Соответствует требованиям ФСТЭК по защите от НСД по 5-му классу
защищенности
• Может использоваться в АС до класса 1Г включительно и ИСПДн до
класса К2 включительно

Почему Docsvision?
1. Функциональность:
 Готовые решения задач СЭД для среднего бизнеса
 Мощная платформа для создания корпоративных СЭД/ECM-систем
2. Гарантированное качество:
 Входит в группу лидеров российского рынка СЭД/ECM
 Промышленный процесс разработки
 Соответствие стандартам отрасли
3. Простота выбора, внедрения, и сопровождения:
 Полнофункциональные ознакомительные версии
 Широкая сеть квалифицированных партнеров по внедрению в любом регионе
России, СНГ и Балтии
4. Инновационность:
 Клиенты для мобильных устройств
 Доступность как облачный сервис
 Новейшие технологии инфоормационных систем

Почему Docsvision?

5. Видимые результаты в сжатые сроки:
 Внедрение за 1-4 месяца
 Готовые решения для стандартных задач (СМК, OHSAS)
 Возможность автоматизации бизнес-процессов без программирования
6. Информационная безопасность:
 Сертификат ФСТЭК – готовность к аттестации ИСПДн в соответствии
с условиями 152-ФЗ
 Мощная система защиты конфиденциальных документов
7. Высокое качество сервиса:
 Проактивная техническая поддержка со стороны вендора
 Совместная работа вендора и партнера на всех этапах внедрения


Нефтегазовый сектор

• Один из лидеров российского рынка СЭД/ECM-продуктов
в нефтегазовом секторе
• Более 60 внедрений в отрасли


Пример внедрения
Docsvision в госсекторе


Docsvision для нефтегазового комплекса

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Viewers also liked

Viewers also liked (6)

Similar to Docsvision для нефтегазового комплекса

Similar to Docsvision для нефтегазового комплекса (20)

More from Docsvision

More from Docsvision (20)

Docsvision для нефтегазового комплекса