2. Hampir setiap orang yang bekerja dalam peran manajerial atau profesional harus
menyajikan informasi atau menawarkan penjelasan kepada orang lain. Dari waktu
ke waktu, presentasi akan dilakukan di hadapan banyak orang, dalam suasana
formal. Lebih sering terjadi pada sekelompok kecil, terkadang informal, sekelompok
kolega, bawahan, pelanggan atau manajer senior.
Sebaliknya, jika presentasi berhasil, pelanggan dapat membuat pesanan baru,
manajer mungkin antusias tentang pengenalan skema penilaian baru dan
pemimpin proyek dapat menciptakan kesan bahwa dia sangat kompeten, dan
mungkin bisa. mengelola proyek yang lebih besar di lain waktu.
Content of this template
3. Table of contents
Preparation Getting the
message
cross
Keeping the
audience’s
attention
Visual aids and
demonstration
01 03
02 04
Closure
05
4. 01. PREPARATION
Pentingnya persiapan tidak bisa terlalu ditekankan.
Pemberton (1982) mengutip pepatah lama bahwa
gagal mempersiapkan adalah bersiap untuk gagal.
Sebuah sentimen digaungkan oleh Jay (1972), yang
berpendapat bahwa ada hukum umum yang berlaku
untuk setiap proyek bahwa semakin dini kesalahan
dibuat, semakin mendalam hal itu akan mempengaruhi
keseluruhan proyek dan semakin sulit untuk dipulihkan.
5. CLARIFYING THE OBJECTIVE
Tujuan presentasi mungkin untuk menjelaskan, mendeskripsikan atau melaporkan
apa yang telah atau akan terjadi. Misalnya, manajer mungkin ingin memberi
pengarahan kepada tim mereka tentang hasil perusahaan atau mempresentasikan
rencana departemen untuk periode operasi berikutnya. Ini mungkin juga melibatkan
lebih dari sebuah laporan deskriptif. Ini mungkin termasuk penjelasan, penjelasan
mengapa sesuatu telah terjadi.
RESEARCHING THE AUDIENCE
Presentasi perlu direncanakan dengan mempertimbangkan audiens tertentu. Latar
belakang dan pengalaman audiens akan mempengaruhi seberapa banyak mereka
telah mengetahui tentang suatu subjek, tingkat pemahaman kosa kata teknis
mereka dan sejauh mana mereka bersedia mendengarkan presentasi dengan
pikiran terbuka.
6. Defining the content
Sebelum mempersiapkan naskah untuk presentasi, langkah pertama yang penting
adalah memutuskan informasi apa yang dibutuhkan pendengar jika tujuan
presentasi ingin dicapai. Ini melibatkan mengidentifikasi faktor atau kategori
utama
informasi dan bagaimana mereka berhubungan.
Structuring the presentation
Beberapa presenter mengatur materi mereka dengan cara yang membantu
audiens memahami dan mengasimilasi pesan mereka. Yang lain berhasil
membingungkan diri sendiri dan orang lain. Organisasi informasi yang logis dapat
membantu pemahaman.
7. 2. Keeping the audience’s attention
Dosen yang mengajar kelas rekreasi di sekolah malam cukup
aman dengan asumsi bahwa 'penonton' ada di sana karena
mereka ingin berada di sana dan karena mereka ingin
mendengar apa yang dikatakan dosen. Ini mungkin tidak
terjadi pada manajer yang membuat presentasi tentang skema
penilaian baru perusahaan.
Penonton mungkin antusias, netral, atau bahkan tidak
menyukai ide penilaian. Bahkan penonton yang dikenal
antusias mungkin sibuk dan tidak dalam kerangka berpikir
yang ideal untuk mendengarkan.
8. Motivating the audience to listen
Presenter harus menarik perhatian audiens. Kami harus memotivasi setiap orang
untuk mendengarkan. Sulit untuk memotivasi orang lain untuk mendengarkan jika
mereka tidak mengerti apa yang kita bicarakan. Jay (1972) menunjukkan perlunya
presenter untuk 'terhubung dengan audiens'.
Keeping their interest
Meskipun kami berhasil menarik perhatian penonton di awal presentasi, tidak ada
jaminan orang akan terus hadir. Semakin pendek presentasinya, semakin besar
kemungkinan mereka untuk hadir secara keseluruhan. Ley (1983) melaporkan
beberapa penelitian yang menunjukkan bahwa baik menghadiri maupun mengingat
berhubungan dengan lamanya presentasi.
9. 03. GETTING THE MESSAGE CROSS
CLARITY
Seperti yang diharapkan, ada banyak bukti penelitian yang menunjukkan bahwa
kejelasan dikaitkan dengan pemahaman dan ingatan. Misalnya, Soloman et al. (1964)
menemukan korelasi yang signifikan antara faktor global 'kejelasan keseluruhan
presentasi' dan kinerja pada tes materi faktual. Namun, untuk tujuan pelatihan dan
pengembangan keterampilan presentasi, faktor global ini perlu dioperasionalkan, yaitu
mengidentifikasi contoh-contoh perilaku konkret yang memberikan kontribusi pada
kejelasan yang lebih besar.
EXAMPLES
Ada bukti yang menunjukkan bahwa jumlah 'konkret' dalam penjelasan terkait dengan
pemahaman. Salah satu cara untuk menghindari abstraksi yang berlebihan adalah
dengan menggunakan contoh. Contoh dapat menawarkan bukti untuk mendukung
pernyataan dan dapat digunakan untuk menghubungkan konsep baru dan asing
dengan situasi yang telah dialami audiens.
10. EMPHASIS
Beberapa presenter membingungkan pendengarnya karena gagal
membedakan kayu dari pepohonan. Pada poin-poin tertentu dalam
presentasi, mungkin perlu bagi kami untuk menarik perhatian ke informasi
penting sambil menyimpan informasi yang kurang penting di latar
belakang. Jika informasi yang kurang penting ini dibiarkan mengganggu,
pendengar mungkin gagal memahami signifikansi suatu poin atau masalah
penting.
C Challenging
R Realistic
A Achievable
M Measurable
11. 04. VISUAL AIDS AND DEMONSTRATION
Alat bantu visual memiliki tiga tujuan utama. Mereka memperkenalkan variasi,
sehingga menarik perhatian dan minat penonton. Mereka juga dapat membantu
pemahaman dan membantu mengingat.
Seringkali dikatakan bahwa gambar sederhana memiliki arti ribuan kata. Foto orang
yang sekarat di jalan-jalan kota Dunia Ketiga dapat mengilustrasikan dalam hitungan
detik sebuah titik yang mungkin memerlukan beberapa menit untuk dijelaskan.
Serangkaian slide yang menunjukkan cara kerja mesin pembakaran internal juga
dapat memudahkan tugas menjelaskan, dan dapat membantu audiens mengingat
poin-poin penting. Namun, alat bantu visual memiliki sejumlah kekurangan.
12. Congruence with spoken message
Alat bantu visual dapat digunakan sebagai pengganti kata-kata atau
untuk melengkapi perkataan presenter. Sulit bagi penonton untuk
berkonsentrasi pada apa yang kita katakan jika ini tidak sesuai
dengan pesan yang diberikan oleh bantuan visual atau demonstrasi.
Saat menggunakan slide yang berisi kata-kata, kita mungkin perlu
berhenti sejenak agar penonton memiliki waktu untuk membaca apa
yang ada di layar.
Visibility
Perhatian harus diberikan dengan garis pandang. Tidak ada
pandangan yang harus dikaburkan. Model dan tampilan juga harus
cukup besar untuk dilihat oleh semua orang. Poin ini terkait erat
dengan poin berikutnya, Kompleksitas.
13. Slide dan grafik harus dibuat sederhana. Grafik, diagram
lingkaran, dan diagram batang bisa menjadi cara yang jauh
lebih efektif untuk menyampaikan pesan daripada kolom
gambar yang mungkin sulit dibaca dan diasimilasi orang.
Jika slide atau flip chart berisi tulisan, dampaknya dapat
ditingkatkan dengan menggunakan kata-kata sesedikit
mungkin.
Complexity
Variety
Alat bantu visual dan demonstrasi dapat memberikan
variasi, tetapi terlalu banyak variasi dapat mengganggu
kelancaran presentasi. Ini bisa menjadi terlalu
bergelombang dan gelisah jika kita beralih dari papan tulis,
ke proyektor slide, ke flip chart, ke video, ke proyektor
overhead.
14. 05. CLOSURE
Presentasi memiliki awal, tengah, dan akhir.
Penutupan adalah pengelolaan akhir presentasi. Ini
melibatkan menunjukkan kepada audiens bahwa
kami telah membahas semua materi yang sesuai. Ini
dapat dicapai melalui penggunaan penanda verbal
seperti: ‘Poin terakhir saya adalah. . . 'Dan dengan
penanda non-verbal seperti mengumpulkan kertas
bersama-sama dan mematikan proyektor overhead.
15. KESIMPULAN
Kebanyakan orang diminta untuk membuat presentasi
atau memberikan penjelasan kepada orang lain.
Orang dengan keterampilan presentasi yang buruk
dapat menciptakan kesan buruk, kehilangan peluang,
dan menumbuhkan kesalahpahaman. Bab ini telah
membahas cara-cara di mana kita dapat
mengembangkan keterampilan presentasi yang lebih
efektif. Persiapan telah diidentifikasi sebagai langkah
penting pertama. Ada pendapat bahwa presenter
perlu mengklarifikasi tujuan mereka, meneliti audiens
mereka secara menyeluruh, mendefinisikan dan
menyusun konten presentasi mereka dengan hati-hati,
dan meninjau tempat dan faktor lingkungan lainnya.
