Smau 23/10/2014 agg. 06/11/2016 - Protocollo informatico e workflow documentale

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Automazione dei processi di lavorazione, distribuzione e archiviazione dei documenti digitali

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  • Mi aggiungo al coro: quando vieni in Sardegna?
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  • Complimenti e grazie per l'eccellente lavoro divulgativo. A proposito di piattaforme di archiviazione documentale, non so se ha avuto modo di valutare Sinekarta, rilasciato con licenza Open Source e con supporto commerciale: in tal caso, lo ritiene paragonabile alla piattaforma utilizzata presso il suo Istituto?
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  • Claudio Ranzano, ho saputo che le "ditte" stanno sbarcando in Sardegna, per poter scegliere e non farsi abbagliare sarebbe opportuno un po' di formazione certificata prima :-)
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  • @Claudio Ranzano basta organizzare io sono sempre pronto :-)
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  • @Mario Varini, ti aspettiamo in Sardegna ^_^
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Smau 23/10/2014 agg. 06/11/2016 - Protocollo informatico e workflow documentale

  1. 1. Il protocollo informatico e il workflow documentale Istituto Comprensivo di Castellucchio (MN) "Automazione dei processi di lavorazione, distribuzione e archiviazione dei documenti digitali” La presentazione è in costante evoluzione (agg.01/11/2016) a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. di Castellucchio (MN)
  2. 2. 2/200 Si può fare! Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  3. 3. 3/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Dichiarazione Universale sugli Archivi approvata dall'Assemblea Generale Oslo, 17/09/2010 ● Gli archivi conservano testimonianza delle decisioni adottate, delle azioni svolte e delle memorie accumulate. ● Gli archivi costituiscono un patrimonio unico e insostituibile, trasmesso di generazione in generazione. ● I documenti archivistici sono gestiti fin dalla loro creazione in modo da preservarne il valore e il significato. ● Essi sono fonti affidabili di informazione per una amministrazione responsabile e trasparente. ● Essi giocano un ruolo essenziale nello sviluppo della società, contribuendo alla costituzione e alla salvaguardia della memoria individuale e collettiva. ● L'accesso agli archivi arricchisce la nostra conoscenza della società umana, promuove la democrazia, tutela i diritti dei cittadini e migliora la qualità della vita.
  4. 4. 4/200 Perchè la Pubblica Amministrazione deve dematerializzare l'informazione? ● Perché lo dispone la Legge Italiana ● Perché è un diritto dei cittadini Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  5. 5. 5/200 Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD - Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82) Il Codice dell’amministrazione digitale stabilisce le regole per la digitalizzazione della pubblica amministrazione e rende possibile la modernizzazione della PA con la diffusione di soluzioni tecnologiche e organizzative che consentono un forte recupero di produttività. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  6. 6. 6/200 Il Codice dell’amministrazione digitale promuove e regola ● la disponibilità ● la gestione ● l’accesso ● la trasmissione ● la conservazione ● la fruibilità dell’informazione in modalità digitale. Si sviluppa il processo di dematerializzazione dei documenti prevedendo che le pubbliche amministrazioni debbano formare, trasmettere, pubblicare, conservare gli originali dei propri documenti e gestire i procedimenti amministrativi, utilizzando le tecnologie dell'informazione e della comunicazione. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  7. 7. 7/200 Dematerializzazione Il termine dematerializzazione riguarda sia la produzione direttamente digitale degli atti, sia la digitalizzazione di quelli che erano stati prodotti in forma analogica (su carta) ed indica il progressivo incremento della gestione documentale informatizzata e la conseguente sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  8. 8. 8/200 Gestione documentale Definizione: insieme delle attività finalizzate alla registrazione e segnatura di protocollo, nonché alla dematerializzazione, alla classificazione, organizzazione, assegnazione, reperimento e conservazione amministrativo-giuridica dei documenti informatici e dei documenti informatici amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  9. 9. 9/200 L'oggetto del desiderio Il documento informatico Definizione l’articolo 1, comma 1, lettera p) del CAD definisce il documento informatico come “la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti” Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  10. 10. 10/200 Il Documento informatico, articoli di riferimento ● art.20 Documento informatico ● art.22 Copie informatiche di documenti analogici ● art.23 bis Duplicati e copie informatiche di documenti informatici ● art.23 ter Documenti amministrativi informatici ● art.40 Formazione di documenti informatici ● art.41 Procedimento e fascicolo informatico Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  11. 11. 11/200 Regole tecniche per la generazione, apposizione e verifica della firma elettronica avanzata, qualificata e digitale, per la validazione temporale, nonché per lo svolgimento delle attività dei certificatori qualificati. Documento informatico e... firma elettronica (DPCM 22/02/2013) Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  12. 12. 12/200 il CAD distingue tra quattro tipologie di firma ● la firma elettronica pura e semplice ● la firma elettronica avanzata ● la firma elettronica qualificata ● la firma digitale Documento informatico e... firma elettronica (DPCM 22/02/2013) Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  13. 13. 13/200 Firma elettronica pura e semplice Insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica; Documento informatico e... firma elettronica (DPCM 22/02/2013) Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  14. 14. 14/200 Firma elettronica avanzata Insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che consentono l'identificazione del firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati. Documento informatico e... firma elettronica (DPCM 22/02/2013) Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  15. 15. 15/200 Firma elettronica qualificata particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma Documento informatico e... firma elettronica (DPCM 22/02/2013) Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  16. 16. 16/200 Firma digitale Particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici. Documento informatico e... firma elettronica (DPCM 22/02/2013) Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  17. 17. 17/200 L'art. 21 del CAD ha introdotto al comma 1 un riferimento alla "firma elettronica avanzata" in conseguenza dell’attribuzione a tale tipologia di firma di nuova dignità e rilevanza giuridica. Si introduce un principio di carattere generale di libera valutabilità in giudizio del documento informatico come documento scritto in base a specifiche caratteristiche di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità. Documento informatico e... firma elettronica (DPCM 22/02/2013) Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  18. 18. 18/200 ● Approvare un documento ● Indicare che è stata eseguita la revisione del documento ● Accettare i termini di un documento ● Rilevare e registrare eventuali modifiche (se consentite) al documento. ● Certificare di essere l'autore di un documento e che il documento non è stato modificato dopo la certificazione. Documento informatico e... firma digitale Una firma digitale può essere utilizzata per: Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  19. 19. 19/200 Il documento informatico trasmesso con PEC si intende inviato e pervenuto al destinatario, all‘indirizzo elettronico da questi dichiarato. La trasmissione del documento informatico mediante PEC, equivale alla notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge. Una casella di posta elettronica certificata è una casella di posta elettronica alla quale è associata una funzione che al ricevimento di messaggi di posta elettronica certificata rilascia delle ricevute di avvenuta consegna. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Documento informatico e... PEC
  20. 20. 20/200 Le regole tecniche Successivamente alla pubblicazione del CAD, e all'entrata in vigore delle regole tecniche predisposte da AgID riguardanti: ● DPCM 03/12/2013 - protocollo informatico ● DPCM 03/12/2013 - sistemi di conservazione ● DPCM 13/11/2014 - il documento informatico Le Pubbliche amministrazioni entrano in possesso di tutti gli strumenti normativi utili per gestire l'intero ciclo di vita del documento amministrativo informatico. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Sospeso
  21. 21. 21/200 Le regole tecniche Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Sospeso
  22. 22. 22/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 8 del 12 gennaio 2015 il DPCM 13 novembre 2014 contenente le ”regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni”. (articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del CAD) Il documento informatico Le regole tecniche
  23. 23. 23/200 Le regole tecniche Alle Regole Tecniche sul Documento Informatico sono allegate le seguenti specifiche tecniche: ● Glossario/Definizioni ● Formati ● Standard e Specifiche tecniche ● Specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione ● Metadati Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  24. 24. 24/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com D.L. n. 90/2014 art. 24, comma 3-bis Piano di informatizzazione delle procedure I termini per attivare il processo di dematerializzazione Entro il 16/02/2015, tutte le PA “dovranno approvare un piano di informatizzazione delle procedure per la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni che permetta la compilazione online con procedure guidate accessibili tramite autenticazione con il Sistema pubblico per la gestione dell'identità digitale di cittadini e imprese”. art. 24, comma 3-bis, D. L. n. 90/2014
  25. 25. 25/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Le procedure dovranno permettere il completamento della procedura, il tracciamento dell'istanza con individuazione del responsabile del procedimento e, ove applicabile, l'indicazione dei termini entro i quali il richiedente ha diritto ad ottenere una risposta.  D.L. n. 90/2014 art. 24, comma 3-bis Piano di informatizzazione delle procedure I termini per attivare il processo di dematerializzazione
  26. 26. 26/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il piano dovrà prevedere una completa informatizzazione, “le amministrazioni dovranno attrezzarsi per la ricezione, gestione e conservazione di documenti e fascicoli informatici”. D.L. n. 90/2014 art. 24, comma 3-bis Piano di informatizzazione delle procedure I termini per attivare il processo di dematerializzazione
  27. 27. 27/200 Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale Pubblicato in Gazzetta Ufficiale serie generale n. 214 del 13.09.2016 il D.Lgs. 26 agosto 2016 n. 179 Modifiche ed integrazioni al Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Entrato in vigore il 14.09.2016 (video dell'Avvocato Ernesto Belisario) Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com ...e nel frattempo?
  28. 28. 28/200 Nelle modifiche e integrazioni al CAD, vengono regolati e favoriti strumenti quali: ● il sistema pubblico di gestione dell'identità digitale (SPID) ● il domicilio digitale ● i pagamenti elettronici Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" D.Lgs. 26 agosto 2016 n. 179 La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  29. 29. 29/200 Modifiche all'art. 3 ● Ampliamento soggettivo di applicazione nell'utilizzo del termine "chiunque" (e non più solo cittadini e imprese) ● Inseriti tre commi atti a chiarire gli obblighi che gravano sulle amministrazioni. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  30. 30. 30/200 Modifiche all'art. 3 (Inseriti tre commi) comma 1-quater prevede la gestione dei procedimenti amministrativi in modo da consentire, «mediante strumenti informatici, la possibilità per il cittadino di verificare anche con mezzi telematici i termini previsti ed effettivi per lo specifico procedimento e il relativo stato di avanzamento, nonché di individuare l'ufficio e il funzionario responsabile del procedimento». Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  31. 31. 31/200 Modifiche all'art. 3 (Inseriti tre commi) comma 1-quinquies prevede il diritto all'assegnazione di un'identità digitale attraverso la quale accedere e utilizzare i servizi erogati in rete (funzionale quindi a poter esercitare il diritto all'uso delle tecnologie) Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  32. 32. 32/200 Modifiche all'art. 3 (Inseriti tre commi) comma 1-sexies prevede il diritto a essere identificati tramite identità digitale e a inviare e ricevere comunicazioni e documenti tramite un domicilio digitale. La disposizione dell'art. 3, pertanto, viene ampliata, rinvigorita e accompagnata da espliciti doveri in capo alle amministrazioni. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  33. 33. 33/200 Modifiche all'art. 7 relativo alla qualità dei servizi resi e alla soddisfazione dell'utenza, che esplicitano l'obbligo di rendere disponibili i propri servizi per via telematica nel rispetto delle disposizioni del Codice e degli standard e livelli di qualità anche in termini di fruibilità, accessibilità, usabilità e tempestività, stabiliti con le regole tecniche. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  34. 34. 34/200 Modifiche all'art. 7 consentire agli utenti di poter esprimere la soddisfazione rispetto alla qualità del servizio reso e prevedendo la pubblicazione sui propri siti dei dati risultanti: si stabilisce, altresì, al fine di garantire effettività alla disposizione, che, in caso di violazione degli obblighi, gli interessati possano agire in giudizio, nei termini e con le modalità stabilite nel d.lgs. 198/2009, ossia con la cosiddetta class action. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  35. 35. 35/200 Modifiche all'art. 8 viene sostituito il termine «alfabetizzazione digitale» con «cultura digitale» introdotto l'art. 8-bis che prevede di favorire la connettività alla rete Internet negli uffici e luoghi pubblici, a beneficio degli utenti. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  36. 36. 36/200 Modifiche all'art. 9 relativo alla partecipazione democratica elettronica, vede un ampliamento soggettivo dei destinatari (tutti i soggetti cui si applica il CAD e non solo le pubbliche amministrazioni) e un ampliamento oggettivo nella previsione dell'obbligo di «migliorare la qualità dei propri atti, anche attraverso l'utilizzo, ove previsto e nell'ambito delle risorse disponibili dalla vigente legislazione, di forme di consultazione preventiva per via telematica sugli schemi di atto da adottare. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  37. 37. 37/200 Abolito l'art. 50 bis In cui si dava l’obbligo alle pubbliche amministrazioni di definire: - il piano di continuità operativa; - il piano di disaster recovery; Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  38. 38. 38/200 Sanzioni di cui all'art. 61 si prevede che con il decreto legislativo adottato ai sensi dell'art. 17 della legge 124/2015 sia definita la rilevanza, ai fini della responsabilità dirigenziale, della violazione alle disposizioni del CAD e del mancato o inadeguato utilizzo delle tecnologie ivi disciplinate. Sembrano mancare ancora nelle disposizioni quegli «speciali regimi sanzionatori e premiali per le amministrazioni» previsti nella legge delega. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  39. 39. 39/200 Valore probatorio del documento informatico Interessanti novità in tema di valore probatorio del documento informatico sottoscritto con una firma elettronica emergono dal decreto di modifica al Codice dell'amministrazione digitale (D.Lgs.82/2005). Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  40. 40. 40/200 Valore probatorio del documento informatico Al fine di attribuire un valore probatorio alle diverse fonti documentali, le nuove disposizioni sono volte a valorizzare le caratteristiche oggettive peculiari del documento informatico e della firma elettronica, rispetto ai consueti concetti (propri del mondo cartaceo) di documento avente forma scritta e garantito nella sua provenienza da una sottoscrizione. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  41. 41. 41/200 Valore probatorio del documento informatico ● solo la firma qualificata è equivalente alla sottoscrizione autografa; ● per il resto vige il principio della non discriminazione: non può essere negato valore giuridico ad un documento informatico per il solo fatto che è in forma elettronica. Pertanto il documento informatico, con o senza firma elettronica, è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  42. 42. 42/200 Valore probatorio del documento informatico Non conoscendo a priori quale sia in concreto la firma elettronica, che può andare da una password banale ad un sistema basato sulla biometria, conseguentemente con un livello di sicurezza assai variabile, è il giudice che valuta caso per caso il valore giuridico del documento cui essa è associata. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  43. 43. 43/200 Modifiche all'art. 20 "Validità ed efficacia probatoria dei documenti informatici” EX "Documento informatico" Aggiunto il comma 1-bis, "l'idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio in relazione alle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità". Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  44. 44. 44/200 Modifiche all'art. 21 "Documento informatico sottoscritto con firma elettronica" Contempla esclusivamente l'attribuzione dell'efficacia della "scrittura privata" a un documento sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, risente dell'impostazione del Codice Civile dedicata alla forma scritta dei documenti cartacei sottoscritti con firma autografa. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  45. 45. 45/200 Modifiche all'art. 21 c. 1 – Abrogato, c.2 – Nuova formulazione "Fermo restando quanto previsto ai commi 2-bis e 2-ter, il documento informatico sottoscritto con firma elettronica, formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all'art. 20, c. 3, soddisfa il requisito della forma scritta ed ha l'efficacia della scrittura privata prevista dall'articolo 2702 del codice civile. L'utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria." Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  46. 46. 46/200 Efficacia della scrittura privata Viene riconosciuta l'efficacia della scrittura privata prevista dall'art. 2702 del codice civile se al documento sia possibile ritenere oggettivamente associata una firma elettronica, anche avanzata o "semplice" purché, possa ritenersi certa l'associazione della firma proprio a quel documento, qualora questa venga riconosciuta o legalmente considerata come riconosciuta, richiedendo quindi la proposizione di una querela di falso per contestarne la provenienza da parte di chi l'ha sottoscritto. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  47. 47. 47/200 Efficacia della scrittura privata Viene riconosciuta l'efficacia della scrittura privata prevista dall'art. 2702 del codice civile se il documento informatico è firmato con firma digitale, proprio in relazione alle caratteristiche oggettive dello strumento della firma digitale, le caratteristiche di identità (imputabilità giuridica del documento) e integrità (forma scritta) sono garantite direttamente da quello strumento utilizzato per sottoscrivere il documento. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  48. 48. 48/200 Efficacia della scrittura privata Sarà comunque il giudice a valutare se nella fattispecie si tratta di firma elettronica conforme al regolamento. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  49. 49. 49/200 Firma elettronica avanzata, qualificata e digitale Nulla cambia invece nella disciplina relativa alla firma elettronica avanzata, qualificata e digitale. Nell'attuale riforma del CAD è infatti omesso il richiamo all’art. 2702 c.c. per i documenti che recano queste tipologie di firme, ed è omesso anche il richiamo alla presunzione di utilizzo del dispositivo di firma per i documenti con firma elettronica avanzata. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  50. 50. 50/200 Regolamento del Parlamento e del Consiglio europeo n.910/2014 "Identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno” Tra gli obiettivi c'è quello di consentire ai cittadini di utilizzare la loro identificazione elettronica per autenticarsi in un altro Stato membro. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
  51. 51. 51/200 Le novità introdotte dal Regolamento eIDAS ● È introdotto il sigillo elettronico ● Riconosciuta e introdotta la firma digitale remota ● Riconosciuta e introdotta la validazione temporale ● Introdotto il servizio di recapito certificato ● Introdotti i certificati qualificati di autenticazione dei siti web Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
  52. 52. 52/200 Le novità introdotte dal Regolamento eIDAS La firma digitale verso eIDAS Il Regolamento eIDAS disciplina tre tipologie di firme elettroniche: ● Firma Elettronica ● Firma Elettronica Avanzata (FEA) ● Firma Elettronica Qualificata (FEQ) Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
  53. 53. 53/200 Le novità introdotte dal Regolamento eIDAS La firma digitale verso eIDAS Firma Elettronica nel CAD Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
  54. 54. 54/200 Le novità introdotte dal Regolamento eIDAS La firma digitale verso eIDAS Firma Elettronica Nel regolamento eIDAS Non sono negati effetti giuridici per via della sua forma elettronica. Spetta al diritto nazionale dei singoli Paesi europei definire gli effetti giuridici delle firme elettroniche. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
  55. 55. 55/200 Le novità introdotte dal Regolamento eIDAS La firma digitale verso eIDAS Firma Elettronica Nel regolamento eIDAS Non sono negati effetti giuridici per via della sua forma elettronica. Spetta al diritto nazionale dei singoli Paesi europei definire gli effetti giuridici delle firme elettroniche. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
  56. 56. 56/200 Le novità introdotte dal Regolamento eIDAS La firma digitale verso eIDAS Firma Elettronica Avanzata (FEA) ● è connessa unicamente al firmatario; ● è idonea a identificare il firmatario; ● è creata mediante dati per la creazione di una firma elettronica che il firmatario può, con un elevato livello di sicurezza, utilizzare sotto il proprio esclusivo controllo; ● è collegata ai dati sottoscritti in modo da consentire l’identificazione di ogni successiva modifica di tali dati. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
  57. 57. 57/200 Le novità introdotte dal Regolamento eIDAS La firma digitale verso eIDAS Firma Elettronica Qualificata (FEQ) In aggiunta ai requisiti previsti per la firma elettronica avanzata possiede queste caratteristiche: ● è creata su un dispositivo qualificato per la creazione di una firma elettronica ● è basata su un DPCM 13/11/2014 qualificato ● ha effetto giuridico equivalente a quello di una firma autografa. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
  58. 58. 58/200 Le novità introdotte dal Regolamento eIDAS La firma digitale verso eIDAS Firma Elettronica avanzata, qualificata o digitale nel CAD Garantisce l’identità dell’autore, l’integrità e l’immodificabilità del documento, ha l’efficacia prevista dall’art. 2702 del codice civile. L’utilizzo del dispositivo di firma qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
  59. 59. 59/200 Le novità introdotte dal Regolamento eIDAS La firma digitale verso eIDAS Firma Elettronica avanzata, qualificata o digitale nel regolamento eIDAS Ha un effetto giuridico equivalente a quello di una firma autografa. Una firma elettronica qualificata basata su un certificato qualificato rilasciato in uno Stato membro è riconosciuta quale firma elettronica qualificata in tutti gli altri Stati membri (mutuo riconoscimento). Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
  60. 60. 60/200 I contrassegni elettronici pevisti dal CAD art. 23 ter “Sulle copie analogiche di documenti amministrativi informatici può essere apposto a stampa un contrassegno, sulla base dei criteri definiti con linee guida dell’Agenzia per l’Italia Digitale, tramite il quale è possibile ottenere il documento informatico, ovvero verificare la corrispondenza allo stesso della copia analogica. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
  61. 61. 61/200 I contrassegni elettronici pevisti dal CAD art. 23 ter “Il contrassegno apposto sulle copie analogiche sostituisce a tutti gli effetti di legge la sottoscrizione autografa e non può essere richiesta la produzione di altra copia analogica con sottoscrizione autografa del medesimo documento informatico. I programmi software eventualmente necessari alla verifica sono di libera e gratuita disponibilità.” Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
  62. 62. 62/200 I contrassegni elettronici pevisti dal CAD art. 23 ter ● Apposizione in formato stampa di un contrassegno contenente i dati identificativi del documento amministrativo informatico ● Apposizione in formato stampa di un contrassegno contenente un estratto del documento amministrativo informatico ● Apposizione in formato stampa di un contrassegno contenente l’intero documento amministrativo informatico Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
  63. 63. 63/200 I sigilli elettronici pevisti dal Regolamento eIDAS Il sigillo elettronico, potrà essere utilizzato solamente da persone giuridiche. Il sigillo elettronico è trattato dagli artt. 35 fino a 40 del regolamento e serve per provare l’emissione di un documento elettronico da parte di una determinata persona giuridica, dando la certezza dell’origine e dell’integrità del documento stesso; oltretutto, secondo l’art. 35, ad un sigillo non possono essere negati gli effetti giuridici e l’ammissibilità come prova in procedimenti giudiziali solo perché è elettronico. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
  64. 64. 64/200 I sigilli elettronici pevisti dal Regolamento eIDAS Esistono due tipi di sigilli: ● sigillo elettronico avanzato ● sigillo elettronico qualificato Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
  65. 65. 65/200 I sigilli elettronici pevisti dal Regolamento eIDAS il sigillo elettronico avanzato è connesso unicamente al creatore del sigillo, è idoneo a identificare il creatore del sigillo, è creato attraverso dati su cui il creatore del sigillo ha controllo ed è collegato ai dati cui si riferisce in modo da permettere l’identificazione di ogni modifica successiva dei dati; Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
  66. 66. 66/200 I sigilli elettronici pevisti dal Regolamento eIDAS il sigillo elettronico qualificato oltre alle caratteristiche di quelli avanzati, si basano su certificati qualificati e realizzati attraverso dispositivi sicuri. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
  67. 67. 67/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Tutto pronto ma... Negli ultimi 11 anni (tanti ne sono passati dall’adozione del Codice dell’Amministrazione Digitale, il Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82), nonostante le promesse di una rapida digitalizzazione completa dell’attività amministrativa, non si è assistito alla scomparsa della carta dagli uffici pubblici.
  68. 68. 68/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Una Pubblica Amministrazione ancora troppo legata ai vecchi iter burocratici tarati sugli strumenti analogici, assenza di investimenti (in tecnologie e formazione), difficoltà organizzative, norme di difficile interpretazione e che troppo spesso rimandavano a decreti attuativi che sarebbero stati adottati dopo anni. Queste sono alcune delle principali ragioni per cui la digitalizzazione della PA ha finito per diventare come il Godot di beckettiana memoria, che tutti aspettano e che non arriva mai. Tutto pronto ma...
  69. 69. 69/200 DPCM 13 novembre 2014 Il documento informatico Le regole tecniche Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Sospeso ...e nel frattempo?
  70. 70. 70/200 … e ora che fare? Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  71. 71. 71/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com 1 Verificare l’adeguatezza degli strumenti informatici utilizzati e, eventualmente, porre in essere le procedure per l’approvvigionamento di quanto tecnicamente necessario all’adempimento alle norme di legge; Che fare? Attivare il processo di dematerializzazione
  72. 72. 72/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com 2 Apportare le necessarie modifiche all’organizzazione e predisporre i documenti e manuali previsti dalla normativa vigente (provvedendo alla loro pubblicazione sul sito istituzionale dell’Ente) Che fare? Attivare il processo di dematerializzazione
  73. 73. 73/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com 3 Provvedere alla necessaria formazione di tutto il personale e alle attività di informazione/comunicazione per l’utenza Che fare? Attivare il processo di dematerializzazione
  74. 74. 74/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com 4 Adottare un sistema di gestione dei flussi documentali integrato da protocollo informatico e conservazione sostitutiva dei documenti informatici. Che fare? Attivare il processo di dematerializzazione
  75. 75. 75/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Tutte le PA dovranno adeguarsi alle regole tecniche in materia di gestione documentale (adottate con DPCM 3 dicembre 2013), provvedendo – tra gli altri adempimenti – ad aggiornare i propri sistemi di protocollo informatico e a predisporre il manuale della gestione documentale. DPCM 3 dicembre 2013 La gestione documentale I termini per attivare il processo di dematerializzazione Entro il 12/10/2015
  76. 76. 76/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Le nuove regole tecniche fanno ordine sistematico in materia di gestione documentale e approfondiscono concetti già presenti nel CAD in sintonia con le Regole Tecniche del protocollo informatico e conservazione, con le quali condividono le specifiche tecniche. DPCM 3 dicembre 2013 La gestione documentale I termini per attivare il processo di dematerializzazione Entro il 12/10/2015
  77. 77. 77/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Nel decreto sono contenute le regole relative a: a) formazione del documento informatico; b) copie, duplicati ed estratti informatici; c) formazione del documento amministrativo informatico; d) fascicoli informatici; e) formazione di registri e repertori della PA; DPCM 13 novembre 2014 Il documento informatico Le regole contenute nel decreto
  78. 78. 78/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Per meglio comprendere quali siano le operazioni da effettuare per una corretta e legale produzione di copie e duplicati di documenti informatici o analogici è necessario richiamare alcune tra le più significative disposizioni in materia di documento informatico introdotte dal CAD e successivamente regolamentate con il DPCM 13/11/2014 DPCM 13 novembre 2014 Copie e duplicati di documenti informatici o analogici Tutto gira attorno al documento informatico
  79. 79. 79/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Gli atti formati dalle pubbliche amministrazioni con strumenti informatici, nonché i dati e i documenti informatici detenuti dalle stesse, costituiscono informazione primaria ed originale da cui è possibile effettuare, su diversi o identici tipi di supporto, duplicazioni e copie per gli usi consentiti dalla legge. DPCM 13 novembre 2014 Copie e duplicati di documenti informatici o analogici Tutto gira attorno al documento informatico
  80. 80. 80/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com La regola fondamentale il documento informatico deve essere formato e firmato digitalmente nel rispetto delle regole tecniche di cui al DPCM 13 novembre 2014 DPCM 13 novembre 2014 Copie e duplicati di documenti informatici o analogici Tutto gira attorno al documento informatico
  81. 81. 81/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il documento informatico è formato mediante una delle seguenti principali modalità: ● redazione con software; ● acquisizione per via telematica o su supporto informatico; ● acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico; ● acquisizione della copia informatica di un documento analogico; DPCM 13 novembre 2014 Copie e duplicati di documenti informatici o analogici Tutto gira attorno al documento informatico
  82. 82. 82/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com ● registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici; ● presentazione telematica di dati (moduli o formulari resi disponibili all'utente); ● generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica. DPCM 13 novembre 2014 Copie e duplicati di documenti informatici o analogici Tutto gira attorno al documento informatico
  83. 83. 83/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il documento informatico assume la caratteristica di immodificabilità se formato in modo che forma e contenuto non siano alterabili durante le fasi di tenuta e accesso e ne sia garantita la staticità nella fase di conservazione. DPCM 13 novembre 2014 Copie e duplicati di documenti informatici o analogici Immodificabilità del documento informatico
  84. 84. 84/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il documento informatico deve avere quindi un formato cosidetto "statico”: non deve cioè contenere campi che comporterebbero modifica di alcune parti dello stesso non rilevabili alla verifica della firma. Sono formati statici il PDF/A, l'XML, EML, i formati immagine (ad es. TIFF), i formati testo come il TXT. DPCM 13 novembre 2014 Copie e duplicati di documenti informatici o analogici La “staticità” e i “formati” del documento informatico
  85. 85. 85/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate da una o più delle seguenti operazioni: ● la sottoscrizione con firma digitale ovvero con firma elettronica qualificata; ● l'apposizione di una validazione temporale; ● il trasferimento con PEC con ricevute complete; ● la memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonee politiche di sicurezza; ● il versamento ad un sistema di conservazione. DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici Immodificabilità del documento informatico (2)
  86. 86. 86/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Ci sono altre norme di cui bisogna tenere conto, ed in particolare del comma 3 dell'art 3 delle Regole Tecniche sulla firma digitale emanate con DPCM 30 marzo 2009 che prevede: "Il documento informatico, sottoscritto con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata, non produce gli effetti di cui all'art. 21, comma 2, del codice, se contiene macroistruzioni o codici eseguibili, tali da attivare funzionalità che possano modifcare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati". DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici La “staticità” del documento informatico
  87. 87. 87/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il formato EML è previsto dalle regole tecniche sul protocollo informatico e gestione dei flussi documentali e consente di salvare la mail con i relativi allegati senza alterare minimamente il messaggio di posta elettronica conservando quelle caratteristiche di integrità e immodificabilità del documento che si ottengono quando forma e contenuto non sono alterabili durante la fase di tenuta e accesso e garanzia di staticità nella fase di conservazione. DPCM 13 novembre 2014 Il formato EML
  88. 88. 88/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Un file .eml (testo puro) contiene i singoli messaggi di posta elettronica completi di formattazione del testo, immagini ed eventual allegati. Per la creazione di file eml è possibile utilizzare sia l'interfaccia webmail del proprio gestore di posta elettronica che un qualsiasi client residente come Outlook, Windows Live Mail ma anche Mozzilla Thunderbird (open source, multipiattaforma). Per la apertura è necessario un client di posta elettronica residente. DPCM 13 novembre 2014 Il formato EML
  89. 89. 89/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Mediante l’uso di uno scanner (*) viene copiato in formato elettronico. Il risultato è la perdita dell'autografia della firma! Per la validità del documento sarebbe necessario ricercare la scrittura originale nel caso in cui ne fosse contestata la firma. La copia ha la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui è tratta se la sua conformità all’originale è attestata da un pubblico ufficiale (DS) o non è espressamente disconosciuta DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici Copia informatica di documento analogico
  90. 90. 90/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com L'attestazione di conformità delle copie per immagine su supporto informatico di uno o più documenti analogici può essere altresì prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l'impronta del documento. Resta fermo, ove previsto, l'obbligo di conservazione dell'originale che può essere distrutto a seguito di conservazione sostitutiva della copia informatica. DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici Copia informatica di documento analogico
  91. 91. 91/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Mediante l'uso di una stampante viene stampato il documento informatico ma... una volta stampata la firma digitale non è più verificabile e il documento risulta non firmato! La soluzione è quella di far attestare la conformità della copia al suo originale dal DS mediante firma autografa. DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici Copia analogica di documento informatico
  92. 92. 92/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Una seconda possibilità è quella di apporre la dicitura "Firma autografa sostituita a mezzo stampa ai sensi dell'art. 3, comma 2 del D.L. 39/93" ma la stessa non conferisce carattere autografo alla "firma" stampata ma solo l'indicazione della identità e della qualifica dell'autore ed anche in questo caso sarebbe necessario ricercare il documento originale nel caso in cui ne fosse contestata la firma. DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici Copia analogica di documento informatico
  93. 93. 93/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com L'estrazione del file dal documento informatico firmato digitalmente interrompe il “contatto” della copia con l'originale. La copia ha la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui è tratta se la sua conformità all’originale: ● è attestata da un pubblico ufficiale (DS); ● non è espressamente disconosciuta DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici Copia informatica di un documento informatico
  94. 94. 94/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originario: copia/incolla del file-documento. … copia del file :-) Il documento di risulta è un clone unico e originale e che pertanto non necessità di attestazioni di conformità. DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici Duplicato informatico di un documento informatico
  95. 95. 95/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Sin qui le risposte "in uscita" che una scuola può soddisfare, ma... quando provengono da altre scuole o altre PA documenti informatici non firmati digitalmente che fare? DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici
  96. 96. 96/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com …quando provengono da altre scuole o altre PA documenti informatici non firmati digitalmente che fare? Se il documento non firmato viene prelevato dai siti delle altre scuole o di altre PA, non potendo assumere a protocollo e conservare documenti privi di firma digitale, è necessario che il Dirigente scolastico ne attesti la conformità all'originale "visto" sul sito web interessato fornendo tra le altre informazioni anche i dati relativi all'URL di provenienza, alla data ed all'ora di prelevamento. DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici
  97. 97. 97/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com …quando provengono da altre scuole o altre PA documenti informatici non firmati digitalmente che fare? Se il documento non firmato è allegato ad una PEO o ad una PEC salvata in formato EML, non essendo possibile assumere a protocollo e conservare documenti privi di firma digitale, siamo di fronte ad una modalità che richiede l'attivazione di una procedura (anomala) di accoglimento con firma digitale del Dirigente scolastico che responsabilmente riconosce nel mittente identità certa in quanto il documento è dotato di firma elettronica (segue...) DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici
  98. 98. 98/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com …quando provengono da altre scuole o altre PA documenti informatici non firmati digitalmente che fare? firma elettronica? Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità. ... ma la sua esibizione e produzione non sostituisce quella dell'originale. DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici
  99. 99. 99/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com …quando provengono da altre scuole o altre PA documenti informatici non firmati digitalmente che fare? Documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale. Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche, che garantiscano l'identificabilità dell'autore, l'integrità e l'immodificabilità del documento, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile (…) ...la sua esibizione e produzione sostituisce quella dell'originale. DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici
  100. 100. 100/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com … ma di quali documenti stiamo parlando? i documenti arrivano nella nostra scuola via mail (peo e pec), tramite la consegna a mano o spedizione via posta. per la posta in entrata i formati utilizzati sono il pdf/a e l'eml che nel caso di mail ci permette di salvare la comunicazione comprensiva dei suoi allegati. i documenti in uscita vengono firmati digitalmente attestando la provenienza e l'autenticità di un atto DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici
  101. 101. 101/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com ...ma che documenti arrivano nella mia scuola? ● email con allegato doc privo di firma ● email con allegato pdf con firma autografa del dirigente e scanditi in modalità inaccessibile ● email con allegato con dicitura: firma autografa omessa ai sensi dell’art. 3 del d. lgs. n. 39/1993 Questi NON sono documenti ! DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici
  102. 102. 102/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com ...ma che documenti arrivano nella mia scuola? … La domanda sorge spontanea Perchè non viene utilizzata la firma digitale per firmare documenti informatici? Eviteremmo un sacco di problemi di ordine giuridico legati in primis alla efficacia probatoria, e alla conservazione sostitutiva. DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici
  103. 103. 103/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com ...ma che documenti arrivano nella mia scuola? … La domanda sorge spontanea Perchè non viene utilizzata la PEC per trasmettere i documenti informatici? Comunichiamo tra PA via PEC e trasmettiamo files firmati digitalmente, molte problematiche non avrebbero più ragione d'esistere. DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici
  104. 104. 104/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com ...ma che documenti arrivano nella mia scuola? … La domanda sorge spontanea Cos'è una copia, cos'è un duplicato? Dobbiamo sapere se stiamo inviando una copia o un duplicato, quale origine nativa il documento possiede e come va conservato, quando fare la dichiarazione di conformità e come farla. DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici
  105. 105. 105/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com ...ma che documenti arrivano nella mia scuola? … La domanda sorge spontanea Quando posso dichiarare la conformità? la dichiarazione di conformità posso apporla se dispongo del documento originale, se posso confrontarlo, se la riproduzione è fedele in tutti i suoi elementi, se c'è un motivo per il rilascio di una copia. DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici
  106. 106. 106/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Dove trovo la soluzione? ● Nel rispetto della Legge ● Nell'abbandono di inutili abitudini burocratico-analogiche ● Nella formazione continua DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici
  107. 107. 107/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com DPR 20 ottobre 1998, n. 428 “Protocollo informatico” DPR 28 dicembre 2000, n. 445 “Sistema di gestione dei flussi documentalie degli archivi” Una evoluzione NON soltanto lessicale...
  108. 108. 108/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il documento Documento deriva dal lat. Docere, cioè insegnare; il documento quindi docet (monumentum) e mostra l’atto contenuto al suo interno e perciò rappresentato. Il TUDA (DPR 445/2000) novella solo la parola documento, come già il DPR 1409/1963.
  109. 109. 109/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Atto e documento L’atto è l’evento a cui la norma ricollega determinati effetti giuridici. Il documento è l’entità materiale (res) capace di rappresentare in maniera duratura un fatto o un atto giuridico in forma scritta. In quanto “cosa” contenente segni, diventa tecnicamente una res signata.
  110. 110. 110/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com La PA opera attraverso i documenti La amministrazione pubblica opera principalmente attraverso i documenti... ... quindi... per lavorare bene, i documenti devono essere gestiti in modo corretto: efficacia, efficienza e trasparenza.
  111. 111. 111/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com La PA opera attraverso i documenti Le tre parole strategiche in Archivistica ● Efficacia Registrazione ● Efficienza Classificazione e Selezione ● Trasparenza Fascicolo e Diritto di accesso
  112. 112. 112/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com I documenti della PA vanno “registrati” DPR 28 dicembre 2000, n. 445 art. 53, comma 5 REGISTRAZIONE Protocollo Repertorio Arrivo, partenza e interni (scambiati tra uffici della stessa AOO) Documenti uguali per forma ma diversi per contenuto
  113. 113. 113/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’amministrazione (repertoriati). I documenti della PA vanno “registrati” DPR 28 dicembre 2000, n. 445 art. 53, comma 5
  114. 114. 114/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com ● Registrare i documenti (protocollazione o repertoriazione) ● Gestire i flussi documentali integrati con il protocollo informatico ● Introdurre il titolario di classificazione ● Fascicolare i documenti ● Elaborare i piani di conservazione (massimario di selezione) Le Pubbliche Amministrazioni hanno ora l’obbligo di operare in modalità digitale
  115. 115. 115/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) La registrazione di protocollo Su ogni documento ricevuto o spedito dall'Area Organizzativa Omogenea è effettuata una registrazione di protocollo con il sistema di gestione del protocollo informatico, consistente nella memorizzazione dei dati obbligatori. Tale registrazione è eseguita in un'unica operazione, senza possibilità per l'operatore di inserire le informazioni in più fasi successive.
  116. 116. 116/200A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) Il registro di protocollo L’insieme delle registrazioni effettuate costituisce il Registro di protocollo, che fa fede dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso, ed è idoneo a produrre effetti giuridici. Il Registro di protocollo si configura come atto pubblico ed è destinato a provare la data dell'annotazione e la successione nel tempo delle ricezioni e delle spedizioni; da ciò deriva che il dipendente dell’Organizzazione che opera nel sistema di protocollazione assume la qualità di pubblico ufficiale. Chiunque intenda contestare la veridicità di una o più registrazioni contenute nel protocollo dell’Organizzazione è tenuto a proporre querela di falso in base all’art. 221 del codice di procedura civile. Il protocollo informatico e il workflow documentale
  117. 117. 117/200A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) La registrazione di protocollo La registrazione di protocollo di un documento è eseguita dopo averne verificato l’autenticità, la provenienza e l’integrità. Con particolare riguardo ai documenti prodotti dall’Organizzazione, non è consentita la registrazione di protocollo in assenza del documento a cui la registrazione si riferisce, né in presenza di documenti non sottoscritti. Il registro giornaliero di protocollo è sottoposto quotidianamente a conservazione sostitutiva. Il protocollo informatico e il workflow documentale
  118. 118. 118/200A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) Requisiti necessari per ciascuna registrazione di protocollo a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; c) mittente o destinatario dei documenti ricevuti o spediti; d) oggetto del documento; Il protocollo informatico e il workflow documentale
  119. 119. 119/200A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) Requisiti necessari per ciascuna registrazione di protocollo e) data e numero di protocollo dei documenti ricevuti, se disponibili; f) impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, registrato in forma non modificabile; g) identificativo di chi ha protocollato il documento; h) classificazione; i) assegnazione; Il protocollo informatico e il workflow documentale
  120. 120. 120/200A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) Requisiti necessari per ciascuna registrazione di protocollo j) data di arrivo, registrata in forma non modificabile; k) allegati; l) mezzo di ricezione/spedizione (lettera ordinaria, prioritaria, raccomandata, fax, ecc.); Il protocollo informatico e il workflow documentale
  121. 121. 121/200A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) Registrazione di protocollo inoltre possono essere aggiunti: m) estremi provvedimento differimento termini di registrazione; n) tipo documento; o) elementi identificativi del procedimento amministrativo, se necessario; p) eventuali altre informazioni connesse al documento. Il protocollo informatico e il workflow documentale
  122. 122. 122/200A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) Annullamento e modifica delle registrazioni di protocollo. Le registrazioni di protocollo possono essere annullate, eccezionalmente e previa autorizzazione del Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, a seguito di motivata richiesta scritta o per iniziativa dello stesso Responsabile. L’operazione di annullamento è eseguita con le modalità di cui all’art. 54 del DPR 445/2000. Il protocollo informatico e il workflow documentale
  123. 123. 123/200A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) Il Protocollo di emergenza (art.63 del DPR 445/2000) Ogni volta non sia possibile utilizzare il sistema per cause tecniche, il responsabile del servizio ● autorizza lo svolgimento anche manuale delle operazioni di protocollo su un registro di emergenza; ● impartisce le disposizioni per il riversamento dei dati nel protocollo informatico tramite le procedure previste dal manuale di gestione del sistema informatico. ● comunica alla struttura organizzativa dell’amministrazione della revoca dell’emergenza; ● conserva il registro di emergenza; ● comunica alla Soprintendenza archivistica il ripristino delle funzionalità del registro di protocollo informatico. Il protocollo informatico e il workflow documentale
  124. 124. 124/200A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) Il Protocollo di emergenza (art.63 del DPR 445/2000) Le registrazione dei documenti sul registro di emergenza e il recupero delle stesse nel sistema di protocollo informatico vengono effettuate secondo le modalità di cui all’articolo 63 del testo unico (dPR 445/2000): a) sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema. b) qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il Responsabile del Servizio può autorizzare l’uso del registro di emergenza per periodi successivi. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione. c) per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate. Il protocollo informatico e il workflow documentale
  125. 125. 125/200A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) Il Protocollo di emergenza (art.63 del DPR 445/2000) Per attivare il registro di protocollo di emergenza si devono verificare tre condizioni, non necessariamente dipendenti una dall’altra: 1. guasto al software di protocollazione informatica; 2. guasto al sistema informatico di gestione; 3. mancanza di energia elettrica. Quando si verifica la condizione numero 1 si deve attivare un protocollo di emergenza su supporto informatico. Quando si verificano le condizioni numeri 2 e 3 si deve attivare un protocollo di emergenza su supporto cartaceo. Il protocollo informatico e il workflow documentale
  126. 126. 126/200A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) Il Protocollo di emergenza (art.63 del DPR 445/2000) Per l’attivazione del protocollo di emergenza si deve: a) redigere il verbale di attivazione (documento n. 1) b) compilare il registro di emergenza [su supporto informatico; manuale (documento n. 2)]; c) dare comunicazione alla struttura organizzativa dell’amministrazione della attivazione dell’emergenza; d) comunicare alla Soprintendenza archivistica l’attivazione del registro di emergenza. Il protocollo informatico e il workflow documentale
  127. 127. 127/200A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) Il Protocollo di emergenza (art.63 del DPR 445/2000) Al termine dell’emergenza si deve: a) revocare l’autorizzazione al protocollo di emergenza b) inserire le registrazioni di emergenza nel protocollo informatico attivando l’apposita funzione, come previsto dal manuale di gestione; Il protocollo informatico e il workflow documentale
  128. 128. 128/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com La gestione del protocollo e dei flussi documentali avviene utilizzando uno specifico software di archiviazione digitale che consente: l'allineamento delle procedure al CAD, l'utilizzo di processi di work flow per la gestione del protocollo informatico e delle pratiche e la conservazione sostitutiva dei documenti. Il sistema adottato consente di realizzare il processo di dematerializzazione in termini di efficienza, efficacia ed economicità. La gestione dei flussi documentali Il sistema adottato dall'IC di Castellucchio La gestione del protocollo e dei flussi documentali avviene utilizzando uno specifico software di archiviazione digitale che consente: l'allineamento delle procedure al CAD, l'utilizzo di processi di work flow per la gestione del protocollo informatico e delle pratiche e la conservazione sostitutiva dei documenti. Il sistema adottato consente di realizzare il processo di dematerializzazione in termini di efficienza, efficacia ed economicità.
  129. 129. 129/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Nell’ambito dell’area organizzativa omogenea (nella scuola è presente una sola AOO) è istituito un servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione di flussi documentali e di archivi. In assenza del responsabile del protocollo e del suo collaboratore, deve essere comunque garantita la continuità operativa del protocollo. La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'IC di Castellucchio
  130. 130. 130/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com La gestione dei flussi documentali e del protocollo informatico avviene tramite un processo automatico che coinvolge tutti gli assistenti amministrativi, il direttore sga e il dirigente scolastico secondo uno schema di regole procedurali predefinite. La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'IC di Castellucchio
  131. 131. 131/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com L'accesso protetto al sistema di gestione e quindi all'archivio digitale, consente ad ogni utente di visionare la propria worklist. La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'IC di Castellucchio
  132. 132. 132/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com La firma digitale è di competenza esclusiva del dirigente scolastico sia per la corrispondenza in arrivo che per quella in partenza e del direttore sga nel caso debba, per propria competenza, firmare documenti in uscita. La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'IC di Castellucchio
  133. 133. 133/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il modello organizzativo è centralizzato per la registrazione di atti in arrivo mentre la registrazione degli atti in partenza è demandata, salvo eccezioni, ad ogni singolo ufficio in funzione delle competenze attribuite. La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'IC di Castellucchio
  134. 134. 134/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Le operazioni di consultazione dell’archivio protocollo possono essere effettuate da parte di tutti gli utenti abilitati, non solo per gli atti di propria competenza ma relativamente a tutti gli atti secondo i sistemi di ricerca generale o specifica. La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'IC di Castellucchio
  135. 135. 135/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Fasi della gestione dei documenti ricevuti (corrispondenza in entrata) Ricezione dei documenti - tramite email (peo, pec) memorizzate in formato EML (*) - files - analogici, scansiti e memorizzati in formato PDF/A-1b (*) (*) i formati "open document" utilizzati garantiscono la staticità e l'immodificabilità del documento, requisiti che le regole tecniche ritengono primari in una una tipologia di formato. La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'IC di Castellucchio
  136. 136. 136/200 DSGA Smistamento Non Protocollare Da Protocollar e Firma dei Documenti Segreteria: Protocolla il Documento Individuazione Responsabile Responsabile: Crea la Pratica o la implementa con il nuovo documento segnatura di Protocollo Il protocollo informatico e il workflow documentale Dirigente Accoglimento
  137. 137. 137/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Fasi della gestione dei documenti ricevuti (corrispondenza in entrata) Immissione del documento nel sistema di gestione dei flussi documentali il responsabile del protocollo inserisce il documento nel raccoglitore della corrispondenza in entrata generando in tal modo un record/contenitore che attesta che il documento può essere immesso nel processo. Il record generato viene arricchito delle meta informazioni necessarie alla identificazione ed alla alla classificazione del documento ad esso associato ed "inviato" alla worklist del Direttore sga per il successivo controllo. La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'IC di Castellucchio
  138. 138. 138/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Fasi della gestione dei documenti ricevuti (corrispondenza in entrata) Controllo del Direttore sga Il Direttore sga riscontrata nella sua worklist la presenza di documenti da visionare nella corrispondenza in entrata e ha diversi compiti: ● visionare il documento e le metainformazioni ad esso associate ● definire se il documento va protocollato o no ● individuare il responsabile del protocollo ● individuare il responsabile del procedimento ● indicare se deve firmarlo un'altra persona ovvero il dirigente scolastico ● sottoporre il documento alla firma del dirigente. La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'IC di Castellucchio
  139. 139. 139/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Fasi della gestione dei documenti ricevuti (corrispondenza in entrata) Firma digitale del dirigente scolastico Il Dirigente firma gli atti per consentire l'invio automatico dell'informazione alla worklist dell'ufficio protocollo. punti critici: gestione dell'assenza prolungata del Dirigente scolastico. In ogni fase della procedura, il dirigente, il direttore sga e il responsabile del procedimento potranno scambiarsi messaggi operativi ed il messaggio potrà “rimbalzare” sino alla conferma finale che avverrà con la firma del dirigente. La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'IC di Castellucchio
  140. 140. 140/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Fasi della gestione dei documenti ricevuti (corrispondenza in entrata) Assegnazione del documento al responsabile del procedimento Il documento protocollato compare ora nella worklist del responsabile del procedimento che si occuperà di aprire un nuovo fascicolo o di inserire il documento in un fascicolo già aperto. La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'IC di Castellucchio
  141. 141. 141/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Fasi della gestione dei documenti in uscita La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'IC di Castellucchio DSGA controlla Documenti Firma Responsabile: Crea il nuovo documento e lo Protocolla appone la Signatura di Protocollo Responsabile Conferma l’invio del documento
  142. 142. 142/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Fasi della gestione dei documenti inviati (corrispondenza in uscita) Fasi della gestione dei documenti in uscita a) Redazione del documento da parte del responsabile del procedimento b) Inserimento nel raccoglitore posta in uscita per essere sottoposto al controllo del Direttore sga c) Controllo Direttore sga Il Direttore sga riscontrata nella sua worklist la presenza di documenti da visionare nella corrispondenza in uscita e ha diversi compiti: - visionare il documento e le meta informazioni ad esso associate - definire se il documento è correttamente e legalmente creato - indicare se deve firmarlo un'altra persona ovvero il dirigente scolastico - sottoporre il documento alla firma del dirigente. La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'IC di Castellucchio
  143. 143. 143/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Fasi della gestione dei documenti inviati (corrispondenza in uscita) Fasi della gestione dei documenti in uscita d) Firma del dirigente Il dirigente riscontrata nella sua worklist la presenza di documenti da firmare effettua i necessari controlli e firma digitalmente il Documento. e) Il documento viene inviato alla worklist del responsabile del Procedimento che si occuperà di protocollarlo ed inviarlo al destinatario unitamente al file di segnatura (XML) In ogni fase della procedura, il dirigente, il direttore sga e il responsabile del procedimento potranno scambiarsi messaggi operativi ed il messaggio potrà “rimbalzare” sino alla conferma finale che avverrà con la firma del dirigente. La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'IC di Castellucchio
  144. 144. 144/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Protocollo e creazione del file di segnatura (XML) Il sistema si occupa di creare il file di "conferma ricezione" in formato xml e lo trasmette al mittente Dopo la firma del dirigente il documento da protocollare sarà trasmesso alla worklist del responsabile del protocollo che si occuperà di completare l'operazione di metadatazione e quindi di protocollazione. La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'IC di Castellucchio
  145. 145. 145/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Protocollo e creazione del file di segnatura (XML) I requisiti necessari di ciascuna segnatura di protocollo sono: ● codice identificativo dell'amministrazione ● codice identificativo dell'area organizzativa omogenea ● data del protocollo ● numero di protocollo ● indice di classificazione ● oggetto ● mittente/destinatario ● Impronta di Hash La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'IC di Castellucchio
  146. 146. 146/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Protocollo e creazione del file di segnatura (XML) È fatto divieto assoluto spedire qualunque documento firmato digitalmente privo del suo file di segnatura. La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'IC di Castellucchio
  147. 147. 147/200 Area protocollo – file di segnatura (XML) A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
  148. 148. 148/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il Fascicolo informatico Il fascicolo informatico costituisce un ulteriore passo verso la realizzazione dei fondamentali obiettivi di interconnessione e interoperabilità e di cooperazione applicativa con i quali si vuole raggiungere il risultato di far interagire il cittadino e l’impresa con una pubblica amministrazione unitaria, che funzioni come centro di erogazione di servizi e prestazioni, e che sia dotata, allo scopo, di un sistema informativo integrato ed omogeneo.
  149. 149. 149/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il Fascicolo informatico Il fascicolo è un insieme organico e ordinato di documenti che si forma nel corso dell’attività amministrativa dell’ente allo scopo di riunire, a fini decisionali o informativi, i documenti utili allo svolgimento di tale attività
  150. 150. 150/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il fascicolo si distingue in 5 tipologie ● Fascicolo di affare (per Pratica) ● Fascicolo di attività (per Pratica) ● Fascicolo di procedimento amministrativo (per Pratica) ● Fascicolo di persona fisica ● Fascicolo di persona giuridica Quanto alla durata il fascicolo si distingue in 2 tipologie ● Annuale ● Permanente Il Fascicolo informatico
  151. 151. 151/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il Fascicolo informatico Il fascicolo di affare Conserva i documenti relativi ad una competenza non procedimentalizzata, per la quale, dunque, non è previsto l’adozione di un provvedimento finale.
  152. 152. 152/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il Fascicolo informatico Il fascicolo di attività Conserva i documenti relativi ad una competenza proceduralizzata, per la quale esistono documenti vincolati o attività di aggiornamento di banche-dati e per la quale non è previsto l’adozione di un provvedimento finale.
  153. 153. 153/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il Fascicolo informatico Il fascicolo di procedimento amministrativo Conserva i documenti relativi ad una pluralità di atti tra loro autonomi, scanditi nel tempo e destinati allo stesso fine, cioè alla emanazione di un provvedimento finale. Il fascicolo di procedimento amministrativo non è un contenitore-raccoglitore di documenti, appunti, fotocopie, collazionati in maniera empirica.
  154. 154. 154/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il Fascicolo informatico Il fascicolo può essere organizzato: ● raccogliendo documenti diversi per formato, natura, contenuto giuridico ● raccogliendo documenti della stessa tipologia o qualità o forma, raggruppati in base a criteri di natura diversa
  155. 155. 155/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il Fascicolo informatico Il Responsabile del procedimento (RPA) cura: ● apertura di un nuovo fascicolo ● inserimento di documenti in fascicolo già esistente ● chiusura di un fascicolo Tali operazioni non possono mai essere demandate all’ufficio di protocollo e devono comunque essere condotte in coerenza con il piano di fascicolazione predisposto dal responsabile del servizio archivistico. Il Fascicolo informatico
  156. 156. 156/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il Fascicolo informatico La formazione di un nuovo fascicolo Avviene attraverso l’operazione di apertura effettuata dal responsabile del procedimento (RPA) tramite la registrazione delle seguenti informazioni: ● indice di classificazione ● numero del fascicolo ● oggetto del fascicolo ● data di apertura ● ufficio procedente ● livello di riservatezza Il Fascicolo informatico
  157. 157. 157/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il Fascicolo informatico La numerazione dei fascicoli I fascicoli sono numerati con una numerazione riferita ad: ● anno solare di apertura del fascicolo ● indice di classificazione composto da titolo e classe Nel corso dell’anno non è possibile assegnare con il medesimo indice di classificazione numeri di fascicolo già assegnati. Il Fascicolo informatico
  158. 158. 158/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il Fascicolo informatico Il contenuto del fascicolo Dopo le procedure di registrazione di protocollo devono essere inseriti nel fascicolo pertinente: ● i documenti in arrivo ● le minute dei documenti in partenza ● i documenti interni i documenti interni, che di norma non sono protocollati, se non informatici, devono essere classificati ed inseriti all’interno del fascicolo in base alla data di redazione Il Fascicolo informatico
  159. 159. 159/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il Fascicolo informatico Il repertorio dei fascicoli Elenco ordinato ed aggiornato dei fascicoli istruiti all’interno di ciascuna classe del titolario adottato riportante: ● indice di classificazione completo ● oggetto dell’affare o del procedimento ● nominativo del responsabile del procedimento ● dati relativi alla movimentazione dei fascicoli Il Fascicolo informatico
  160. 160. 160/200 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il Fascicolo informatico Il repertorio dei fascicoli ● è unico per l’ente ● ha cadenza annuale ● è gestito in forma automatica dal sistema di gestione informatica dei documenti o, in maniera tradizionale, dal responsabile del servizio archivistico (alcune serie documentarie possono dar luogo a repertori di fascicoli distinti). Il Fascicolo informatico
  161. 161. 161/200 Conservazione sostitutiva – le funzioni A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) • garantire valore legale • garantire efficacia probatoria Il protocollo informatico e il workflow documentale
  162. 162. 162/200 Conservazione sostitutiva – le funzioni A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) Il protocollo informatico e il workflow documentale La Conservazione Sostitutiva è una procedura informatica che ha come scopo quello di garantire nel tempo la validità legale di un documento ed il suo valore probatorio. Il processo di Conservazione Digitale Sostitutiva permette di cristallizzare i tuoi documenti garantendone l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità e la reperibilità. L’apposizione della firma digitale e della marca temporale sul file di chiusura (o Indice del Pacchetto di Archiviazione) che riporta i metadati e le impronte associate ai documenti selezionati attribuisce ai documenti informatici valore legale e probatorio.
  163. 163. 163/200 La conservazione sostitutiva Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  164. 164. 164/200 D.M. 23/1/2004 art. 1, co. 2, lett. a) Documento statico non modificabile “documento informatico redatto in modo tale per cui il contenuto risulti non alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione nonchè immutabile nel tempo; a tal fine il documento informatico non deve contenere macroistruzioni o codice eseguibile, tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati” D.M. 23/1/2004 art. 1, co. 2, lett. a) Documento statico non modificabile “documento informatico redatto in modo tale per cui il contenuto risulti non alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione nonchè immutabile nel tempo; a tal fine il documento informatico non deve contenere macroistruzioni o codice eseguibile, tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati” La conservazione sostitutiva del documento analogico si ottiene mediante la memorizzazione dell’immagine del documento su un supporto che permette di leggere tale atto nel tempo e che garantisce l’assoluta inalterabilità nella forma e nel contenuto dell’atto stesso, rendendo il suddetto documento statico e non modificabile. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com La conservazione sostitutiva
  165. 165. 165/200 Esportazione dei documenti da portare in conservazione e selezione della destinazione in cui salvare il pacchetto di esportazione Selezionare il tipo di Esportazione Selezionare la cartella di appoggio sul desktop Il protocollo informatico e il workflow documentale La conservazione sostitutiva
  166. 166. 166/200 Esportazione dei documenti da portare in conservazione e selezione dei documenti che formeranno il pacchetto di archiviazione Il protocollo informatico e il workflow documentale La conservazione sostitutiva Ricerca i documenti da portare in conservazione Seleziona i documenti N.B. I documenti In blu non sono ancora stati esportati. Inserire il periodo di Imposta dei documenti selezionati Selezionare i dati anagrafici dei responsabili NB rimangono memorizzati Inserire luogo conservazione e validità
  167. 167. 167/200 Esportazione dei documenti da portare in conservazione il pacchetto di archiviazione, il file di chiusura e il file di log Il protocollo informatico e il workflow documentale La conservazione sostitutiva Copia dei documenti selezionati File di chiusura riporta i metadati obbligatori e le impronte di tutti i documenti selezionati File di Log
  168. 168. 168/200 Il Conservatore Firma e Marca il file di chiusura e chiude il processo di conservazione Il protocollo informatico e il workflow documentale La conservazione sostitutiva Firmiamo e marchiamo temporalmente il file di chiusura Trasciniamo il file sul dispositivo di firma Importiamo il pacchetto di conservazione firmato e marcato nell’apposito raccoglitore dell’ARCHIBOX Il pacchetto verrà reimportato SOLO se il file di chiusura è stato effettivamente firmato e marcato Il programma compilerà automaticamente i campi di ricerca dei pacchetti di conservazione nel raccoglitore apposito
  169. 169. 169/200a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il Responsabile della conservazione (appone la propria firma digitale e la marca temporale a un documento o ad un lotto di documenti) La Marca Temporale è il risultato della procedura informatica, con cui si attribuisce, ad uno o più documenti informatici, un riferimento temporale opponibile ai terzi. La Marca Temporale è un servizio, acquistato presso un Ente Certificatore, che permette di associare data e ora certe e legalmente valide a un documento informatico, consentendo quindi di associare una validazione temporale opponibile a terzi. La conservazione sostitutiva Il protocollo informatico e il workflow documentale
  170. 170. 170/200 ● Deve garantire (anche mediante verbalizzazione) la tracciabilità delle operazioni effettuate durante il processo di conservazione; ● La tracciabilità è necessaria per facilitare le operazioni di controllo e verifica; ● La tracciabilità è utile per monitorare e mappare l’iter del documento e di risalire a tutti i soggetti che hanno acceduto al sistema informatico. Il ruolo del responsabile della conservazione Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com La conservazione sostitutiva
  171. 171. 171/200 Art. 5 Deliberazione CNIPA n. 11/2004 ● Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate. ● Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente deliberazione. ● Nelle amministrazioni pubbliche il ruolo di pubblico ufficiale è svolto dal dirigente dell'ufficio responsabile della conservazione dei documenti o da altri dallo stesso formalmente designati, fatta eccezione per quanto previsto dall'art. 3, comma 2, e dall'art. 4, commi 2 e 4, casi nei quali si richiede l'intervento di soggetto diverso della stessa amministrazione. Le funzioni del responsabile della conservazione Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com La conservazione sostitutiva

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