La presentazione Talea Consulting su ARX Drive: strumento per la condivisione dei documenti presenti sul sistema di Gestione Documentale sui propri dispositivi personali, anche Mobile. Un tool che permette di visionare e modificare i documenti anche quando si è fuori dall'azienda e non collegati con il sistema aziendale.

1. ARX DRIVE - Condivisione delle informazioni

2. ARX DRIVE: Che cosa è?
Una suite di file hosting che permette di condividere e
sincronizzare i file archiviati in Arxivar anche all’esterno,
da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi luogo, senza avere
il client Arxivar sul proprio PC.
Si ha così uno strumento facile ed immediato che si collega
al sistema di Business Process
Management Arxivar.

3. ARX DRIVE: Cosa si può fare?

4. ARX DRIVE: Sincronizzato
Informazioni sempre sincronizzate ed allineate fra Arxivar e il
File System

5. ARX DRIVE: Ovunque
Accesso ai documenti da qualunque posto e con qualsiasi
dispositivo (PC, tablet, smartphone)

6. ARX DRIVE: Enterprise Collaboration
Integrazione con il sistema di Business & Process
Management
Costruzione di processi associati all’archiviazione/modifica di
documenti

7. ARX DRIVE: Semplice ricerca
Documenti organizzati in fascicoli e cartelle creati secondo
criteri predefiniti
Possibilità di usare il semplice ed efficace motore di ricerca di
Arxivar

8. ARX DRIVE: Sicurezza
Controllo costante dell’accesso alle informazioni
I documenti non vengono persi o modificati senza
autorizzazione

9. L’ allineamento dei documenti è sempre garantito grazie a:
un sistema di notifiche e segnalazioni per gestire
eventuali modifiche
sistemi di workflow
checkout dei documenti
per bloccarli e impedirne la
modifica
passaggio totalmente automatico dei metadati dei
documenti tra il sistema documentale e ARX Drive senza
richiedere duplicazioni di attività agli operatori
ARX DRIVE: Quali sono i vantaggi?

10. ARX DRIVE è particolarmente utile per:
chi lavora fuori sede e ha necessità di consultare alcuni
documenti aziendali frequentemente, come agenti e
commerciali.
chi lavora in azienda, perché con questo strumento ha la
certezza che i documenti che
visualizza su Arxivar sono
allineati con quelli di chi opera
all’esterno.
ARX DRIVE: Quali sono i vantaggi?

11. La soluzione ARX DRIVE si
rivela particolarmente utile
per i Commerciali, che spesso
operano fuori dall’azienda.
ARX DRIVE: Alcuni esempi concreti
Un commerciale che si reca da un prospect ha a
disposizione tutto il materiale che gli può servire (listini,
offerte già inviate, contratti) nelle versioni più aggiornate
senza rischiare di utilizzare dati obsoleti. Inoltre i documenti
sono disponibili anche se non è online.

12. Nel concreto, è possibile :
1. comporre e fare firmare per
esempio un’offerta ad un prospect,
tutto sul proprio PC o tablet;
2. salvare l’offerta su proprio sistema;
3. fare arrivare una segnalazione all’Ufficio Commerciale, per
la preparazione del relativo ordine, appena si ha il
collegamento con il sistema aziendale.
In questo modo i tempi di fornitura si riducono notevolmente
e tutti i documenti aggiornati vengono salvati all’interno del
sistema documentale aziendale.
ARX DRIVE: Alcuni esempi concreti

13. Per un’azienda di costruzioni che
opera in tanti e diversi cantieri è
fondamentale la condivisione dei
documenti e dei disegni tecnici.
Nel concreto è possibile:
1. Visionare dal cantiere progetti e disegni preparati in sede,
anche se manca una connessione, grazie all’utilizzo delle
cartelle di ARX Drive;
2. Apportare modifiche fuori sede che, una volta che i
dispositivi tornano online, revisioneranno i documenti
presenti nel sistema documentale aziendale;
ARX DRIVE: Alcuni esempi concreti

14. 3. Tramite un workflow
richiedere l’ approvazione delle
modifiche o inviare una notifica
via mail al capo dell’Ufficio
Tecnico che ne deve prendere
visione.
L’automazione di tutte queste procedure è resa possibile
tramite l’utilizzo di una soluzione di Gestione Documentale e
dei Processi e di uno strumento di condivisione integrato ad
essi come ARX Drive.
ARX DRIVE: Alcuni esempi concreti

15. … e tanti altri esempi concreti da realizzare a
misura per le singole esigenze nei vari settori
e nelle diverse aziende…

16. Talea Consulting Srl
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