1. Документооборот
и бизнес-процессы:
Как навести порядок
в бизнесе
Часть 1

2. Документооборот
Статистика:
30% времени тратится на согласование и поиски
информации и документов.
6% документов теряются без возможности их
дальнейшего восстановления.
Подавляющее большинство внутренних документов
организаций копируется в среднем до 20 раз.
Внедрение СЭД на 20-25% повышает
производительность труда сотрудников организации.
Стоимость архивного хранения бумажных документов
на 80% выше в сравнении с электронными.

3. Документооборот
 20 копий документа
 2 минуты - на 1 копию договора из 3-х листов
 40 руб. - стоимость минуты времени сотрудника
(при средней зарплате в 20.000 руб).
40 руб*2 мин = 80 руб. * 20 копий = 1.600 руб. на 1 документ
10 документов = 16.000 руб.
100 документов = 160.000 руб.
Сколько может сэкономить ваша компания
при использовании электронного ДО?

4. Документооборот
 Физическое освобождение пространства
 Снижение издержек на копирование и бумагу
 Снижение издержек на доставку информации в бумажном
виде
 Возможность совместной работы над документами и
задачами (что невозможно при бумажном
делопроизводстве)
 Увеличение скорости поиска и выборки документов (по
всевозможным атрибутам)
 Повышение уровня информационной безопасности
(работа в СЭД возможна только под логином-паролем, при
этом каждый из пользователей СЭД имеет строго
ограниченные права доступа к информации)
 Улучшение контроля за исполнением документов

5. Документооборот
 Единая система хранения документов, утеря невозможна
 Открыв договор, можно увидеть все документы, связанные
с договором
 Возможность автоматически продлевать сроки действия
договоров
 Контроль местонахождения документа
 Управляемый процесс согласования (маршрут)
 Контроль занятости сотрудников работой с документами
 Автоматическая фиксация информации о том, кто и когда
согласовал/утвердил документ
 Версионирование документов, система автоматически
сравнивает версии документов и выдает отличия

6. Версии файлов
• Версии сохраняются автоматически
• Всегда можно установить авторство и дату
создания версии.
• Каждая версия имеет краткое описание
внесенных в нее изменений.
• Версии можно сравнивать между собой,
чтобы увидеть отличия (только для форматов
Word и OpenOffice).

7. Внутренние документы
Справочник Внутренние документы
предназначен для хранения внутренних
организационно-распорядительных
и документов официального характера:
– договоры и приложения,
– приказы по основной деятельности,
– документы кадрового делопроизводства,
– регламенты и инструкции,
– прочее

8. Папки внутренних документов
• Все внутренние документы хранятся в структуре
папок, которая служит для упорядочивания
документов и ограничения доступа к ним.
• Структуру папок удобно создавать в соответствии
с организационной структурой вашей
организации
или по видам документов.

9. Карточка внутреннего документа

10. Права доступа к внутренним документам
• Доступ к внутренним документам
ограничивается:
– по папкам (аналогично папкам файлов),
– по видам документов.
• Ограничение доступа по видам документов:
– позволяет ограничить права доступа так, чтобы
определенные пользователи могли работать
только с определенными видами документов,
– настраивается через группы доступа
пользователей.

11. Механизм связей
• Механизм связей позволяет связать карточку документа
с карточками других документов
• Например, для договора могут быть созданы следующие типы связей:
– имеет доп. соглашения
– имеет акты накладные
• Из карточки договора доступны все связанные документы,
сгруппированные по типам связи
11

12. Учет договоров
 подготовка проекта договора;
 согласование проекта договора;
 учет всех связанных с договором документов (акты,
доп.соглашения);
 учет и контроль сроков действия договоров;
 автоматическое продление сроков действия;
 учет и контроль исполнения финансовых обязательств по
договору;
 контроль наличия сопроводительных документов по договору,
например, счет-фактура;
 контроль возврата переданных экземпляров документов по
договору;
 расторжение договора.

13. Контроль сопроводительных документов
• Менеджер должен проверять наличие всех необходимых документов по
договору: счетов-фактур, накладных, актов и т.п.
• Для проверки наличия сопроводительных документов используется отчет
«Сопроводительные документы по договору»
• Отчет показывает список договоров, для каждого из которых выводятся
связанные с ним документы, например, акты или накладные.
13

14. Автоматическое продление
• Договоры со способом продления Автоматическое продление не
требуется продлевать вручную
• Система автоматически определяет такие договоры, и как только срок
действия истекает – устанавливает новый срок в соответствии с периодом,
указанным в способе продления.
• При этом о продлении срока договора отправляется уведомление
ответственному за договор по электронной почте.
14

15. Контроль возврата переданного экземпляра
• Если договор передается контрагенту на подпись, то требуется
контролировать возврат собственного экземпляра в срок.
• Для этого можно использовать механизм журнала передачи,
который позволяет отразить передачу документа контрагенту.
15

16. Журнал передачи
• Печатные формы

17. Передача корреспонденту
• В журнале передачи можно отразить передачу документа
не только собственным сотрудникам, но и контактному
лицу корреспондента.
• Для этого в записи журнала передачи в поле «Кому
передан» можно указать контактное лицо.
17

18. Документы, находящиеся у
корреспондентов
18

19. Входящие и исходящие документы
Обычная схема обработки входящего документа:
– Первичная регистрация входящего документа.
– Рассмотрение.
– Исполнение.
– Создание исходящего документа.
– Согласование исходящего документа.
– Утверждение исходящего документа.
– Регистрация исходящего документа.

20. Карточка исходящего документа

21. Виды бизнес-процессов
• Исполнение – исполнение входящего или внутреннего документа
одним или несколькими сотрудниками с одновременным
контролем.
• Ознакомление – ознакомление одного или нескольких
сотрудников с внутренним, входящим, исходящим документом
или файлом.
• Поручение – выдача поручения одному сотруднику.
• Рассмотрение – рассмотрение входящего или внутреннего
документа ответственным лицом.
• Регистрация – регистрация исходящего документа секретарем.
• Согласование – циклическое согласование исходящего,
внутреннего документа или файла одним или несколькими
сотрудниками.
• Утверждение – утверждение исходящего или внутреннего
документа ответственным лицом.

22. Доставка задач исполнителям
• Список «Мои задачи» на рабочем столе.
• Уведомление о новых задачах по электронной
почте.

23. Карточка бизнес-процесса «Согласование»

24. Согласование документов
ответственными лицами

25. История циклов согласования

26. Бизнес-процесс «Утверждение»
Пример ролевой
маршрутизации
бизнес-процесса

27. Ролевая адресация задач
• Состав ролей уникален для каждого предприятия
или учреждения.
• Может меняться и настраиваться без остановки системы.
• При смене исполнителя роли задачи автоматически
попадают на рабочий стол к новому исполнителю.

28. Отчеты в программе «1С:Документооборот 8»
• Назначение отчетов:
– Представление итоговой информации руководству,
– Анализ данных,
– Оперативный контроль,
– Печать официальных документов.
• Большинство отчетов представлены в нескольких вариантах.
• Можно настроить автоматическую отправку отчетов по
определенному расписанию определенным пользователям
(на эл. почту).

29. Отчет «Сводка по видам документов»

30. Отчет по задачам
Вариант – «Текущие задачи»

31. Кто задерживает исполнение?

32. Поиск в списках

33. Полнотекстовый поиск
• Как по реквизитам, так и по
содержимому файлов.
• С учетом морфологии.
• Выполняется моментально.
• Ищет по всем данным:
– Входящие, исходящие,
файлы, задачи, бизнес-
процессы, еженедельные
отчеты и т. д.
• Всегда под рукой:
– Команда Поиск или Ctrl + Shift +
F в каждом разделе.

34. Обмен данными и веб-доступ
• Предусмотрены планы обмена с типовыми
конфигурациями, работающими на
платформе "1С:Предприятие 8.2":
 Управление производственным предприятием
 Управление торговлей
 Бухгалтерия предприятия
 Управление небольшой фирмой
• Веб-доступ к базе через обычный браузер.

35. КОРП и ПРОФ
Функции, доступные только в версии КОРП:
Штрихкодирование документов и файлов и Печать
регистрационного штампа
Потоковое сканирование с автоматическим
распознаванием штрихкодов
Автоматическое заполнение файлов по шаблонам
Настройка и использование условий маршрутизации
Периодические бизнес-процессы
Учет и использование графиков работы
Иерархия бизнес-процессов

36. КОРП и ПРОФ
Функции, доступные только в версии КОРП:
Остановка бизнес-процессов
Категоризация данных
Расширенный поиск документов и файлов по
реквизитам
Перенос сроков выполнения задач
Комплексные процессы
Автоматическая рассылка отчетов
Управление мероприятиями
Управление проектами

37. КОРП и ПРОФ
Что можно автоматизировать с помощью 1С:Документооборот:
Договоры
Заявки на расходование ДС
Входящие-исходящие письма
Заявки на ТМЦ
Регламенты и инструкции
Приказы и распоряжения
Проекты
Мероприятия
Внутренние задачи
Жалобы и оценка удовлетворенности клиентов
Закупки
Оформление командировок

38. Результаты, сроки, цены
 Цели проекта – в конкретных цифрах и условиях
 Результаты – по итогам каждого этапа проекта
Стоимость внедрения одного процесса
150-200 тыс.руб.
Срок – один месяц.
 ПРОФ = 30.000 руб.
 КОРП = 120.000 руб.