Sistem informasi manajemen surat bertujuan untuk mengelola surat masuk dan keluar, mencatat data surat, dan mengolah serta mendistribusikan informasi surat. Sistem ini dirancang untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan surat dengan mengurangi ketergantungan pada faktor manusia.

1. I.
PENDAHULUAN
Sisteminformasi yang akandibuatberjudulsisteminformasimanajemensurat yang
berartisebuahsisteminformasi yang bergunauntukpengelolaansuratmasukdanapa yang
akandilakukanselanjutnyasurattersebut, apakahdisimpansaja, dibalassecepatnyaatau di
balassesuaiwaktu yang ditentukan.
II.
ANALISIS SISTEM
Ada pun proses proses yang akandijalankanantaralain :
1. Proses pencatatansuratmasuk
2. Proses pencatatansuratkeluar
3. Proses pengolahansurat
4. Proses pembuatanlaporan
2.1 AnalisaSistem
Dalammelakukansistemkerjanyabagianpengelolaarsipmasihmenggunakansistem manual
yaituberupaberkas-berkasperoranganmasihberbentuklembaran-lembaran yang tersimpandalam
filling
cabinet
harusdicarisecara
manual,
halinimemakanbanyakwaktudalam
proses
pencariannya. Dalam proses operasionalnyafaktormanusiasangatberperankarenapengolahan data
masihbersifatacakbelumterorganisirdanterkontroldenganbaik,
selainitufaktorkesalahandanpemanipulasian
data
seringterjadi,
dengansistemsepertiiniakanmemperlambatkinerjasuatuorganisasi.
Dengandirancangdandibangunnyasuatusistemkomputerisasiarsip
padaarsipkepegawaian,
mulaidaripengumpulan
untukarsipkepegawaian.
digital
makakitadapatmenyusunaliraninformasidankarakteristiknya,
data
danpelaporan
Merancang
yang
database
berkenaandenganarsip
manajemensistem
digital
(DBMS).
Merancangdanmengimplementasikansisteminformasiarsip digital.
Denganadanyaaplikasisisteminformasiarsip
digital
diharapkan
administrator
dapatmelakukanpengegolaanurusanarsip digital menjadilebihbaik, cepat, akurat, dalamkegiatan
yang meliputipenyelamatan, penyimpanandanperawatanarsipkepegawaian.
2.2 IdentifikasiMasalah
2.3 Analisis Input

2. Pengguna
Form Pengguna
Pengguna
Kata_Sandi
SuratMasuk
Form SuratMasuk
No_Surat
Tanggal_Surat
Dari
Kepada
Judul
Isi_Ringkasan
Pengelola
Keterangan
Pencatat
SuratKeluar
Form SuratKeluar
No_Surat
Tanggal_Surat
Dari
Kepada
Judul
Isi_Ringkasan
Pengelola
Keterangan
Pencatat
2.4 Analisa Output
Hasil yang dihasilkandari program berupalaporansuratkeluardansuratmasuk.
2.5 Distribusi
Setelah proses pengolahanarsipsudahdilakukan, makainformasi yang
dihasilkandisimpandanapabiladiperlukanmakasegeradidistribusikan. Proses
pendistribusianinitidakbolehterlambatdanharusdiberikankepada yang berkepentingan,
sebabhasilpengolahantersebutakanmenjadibahanpertimbangandalampemgambilankep
utusan.
III.
ERD

3. IV.
DESAIN INPUT DAN OUTPUT
DESAIN INPUT
Pengguna
NO
1
2
NamaVariabel
Pengguna
Kata_Sandi
Tipe Data
String
String
Karakter
Min
1
1
Keterangan
Max
10
15
Not Null
Not Null
SuratMasuk
NO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
NamaVariabel
No_Surat
Tanggal_Surat
Dari
Kepada
Judul
Isi_Ringkasan
Pengelola
Keterangan
Pencatat
Tipe Data
String
Date
String
String
String
String
String
String
String
Karakter
Min
10
20
15
20
20
15
10
15
Keterangan
Max
20
30
30
30
50
20
15
20
Primary key
dd/mm/yyyy
Not Null
Not Null
Not Null
Not Null
Not Null
Not Null
Not Null

4. SuratKeluar
NO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
NamaVariabel
No_Surat
Tanggal_Surat
Dari
Kepada
Judul
Isi_Ringkasan
Pengelola
Keterangan
Pencatat
Tipe Data
String
Date
String
String
String
String
String
String
String
Karakter
Min
10
20
15
20
20
15
10
15
Keterangan
Max
20
30
30
30
50
20
15
20
Primary key
dd/mm/yyyy
Not Null
Not Null
Not Null
Not Null
Not Null
Not Null
Not Null

6. DESAIN OUTPUT
LaporanSuratMasuk
LaporanSuratKeluar
I.
DESAIN UML
BUSINESS USE CASE DIAGRAM
BUSSINESS ACTIVITY DIAGRAM
SEQUENCE DIAGRAM
COLLABORATION DIAGRAM

7. CLASS DIAGRAM
Login
Pengguna : string
Kata_sandi : string
Login
keluar
SuratMasuk
No_surat : string
Tanggal_surat : date
Dari : String
Kepada : string
Judul : String
Isi_Ringkasan : String
Pengelola : string
Keterangan : string
Pencatat : String
Gambar_surat : string
Simpan
Cari
Cetak
Edit
Hapus
Keluar
SuratKeluar
No_surat : string
Tanggal_surat : date
Dari : String
Kepada : string
Judul : String
Isi_Ringkasan : String
Pengelola : string
Keterangan : string
Pencatat : String
Gambar_surat : string
Simpan
Cari
Cetak
Edit
Hapus

8. Keluar
STATECHART DIAGRAM
Tambah data
Tdklengkap
Isi data
Isi dataulang
lengkap
simpan
Edit data
Data tersimpan
ada
Tidakada
Input data
cari
edit
update
Simpan
Cari Data
Data tersimpan
Tidakada
cari
Input data

9. ada
Lihat / cetak
Hapus data
Data tersimpan
Cari data
hapus
Simpan

10. DEPLOYMENT DIAGRAM
Client
Browser
Page Request
Web
Server
Database
Request
Database
Server
COMPONENT DIAGRAM
Simpan
Kedatabase
KirimSurat