Dokumen tersebut memberikan panduan untuk menyampaikan presentasi secara efektif kepada orang lain. Beberapa poin penting yang disarankan adalah merencanakan presentasi dengan mempertimbangkan latar belakang audiens, mendefinisikan konten yang relevan, menata konten secara logis, mempertahankan perhatian audiens, dan menyampaikan pesan dengan jelas serta menggunakan alat bantu visual yang sederhana.

1. PRESENTING INFORMATION
TO OTHERS
-
MENYEDIAKAN INFORMASI KEPADA ORANG LAIN

2. Presenting information to others - Menyajikan informasi kepada orang lain
• Hampir setiap orang yang bekerja dalam peran manajerial atau profesional harus
menyajikan informasi atau menawarkan penjelasan kepada orang lain. Dari waktu ke
waktu, presentasi akan dilakukan di hadapan banyak orang, dalam suasana formal.
Lebih sering diberikan kepada sekelompok kecil, terkadang informal, sekelompok
kolega, bawahan, pelanggan atau manajer senior.
• Jika presentasi berhasil, pelanggan dapat membuat pesanan baru, manajer mungkin
antusias tentang pengenalan skema penilaian baru dan pemimpin proyek dapat
menciptakan kesan bahwa dia sangat kompeten, dan mungkin bisa. mengelola proyek
yang lebih besar di lain waktu.
• Presentasi adalah saat, baik secara harfiah atau metaforis, sorotan ada pada kita. Kami
sangat terbuka dan kinerja kami dapat meninggalkan kesan yang abadi.

3. Researching the audience - Meneliti penonton
Tujuan presentasi mungkin untuk menjelaskan, mendeskripsikan atau melaporkan apa
yang telah atau akan terjadi.
• Presentasi perlu direncanakan dengan mempertimbangkan audiens tertentu. Latar
belakang dan pengalaman audiens akan mempengaruhi seberapa banyak mereka telah
mengetahui tentang suatu subjek, tingkat pemahaman kosa kata teknis mereka dan
sejauh mana mereka bersedia mendengarkan presentasi dengan pikiran terbuka.
• Pengalaman presenter sebelumnya dari penonton dapat memengaruhi cara mereka
menafsirkan apa yang mereka dengar.
• Status audiens mungkin juga penting karena mungkin perlu untuk membatasi akses ke
jenis informasi tertentu.

4. Researching the audience - Meneliti penonton
• Ukuran penonton juga penting. Berapa banyak yang akan mendengarkan: 5, 50 atau
500? Dengan audiens yang besar, kesempatan untuk berdialog mungkin terbatas, dan
seringkali kita harus berbicara dan memberi tahu audiens apa yang perlu mereka
ketahui.
• Dengan hadirin dua atau tiga orang, presentasi dapat berbentuk diskusi terstruktur
daripada pidato formal. Ukuran penonton juga akan berdampak pada ukuran aula dan
jenis tampilan visual yang sesuai. Di aula besar, materi visual mungkin harus
diproyeksikan ke layar besar daripada ditampilkan di flip chart kecil.

5. Defining the content - Mendefinisikan konten
Sebelum menyiapkan naskah untuk presentasi, langkah pertama yang penting adalah
memutuskan informasi apa yang dibutuhkan pendengar jika tujuan presentasi ingin
dicapai. Ini melibatkan pengidentifikasian faktor-faktor utama atau kategori informasi
dan bagaimana mereka berhubungan.
* Berbicara dengan rekan kerja, bertukar pikiran tentang ide ke selembar kertas dan
laporan konsultasi mungkin menyarankan serangkaian judul untuk presentasi kita. ini
mungkin termasuk :
• target skema (individu atau kelompok);
• aspek kinerja yang akan diukur (nilai total penjualan, jumlah pelanggan baru);
• metode yang digunakan untuk menghitung bonus dan sebagainya.

6. • Tidak semua judul yang dihasilkan sama pentingnya, dan di bawah setiap
judul mungkin ada berbagai ide dan subjudul yang berbeda dalam hal
kontribusi yang dapat mereka berikan untuk mencapai tujuan presentasi.
• Mengidentifikasi informasi apa yang penting, apa yang penting dan apa
yang hanya diinginkan dapat memudahkan tugas pemangkasan dan
pengeditan materi.
• Kegagalan untuk memprioritaskan materi dapat mengakibatkan konten
penting dihilangkan atau diabaikan, sementara informasi yang kurang
penting atau bahkan tidak relevan diberikan terlalu banyak penekanan.

7. Structuring the presentation - Penataan presentasi
• Beberapa presenter mengatur materi mereka dengan cara yang membantu audiens
memahami dan mengasimilasi pesan mereka.Yang lain berhasil membingungkan diri
sendiri dan orang lain. Organisasi informasi yang logis dapat membantu pemahaman.
• Hargie dkk. (1994) melaporkan bahwa ada banyak penelitian dalam pengajaran yang
menunjukkan bahwa kemampuan guru untuk mempersiapkan, menyusun, mengatur
dan mengurutkan fakta dan ide dengan koherensi logis maksimum berhubungan secara
positif dengan prestasi siswa.
• Tubbs dan Moss (1994) mencatat bahwa penelitian telah gagal menunjukkan pola
tunggal organisasi dan struktur yang akan selalu efektif, dan mereka berpendapat bahwa
penyaji perlu mengidentifikasi struktur yang paling sesuai dengan tujuan khusus
mereka.

8. Reviewing arrangements - Meninjau pengaturan
• Dalam banyak kesempatan kami memiliki sedikit pilihan tentang tempat dan
pengaturan tempat duduk dan faktor lingkungan lainnya. Meskipun demikian, upaya
untuk meninjau pengaturan, menguji peralatan, dan mencatat tempat terbaik untuk
berdiri akan sepadan dengan upaya yang dilakukan untuk memastikan bahwa penonton
dapat melihat dengan jelas papan tulis, flip chart, dan layar.
• Jika penonton dapat melihat ke luar jendela besar pada pemandangan yang menarik,
kita mungkin kesulitan bersaing untuk mendapatkan perhatian mereka.

9. Motivating the audience to listen <-> Memotivasi penonton
untuk mendengarkan
▪ Presenter harus menarik perhatian audiens. Kami harus memotivasi setiap orang untuk
mendengarkan. Sulit untuk memotivasi orang lain untuk mendengarkan jika mereka
tidak mengerti apa yang kita bicarakan. Jay (1972) menunjukkan perlunya presenter
untuk 'terhubung dengan audiens'.
▪ Dia menggunakan analogi kuda dan gerobak dan menyarankan bahwa pembicara perlu
memanfaatkan kuda argumen ke kereta untuk menarik minat dan pemahaman
penonton. Jika kita berpacu langsung, kita mungkin meluncur dengan sangat cepat
tanpa menyadari bahwa gerobak itutelah tertinggal.

10. Keeping their interest - Menjaga minat mereka
* Meskipun kami berhasil menarik perhatian penonton di awal presentasi, tidak ada
jaminan orang akan terus hadir. Semakin pendek presentasinya, semakin besar
kemungkinan mereka untuk hadir secara keseluruhan.
* Ley (1983) melaporkan beberapa penelitian yang menunjukkan bahwa baik menghadiri
maupun mengingat berhubungan dengan lamanya presentasi. Misalnya, ditemukan bahwa
semakin banyak informasi yang disajikan, semakin banyak pasien yang mengalami
kesulitan untuk memahami dan mengingat instruksi yang diberikan oleh dokter kepada
mereka.
* Ini memiliki implikasi penting bagi presenter. Jika pesan disusun sedemikian rupa
sehingga poin-poin kunci disajikan di tengah, ketika perhatian cenderung berada pada
titik terendah, presentasi tersebut mungkin tidak memiliki efek yang diinginkan. Poin-
poin penting perlu disajikan saat perhatianberada di titik tertinggi. Artinya dalam
sepuluh menit pertama atau lebih, atau di akhir.

11. Getting the message across - Menyampaikan pesan
Bagian ini membahas keterampilan presentasi yang membantu menyampaikan pesan.
Lima kategori utama keterampilan presentasi akan dipertimbangkan.Turney dkk. (1972)
keterampilan presentasi yang dikelompokkan dalam empat judul: kejelasan, contoh,
penekanan dan umpan balik. Kelima, kemampuan presenter menjawab pertanyaan.
Clarity - Kejelasan
Seperti yang diharapkan, ada banyak bukti penelitian yang menunjukkan bahwa kejelasan
dikaitkan dengan pemahaman dan ingatan. Soloman et al. (1964) menemukan korelasi
yang signifikan antara faktor global 'kejelasan keseluruhan presentasi' dan kinerja pada tes
materi faktual. Namun, untuk tujuan pelatihan dan pengembangan keterampilan
presentasi, faktor global ini perlu dioperasionalkan, yaitu mengidentifikasi contoh-contoh
perilaku konkret yang memberikan kontribusi pada kejelasan yang lebih besar.

12. Emphasis – Tekanan
• Pada poin-poin tertentu dalam presentasi, kami mungkin perlu memperhatikan
informasi penting sambil menyimpan informasi yang kurang penting di latar belakang.
• Jika informasi yang kurang penting ini dibiarkan mengganggu, pendengar mungkin
gagal memahami signifikansi suatu poin atau masalah penting. Selama presentasi,
sejumlah poin berbeda mungkin perlu menjadi fokus perhatian.
• Oleh karena itu, saat presentasi berlangsung, titik penekanannya akan berubah. Agar
efektif, kita harus mampu mengelola penekanan poin-poin penting yang berurutan.
Variasi yang disengaja dalam aspek perilaku pribadi
• Penanda verbal yang menonjolkan tahapan utama dalam presentasi. Mereka dapat
digunakan untuk menarik perhatian ke poin-poin utama sehingga poin-poin ini
menonjol di benak pendengar, memastikan bahwa 'figur dan tanah', untuk
menggunakan analogi Gestalt, tidak bergabung menjadi satu.

13. Variasi yang disengaja dalam aspek perilaku pribadi
• Mnemonik juga dapat menyediakan struktur untuk sub-bagian presentasi dan aide-
mémoire yang akan membantu penarikan kembali.
• Penanda non-verbal, seperti menjeda, menunjuk, atau mengubah suara seseorang, juga
bisa efektif.
Visual aids and demonstrations - Alat bantu visual dan demonstrasi
Alat bantu visual memiliki tiga tujuan utama. Mereka memperkenalkan variasi, sehingga
menarik perhatian dan minat penonton. Mereka juga dapat membantu pemahaman dan
membantu mengingat. Alat bantu visual dapat dikelompokkan ke dalam beberapa
kategori besar. Yang pertama adalah papan dan bagan. Flip chart memiliki keunggulan
yaitu lembarannya bisa dirobek dan dipajang di sekitar ruangan, sedangkan papan putih
(atau hitam) harus dibersihkan jika sudah penuh. Flip chart juga dapat disiapkan
sebelumnya dan poin atau diagram utama dapat dibuat dengan pensil tipis sehingga dapat
dengan cepat direproduksi secara 'langsung' selama sesi. Kerugian utama denganflip chart
adalah ukuran. Di aula besar mungkin sulit untuk melihat apa yang ada di bagan.

14. • Slide, baik proyektor overhead, yang dihasilkan komputer atau slide 35mm
konvensional, dapat diproyeksikan ke layar dengan ukuran yang sesuai. Kerugian utama
dari overhead projector adalah kita dapat salah meletakkan slide atau menampilkannya
dengan cara yang salah atau terbalik. Jeda yang sering saat kita mencari slide yang hilang
bisa sangat merusak konsentrasi.
Visibility – Visibillitas
Perhatian harus diberikan dengan garis pandang.Tidak ada pandangan yang harus
dikaburkan. Model dan tampilan juga harus cukup besar untuk dilihat oleh semua orang.
Poin ini terkait erat dengan poin berikutnya, Kompleksitas.
Complexity – Kompleksitas
Slide dan grafik harus dibuat sederhana. Grafik, diagram lingkaran, dan diagram batang
bisa menjadi cara yang jauh lebih efektif untuk menyampaikan pesan daripada kolom
gambar yang mungkin sulit dibaca dan diasimilasi orang.

15. SEKIAN DAN TERIMAKASIH DARI SAYA
ADILA APRILIANI