• Save
Planning and Schedulling "MANAGEMENT Skill" TRAINING
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Planning and Schedulling "MANAGEMENT Skill" TRAINING

on

  • 716 views

Kanaidi, SE., M.Si., cSAP

Kanaidi, SE., M.Si., cSAP

Jln. Sariasih 54 Bandung
e-mail : kana_ati@yahoo.com
Hp. 08122353284

Statistics

Views

Total Views
716
Views on SlideShare
716
Embed Views
0

Actions

Likes
0
Downloads
0
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft PowerPoint

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Planning and Schedulling "MANAGEMENT Skill" TRAINING Planning and Schedulling "MANAGEMENT Skill" TRAINING Presentation Transcript

  • MANAGEMENT SKILL TRAINING “Work Planning & Scheduling”By : Kanaidi, SE., M.Si kana_ati@yahoo.com HM MBT OKTOBER 2009 1
  • Pengertian Work PlanningWork Planning adalah suatu prosesmempersiapkan usaha atau kegiatan yang akandilakukan secara sistematis dan logis untukmencapai suatu tujuan yang telah ditentukansebelumnya.•Sistematis dalam arti teratur, dan logis dalam artimasuk akal sehingga bisa dipertanggung jawabkan.•Tujuan yang dimaksud bukan tujuan individual(perorangan) melainkan merupakan tujuankolektif(ramai-ramai) atau tujuan organisasi (kelompok) secaratepat. 2
  • Rangkaian Kegiatan Work Planning1. Mengumpulkan informasi dan data yang diperlukan.2. Mengumpulkan pemikiran-pemikiran tentang materi yang direncanakan.3. Menentukan tujuan yang hendak dicapai4. Menentukan apa saja yang harus dilakukan berikut urutan pelaksanaan untuk mencapai tujuan.5. Menentukan fasilitas yang diperlukan.6. Menentukan kapan dan di mana harus dilaksanakan.7. Menentukan oleh siapa dan berapa lama hrs dilaksanakan.8. Menentukan mengapa dan bagaimana cara melaksanakannya. 3
  • Proses Penyusunan Work Planning Langkah  Bagaimana keadaan dan memungkinkan  Berapa lama waktunya pendahuluan  Bagaimana peraturan atau yang lain  Pengesahan 􀀅 Tujuan apa 􀀅 Tempatnya dimana Menyusun 􀀅 Kegiatan apa yang perlu 􀀅 Waktu : berapa lamaWork Planning 􀀅 Pembiayaan berapa 􀀅 Caranya bagaimana 􀀅 Penanggung jawab siapa 􀀅 Pengawasan bagaimana 􀀅 Pelaksananya bagian apa 􀀅 Evaluasi bagaimana 􀀅 Waktunya kapanMelaksanakanWork Planning  Operasi-operasi kerja konkret yang sesuai Melakukan  Apakah pelaksanaan sudah sesuai? pengawasan  Apakah terjadi penyimpangan? 􀀅 Penilaian, pertimbangan dan penyimpulan seluruh perencanaan kerja Mengadakan awal sampai akhir evaluasi 􀀅 Juga sebagai alat bantu pengawasan 4
  • Maintenance PLANNING and SCHEDULING Effective planning and scheduling contribute significantly to the following:• Reduced maintenance cost.• Improved utilization of the maintenance workforce by reducing delays and interruptions.• Improved quality of maintenance work by adopting the best methods and procedures and assigning the most qualified workers for the job. 5
  • Planning and Scheduling Objectives• Minimizing the idle time of maintenance workers.• Maximizing the efficient use of work time, material, and equipment.• Maintaining the operating equipment at a responsive level to the need of production in terms of delivery schedule and quality. 6
  • • Penggambaran dan perumusaan kegiatan-kegiatan yang diusulkan yang dimaksuudkan untuk mencapai hasil-hasil tertentu (George R. Terry, Ph.D)• Mengusahakan agar rencana mengenai pelaksanaan2 pekerjaan diperrsiapkan dengan seksama dan dilaksanakan deengan tepat (L. Urwick)• Menentukan apa yang akan dilakukan (William H. Newman)• Fungsi manajerial untuk meneentukan lebih dahulu apa yang akan dilakukan oleh suatu kelompok atau oleh seseorang dan bagaaimana tujuan-tujuan tersebut akan dicapai (Michael J. Jucius dan William E. Schlender) 7
  • PlanningPlanning is the process by which the elements requiredto perform a task are determined in advance of the jobstart.• It comprises all the functions related to the preparation of: 1. The work order 2. Bill of material 3. Purchase requisition 4. Necessary drawings 5. Labor planning sheet including standard times 6. All data needed prior to scheduling and releasing the work order.• Good planning is a prerequisite for sound scheduling.
  • Planning Procedures• Determine the job content.• Develop work plan. This entails the sequence of the activities in the job and establishing the best methods and procedures to accomplish the job.• Establish crew size for the job.• Plan and order parts and material.• Check if special tools and equipment are needed and obtain them.• Assign workers with appropriate skills. 9
  • Planning Procedures . . . .• Review safety procedures.• Set priorities for all maintenance work.• Assign cost accounts.• Complete the work order.• Review the backlog and develop plans for controlling it.• Predict the maintenance load using effective forecasting technique. 10
  • Remember : S M A R T Specific Measurable Attainable Realistic Time bound 11
  • Basic Levels of Planning Process (Depend on The Planning Horizon)1. Long-rang planning: it covers a period of 3 to 5 years and sets plans for future activities and long- range improvement.2. Medium-range planning: it covers a period of 1 month to 1 year.3. Short-rang planning: it covers a period of 1 day to 1 week. It focuses on the determination of all the elements required to perform maintenance tasks in advance. 12
  • Long and Medium-Range PlanningNeeds to utilize the following:1. Sound forecasting techniques to estimate the maintenance load.2. Reliable job standards times to estimate staffing requirements.3. Aggregate planning tools such as linear programming to determine resource requirements. 13
  • Long-Range Planningsets plans for future activities and long-range improvement. 14
  • Medium-Range Planning• Specify how the maintenance workers will operate.• Provide details of major overhauls, construction jobs, preventive maintenance plans, and plant shutdowns.• Balances the need for staffing over the period covered.• Estimates required spare parts and material acquisition. 15
  • Short-Range Planning It focuses on the determination of all the elements required to perform maintenance tasks in advance.Perencanaan meliputi:tujuan, kebijaksanaaan, prosedur dan metode. 16
  • • Tujuan berasal dari perencanaan; selanjutnya perencanaan dipengaruhi oleh tujuan• Tujuan pokok biasanya ditentukan oleh orang-orang lain• Perencanaan sehari-hari manajer kantor adalah menentukan jenis dan waktu pekerjaan untuk mencapai tujuan tertentu• Tujuan adalah sangat penting, tidak hanya ntuk perencanaan tetapi juga untuk semua pekerjaan manajemen • Kebanyakan kantor memiliki beberapa tujuan • Bila waktu dan keadaan berubah, maka tujuan berubah, disesuaikan, ditambah atau dihapuskan 17
  • Perencanaan & KebijaksanaanKebijaksanaan• Dirumuskan oleh perencaana dan membantu dalam memutuskan pekerjaan apakah yang harus diselesaikan.• Suatu kebijaksanaan merupakan suatu petunjuk yang penting sekali bagi tindakan.• Kebijaksanaan menentukkan seluruh batas, di dalam mana kegiatan-kegiatan dilakukan• Berasal dari perencanaan manajerial; selanjutnya kebijaksanaan mempengaruhi perencanaan 18
  • • Serangkaian langkah pekerjaaan tulis menulis yang berhubungan, biasanya dilaksanakan oleh lebih dari satu orang, yang membentuk suatu cara tertentu dan dianggap baik untuk melakukan suatu keseluruhan tahap yang penting dari kegiatan kantor.• Urutan langkah-langkah atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan, di dalam pekerjaan tersebut dilakukan dan berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana hal tersebut dilakukan, dan siapa yang melakukannya (J.C. Denyer)• Metode menunjukkan cara pelaksanaan pekerjaan dari suatu tugas yang terdiri atas satu ataau lebih kegiatan yang bersifat tulis menulis oleh seorang peggawai• Dalam perencanaan, adalah masuk akal untuk pertama-tama menentukan prosedur, kemudian metode-metode yang membentuk prosedur tersebut 19
  • • Pekerjaan kantor menjadi lebih lanccar, Memberikan pengawasan yang lebih baik, Penghematan biaya, Koordinasi yang lebih baik antar bagian, dan Membantu pelatihan pegawai baru• harus sederhana,• spesialsisasi dipergunakan sebaik-bbaiknya,• pencegahan penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu,• mencegah duplikasi pekerjaan,• harus ada pengecualian yang seminimum mungkin terhadap peraturan,• mencegah adanya pemeriksaan yang yang tidak perlu,• harus fleksibel dan dapat disesuaikkan dengan perubahan kondisi,• pembagian tugas yang tepat,• harus memberikan pengawasan terrus menerus,• penggunaan mesin kantor yang baiik,• penggunaan urutan pekerjaan yang sebaik2nya,• harus memajukan pekerjaan dengan memperhatikan tujuan 20
  • What is Scheduling ? Scheduling is the process by which jobs are matched with resources and sequenced to be executed at a certain points in time.• Scheduling deals with the specific time and phasing of planned jobs together with the orders to perform the work, monitoring the work, controlling it, and reporting on job progress.• Successful planning needs a feedback from scheduling. 21
  • Scheduling Techniques The objective of the scheduling techniques is to construct a time chart showing:• The start and finish for each job.• The interdependencies among jobs.• The critical jobs that require special attention and effective monitoring. Such techniques are: • Modified Gantt chart • CPM • PERT 22 • Integer and stochastic programming.
  • Syarat Efisiensi kerja• Berguna• Ekonomis• Dapat dipertanggungjawabkan• Ada pembagian kerja• Wewenang dan tanggungjawab jelas• Prosedur kerja praktis 23
  • • Sering terlambat• Suka menunda pekerjaan• Tidak memiliki prioritas tugas• Bersifat kekanak-kanakan• Sering Mengeluh• Selalu membela diri• Sering lupa• Citra Negatif 24
  • Prioritas PERHATIKAN unsur : • Penting • Mendesak • Ketersediaan Sumber DayaContoh : Penetapan PRIORITAS KEGIATAN PENTING MENDESAK Tersedia SD SKOR A 0 1 1 011 B 1 1 1 111 C 1 1 0 110
  • • Berpikir positif dan optimis• Skala prioritas, prioritas akan membuat pekerjaan anda berjalan dengan baik• Targetkan diri anda untuk sesuatu hal yang benar• Semangat memotivasi 26
  • Work Planning dlm bentuk Bagan 27
  • Contoh Bagan 28
  • Work Planning dlm bentuk Tabel Manfaatkan 5W + 1 H : •What (Apa yang akan dikerjakan?) •When (Kapan akan dikerjakan?) •Where (Dimana akan dikerjakan?) •Who (Siapa akan mengerjakan?) •Why (Mengapa perlu dikerjakan?) •How/How much (Bagaimana mengerjakan/Berapa besaran?) 29
  • Contoh Tabel 5W + 1 HNo What When Where Who Why How/How much123456 30