Dokumen tersebut membahas kebijakan umum penyusunan formasi PNS tahun anggaran 2013 di Kabupaten Magelang. Beberapa poin penting adalah adanya moratorium penambahan formasi baru, perhitungan ulang kebutuhan PNS sesuai organisasi, dan upaya meningkatkan kualitas SDM PNS menjadi profesional, bermoral dan sejahtera.
3. • Beberapa kebijakan Pemerintah Pusat yang menjadi Dasar
pada Penyusunan Formasi PNS Tahun 2013, diantaranya :
1. Kebijakan Penundaan Sementara (Moratorium)
Penetapan Tambahan Alokasi Formasi untuk
Penerimaan CPNS (dari 1 September 2011 s.d. 31
Desember 2012);
2. Kebijakan melaksanakan Perhitungan ulang kebutuhan
PNS secara tepat sesuai kebutuhan riil organisasi
(Sudah dilaksanakan Tahun 2011);
3. Kebijakan untuk menyelesaikan Analisa Jabatan dan
Analisa Beban Kerja pada seluruh Jabatan yang ada;
4. Kebijakan untuk Melaksanakan Penataan Pegawai
Negeri Sipil; dan
5. Kebijakan untuk mampu Melaksanakan Penghematan
Anggaran Belanja Pegawai.
4. Total PNS sebanyak 4.462.982 (data Desember 2012).
Pada Pemkab Magelang sejumlah 11.677 (Desember 2012)
Atau : 0,26 % dari jumlah PNS Nasional.
Distribusi pegawai masih dianggap tidak sesuai dengan
kebutuhan organisasi.
Penempatan pegawai dalam jabatan masih dinilai tidak
berdasarkan kompetensinya.
Kinerja PNS rendah dan tidak disiplin.
Penghasilan belum adil & layak belum sesuai dgn
beban kerja dan tanggung jawabnya
5. Perbaikan dan pengembangan manajemen SDM dalam
bidang :
1. Perencanaan Pegawai
2. Pengadaan Pegawai (rekruitmen, seleksi)
3. Penempatan dalam jabatan (fungsional, struktural)
4. Penyusunan Pola Karier Pegawai
5. Pengelolaan kinerja pegawai
6. Pengembangan kualitas pegawai
7. Penegakan Disiplin Pegawai
8. Remunerasi
9. Pemberhentian/pemensiunan
Mewujudkan lingkungan strategis aparatur secara global
pada skala nasional dan regional
6. 1. PROFESIONAL:
a. Memiliki keahlian, keterampilan dan
pengetahuan
b. Memiliki kecakapan
c. Memiliki wawasan tentang pekerjaannya
d. Memiliki dedikasi yang tinggi
e. Memiliki minat pada tugas jabatannya
2. BERMORAL dan
3. SEJAHTERA
7. 1. Pastikan daftar susunan jabatan dan jumlah kebutuhan
PNS sudah sesuai dengan kebutuhan (bukan keinginan).
2. Utamakan melaksanakan redistribusi internal (penataan
PNS internal SKPD/Unit Kerja) untuk mencukupi
kekurangan PNS melalui optimalisasi PNS yang ada;
sesuai ketentuan kepegawaian yang berlaku.
3. Pastikan semua kebutuhan data sudah disampaikan
dengan benar sesuai ketentuan (sesuai kebutuhan
formulir penyusunan formasi).
4. Laksanakan penyusunan formasi dengan cermat dan
penuh tanggung jawab.
8. 1. Untuk mengetahui dan memperoleh
rumusan kebutuhan pegawai yang tepat
pada setiap SKPD dan/atau Unit Kerja, dan
2. Mendukung penentuan kebijakan
pemenuhan PNS bagi Pemerintah
Kabupaten Magelang secara tepat dan
akurat dengan memperhatikan kemampuan
keuangan negara.
9. Kebijakan umum alokasi formasi
Adalah
Zero Growth secara Nasional
dalam arti
alokasi formasi nasional
sebesar (sama dengan)
jumlah PNS yang pensiun
secara nasional
13. Rekap Rencana dan Realisasi Pensiun PNS TMT 1 Pebruari
2013
RENCANA PENSIUN (BUP)
PEJABAT TENAGA FUNGSIONAL
TAHUN JFU
STRUKTURAL GURU KESEHATAN TEKNIS JML
L P L P L P L P L P
2012 40 10 162 191 3 11 22 3 156 19 617
2013 50 11 154 186 6 11 24 5 111 12 570
2014 38 14 161 147 3 7 19 7 109 21 526
2015 48 21 134 138 4 7 20 9 113 19 513
REALISASI PENSIUN
TAHUN BUP MENINGGAL APS BERHENTI
JML
L P L P L P L P
2012 383 234 26 10 16 13 1 683
2013 48 39 1 2 90
Realisasi Tahun 2013 adalah Pensiun tmt 1 Januari dan 1
Pebruari 2013
14. Perbandingan
Rasio Belanja Pegawai terhadap Total APBD
URAIAN TAHUN 2010 TAHUN 2011 TAHUN 2012 TAHUN 2013
TOTAL
BELANJA
DAERAH
946.179.556.222 1.062.532.183.262 1.361.296.039.458 1.511.728.567.898
(APBD)
TOTAL
BELANJA 669.758.625.678 686.043.843.100 838.473.617.146 884.798.773.602
PEGAWAI
PROSENTASE
TOTAL
BELANJA
PEGAWAI
TERHADAP 70,79% 64,57% 61,59 % 58,53 %
TOTAL
PENDAPATAN
(APBD)
16. PENYUSUNAN FORMASI PNS
TAHUN ANGGARAN 2013
di Lingkungan Pemkab. Magelang
ERIE SADEWO, SH.
Kepala BKD Kabupaten Magelang
17. 1. Sebagai upaya pengembangan wawasan dalam
penyusunan formasi PNSD.
2. Sebagai upaya membangun pemahaman
bersama tentang mekanisme dan tata cara
penyusunan formasi PNSD sebagaimana Surat
Edaran Sekda Kab. Magelang
3. Melaksanakan Penyusunan Formasi Pegawai
Negeri Sipil berdasar analisa kebutuhan dari :
• Pemahaman jenis pekerjaan
• Pemahaman sifat pekerjaan
• Penghitungan beban kerja
• Kondisi Kebutuhan Riil Organisasi
18. 1. Untuk mengetahui dan memperoleh
rumusan kebutuhan pegawai yang tepat
pada setiap SKPD dan/atau Unit Kerja, dan
2. Mendukung penentuan kebijakan
pemenuhan PNS bagi Pemerintah
Kabupaten Magelang secara tepat dan
akurat dengan memperhatikan kemampuan
keuangan negara.
19. PP No. 54 Tahun 2003 tentang Perubahan atas PP No.
97 Tahun 2000 tentang Formasi PNS ;
Peraturan Bersama Menteri Negara PAN dan RB,
Menteri Dalam Negeri, dan Menteri Keuangan Tanggal
24 Agustus 2011 tentang “Penundaan Sementara
Penerimaan CPNS”;
Peraturan Menteri Negara PAN dan RB Nomor 26
Tahun 2011 tentang “Pedoman Perhitungan Jumlah
Kebutuhan PNS untuk Daerah”; dan
Peraturan Kepala BKN Nomor 19 Tahun 2011 tentang
“Pedoman Umum Penyusunan Kebutuhan PNS”.
Peraturan Kepala BKN Nomor 37 Tahun 2011 tentang
“Pedoman Penataan PNS”
Peraturan Kepala BKN Nomor 12 Tahun 2011 tentang
“Pedoman Analisis Jabatan”
20. • Formasi PNS adalah jumlah dan susunan
pangkat PNS yang diperlukan dalam suatu
satuan organisasi pemerintah untuk mampu
melaksanakan tugas pokok dalam jangka
waktu tertentu.
• Formasi PNS ditetapkan agar setiap
organisasi pemerintah tersebut memiliki
jumlah, susunan pangkat dan mutu PNS
yang cukup sesuai dengan jenis, sifat dan
besarnya beban tugas;
• Formasi PNS merupakan salah satu alat bagi
suatu organisasi pemerintah untuk
mencapai tujuannya.
21. • Formasi masing-masing organisasi
(SKPD) disusun
– berdasarkan analisis kebutuhan dan
penyediaan pegawai.
– Sesuai dengan jabatan yang tersedia
– Memperhatikan informasi jabatan yang
disusun pada setiap tahun anggaran.
– Berdasarkan analisis kebutuhan dan
kemampuan keuangan negara.
22. • Analisis kebutuhan dilakukan berdasarkan:
1. Jenis Pekerjaan
2. Sifat Pekerjaan
3. Perkiraan Beban Kerja
4. Perkiraan Kapasitas Pegawai
5. Jenjang dan Jumlah Jabatan serta Pangkat
6. Analisis Jabatan
7. Prinsip Pelaksanaan Pekerjaan
8. Peralatan yang Tersedia
9. Kemampuan Keuangan Negara/Daerah
23. • Oleh karena itu, organisasi harus selalu disesuaikan
dengan perkembangan tugas pokok yang harus
dilaksanakan untuk mencapai tujuan tersebut.
• Karena tugas pokok dapat berkembang dari waktu
ke waktu, maka jumlah dan mutu PNS yang
diperlukan harus selalu disesuaikan dengan
perkembangan tugas pokok.
• Perkembangan tugas pokok dapat mengakibatkan
makin besarnya jumlah PNS yang diperlukan.
• Akan tetapi, Asaz dalam penyusunan Formasi
Harus dilaksanakan secara obyektif, berdasarkan
kebutuhan dan bukan keinginan, dan tetap
mengutamakan efisiensi dan efektifitas kebutuhan
PNS dalam setiap jabatannya.
24. DALAM KAITAN PERENCANAAN FORMASI,
KETENTUAN UNDANG-UNDANG NO. 43 TAHUN 1999
Pasal 1, ayat (1)
bahwa PNS adalah setiap WN RI yang memenuhi syarat yang
ditentukan, diangkat oleh pejabat berwenang dalam jabatan
negeri.
Pasal 15 ayat (1)
bahwa formasi ditetapkan untuk jangka waktu
tertentu berdasarkan jenis, sifat, dan beban kerja
yang harus dilaksanakan
Pasal 17 ayat 1
PNS diangkat dalam jabatan dan pangkat tertentu.
25. • Dasar Perhitungan Kebutuhan Formasi mengacu pada hasil
pelaksanaan Perhitungan Ulang Jumlah Kebutuhan PNS yang telah
dilaksanakan (data sebagaimana disampaikan pada formulir).
• Hasil akhir Penyusunan Formasi untuk mampu merumuskan
jumlah kebutuhan pegawai secara TEPAT.
• Untuk itu dalam menyusun formasi harus memperhatikan :
– Kesesuaian dengan Kebutuhan riil organisasi untuk mendukung
pelaksanaan Reformasi Birokrasi.
– Berdasar atas pelaksanaan evaluasi jabatan (melalui
penyusunan informasi jabatan) pada masing-masing SKPD /
Unit Kerja.
– Harus dapat selaras dengan Profil Pemkab. Magelang dalam hal
: Karakteristik daerah, Kondisi daerah, dan Potensi daerah.
– Kesesuaian dengan tuntutan untuk melaksanakan efisiensi
anggaran belanja pegawai pada APBD.
26. • Apabila dalam pengisian
formulir penyusunan
formasi dimaksud
terdapat kendala teknis
dapat dikonsultasikan
langsung ke Badan
Kepegawaian Daerah
28. • Perencanaan pegawai peramalan kebutuhan
pegawai pada masa yang akan datang dari
berbagai jenis pekerjaan.
• Peramalan kebutuhan pegawai mendasarkan
pada permintaan yang mendasarkan pada analisis
beban kerja dan ketersediaan anggaran.
• Peramalan pengadaan kebutuhan untuk jangka
pendek menggunakan pendekatan yang
mendasarkan pada ketersediaan anggaran dari
beban kerja yang ada.
• Peramalan jangka panjang mendengar dari ahli;
permintaan dari unit; dan menggunakan analisis.
29. • Tujuan agar setiap SKPD mempunyai jumlah dan
mutu/kualitas pegawai yang memadai sesuai beban
kerja dan tanggung jawab masing-masing satuan
organisasi.
• Formasi ditetapkan berdasarkan analisis kebutuhan
dalam jangka waktu tertentu dgn mempertimbangkan :
1. Macam-macam pekerjaan,
2. Rutinitas pekerjaan,
3. Keahlian yg diperlukan utk mlaksanakn tugas, dan
4. Hal-hal lain yang mempengaruhi jumlah dan
sumber daya manusia yang diperlukan
30. Proses perhitungan logis dan teratur
dari segala dasar/faktor yang ditentukan
untuk menentukan
jumlah dan susunan pangkat PNS
yang diperlukan oleh suatu SKPD
untuk mampu melaksanakan tugasnya
secara berdayaguna,
berhasil guna dan
berkelanjutan
31.
32. 1. Usul persetujuan formasi PNS Kab/ Kota diajukan
Gubernur kepada Menteri PAN RB dan Kepala BKN;
2. Usul persetujuan formasi bersamaan dengan Propinsi;
3. Kepala BKN pertimbangan kepada Menteri PAN RB;
4. Melalui pembahasan dalam Tim kerja Kepegawaian
(TKK) paling lambat akhir Bulan Juni;
5. Menteri PAN RB persetujuan tertulis formasi Daerah
6. Mencantumkan jumlah formasi untuk masing-masing
PEMDA (Propinsi, Kabupaten, Kota)
7. Persetujuan disampaikan Menteri PAN RB Gubernur,
tembusan Ka. BKN dan Ka Kanreg BKN
8. Gubernur menyampaikan persetujuan usulan formasi
kepada PPK Kab/Kota.
33. TAHAPAN PENYUSUNAN FORMASI
• Menyelesaikan daftar kerja sesuai dengan
Formulir isian Penyusunan Formasi PNS Tahun
2013 sebagaimana yang telah disampaikan.
• Melaksanakan seluruh tahapan kerja dengan
baik dan benar sesuai dengan ketentuan/
petunjuk pelaksanaannya.
• Formulir yang telah diisi oleh pejabat/petugas
yang membidangi kepegawaian sesuai dengan
data kepegawaian riil pada SKPD/Unit Kerja
harus disahkan oleh masing-masing Kepala
SKPD/Unit Kerjanya.
34. • Formulir Penyusunan Formasi PNS Pemerintah
Kabupaten Magelang Tahun 2013 yang telah lengkap
berupa :
– Formulir cetak data sebagaimana terlampir yang
telah divalidasi dan telah disahkan kebenarannya
oleh pejabat yang berwenang,
• Dikirim langsung oleh pejabat/petugas kepegawaian ke
Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Magelang
sesuai dengan jadwal pelaksanaan penelitian hasil
Penyusunan Formasi SKPD/Unit Kerja sebagaimana
telah disampaikan.
35. • Penyampaian kembali
formulir yang telah
divalidasi dengan lengkap,
diharapkan dapat sesuai
dengan jadwal yang telah
ditentukan.
37. • Melaksanakan validasi pada daftar susunan jabatan, jumlah
kebutuhan dan daftar nama PNS sehingga diperoleh jumlah
kebutuhan PNS yang Tepat, untuk mendukung pelaksanaan
penataan organisasi dan penataan PNS dalam kerangka utama
reformasi birokrasi (sebagaimana terlampir) dengan ketentuan :
a. Daftar susunan jabatan beserta jumlah kebutuhan PNS untuk duduk
dalam jabatan tersebut merupakan jumlah kebutuhan pegawai yang
tepat sesuai dengan kebutuhan riil organisasi dan karakteristik
daerah untuk mendukung penyelenggaraan fungsi-fungsi
pemerintahan dan pembangunan.
b. Melaksanakan validasi pada daftar validasi database kepegawaian
Tahun 2013.
c. Melaksanakan validasi pada perhitungan kebutuhan Guru PNS Tahun
2013
38. • Upt Disdikpora
1. Validasi daftar susunan jabatan dan kebutuhan
pegawai (hanya UPT saja).
2. Validasi perhitungan kebutuhan Guru PNS
3. Daftar nominatif validasi database kepegawaian
• SMP/SMA/SMK Negeri
1. Validasi daftar susunan jabatan dan kebutuhan
pegawai (Non Guru / Hanya Subag. TU).
2. Validasi perhitungan kebutuhan Guru PNS
3. Daftar nominatif validasi database kepegawaian
39. Lampiran 1 – Validasi susunan jabatan & kebutuhan pegawai
• Langkah penyelesaian formulir 1 :
1. No. jelas
2. Validasi daftar nama jabatan pastikan daftar jabatan sudah sesuai
dengan tupoksi SKPD dan atasan langsungnya.
3. Entry nilai (riil) jumlah kebutuhan pegawai sesuai hasil ABK yg
dilaksanakan Bag. Organisasi Setda Tahun 2012 hanya untuk jab.
Struktural (eselon 4 & 5) dan JFU JFK tidak perlu dientrykan.
4. Validasi Jumlah Kebutuhan Pegawai pastikan jumlahnya sudah sesuai
dengan kebutuhan (bukan keinginan).
5. Validasi jumlah pengampu jabatan rekap kolom 8.
6. Seharusnya tidak diperkenankan adanya status “kelebihan PNS”
karena, jumlah kebutuhan PNS > jumlah PNS yang ada.
7. Kekurangan kebutuhan pegawai – jumlah pengampu
8. Validasi daftar nama pengampu jabatan (pejabat/PNS-nya) Usulkan
direvisi jika terjadi salah penempatan /sudah ada redistribusi JFU.
9. Usulan prioritas Formasi Tahun 2013 hanya yg menjadi prioritas pada
SKPD/Unit Kerja/Sekolah tersebut. Terdiri atas
1. Kolom 9 Jumlah usulan
2. Kolom 10 Tingkat Pendidikan
3. Kolom 11 Nama Jurusan Pendidikan
40. Lampiran 2 – Validasi Database
Kepegawaian
1. Kolom 1 : No jelas
2. Kolom 2 :
a. Gelar (akademis) depan – Nama Lengkap (sesuai yang
tercantum dalam ijazah) – Gelar (akademis) belakang.
b. NIP 9 Digit – NIP 18 Digit cek kebenaran dengan data riil
PNS.
c. Tempat dan Tanggal Lahir Pastikan sama dengan Ijazah !
3. Kolom 3 :
a. Status Kepegawaian CPNS/PNS
b. TMT CPNS sesuaikan dengan TMT pada SK CPNS
c. TMT PNS sesuaikan dengan TMT pada SK PNS
d. Nomor Karpeg pastikan sudah sama dengan data riil.
41. Lampiran 2 – Validasi Database
4. Kolom 4 :
a. Golongan/Ruang pastikan sudah sesuai dgn SK KP terakhir
ybs.
b. TMT (Golongan/Ruang) jelas
c. Tahun Masa Kerja Kepangkatan sesuai yang tercantum
dalam SK KP terakhir.
d. Bulan Masa Kerja Kepangkatan sesuai yang tercantum
dalam SK KP terakhir.
5. Kolom 5 : (hanya bagi pejabat fungsional khusus)
a. Jenjang JFK sesuaikan dengan dasar jenjang JFK pada SK
kenaikan jenjang terakhir dan/atau SK KP terakhir.
b. Nilai PAK jelas
c. TMT JFK sama dengan TMT PAK terakhir yang digunakan
sebagai dasar kenaikan jenjang atau yang tercantum dalam
SK KP.
42. Lampiran 2 – Validasi Database
6. Kolom 6 :
a. Subid/Bagian/Kelompok Jabatan lokasi jabatan pada
tingkat eselon 4.
b. (Nama) Jabatan nama jabatan PNS saat ini.
c. TMT Jabatan TMT PNS duduk dalam jabatan tersebut.
7. Kolom 7
a. Jenis Kelamin sesuaikan dengan data riil PNS
b. Agama sesuaikan dengan data riil PNS
c. Status Perkawinan sesuaikan dengan data riil PNS
d. Golongan Darah sesuaikan dengan data riil PNS
43. Lampiran 2 – Validasi Database
8. Kolom 8 :
a. (Nama) Diklat Kepemimpinan terakhir
b. Tanggal STTPP sesuai dengan Diklat Kepemimpinan
terakhirnya.
9. Kolom 9 :
a. Alamat RT/RW, Dusun, Desa/Kelurahan, Jalan, Nomor
Rumah
b. Kecamatan
c. Kabupaten/Kota
d. Nomor Telepon / HP yang dapat dihubungi
10.Kolom 10 :
a. Tingkat Pendidikan (Formal) terakhir Pastikan sudah sesuai
dengan Perbup ketentuan administrasi belajar PNS.
b. Jurusan (Pendidikan Terakhir) pastikan sudah sesuai
dengan yang tercantum dalam ijazah terakhirnya.
c. Tanggal Ijazah (Pendidikan Terakhir) pastikan sudah sesuai
dengan yang tercantum dalam ijazah terakhirnya
44. Nama SD Negeri
Data Jumlah Rombel dan Jumlah Siswa pada setiap jenjang kelas
a. Jumlah Rombel/Kelas sesuaikan dengan kondisi riil
b. Jumlah Siswa sesuaikan dengan kondisi riil
Data Kebutuhan dan daftar nama pengampu jabatan
a. No jelas
b. Jenis Guru Nama jabatan guru SD (Kepala, Guru Kelas, dll)
c. Bezetting Rekap jumlah harus sama dengan kolom daftar nama
dan nip pns pengampu jabatan.
d. Kebutuhan Guru pastikan sudah sesuai dengan ketentuan
e. Kelebihan / Kekurangan Kebutuhan dikurangi bezetting
seharusnya tidak ada kelebihan.
f. Daftar nama dan nip pengampu jabatan pada setiap jenis jabatan guru.
g. Keterangan jelas
45. Nama Sekolah Menengah P/A/K Negeri
Data Jumlah Rombel dan Jumlah Siswa pada setiap jenjang kelas
a. Jumlah Rombel/Kelas sesuaikan dengan kondisi riil
b. Jumlah Siswa sesuaikan dengan kondisi riil
c. Rombel Ideal Jumlah Siswa : 32
Data Kebutuhan dan daftar nama pengampu jabatan
a. No jelas
b. Guru Mata Pelajaran Nama jabatan guru Mapel Sekolah yang ada (Kepala,
Guru Agama Islam, Guru PPKn, dll)
c. Alokasi Waktu KTSP per jenjang kelas sesuai ketentuan
d. Jumlah jam wajib per minggu Jam KTSP x jumlah rombel
e. Kebutuhan Guru
i. HIT Perhitungan Jumlah jam wajib per minggu / 24 pembulatan
keatas
ii. Jam Sisa (HIT x 24) - Jumlah jam wajib per minggu kekurangan jam
mengajar jika guru yg ada/bezetting sama dengan HIT (hanya salah satu
guru/kondisi lain)
f. Usulan prioritas Formasi Tahun 2013 hanya yg menjadi prioritas pada
SKPD/Unit Kerja/Sekolah tersebut. Terdiri atas
i. Kolom 9 Jumlah usulan
ii. Kolom 10 Tingkat Pendidikan
iii. Kolom 11 Nama Jurusan Pendidikan
Jenis Pekerjaanmacam pekerjaan yang harus dilakukan oleh suatu satuan organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya, misalnya pekerjaan pengetikan, pemeriksaan perkara, penelitian, perawatan orang sakit, dan lain-lain.Sifat Pekerjaanpekerjaan yang berpengaruh dalam penetapan formasi, yaitu sifat pekerjaan yang ditinjau dari sudut waktu untuk melaksanakan pekerjaan itu. Ada pekerjaan-pekerjaan yang cukup dilaksanakan selama jam kerja saja, misalnya pekerjaan tata usaha, tetapi ada pula pekerjaan yang hams dilakukan selama 24 jam penuh, misalnya pemadam kebakaran, tenaga medis dan para medis di rumah-rumah sakit pemerintah.Perkiraan Beban KerjaAdalah frekuensi rata-rata dari masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.Perkiraan Kapasitas PegawaiAdalah kemampuan rata-rata seorang pegawai untuk menyelesaikan suatu jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Perkiraan beban kerja dan prakiraan kapasitas kerja diperlukan untuk masing-masing jenis pekerjaan.Jenjang dan Jumlah Jabatan serta Pangkat,Penentuan jenjang, jumlah jabatan dan pangkat dalam suatu organisasi harus ditinjau dari sudut keseluruhan organisasi dan tidak ditinjau per unit organisasi. Penentuan susunan pangkat merupakan satu syarat mutlak untuk dipelihara dengan baik dalam suatu organisasi.Analisis JabatanAnalisis jabatan adalah suatu kegiatan mengumpulkan, menilai, dan mengorganisasikan informasi tentang jabatan. Analisis jabatan meliputi:(1) Uraian jabatan atau uraian pekerjaan, yaitu informasi yang lengkap tentang tugas dan berbagai aspek lain dari suatu jabatan atau pekerjaan.(2) Kualifikasi atau syarat-syarat jabatan, yaitu keterangan mengenai syarat-syarat yang diperlukan oleh seorang pegawai untuk dapat melakukan tugas tertentu misalnya pendidikan tertentu,(3) Peta jabatan, yaitu susunan nama dan tingkat jabatan struktural dan fungsional yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi dari tingkat yang paling rendah sampai dengan yang paling tinggi dan jenis jabatan fungsional serta jumlah yang diperlukanPrinsip pelaksanaan pekerjaanPrinsip pelaksanaan pekerjaan sangat besar pengaruhnya dalam menentukan formasi pegawai. Misalnya, apabila pekerjaan membersihkan ruangan atau merawat pekarangan harus dikerjakan sendiri oleh satuan organisasi yang bersangkutan, maka harus diangkat pegawai untuk pekerjaan-pekerjaan itu, akan tetapi kalau pekerjaan membersihkan ruangan dan merawat pekarangan diborongkan kepada pihak ketiga, maka tidak perlu mengangkat pegawai untuk pekerjaan itu.Peralatan yang tersediaPeralatan yang tersedia atau yang diperkirakan akan tersedia dalam menyelesaikan pekerjaan sesuai tugas pokok akan mempengaruhi jumlah dan mutu pegawai yang diperlukan. Pada umumnya semakin tinggi mutu peralatan kerja yang ada dan tersedia dalam jumlah yang memadai akan mengurangi jumlah pegawai yang diperlukan. Kemampuan Keuangan Negara/ DaerahFaktor kemampuan keuangan negara adalah faktor penting yang selalu harus diperhatikan dalam penentuan formasi Pegawai Negeri Sipil. Walaupun penyusunan formasi telah sejauh mungkin ditetapkan berdasarkan analisis kebutuhan pegawai seperti diuraikan terdahulu, akan tetapi apabila kemampuan keuangan negara masih terbatas, maka penyusunan formasi tetap harus didasarkan kemampuan keuangan negara yang tersedia. Meskipun formasi telah disusun secara rasional berdasarkan hasil analisis jabatan dan analisis kebutuhan, realisasinya tetap disesuaikan dengan kemampuan anggaran yang tersedia.
Peramalan pengadaan pegawai pada saat ini dan masa yang akan datang dengan berbagai jenis pekerjaan atas dasar tuntutan organisasi. Empiris perencanaan dimulai dari inventarisasi lowongan jabatan yang telah ditetapkan dalam formasi beserta syarat jabatannya, pengumuman, pelamaran, penyaringan, pengangkatan menjadi CPNS sampai dengan pengangkatan menjadi Pegawai Negeri Sipil dan penempatannya.
Usul persetujuan formasi PNS di lingkungan PEMDA Kabupaten/ Kota diajukan oleh Gubernur kepada Menteri yang bertanggungjawab di bidang pendayagunaan aparatur negara dan Kepala BKN;Usul pemerintah persetujuan formasi tersebut bersamaan dengan permintaan persetujuan formasi PNS di lingkungan PEMDA Propinsi;Berdasarkan usul dimaksud, Kepala BKN memberikan pertimbangan kepada Menteri yang bertanggungjawab di bidang Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi;Pertimbangan Kepala BKN tersebut disampaikan kepada Menteri yang bertanggungjawab dibidang Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, setelah melalui pembahasan dalam Tim kerja Kepegawaian (TKK) paling lambat akhir Bulan Juni;Menteri yang bertangungjawab di bidang Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, memberikan persetujuan secara tertulis formasi PNS Daerah berdasar pertimbangan tertulis Kepala BKN paling lambat Bulan Juni;Dalam persetujuan formasi dari Menteri yang bertanggungjawab di bidang pendayagunaan aparatur negara, dicantumkan jumlah formasi untuk masing-masing PEMDA (Propinsi, Kabupaten, Kota)Persetujuan formasi tersebut disampaikan oleh Menteri yang bertanggungjawab di bidang pendayagunaan aparatur negara kepada Gubernur dan tembusannya kepada Kepala BKN dan Kepala Kanreg BKN sesuai dengan wilayah kerjanya. Selanjutnya Gubernur menyampaikannya kepada masing-masing Pejabat Pembina Kepegawaian Daerah Kabupaten/ Kota paling lambat 7 hari kerja sejak diterimanya persetujuan tersebut
