Deze instructie is onderdeel van de totale uitleg van dit onderwerp. Per deelvraag (Hoe doe ik?) gaan we in op hoe precies dit onderdeel in de Qsuite werkt. De handleidingen en instructies vind je in de Qsuite zelf, of in onze e-learning omgeving. Zo leer je snel werken met de Qsuite en heb je altijd de benodigde naslagwerken onder de knop.

1. 1
Hoe kan ik een klantdossier aanmaken en
toewijzen?
Instructie

2. 2
Aanmaken en toewijzen
1. Als een nieuw dossier moet worden
aangemaakt, dan kan dat gedaan worden
door degene die daarvoor de rechten heeft
en de knop ‘Beheer’ ziet in de grijze balk.
2. Klik op Beheer en op Klanten – Klanten.
3. Je komt in de overzichtslijst van de
bestaande klant. Maak een nieuwe klant
aan door op de knop ‘nieuwe klant’ te
klikken of wijzig klantinstellingen door op
het grijze knopje ‘bewerken’ te klikken.
4. Voordat je een nieuwe klant aanmaakt, controleer of deze
niet al bestaat. Vul daarom eerst even (een deel van) de naam
in in het zoekveld. Toch foutje gemaakt? Stuur een berichtje
via de knop ondersteuning naar de servicedesk.
5. Vul de klantgegevens in, of wijzig ze. Doorloop de
volgende stappen:
1

3. 3
Aanmaken en toewijzen
1. 1. Vul het externe id nummer in indien van
toepassing.
2. Vul de aanmelddatum en tijd in.
3. Ken het best passende klantprofiel toe. Aan de hand
van het profiel wordt het dossiermenu opgebouwd
en worden signalen gestuurd.
4. Hoofdverantwoordelijke medewerker: deze is
eindverantwoordelijk voor het dossier. De klant hoort
via deze medewerker ook bij het team / afdeling waar
de medewerker onderdeel van is
5. Kies eventueel een klant die aan deze klant verwant
is. Je maakt nu een systeemdossier.
6. Klik op personalia in de bovenste tab
7. Vul de naam in de van toepassing zijnde velden.
8. Geef evt. toestemming voor het bekijken van de
gegevens van de klant (als het vinkje aanstaat,
kunnen de dossiers worden ingezien bij een
dossiertoetsing. Staat het vinkje uit dan zijn de
dossiers altijd anoniem).
2

4. 4
Aanmaken en toewijzen
3 In één keer voor het team of de
afdeling?
1. Je kunt ook de Qsuite voor jou de klanten
aan alle medewerkers in één team laten
toewijzen. Dat scheelt je een extra handeling
in het aanmaken van de dossiers.
2. Zorg ervoor dat je onder Beheer –
Instellingen een vinkje zet bij ‘Klanten
automatisch toewijzen aan medewerkers
van een afdeling’.
3. Staat het vinkje aan dan kijkt de Qsuite naar
de eerst verantwoordelijk medewerker die je
hebt gekozen bij de klant. De Qsuite weet
van deze eerst verantwoordelijke
medewerker bij welk team of welke afdeling
hij of zij hoort.
De Qsuite zal dan de klant toewijzen aan alle medewerkers van
dit team. Hierdoor hoef je deze instelling zelf niet meer goed te
zetten.
Let wel op dat je nadenkt over of inderdaad wel iedereen inzage
moet hebben. Zo niet, zet dan toewijzingen weer uit. Dit in het
kader van de bescherming van de persoonsgegevens.

5. 5
Hoe kunnen we verder helpen?
Heb je meer vragen?
Klik op de zwarte knop links op je scherm.
Zoek daarna een vraag en antwoord in onze ‘veelgestelde
vragen-database’.
Staat jouw vraag er niet tussen?Of is het antwoord nog
niet voldoende?
Stuur dan een vraag naar onze servicedesk via deze knop.
Of neem per telefoon contact met ons op.

6. 6
De leer- en werkomgeving Qsuite worden mogelijk gemaakt en onder licentie uitgebracht door
de Novire, kenniscentrum.
Novire doet dit onder andere door middel van de Improvement Academy.
De Improvement Academy ontwikkelt en beheert opleidingen in de Qsuite-leeromgeving op
basis van het landelijk door de Raad voor Accreditatie geaccepteerde Improvement Model.