suryaraya rubberindo industries is the the number one company that producing tire in indonesia.

1. 47
BAB 3
DESKRIPSI SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BAHAN BAKU
3.1 Gambaran Umum Sistem Informasi
3.1.1 Sejarah Singkat PT. Suryaraya Rubberindo Industries
PT. Suryaraya Rubberindo Industries didirikan pada tanggal 26 Agustus
1991, berdasarkan akta notaris Ny. Rukmasanti Hardjasatya SH No. 49,
sedangkan produksi perdana pada Agustus 1994. Kantor pusat dan pabrik PT.
SRI berlokasi di Komplek Industri Menara Permai Jalan Raya Narogong KM
23,8 Cileungsi, Bogor. Jumlah tenaga kerja PT. SRI sebanyak 1.149 orang
(per Oktober 2005).
PT. Suryaraya Rubberindo Industries adalah perusahaan joint-venture
dengan status MA antar PT. Astra Honda Motor dan Yokohama Rubber Co.
Ltd dengan jumlah modal dasar sebesar US $ 27,000,000, dan pembagian
sahamnya adalah:
1. PT. Astra Honda Motor 85 %
2. Yokohama Rubber Co. Ltd 15 %
PT. Suryaraya Rubberindo Industries memproduksi ban luar dan ban dalam untuk
sepeda bermotor. Hasil produksi PT. SRI mempunyai brand Federal dan FDR. Tipe dari
Federal adalah 701S, 701D, SF135F, FR135, FD137, 200D, 603, FR126, 261 dan 711.
Tipe dari FDR adalah DRAX, Duromax, Citypro, Cityrunner, Citypower, Sport XT, Sport
XP-R, Duro Force dan Zeo. Hasil produksi sebagian dikirim ke PT. Astra Honda Motor
untuk dirakit pada sepeda motor Honda. Sebagian lagi dijual sebagai

2. 48
Replacement Market. Negara tujuan ekspor adalah negara-negara di
Eropa, Asia, Timur Tengah, Australia dan Afrika.
3.1.2 Bidang Usaha PT. Suryaraya Rubberindo Industries
PT. Suryaraya Rubberindo Industries bergerak pada bidang produksi
ban luar dan ban dalam untuk sepeda motor.
3.1.3 Visi dan Misi
Visi dari PT. Suryaraya Rubberindo Industries adalah “menjadi yang
terbesar sebagai perusahaan ban sepeda motor di Indonesia”.
Misi dari PT. Suryaraya Rubberindo Industries adalah “menyediakan
ban yang memiliki Quality, Cost, Delivery, Development, Morale terbaik di
pasar domestik dan Honda Worldwide Operation ”.
3.1.4 Struktur Organisasi PT. Suryaraya Rubberindo Industries
Tujuan perusahaan menyusun struktur organisasi adalah untuk
mengatur kegiatannya secara efektif dan efisien serta memberikan gambaran
yang sistematis mengenai hubungan kerjasama antara orang-orang yang
terlibat untuk mencapai suatu tujuan. Oleh sebab itu, struktur organisasi
harus disusun secara jelas mengenai pemisahan fungsi, tugas dan
tanggungjawab masing-masing bagian kepada pimpinan. Struktur Organisasi
PT. SRI dapat dilihat pada gambar 3.1. Bagian yang diarsir adalah bagian
yang terkait dengan sistem informasi persediaan bahan baku.

3. 49
Board of Directors
Comitee
Corporate
Plan
Advisor
Marketing
Marketing
Sales I
Sales II
Sales III
Product &
Promotion
Distr & Tech
Support
Material
Purchase
Engine
Purchase
Purchasing
Purchasing
E & M
Purchase
EXIM & Gen.
Purchase
Manufakturing
QAQC Plant Plant Engineering
QA
QC
PPC
Prod.
Control
MP / IC
Material
WH & SFG
Maintenance
Industrial
Engineering
R & D HRD & GA
HRD & GAR & D
Finance Acc. IT
Finance Acc. IT
Finance
IT
Prod. I
Prod. II
Process I
Process II
Engineering
Product
Design
HRD
GA
Audit
Departemen
Direktorat
Seksi
Sub Departemen
Bagian yang terkait
dengan sistem
informasi persediaan
bahan baku
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. SRI
Sumber: PT. SRI

4. 50
3.1.5 Uraian Tugas dan Tanggungjawab
Berikut ini adalah uraian tugas dan tanggungjawab dari masing-masing
bagian sesuai dengan jabatan dan fungsinya masing-masing.
1. Board of Directors
− Mengadakan pengawasan terhadap kegiatan perusahaan dan pekerjaan
para manajer.
− Bertanggungjawab secara langsung terhadap kelancaran jalannya
perusahaan.
2. Audit
− Melakukan evaluasi dan analisis baik aset maupun keuangan.
− Bertanggungjawab dalam melakukan pengawasan dan pengendalian
terhadap aset-aset perusahaan.
3. Corporate Plan
− Melakukan review management secara berkala dan
mendokumentasikannya.
− Bertanggungjawab dalam menyelenggarakan, mengendalikan siklus
dari segi perencanaan dan pencapaiannya serta sebagai penghubung
dengan group Astra lainnya.
4. Comitee
− Menyusun rancangan konsep yang terkait dengan kualitas
manajemen,keamanan, peningkatan, community affair, proses bisnis
dan olahraga.
− Bertanggungjawab memberikan masukan pada Dewan Direksi.

5. 51
5. Advisor
− Memberikan saran-saran yang ada pada tingkatan operasional.
6. Direktorat Marketing
− Melakukan perencanaan atas produk yang akan dijual dan mengatur
segala kegiatan pemasaran.
− Bertanggungjawab langsung kepada Dewan Direksi atau BOD atas
bidang pemasaran produk yang dihasilkan.
7. Direktorat Purchasing
− Bertanggungjawab dalam hal pengadaan baik kebutuhan produksi
maupun penunjang produksi baik lokal maupun dari luar.
8. Direktorat Manufakturing
− Melakukan quality control baik kualitas yang dihasilkan maupun
prosesnya.
− Bertanggungjawab terhadap perencanaan atau proses produksi.
9. Direktorat R & D
− Membuat desain produk dan material.
− Bertanggungjawab dalam hal pengembangan produk.
10. Direktorat HRD & GA
− Bertanggungjawab terhadap pengelolaan sistem ketenagakerjaan,
penggajian, legal dan hubungan industri, masalah-masalah umum dan
keamanan.

6. 52
11. Direktorat Finance Acc. IT
− Bertanggungjawab terhadap pengadaan dana, pengelolaan,
pengendalian dan pelaporannya.
− Bertanggungjawab dalam mendukung kegiatan operasional perusahaan
dengan teknologi informasi.
12. Sub Departemen E&M Purchase
− Melakukan survei market, negosiasi, ordering dan klaim.
− Bertanggungjawab terhadap pembelian dan pengadaan bahan baku
untuk kebutuhan tire, tube, tools dan suku cadang mesin.
13. Sub Departemen PPC
− Bertanggungjawab dalam hal operasional perencanaan produksi melalui
pendekatan 3M (Material, Machine, Man Power).
14. Sub Departemen Finance & Accounting
− Membuat perencanaan budget dan non budget.
− Melakukan kontrol terhadap keuangan dan sumber–sumber dana.
− Bertanggungjawab dalam menentukan dana sesuai dengan kebutuhan.
− Bertanggungjawab dalam aktivitas perbankan.
15. Sub Departemen IT
− Membuat, mengembangkan dan menjaga aplikasi yang ada di
perusahaan.
− Bertanggungjawab terhadap software dan hardware yang ada di
perusahaan.

7. 53
16. Seksi Material Purchase
− Bertanggungjawab terhadap pembelian bahan baku untuk kebutuhan
tire dan tube.
17. Seksi MPIC
− Melakukan perhitungan permintaan pembelian bahan baku.
− Bertanggungjawab terhadap ketersediaan bahan baku, sparepart order
dan proses entry penimbangan bahan baku.
18. Seksi Material Warehouse & SFG
− Bertanggungjawab dalam hal penerimaan dan pengeluaran bahan baku.
3.2 Ruang Lingkup Sistem
3.2.1 Fungsi yang terkait
Fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem informasi persediaan bahan
baku pada PT. SRI adalah:
1. Internal Entity
a. Seksi MPIC
b. Seksi Material Purchase
c. Seksi Material Warehouse & SFG
2. External Entity
a. Finance Acc.
b. Marketing
c. Management
d. Production

8. 54
e. Quality Control
f. Supplier
3.2.2 Dokumen-dokumen yang Digunakan
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem informasi
persediaan bahan baku PT. SRI adalah:
1. PP (Permintaan Pembelian).
2. DST (Delivery Schedule Tentative).
3. PO (Purchase Order).
4. DSF (Delivery Schedule Final).
5. Surat Jalan.
6. BPB+ (Bukti Penerimaan Barang).
7. PBS (Pengeluaran Barang Sementara).
8. BPB- Retur.
9. BPB- (Bukti Pengeluaran Barang).
3.2.3 Laporan-laporan yang Dihasilkan
Laporan-laporan yang dihasilkan dalam sistem informasi persediaan
bahan baku PT. SRI adalah:
1. Laporan permintaan pembelian bahan baku.
2. Laporan pembelian bahan baku.
3. Laporan penerimaan bahan baku.
4. Laporan retur pembelian bahan baku.
5. Laporan pengeluaran bahan baku.

9. 55
3.2.4 Prosedur Persediaan Bahan Baku PT. SRI
1. Seksi MPIC
Berdasarkan konfirmasi kebutuhan pasar dari Marketing, Seksi MPIC
menghitung kebutuhan bahan baku dengan membandingkan stock
sekarang dengan rencana produksi satu bulan kedepan. Kemudian Seksi
MPIC memasukkan data ke dalam Form Entry Permintaan Pembelian
(Tr_PPS) dan Form Maintenance Delivery Schedule Tentative
(Tr_DSPPS) dengan melakukan read pada tabel Ms_Parts. Selanjutnya
Seksi MPIC mencetak dokumen PP (Permintaan Pembelian) sebanyak 2
rangkap dan dokumen Delivery Schedule Tentative (DST) sebanyak 2
rangkap, dokumen DST digunakan untuk memperkirakan jadwal
pengiriman barang sementara. Seksi MPIC memberikan PP rangkap 1
dan 2 serta DST rangkap 1 dan 2 pada Seksi Material Purchase. Pada
akhir bulan seksi MPIC membuat laporan permintaan pembelian bahan
baku dan diserahkan kepada management.
2. Seksi Material Purchase
Seksi Material Purchase mempersiapkan dokumen PP dan dokumen
DST. Kemudian memasukkan data ke dalam Form Entry Purchase Order
(Tr_POS) dan Form Maintenance DS Final (Tr_DSPOS) dengan
melakukan read pada tabel Ms_Suppliers dan Ms_SPL_Prices. Seksi
material Purchase mencetak dokumen Purchase Order (PO) sebanyak 2
rangkap dan dokumen Delivery Schedule Final (DSF) sebanyak 2
rangkap. Dokumen PO rangkap 1 dan DSF rangkap 1 kemudian
diberikan pada supplier. Seksi Material Purchase mengarsip PP rangkap

10. 56
1 dan 2, DST rangkap 1 dan 2, PO rangkap 2 dan DSF rangkap 2. Pada
akhir bulan Seksi Material Purchase membuat laporan pembelian bahan
baku dan diserahkan kepada management.
3. Seksi Material Warehouse and Semi Finish Good
Seksi Material Warehouse and Semi Finish Good menerima bahan baku
dari supplier yang disertai dengan Surat Jalan 4 rangkap. Seksi Material
Warehouse and Semi Finish Good melakukan pengecekan fisik untuk
memeriksa apakah bahan baku yang dikirimkan sesuai dengan yang
tertera pada Surat Jalan. Apabila tidak sesuai maka dikembalikan pada
supplier. Apabila bahan baku yang diterima sesuai dengan PO, maka
Seksi Material Warehouse and Semi Finish Good memasukkan data ke
dalam Form Entry Bukti Penerimaan Barang (BPB+) (Tr_BPB_Ins)
berdasarkan nomor PO yang ada pada Surat Jalan dan secara otomatis
menambah Tr_Stock. Seksi Material Warehouse and Semi Finish Good
mencetak dokumen BPB+ sebanyak 2 rangkap. BPB+ rangkap 1
diberikan pada Sub Departemen Finance Acc, Surat Jalan rangkap 1
diarsip pada Seksi Material Warehouse and Semi Finish Good, BPB+
rangkap 2 dan Surat Jalan rangkap 2 diberikan pada Departemen
Purchasing dan mengembalikan Surat Jalan rangkap 3 dan 4 pada
supplier. Seksi Material Warehouse and Semi Finish Good menerima
konfirmasi kualitas barang dari Seksi Quality Controls yang sebelumnya
telah melakukan pemeriksaan kualitas barang. Apabila material goods
secara kualitas memenuhi standar maka barang siap dipakai. Jika secara
kualitas tidak memenuhi standar (NG) maka seksi Material Warehouse

11. 57
and Semi Finish Good memasukkan data ke dalam Form Entry BPB-
Retur (Tr_BPB_Out_Returs) yang secara otomatis mengurangi Tr_Stock
dan Form Entry Pengembalian Barang Claim (Tr_PBS) sesuai dengan
barang yang NG. Seksi Material Warehouse and Semi Finish Good
mencetak dokumen BPB- Retur sebanyak 2 rangkap dan PBS sebanyak 3
rangkap. BPB- Retur rangkap 1 dan PBS rangkap 1 diberikan pada Sub
Departemen Finance Acc, BPB- Retur rangkap 2 diberikan kepada Sub
Departemen E&M Purchase. PBS rangkap 2 diberikan pada supplier dan
PBS rangkap 3 diberikan untuk security tetapi yang memberikannya
adalah supplier. Seksi Material Warehouse and Semi Finish Good
menyimpan bahan baku apabila bahan baku telah melalui proses Quality
Control dan dinyatakan siap pakai. Pada saat Sub Departemen
Production I atau Sub Departemen Production II meminta bahan baku
berdasarkan kebutuhan produksi maka Seksi Material Warehouse and
Semi Finish Good memasukkan data ke dalam Form Entry Bukti
Pengeluaran Barang (Tr_BPB_Outs) berdasarkan bahan baku yang
diminta dan secara otomatis mengurangi Tr_stock. Seksi Material
Warehouse and Semi Finish Good mencetak dokumen BPB- sebanyak 2
rangkap dan mengeluarkan bahan baku sesuai permintaan. BPB- rangkap
1 diberikan pada Sub Departemen Finance Acc dan mengarsip BPB-
rangkap 2. Pada akhir bulan Seksi Material Warehouse and Semi Finish
Good membuat laporan penerimaan bahan baku, pengeluaran bahan baku
dan retur pembelian bahan baku yang kemudian diserahkan kepada
management.

12. 58
3.2.5 Data Flow Diagram Pada Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku PT.
SRI
Penulis menganalisa sistem dengan menggunakan Data Flow Diagram
(DFD). Diagram konteks dan diagram nol pada sistem persediaan bahan baku
PT. SRI dapat dilihat pada gambar 3.2 dan 3.3.
Sistem Informasi Persediaan
Bahan Baku PT SRI
Supplier
Management
QC
Production
Finance Acc
Lap_penerimaan_bahan_baku
Lap_pengeluaran_bahan_baku
Lap_pembelian_bahan_baku
Konfirmasi_bahan_baku
Konfirmasi_bahan_baku_NG
Konfirmasi_bahan_baku_G
Permintaan_bahan_baku
Dok_SJ
Dok_PO
Dok_DSF
Copy_of_Dok_SJ
Konfirmasi_bahan_baku_invalid
Dok_BPB+
Dok_BPB-_Retur
Dok_BPB-
Copy_of_Dok_PBS
Marketing
Konfirmasi_kebutuhan_pasar
Lap_retur_pembelian_bahan_baku
Lap_permintaan_pembelian_bahan_baku
Dok_PBS
Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku PT. SRI
Sumber : Dikembangkan dari wawancara terhadap PT. SRI (Oktober 2005)

13. 59
1.0
Permintaan
pembelian bahan
baku
(MPIC)
2.0
Pembelian bahan
baku
(MP)
3.0
Menerima bahan
baku
(MW&SFG)
4.0
Membuat BPB-
Retur dan PBS
(MW&SFG)
5.0
Menyimpan
bahan baku
(MW&SFG)
Management
Dok_PP
Dok_DST
Tr_PPS
Tr_DSPPS
Ms_Parts
Ms_Spl_prices
Ms_Supplier
Tr_DSPOS
Tr_POS
Supplier
Dok_PO
Dok_DSF
Dok_SJ
Konfirmasi_bahan_baku_invalid
Copy_of_Dok_SJ
QCKonfirmasi_bahan_baku
Tr_Stock
Tr_BPB_ins
Konfirmasi_bahan_baku_NG
Copy_of_Dok_PBS
Tr_BPB_out_returs
Tr_PBS
Tr_Stock
Konfirmasi_bahan_baku_G
Production Permintaan_bahan_baku
Tr_BPB_outs
Tr_Stock
Finance Acc Dok_BPB-Dok_BPB-_Retur
Finance Acc Dok_BPB+
Lap_pembelian_bahan_baku
Lap_pengeluaran_bahan_baku
Lap_penerimaan_bahan_baku
Management
Lap_retur_pembelian_bahan_baku
Lap_permintaan_pembelian_bahan_bakuMarketing
Konfirmasi_kebutuhan_pasar
PBS
Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku
Sumber: Dikembangkan dari wawancara terhadap PT. SRI (Oktober 2005)

14. 60
Keterangan gambar:
MPIC : Material Production Inventory Control
MP : Material Purchase
MW&SFG : Material Warehouse and Semi Finish Good
QC : Quality Control
PP : Permintaan Pembelian
DST : Delivery Schedule Tentative
PO : Purchase Order
DSF : Delivery Schedule Final
BPB+ : Bukti Penerimaan Barang
BPB- Retur : Bukti Pengeluaran Barang Retur
BPB- : Bukti Pengeluaran Barang
SJ : Surat Jalan
PBS : Pengeluaran Barang Sementara
NG : Not Good
G : Good

15. 61
Dok : Dokumen
Lap : Laporan
Ms : Master
Tr : Transaction