1. FORMASI
PNS
Yoga Agung W. – Kasubid. Free Powerpoint Templates BKD Kab. Magelang
Pengolahan Data Pegawai
Page 1

2.  UU No 8 / 1974 Tentang Pokok Pokok Kepegawaian sebagaimana telah
diubah dengan UU No 43 / 1999
 PP No. 54 Tahun 2003 tentang Perubahan atas PP No. 97 Tahun 2000
tentang Formasi PNS ;
 SK Kepala BKN Nomor 26 / 2004 Tanggal 6 Mei 2004 tentang
Ketentuan Pelaksanaan PP Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi
PNS sebagaimana diubah dengan PP Nomor 54 Tahun 2003.
 Peraturan Bersama Menteri Negara PAN dan RB, Menteri Dalam
Negeri, dan Menteri Keuangan Tanggal 24 Agustus 2011 tentang
“Penundaan Sementara Penerimaan CPNS”;
 Peraturan Menteri Negara PAN dan RB Nomor 26 Tahun 2011 tentang
“Pedoman Perhitungan Jumlah Kebutuhan PNS untuk Daerah”; dan
 Peraturan Kepala BKN Nomor 19 Tahun 2011 tentang “Pedoman Umum
Penyusunan Kebutuhan PNS”.
 Peraturan Kepala BKN Nomor 37 Tahun 2011 tentang “Pedoman
Penataan PNS”
 Peraturan Kepala BKN Nomor 12 Tahun 2011 tentang “Pedoman
Analisis Jabatan” Free Powerpoint Templates
Page 2

3. • Formasi PNS adalah jumlah dan susunan pangkat
PNS yang diperlukan dalam suatu satuan
organisasi negara untuk mampu melaksanakan
tugas pokok dalam jangka waktu tertentu.
• Organisasi adalah alat untuk mencapai tujuan.
• Organisasi harus disesuaikan dengan
perkembangan tugas pokok yang harus
dilaksanakan untuk mencapai tujuan itu.
• Sehingga, jumlah dan mutu PNS yang diperlukan
harus disesuaikan dgn perkembangan tugas
pokok.
• Perkembangan tugas  mengakibatkan makin
besar/kecil-nya jumlah PNS yang diperlukan.
Free Powerpoint Templates
Page 3

4. • Perencanaan pegawai  peramalan kebutuhan
pegawai pada masa yang akan datang dari
berbagai jenis pekerjaan.
• Peramalan kebutuhan pegawai  mendasarkan
pada permintaan yang mendasarkan pada analisis
beban kerja dan ketersediaan anggaran.
• Peramalan pengadaan kebutuhan untuk jangka
pendek  menggunakan pendekatan yang
mendasarkan pada ketersediaan anggaran dari
beban kerja yang ada.
• Peramalan jangka panjang  mendengar dari ahli;
permintaan dari unit; dan menggunakan analisis.
Free Powerpoint Templates
Page 4

5. • Tujuan  agar setiap SKPD mempunyai jumlah dan
mutu/kualitas pegawai yang memadai sesuai beban
kerja dan tanggung jawab masing-masing satuan
organisasi.
• Formasi ditetapkan berdasarkan analisis kebutuhan
dalam jangka waktu tertentu dgn mempertimbangkan :
1. Macam-macam pekerjaan,
2. Rutinitas pekerjaan,
3. Keahlian yg diperlukan utk mlaksanakn tugas, dan
4. Hal-hal lain yang mempengaruhi jumlah dan
sumber daya manusia yang diperlukan
Free Powerpoint Templates
Page 5

6. Proses perhitungan logis dan teratur
dari segala dasar/faktor yang ditentukan
untuk menentukan
jumlah dan susunan pangkat PNS
yang diperlukan oleh suatu SKPD
untuk mampu melaksanakan tugasnya
secara berdayaguna,
berhasil guna dan
berkelanjutan
Free Powerpoint Templates
Page 6

7. • Analisis kebutuhan dilakukan berdasarkan:
1. Jenis Pekerjaan
2. Sifat Pekerjaan
3. Perkiraan Beban Kerja
4. Perkiraan Kapasitas Pegawai
5. Jenjang dan Jumlah Jabatan serta Pangkat
6. Analisis Jabatan
7. Prinsip Pelaksanaan Pekerjaan
8. Peralatan yang Tersedia
9. Kemampuan Keuangan Negara/Daerah
Free Powerpoint Templates
Page 7

8. 1. Jenis Pekerjaan
 macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh suatu satuan
organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya,
 misalnya pekerjaan pengetikan, pemeriksaan perkara,
penelitian, perawatan orang sakit, dan lain-lain.
2. Sifat Pekerjaan
 pekerjaan yang berpengaruh dalam penetapan formasi,
 yaitu sifat pekerjaan yang ditinjau dari sudut waktu untuk
melaksanakan pekerjaan itu.
 Ada pekerjaan-pekerjaan yang cukup dilaksanakan selama
jam kerja saja, misalnya pekerjaan tata usaha, tetapi ada pula
pekerjaan yang hams dilakukan selama 24 jam penuh,
misalnya pemadam kebakaran, tenaga medis dan para medis
di rumah-rumah sakit pemerintah.
Free Powerpoint Templates
Page 8

9. 3. Perkiraan Beban Kerja
 Adalah frekuensi rata-rata dari masing-masing jenis pekerjaan
dalam jangka waktu tertentu.
4. Perkiraan Kapasitas Pegawai
 Adalah kemampuan rata-rata seorang pegawai untuk
menyelesaikan suatu jenis pekerjaan dalam jangka waktu
tertentu.
 Perkiraan beban kerja dan prakiraan kapasitas kerja
diperlukan untuk masing-masing jenis pekerjaan.
5. Jenjang dan Jumlah Jabatan serta Pangkat,
 Penentuan jenjang, jumlah jabatan dan pangkat dalam suatu
organisasi harus ditinjau dari sudut keseluruhan organisasi
dan tidak ditinjau per unit organisasi.
 Penentuan susunan pangkat merupakan satu syarat mutlak
Free Powerpoint Templates
untuk dipelihara dengan baik dalam suatu organisasi. Page 9

10. 6. Analisis Jabatan
 Analisis jabatan adalah suatu kegiatan mengumpulkan, menilai, dan
mengorganisasikan informasi tentang jabatan.
 Analisis jabatan meliputi:
a.Uraian jabatan atau uraian pekerjaan, yaitu informasi yang lengkap
tentang tugas dan berbagai aspek lain dari suatu jabatan/pekerjaan.
b.Kualifikasi atau syarat-syarat jabatan, yaitu keterangan mengenai
syarat-syarat yang diperlukan oleh seorang pegawai untuk dapat
melakukan tugas tertentu misalnya pendidikan tertentu,
c.Peta jabatan  susunan nama dan tingkat jabatan struktural dan JFK
yg tergambar dlm struktur organisasi dari yang paling rendah sampai
paling tinggi & jenis jabatan fungsional serta jumlah yang diperlukan
7. Prinsip pelaksanaan pekerjaan
 Prinsip pelaksanaan pekerjaan sangat besar pengaruhnya dalam
menentukan formasi pegawai. Misalnya, apabila pekerjaan
membersihkan ruangan/merawat pekarangan harus dikerjakan sendiri
oleh satuan organisasi yang bersangkutan, maka harus diangkat
pegawai untuk pekerjaan-pekerjaan itu, akan tetapi kalau pekerjaan
membersihkan ruangan dan merawat pekarangan diborongkan kepada
Free Powerpoint Templates
pihak ke3  tidak perlu mengangkat pegawai untuk pekerjaan itu. Page 10

11. 7. Peralatan yang tersedia
 Peralatan yang tersedia atau yang diperkirakan akan tersedia
dalam menyelesaikan pekerjaan sesuai tugas pokok akan
mempengaruhi jumlah dan mutu pegawai yang diperlukan.
 Pada umumnya semakin tinggi mutu peralatan kerja yang ada
dan tersedia dalam jumlah yang memadai akan mengurangi
jumlah pegawai yang diperlukan.
8. Kemampuan Keuangan Negara/ Daerah
 Faktor kemampuan keuangan negara adalah faktor penting yang
selalu harus diperhatikan dalam penentuan formasi PNS.
 Walaupun penyusunan formasi telah sejauh mungkin ditetapkan
berdasarkan analisis kebutuhan pegawai seperti diuraikan
terdahulu, akan tetapi apabila kemampuan keuangan negara
masih terbatas, maka penyusunan formasi tetap harus
didasarkan kemampuan keuangan negara yang tersedia.
 Meskipun formasi telah disusun secara rasional berdasarkan
hasil analisis jabatan dan analisis kebutuhan, realisasinya tetap
Free Powerpoint Templates
disesuaikan dengan kemampuan anggaran yang tersedia. Page 11

12. Free Powerpoint Templates
Page 12

13. 1. PPK instansi daerah  mengajukan usul persetujuan
formasi  Menteri PAN RB dan Kepala BKN  melalui
Gubernur.
2. Gubernur  mengajukan usul persetujuan formasi
(Pemprov dan semua Kab/Kota-nya)  Menteri PAN RB
dan Kepala BKN.  Gubernur dapat memberikan
rekomendasi  merekap semua usulan formasi.
3. usul persetujuan formasi (semua Kab/Kota-nya) 
diajukan oleh Gubernur  Menteri PAN RB dan Kepala
BKN  Pengajuan bersamaan dengan usulan formasi
untuk pemprov-nya sendiri.
4. Berdasarkan usulan  Ka. BKN  memberikan
pertimbangan teknis  bagi Menteri PAN RB 
disampaikan pada Rapat pembahasan dalam Tim Kerja
Free Powerpoint Templates
kepegawaian. Page 13

14. 5. Menteri PAN  memberikan persetujuan tertulis Formasi
PNSD  berdasarkan pertimbangan teknis
6. Dalam persetujuan tersebut dicantumkan  jumlah
formasi untuk masing-masing Prov/Kab/Kota tersebut.
7. Persetujuan disampaikan kepada  Gubernur
(tembusan : Ka.BKN dan Ka.Kanreg BKN) 
disampaikan kepada masing-masing PPK instansi
daerah (maksimal 7 hari setelah diterima)
Free Powerpoint Templates
Page 14

15. 1. Penyusunan bezetting menurut golongan ruang;
2. Pengolahan formasi PNS tahun anggaran bersangkutan;
3. Daftar usul formasi PNS tahun anggaran bersangkutan;
4. Daftar kebutuhan PNS menurut jabatan;
5. Susunan jab. struktural & fungs. gol/ruang IV/a ke atas;
6. Daftar kebutuhan Tenaga Kesehatan;
7. Daftar kebutuhan Tenaga Guru;
8. Daftar jumlah PNS DPK dan DPB;
9. Rencana penarikan kembali DPB dari instansi lain;
10. Daftar jumlah PNS yang berhenti, pensiun dan
meninggal dunia pada tahun sebelum dan BUP tahun
bersangkutan;
11. Peta Jabatan. Free Powerpoint Templates
Page 15

16. Powerpoint Templates
Page 16

17. • Formasi PNS ditetapkan oleh Menteri PAN,
dgn memperhatikan pendapat Menteri
Keuangan dan pertimbangan Kepala BKN.
• Formasi yang ditetapkan berlaku dalam
tahun anggaran yang bersangkutan
• Lowongan formasi yang tidak diisi  tidak
dapat digunakan pada tahun berikutnya.
• Penetapan formasi harus memperhatikan :
1. Bezetting pegawai yang ada,
2. Jumlah PNS yang KP,
3. Jumlah PNS yang berhenti, pensiun, atau
meninggal dunia, dan
4. Kebutuhan PNS menurut jabatan dan
pendidikan/jurusannya
Powerpoint Templates
Page 17

18. • Formasi PNS Daerah 
ditetapkan oleh masing-masing
Gubernur/Bupati/Walikota 
setelah mendapatkan
persetujuan tertulis dari
Menteri yang bertanggung
jawab di bidang PAN
berdasarkan pertimbangan
tertulis dari kepala BKN.
Powerpoint Templates
Page 18

19. Rekap PNS berdasarkan Gol/Ruang Penggajian TMT 1
Pebruari 2013
PEJABAT STRUKTURAL PEJABAT FUNGSIONAL KHUSUS
FUNGSIONAL
GOL. ESELON ESELON ESELON ESELON TENAGA TENAGA
GURU UMUM JMH
RUANG II III IV V KESEHATAN TEKNIS
L P L P L P L P L P L P L P L P
IV/d 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1
IV/c 12 2 0 0 0 0 0 0 0 0 6 1 0 0 0 0 21
IV/b 8 1 33 7 0 0 0 0 7 7 5 6 2 1 1 0 78
IV/a 1 0 60 12 31 10 0 0 1.658 2.397 7 8 57 22 7 2 4.272
Jml G4 21 3 93 19 31 10 0 0 1.665 2.404 19 15 59 23 8 2 4.372
III/d 0 0 24 6 187 129 4 2 385 442 31 88 66 20 29 19 1.432
III/c 0 0 7 0 127 69 5 4 158 256 32 100 66 50 48 51 973
III/b 0 0 0 0 31 19 16 24 221 374 43 176 48 19 318 260 1.549
III/a 0 0 0 0 2 0 3 2 89 182 21 110 38 22 124 101 694
Jml G3 0 0 31 6 347 217 28 32 853 1.254 127 474 218 111 519 431 4.648
II/d 0 0 0 0 0 0 0 0 24 10 7 58 7 1 89 38 234
II/c 0 0 0 0 0 0 0 0 75 263 32 227 34 33 197 74 935
II/b 0 0 0 0 0 0 0 0 82 217 3 79 4 2 346 48 781
II/a 0 0 0 0 0 0 0 0 3 11 1 6 0 3 237 45 306
Jml G2 0 0 0 0 0 0 0 0 184 501 43 370 45 39 869 205 2.256
I/d 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 131 9 141
I/c 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 42 6 48
I/b 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 63 0 63
I/a 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 29 0 29
Jml G1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 265 15 281
21 3 124 25 378 227 28 32 2.702 4.159 189 859 323 173 1.661 653
JUMLAH 11.557
24 149 605 60 6.861 1.048 496 2.314

20. Rekap PNS berdasarkan Tingkat Pendidikan Terakhir
TMT 1 Pebruari 2013
PEJABAT STRUKTURAL TENAGA FUNGSIONAL
KELOMPOK TENAGA TENAGA JFU
PENDIDIKAN
ESELON II ESELON III ESELON IV ESELON V GURU KESEHATAN TEKNIS
JML
L P L P L P L P L P L P L P L P
SD 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 172 3 175
SMP / ST 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 302 25 329
SMA / SMEA /
SMK / STM
0 0 0 0 49 24 15 21 197 410 40 119 68 34 891 338 2.206
D-I 0 0 0 0 0 0 0 0 44 43 3 167 1 3 19 8 288
D-II 0 0 0 0 2 0 1 0 691 1.189 0 0 7 2 15 11 1.918
D-III / Sarjana
Muda / 0 0 1 0 34 12 1 1 86 67 69 416 67 45 99 95 993
Akademi
D-IV / S-1 /
Sarjana
14 2 89 20 230 168 11 9 1.595 2.409 67 148 163 80 156 162 5.323
S-2 / Pasca
Sarjana / 7 1 34 5 63 23 0 1 89 41 10 9 17 7 7 11 325
Magister
21 3 124 25 378 227 28 32 2.702 4.159 189 859 323 173 1.661 653
JUMLAH 11.557
24 149 605 60 6.861 1.048 496 2.314

21. Rekap PNS berdasarkan Kelompok Umur
TMT 1 Pebruari 2013
PEJABAT STRUKTURAL TENAGA FUNGSIONAL
TENAGA TENAGA JFU
KEL. UMUR ESELON II ESELON III ESELON IV ESELON V GURU KESEHATAN
JML
TEKNIS
L P L P L P L P L P L P L P L P
18 - 20 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 0 0 0 0 2
21 - 25 0 0 0 0 0 0 0 0 15 76 6 47 4 7 8 15 178
26 - 30 0 0 0 0 2 2 0 0 77 199 20 140 24 25 50 36 575
31 - 35 0 0 5 0 12 6 0 0 43 104 22 157 24 21 106 73 573
36 - 40 0 0 8 1 23 19 0 1 83 183 30 223 15 9 189 93 877
41 - 45 1 0 17 4 80 46 3 2 385 693 47 187 21 18 338 120 1.962
46 - 50 3 0 43 8 130 86 11 19 695 1.177 36 62 75 47 421 208 3.021
51 - 55 16 3 51 12 131 67 12 10 823 1.131 22 39 141 41 544 108 3.151
56 1 0 0 0 0 1 2 0 136 125 1 1 5 3 5 0 280
57 0 0 0 0 0 0 0 0 123 136 2 1 5 1 0 0 268
58 0 0 0 0 0 0 0 0 154 149 2 0 6 1 0 0 312
59 0 0 0 0 0 0 0 0 161 175 1 0 2 0 0 0 339
60 0 0 0 0 0 0 0 0 7 11 0 0 1 0 0 0 19
21 3 124 25 378 227 28 32 2.702 4.159 189 859 323 173 1.661 653
JUMLAH 11.557
24 149 605 60 6.861 1.048 496 2.314

22. Rekap Rencana dan Realisasi Pensiun PNS TMT 1 Pebruari
2013
RENCANA PENSIUN (BUP)
PEJABAT TENAGA FUNGSIONAL
TAHUN JFU
STRUKTURAL GURU KESEHATAN TEKNIS JML
L P L P L P L P L P
2012 40 10 162 191 3 11 22 3 156 19 617
2013 50 11 154 186 6 11 24 5 111 12 570
2014 38 14 161 147 3 7 19 7 109 21 526
2015 48 21 134 138 4 7 20 9 113 19 513
REALISASI PENSIUN
TAHUN BUP MENINGGAL APS BERHENTI
JML
L P L P L P L P
2012 383 234 26 10 16 13 1 683
2013 48 39 1 2 90
Realisasi Tahun 2013  adalah Pensiun tmt 1 Januari dan 1
Pebruari 2013

23. Perbandingan
Rasio Belanja Pegawai terhadap Total APBD
URAIAN TAHUN 2010 TAHUN 2011 TAHUN 2012 TAHUN 2013
TOTAL BELANJA
DAERAH (APBD)
946.179.556.222 1.062.532.183.262 1.361.296.039.458 1.511.728.567.898
TOTAL BELANJA
669.758.625.678 686.043.843.100 838.473.617.146 884.798.773.602
PEGAWAI
PROSENTASE
TOTAL BELANJA
PEGAWAI
TERHADAP TOTAL 70,79% 64,57% 61,59 % 58,53 %
PENDAPATAN
(APBD)

24. KONVERSI
NIP
Yoga Agung W. – Kasubid. Free Powerpoint Templates BKD Kab. Magelang
Pengolahan Data Pegawai
Page 24

25.  NIP PNS yang lama dianggap sudah tidak sesuai lagi
dengan kaidah dan kondisi serta mobilitas operasional
kepegawaian.
 Untuk ketertiban dan keteraturan serta pengandalian
administrasi PNS  setiap PNS harus diberi Nomor
Identitas baru.
 Nomor identitas baru  harus bermakna yg dapat
mencerminkan ciri khusus dan fungsinya  nomor
memiliki jati diri dan nilai guna serta bermanfaat baik bg
instansi maupun pegawainya
Free Powerpoint Templates
Page 25

26.  Terdiri dari 9 angka
 2 angka pertama menunjukan Instansi PNS terdaftar
pada PUPNS Tahun 1974 atau Instansi yang mengangkat
pertama kali sebagai CPNS/PNS.
 Kode instansi hanya bisa diberikan dari angka” 01”
sampai dengan angka “99”.
 7 angka  menunjukan nomor urut PNS yang
bersangkutan pada Instansi yang bersangkutan
Free Powerpoint Templates
Page 26

27.  Sistem kepegawaian memungkinkan PNS pindah
Instansi  NIP tetap menggunakan NIP instansi lama
 Terjadi penghapusan/penggabungan Instansi  NIP PNS
tetap menggunakan kode instansi lama
 Pengalihan PNS Pusat menjadi PNS Daerah  setiap
Daerah memiliki PNS dengan kode bermacam-macam.
 Pengaruh psikologis pembinaan instansi  diskriminatif
melihat asal Instansi dalam NIP
 Perkembangan instansi daerah  memerlukan kode NIP
 sudah melebihi 100 instansi
Free Powerpoint Templates
Page 27

28.  Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-
pokok Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999
 Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 22
Tahun 2007 Tentang Nomor Identitas PNS
 Peraturan Kepala BKN Nomor 43 Tahun 2007 tentang
Tata cara Permintaan, Penetapan dan Penggunaan NIP
Free Powerpoint Templates
Page 28

29.  8 digit pertama  angka pengenal : tahun, bulan, dan
tanggal lahir CPNS/PNS yang bersangkutan(masing-
masing dua digit).
 6 digit berikut  tahun dan bulan pengangkatan pertama
CPNS/PNS
 1 digit berikut kode jenis kelamin.
 3 digit terakhir  nomor urut nasional CPNS/PNS.
19630525 198503 1 016
Free Powerpoint Templates
Page 29

30.  Pembinaan karier pegawai negeri sipil;
 Pelayanan gaji;
 Pelayanan pensiun;
 Pelayanan asuransi sosial;
 Pelayanan tabungan;
 Pengelolaan administrasi kepegawaian; dan
 Pelayanan lain yang bermanfaat bagi pegawai
negeri sipil
Free Powerpoint Templates
Page 30

31.  Kondisi riil  masih ada PNS yang Data pada
petikan SK Konversi NIP baru belum benar.
 Meskipun telah usul revisi  masih ada PNS yang
usulan revisi Konversi NIPnya belum terealisasi.
 Surat edaran Kepala BKD Nomor 871/151/13/2011
Tanggal 22 Pebruari 2011 Perihal : Percepatan
Penyelesaian Konversi NIP PNS
Free Powerpoint Templates
Page 31

32.  Usulan permohonan dilampiri :
1. Fotocopy SK CPNS
2. Fotocopy SK PNS
3. Fotocopy SK Kepangkatan terakhir
4. Fotocopy Ijazah Terakhir
5. Fotocopy SK Mutasi masuk ke Pemkab Magelang (bagi
PNS yang mutasi antar daerah)
6. Fotocopy SK Pengalihan dan/atau pengangkatan
pertama dan/atau pengangkatan kembali dalam JFK
(bagi PNS yang alih jenis jabatan)
7. Fotocopy SK kenaikan jenjang JFK terakhir (jenjang
JFK dengan BUP lebih dari 56 tahun)
8. Fotocopy daftar gaji 3 (tiga) bulan terakhir.
Free Powerpoint Templates
Page 32

33. Powerpoint Templates
Page 33

34. 1. UU No. 43 Tahun 1999 tentang Pokok-Pokok
Kepegawaian Pasal 12 Ayat (2) yaitu
mewujudkan PNS yang profesional dan
sejahtera serta memiliki misi yaitu
menyelenggarakan manajemen PNS
berbasis kompetensi untuk mewujudkan
PNS yang profesional dan sejahtera.
2. Peraturan Kepala BKN Nomor 22 Tahun
2007 tentang Nomor Identitas PNS.
3. Peraturan Kepala BKN Nomor 43 Tahun
2007 tentang Tata Cara Permintaan,
Penetapan dan Penggunaan Nomor
Identitas PNS.
4. Peraturan Kepala BKN Nomor 7 Tahun 2008
tentang Kartu PNS Elektronik
Powerpoint Templates
Page 34

35.  Kartu PNS yang ada saat ini (KARPEG)
 belum dapat memberikan manfaat
layanan multiguna; baik bagi PNS ybs,
penerima pensiun, dan keluarganya.
 Sebagai pondasi peningkatan layanan
tambahan multiguna yang lebih efisien
dan berbasis Teknologi Informasi
terkini.
 Sebagai dasar peningkatan layanan
bidang kepegawaian dan pengendalian
data kepegawaian.
Powerpoint Templates
Page 35

36. DEFINISI KPE
SESUAI  PERKA. BKN NOMOR 7 TAHUN 2008
TENTANG KARTU PNS ELEKTRONIK (KPE)
Definisi PNS : PNS Pusat dan PNS Daerah sebagaimana dimaksud
dalam Undang-undang Nomor 8 tahun 1974 tentang
Pokok Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan
Undang-Undang Nomor 43 tahun 1999, termasuk CPNS
KPE : Kartu Identitas PNS yang memuat data PNS dan
keluarganya secara elektronik
KPE Tambahan : adalah kartu identitas untuk suami/isteri dan anak yang
menjadi tanggungan PNS atau penerima pensiun sesuai
dengan peraturan perundang-undangan
Peruntukan KPE : Diberikan kepada setiap PNS dan tetap berlaku setelah
PNS yang bersangkutan pensiun dan KPE tambahan
diberikan pula pada suami/isteri dan anak dari penerima
pensiunPowerpoint Templates
PNS
Page 36

37. Desain Fisik (KPE)
TAMPAK DEPAN TAMPAK BELAKANG
• Ciri Fisik :
• Warna dasar kuning, berbentuk persegi panjang
• Panjang : 85,6 mm, Lebar : 53,98 mm, Tebal : 0,7 mm.
• Terdapat Microchip berwarna kuning emas yang memuat
data kepegawaian, sidik jari, dan data keluarga pemegang
KPE. Powerpoint Templates
Page 37

38. • untuk memudahkan Layanan kepada PNS,
penerima Pensiun PNS dan Keluarganya.
• Layanan (manfaat) kepada PNS tersebut, meliputi :
1. Gaji,
2. Kesehatan,
3. Pensiun,
4. Tabungan hari tua,
5. Tabungan perumahan,
6. Transaksi keuangan/perbankan, dan
7. Layanan lainnya.
• Layanan (manfaat) kpd pemegang KPE Tambahan :
1. Kesehatan,
2. Transaksi keuangan/perbankan, dan
3. Layanan lainnya.
Powerpoint Templates
Page 38

39. • KPE sebagai pengganti Kartu Identitas PNS (KARPEG, KARIS,
DAN KARSU)
• Sarana meningkatkan layanan kepegawaian melalui Kartu
Identitas PNS, dalam :
1. Pelayanan administrasi Kepegawaian  Data
Kepegawaian PNS beserta keluarganya.
2. Pelayanan Kesehatan melalui ASKES  Informasi dan
layanan kesehatan.
3. Pelayanan tabungan perumahan  Badan Pertimbangan
Tabungan Perumahan PNS (BAPERTARUM)
4. Layanan Pensiun dan Tabungan Hari Tua  melalui
Tabungan Asuransi Pegawai Negeri (TASPEN).
5. Layanan transaksi keuangan/perbankan melalui Bank
yang telah ditunjuk oleh BKN  Pembayaran gaji
melalui Bank Jateng.
6. Layanan lainnya (seperti :Templates
Powerpoint kartu presensi, dll).
Page 39

40.  Mendapat kepastian fasilitas ASKES yang diperoleh
 Mendapat kepastian besarnya tunjangan hari tua yang akan
diperoleh dari Taspen
 Dapat mengetahui profil dan updating data kepegawaian
melalui KPE (Pemanfaatan melalui Anjungan SAPK)
 Dapat mengetahui fasilitas bantuan Taperum
 Mendapatkan kemudahan dalam pelayanan transaksi bank
dan pembayaran gaji
 Meningkatkan kesejahteraan PNS melalui cash back
penggunaan KPE dalam transaksi di Merchant
 Dapat memanfaatkan anjungan KPE (e-Kios) yang tersedia di
kantor pemerintah terdekat PNS untuk berbagai macam
transaksi yang pada gilirannya akan meningkatkan jam kerja
produktif PNS
 KPE tidak Membebani PNS, tetapi sebaliknya  memberikan
kemudahan Powerpoint Templates
Page 40

41. • Pelaksanaan layanan sesuai dengan fungsi KPE dan KPE
Tambahan dilaksanakan oleh BKN bersama dengan
Lembaga/Badan yg menyelenggarakan layanan asuransi
kesehatan, pensiun, tabungan hari tua, tabungan
perumahan, dan layanan lainnya bagi PNS, penerima
pensiun PNS, dan janda/duda/anaknya.
• Layanan transaksi keuangan bagi pemegang KPE dan KPE
Tambahan dapat dilakukan oleh lembaga keuangan dan
lembaga lain yang terkait setelah mendapat persetujuan
Kepala BKN.
• Untuk membangun, menerapkan, dan mengembangkan
sistem KPE dan KPE Tambahan sebagai alat layanan
multiguna, Kepala BKN dapat bekerjasama dengan pihak
lain yang berkaitan dengan tujuan dan fungsi KPE dan
KPE tambahan Powerpoint Templates
Page 41

42. • Membangun Database kepegawaian dan Sistem
Informasi Kepegawaian berbasis Teknologi
Informasi
• Membangun Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian
(SAPK) untuk meningkatkan percepatan pelayanan
dan akurasi data PNS
• Melakukan Perubahan Nomor Induk Pegawai
menjadi Nomor Identitas Pegawai Yang Multi Fungsi
(Konversi NIP)
• Melakukan Rekonsiliasi data PNS
• Pendataan KPE (pengambilan foto dan sidik jari PNS)
- (BKN bekerjasama dengan rekanan – PT Sucofindo)
• Menerbitkan KPE yang memiliki layanan multifungsi
 Pelaksanaan KPE dimulai tahun 2007 s.d. 2015.
Powerpoint Templates
Page 42

43. Beberapa tahapan kegiatan yang telah dilaksanakan
oleh BKN, adalah :
 Kerjasama dengan ASKES, TASPEN & BAPERTARUM
 Kerjasama langsung dengan PEMDA dan Bank Daerah
untuk pembayaran gaji dan perjalanan dinas
 Kerjasama dengan instansi / departemen untuk
pembayaran gaji dan perjalanan dinas secara lokal
 Kerjasama dengan Departemen Keuangan khususnya
untuk pengalokasian belanja pegawai/ gaji dan
prosedur penggunaan biaya perjalanan dinas secara
“at-cost” dengan menggunakan fasilitas KPE untuk
Powerpoint Templates
implementasi secara global Page 43

44. RUANG LINGKUP KERJASAMA
DALAM PENERAPAN KPE
 Lingkup Kerjasama dan Kesepakatan Penerapan KPE
antara BKN dengan Instansi Pemerintah Lainnya :
a. Administrasi Kepegawaian (Verifikasi data PNS dan
Pemutakhiran database PNS).
b. Implementasi / Penerapan KPE untuk :
i. Identitas PNS beserta keluarga tertanggungnya,
ii. Otentikasi Layanan ASKES ,
iii. Otentikasi Layanan Taperum,
iv. Otentikasi Layanan Taspen,
v. Otentikasi Pembayaran Gaji,
vi. Otentikasi Layanan lain yang diperlukan.
 Kerjasama Infrastruktur KPE (Outsource BKN Dengan
PT. Sucofindo), dalam Pendataan dan Pencetakan Kartu
Powerpoint Templates
KPE dan peningkatan Layanan transaksi lainnya. Page 44

45. Catatan :
Pemanfaatan KPE untuk layanan transaksi
keuangan, perbankan, dan lainnya harus melalui
Persetujuan Kepala BKN.
Penetapan dan Penggunaan KPE & KPE Tambahan
berlaku secara Nasional, dan oleh BKN dilaksanakan
secara Bertahap.
Selama KPE & KPE Tambahan belum dapat
dilaksanakan secara efektif, KARPEG dan kartu lain
yg berkaitan dengan layanan Kesehatan, Pensiun,
THT, & Taperum dinyatakan “Masih Berlaku”.
Powerpoint Templates
Page 45

46. INVENTARISASI DATA KPE
 Sesuai dengan Surat Edaran Kepala BKD
Nomor : 800/1229/13/2012 Tanggal 13 Nopember 2012
Perihal : Inventarisasi Data KPE
 Menegaskan :
1. Bahwa, kondisi riil sampai dengan saat ini masih
terdapat beberapa PNS yang belum mendapatkan
KPE dan/atau belum mengikuti pendataan KPE untuk
pengambilan foto dan sidik jari.
2. Sampai dengan akan berakhirnya tahun anggaran
2012 ini, Pemerintah Kabupaten Magelang belum
mendapatkan kembali alokasi tambahan kuota
pendataan KPE maupun cetak Kartu KPE bagi PNS
yang belum mendapatkan KPE tersebut.
Powerpoint Templates
Page 46

47. (1) USUL REVISI DATA KPE
 Kepada semua PNS  memeriksa kembali data (Nama, NIP dan Foto) KPE.
 Jika masih terdapat kesalahan, untuk mengusulkan revisi data Kartu KPE.
 Setiap usulan revisi Kartu KPE harus dilampiri dengan :
1. Fotocopi Petikan SK Konversi NIP.
2. Fotocopi SK CPNS.
3. Fotocopi SK PNS.
4. Fotocopi SK Kepangkatan terakhir.
5. Fotocopi Ijazah Sesuai SK CPNS dan Ijazah Terakhir (bagi yang memiliki
dan telah mendapatkan pengakuan penggunaan gelar sebagaimana
mestinya) : bagi PNS yang mengajukan revisi Nama dan/atau tanggal
lahir.
6. Fotocopy SK Mutasi masuk ke Pemerintah Kabupaten Magelang : bagi
PNS yang mutasi antar daerah (dari luar Pemerintah Kabupaten
Magelang).
7. Fotocopy SK Pengalihan/pengangkatan pertama dan/atau pengangkatan
kembali dalam JFK : bagi PNS yang melaksanakan alih jenis jabatan.
8. Fotocopy SK kenaikan JFK terakhir : bagi PNS yang pada kenaikan jenjang
JFK terakhirnya mengakibatkan mendapatkan perpanjangan masa BUP
Powerpoint Templates
menjadi lebih dari 56 tahun. Page 47

48. (2 & 3) KONFIRMASI DATA KPE
 Menyampaikan Daftar Nominatif PNS yang :
1. Sudah mengikuti Pendataan tetapi Belum Mendapatkan Kartu
KPE; dan
2. Belum pernah mengikuti pendataan KPE (Pengambilan Foto dan
Sidik Jari).
 Daftar Nominatif PNS yang Belum Mendapatkan Kartu KPE tersebut,
selanjutnya akan disampaikan kepada Kepala Badan Kepegawaian
Negara sebagai lampiran daftar usulan tambahan kuota dan Cetak
Kartu KPE bagi PNS di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Magelang.
 Bagi SKPD atau Unit Kerja yang semua PNS-nya telah mendapatkan
KPE dan/atau tidak ada usulan revisi Data KPE, dimohon untuk tetap
menyampaikan laporannya.
 Daftar Nominatif Usul Revisi KPE dan Daftar Nominatif PNS yang
Belum Mendapatkan Kartu KPE yang telah lengkap, dimohon
perkenannya untuk dapat dikirim ke Badan Kepegawaian Daerah
Kabupaten Magelang paling akhir Tanggal 12 Desember 2012 Page 48
Powerpoint Templates

49. Powerpoint Templates
Page 49

50. ASPEK MENGHITUNG
FORMASI
1. BEBAN KERJA
Aspek pokok yang menjadi dasar perhitungan kebutuhan
2. STANDAR KEMAMPUAN RATA-RATA
Standar kemampuan rata-rata yang diukur dari
- Satuan Waktu ( Norma Waktu)
- Satuan Hasil ( Norma Hasil )
ORANG x WAKTU
NORMA WAKTU =
HASIL
HASIL
NORMA HASIL =
ORANG x WAKTU
Powerpoint Templates
Page 50

51. 3. WAKTU KERJA (WAKTU KERJA EFEKTIF)
SATU TAHUN = 365 hari
HARI LIBUR SABTU, MINGGU = 104 hari
HARI LIBUR NASIONAL = 12 hari
CUTI SATU TAHUN = 12 hari 128 hari (-)
HARI KERJA EFEKTIF/TAHUN = 237 hari
KEPPRES NO. 68 TAHUN 19995
HARI KERJA/MINGGU = 37,5 JAM
SATU MINGGU = 5 HARI/6 HARI JAM/MG
JADI 1 HARI JAM KERJA = 37,5 : 5 X 1 JAM = 7,5 JAM/MG
ALLOWANCE (WAKTU BOROS) STANDAR ILO = 30 %/MG
JADI JAM EFFEKTIF/HARI = 30 % X 7,5 = 2,25 JAM
= 7,5 – 2,25 = 5,25 JAM/HR
JADI JAM KERJA EFFEKTIF DALAM 1 TAHUN
= 237 HARI X 5,25 JAM/HR
= 1,244,25 (1,250 JAM/TH)
Powerpoint Templates
Page 51

52. PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI PER JENIS JABATAN
NORMA WAKTU X BEBAN KERJA
JML KEBUT PEG =
PER JABATAN JAM KERJA EFEKTIF
JAM KERJA EFEKTIF
(Pola 5 Hari Kerja)
Per Hari : 1 x 5 jam = 5 jam = 300 menit
Per Minggu : 5 x 5 jam = 25 jam = 1.500 menit
Per Bulan : 20 x 5 jam = 100 jam = 6.000 menit
Per Tahun : 240 x 5 jam = 1.200 jam = 72.000 menit
Powerpoint Templates
Page 52

53. METODE PENGHITUNGAN KEBUTUHAN
PEGAWAI
 HASIL KERJA
 OBYEK KERJA
 PERALATAN KERJA
 TUGAS PER TUGAS JABATAN
Powerpoint Templates
Page 53

54. HASIL KERJA
INFORMASI YANG DIPERLUKAN :
 WUJUD HASIL KERJA DAN SATUANNYA
 JUMLAH BEBAN KERJA YANG TERCERMIN DARI TARGET
 HASIL KERJA YANG HARUS DICAPAI
 STANDAR KEMAMPUAN RATA-RATA
Powerpoint Templates
Page 54

55. CONTOH :
HASIL KERJA
JABATAN : PENGENTRI DATA
HASIL KERJANYA : DATA ENTRIAN
BEBAN KERJA : 200 DATA ENTRIAN
STANDAR KEMAMPUAN : 30 DATA PER HARI
Σ BEBAN KERJA
X 1 ORANG
Σ STANDAR KEMAMPUAN RATA-RATA
Powerpoint Templates
Page 55

56. OBYEK KERJA
INFORMASI YANG DIPERLUKAN :
 WUJUD OBYEK KERJA DAN SATUANNYA
 JUMLAH BEBAN KERJA YANG TERCERMIN DARI OBYEK
 KERJA YANG HARUS DILAYANI
 STANDAR KEMAMPUAN RATA-RATA
Powerpoint Templates
Page 56

57. CONTOH
OBYEK KERJA
JABATAN : DOKTER
OBYEK KERJA : PASIEN
BEBAN KERJA : 80 PASIEN
STANDAR KEMAMPUAN : 25 PASIEN PER HARI
Σ OBYEK KERJA
X1
STANDAR KEMAMPUAN ORANG
RATA
Powerpoint Templates
Page 57

58. PERALATAN KERJA
INFORMASI YANG DIPERLUKAN :
 SATUAN ALAT KERJA
 JABATAN YANG DIPERLUKAN DALAM PENGOPERASIAN
 ALAT KERJA
 JUMLAH ALAT KERJA YANG DIOPERASIKAN
 RASIO JUMLAH PEGAWAI PER JABATAN PER ALAT KERJA
Powerpoint Templates
Page 58

59. CONTOH
PERALATAN KERJA
SATUAN ALAT KERJA : BIS
JABATAN YANG DIPERLUKAN : 1 PENGEMUDI 1 BIS
1 KERNET 1 BIS
1 MONTIR 5 BIS
Σ PERALATAN KERJA
X 1 ORANG
RASIO PENGUNAAN ALAT KERJA
Powerpoint Templates
Page 59

60. PERHITUNGAN PEGAWAI TUGAS
PER TUGAS JABATAN
Σ WAKTU PENYELESAIAN TUGAS
RUMUS JUMLAH PEGAWAI
Σ WAKTU KERJA EFEKTIF
Powerpoint Templates
Page 60

61. TUGAS PER TUGAS
INFORMASI YANG DIPERLUKAN :
 URAIAN TUGAS DAN BEBAN KERJA UNTUK SETIAP TUGAS
 WAKTU PENYELESAIAN TUGAS
 JUMLAH WAKTU KERJA EFEKTIF
Powerpoint Templates
Page 61

62. JABATAN PENGADMINISTRASI UMUM
NO URAIAN TUGAS BEBAN TUGAS SKR WPT
1 2 3 4 5(3x4)
1 Mengetik Surat 70 lb/hari 12 menit/lb 840 menit
2 Mengagenda Surat 24 surat/hari 6 menit/surat 144 menit
3 Mengarsip Surat 24 surat/hari 5 menit/surat 120 menit
4 Melayani Tamu 4 tamu/hari 6 menit/tamu 24 menit
5 Menyusun Laporan Daftar 1 laporan/hari 30 menit/data 30 menit
Hadir
6 dan seterusnya n menit
Σ WPT 1.158 menit + n
Menit
2.598 + n menit
X 1 Orang = …………. Orang
300 menit
Powerpoint Templates
Page 62

63. PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN
FORMASI BERBASIS KOMPETENSI
• Jumlah pegawai sesuai dengan beban kerja
• Formasi tersedia karena adanya jabatan yang lowong
• Beban kerja tidak berubah, komposisi jumlah pegawai
tidak berubah.
• Kebutuhan pegawai dinyatakan dalam jabatan, syarat
jabatan, dan kompetensi
• Penyusunan formasi disertai dengan peta jabatan yang
menggambarkan jumlah, kualifikasi, dan kompetensi.
Powerpoint Templates
Page 63

64. SISTEM PENYUSUNAN FORMASI
• SISTEM SAMA
Sistem yang menentukan kuantitas dan
kualitas pegawai yang sama bagi semua
unit organisasi yang sama.
• SISTEM RUANG LINGKUP
Sistem yang menentukan kuantitas dan
kualitas pegawai berdasarkan jenis, sifat,
dan beban kerja.
Powerpoint Templates
Page 64

65. FAKTOR YANG MEMPENGARUHI
PENYUSUNAN FORMASI
• LINGKUNGAN EKSTERNAL ORGANISASI
- Ekonomi, sospol, budaya.
- Hukum dan peraturan
- Iptek.
• LINGKUNGAN INTERNAL ORGANISASI
- Rencana strategis organisasi
- Anggaran
- Desain organisasi.
• PERSEDIAAN PEGAWAI
- Pegawai yang akan pensiun
- Perpindahan pegawai
- Meninggal dunia.
Powerpoint Templates
Page 65

66. Formasi CPNS disusun
berdasarkan
Nama Jabatan ( JFU atau JFT )
Kualifikasi Pendidikan
Kebutuhan ( Hasil Analisis Beban
Kerja )
Rencana Penempatan
Powerpoint Templates
Page 66

67. PETA JABATAN DIREKTORAT HUKUM DAN
PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN Kerja
Beban
1. RKEPRES
2. RPP
Jumlah Pegawai : 3. RKEPKA
4. Penetapan Status PNS
5. Penetapan ekses Sosial Politik
Pangkat: 6. Pertimbangan masalah kepegawaian
Direktur Kumdang 7. Usul Pertimbangan Tewas
Pendidikan : 8. Usul Persetujuan Uang Duka Tewas
9. Usul Persetujuan tunjangan cacat
10. Usul persetujuan CLTN
11. Usul Pengaktifan CLTN
12. Usul perubahan data dasar
Kasubdit Kasubdit Peraturan Kasubdit Peraturan
Perundang-undangan I Perundang-undangan II
Hukum
Seksi Seksi Seksi Seksi
Seksi Seksi Seksi Perancangan
Seksi Perancangan Perancangan Perancangan Perancangan
Seksi Status Seksi Perancangan Peraturan
Pengolahan Peraturan Peraturan Peraturan Peraturan
Dan Pelayanan Peraturan Perundang-
Dan Bantuan Perundang- Perundang- Perundang- PerUU an
Kedudukan Perundang- Undangan
Hukum Direktorat Undangan Undangan Undangan bid. bidang
Dokumentasi Undangan bid. Pertimbangan
Hukum Pertimbangan Bid Gaji Dan Karier Pemberhentian
Hukum Kewajiban Kelembagaan
Kelembagaan Tunjangan Dan Pensiun
Dan Hak
• Pengadminis • Pengonsep
trasi Umum • Pengadminis Surat • Pengadminis-
trasi Umum Legal • Pengadminis- • Pengadminis- trasi Umum
• Pemeriksa • Pemeriksa Drafter • trasi Umum
Hasil Ketikan Hasil Ketikan • Operator pengadminis- • Operator trasi Umum
• Pengetik trasi Umum • Operator
Komputer
Powerpoint Templates Komputer • Pengetik Komputer
Page 67