AD chia sẻ cho các bạn về bài Mẫu báo cáo thực tập về Quy trình hoạt động tổ chức sự kiện, ngoài ra trong quá trình làm bài, nếu cần người viết thuê Báo cáo thực tập, Tiểu luận, luận văn,... Liên hệ với AD qua Zalo: 0934.536.149

1. Lời mở đầu Mẫu báo cáo thực tập về Quy
trình hoạt động tổ chức sự kiện
a.Đặt vấn đề
Hiện nay, với thời đại của khoa học - công nghệ thông tin đã mở ra một vận hội
mới cho các cá nhân và cộng đồng. Theo đó, cấu trúc ngành kinh doanh đã thay
đổi, các doanh nghiệp ngày càng phát triển lớn mạnh, chuyên nghiệp hơn trong
tất cả các lĩnh vực. Nhưng để khẳng định được vị trí vững chắc trên thị trường
thì các công ty luôn có xu hướng quan tâm đến việc quảng bá và đánh bóng hình
ảnh thương hiệu của mình. Và tổ chức sự kiện là một công cụ được sử dụng phổ
biến nhất hiện nay, chỉ đứng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường, luôn gây
được những tiếng vang lớn. Thông qua các sự kiện được tổ chức, doanh nghiệp
có thể tạo sự chú ý hơn nữa của khách hàng, thuyết phục khách hàng tiềm năng
đến với doanh nghiệp mình, phát triển dịch vụ hay sản phẩm, làm tăng doanh số
bán hàng của công ty qua đó quảng bá thương hiệu của mình. Trên thực tế để tổ
chức thành công một sự kiện thì các doanh nghiệp thường thuê một công ty
chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện để giúp họ quản lý lĩnh vực này.
Nhưng các công ty cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện hoạt động theo một quy
trình như thế nào, quy trình tổ chức triễn lãm ở doanh nghiệp trải qua những
bước nào, và làm thế nào để các công ty tổ chức triễn lãm có thể thoả mãn tốt
nhất nhu cầu của thị trường về dịch vụ này? Đó là vấn đề đang được các nhà
cung cấp tổ chức sự kiện và xã hội quan tâm.
Có thể thấy khách hàng ngày càng đòi hỏi cao hơn về chất lượng dịch vụ trong
hoạt động tổ chức sự kiện. Trong khi các doanh nghiệp về tổ chức sự kiện ở Việt
Nam hiện nay đa số đều có quy mô vừa và nhỏ, nguồn nhân lực có kinh nghiệm
chưa nhiều, nên chưa đáp ứng tốt nhu cầu của thị trường.
Sau một thời gian thực tập tại công ty cổ phần Adpex ,với vốn kiến thức của
mình, thấy được năng lực kinh doanh và chất lượng tổ chức sự kiện của công ty
em đã chọn đề tài: “Quy trình hoạt động tổ chức sự kiện của công ty cổ phần
Adpex”. Mục đích nghiên cứu: phân tích, đánh giá chất lượng hoạt động tổ chức
sự kiện, từ đó nêu được những ưu điểm, nhược điểm của nó, dựa trên các cơ sở
lý luậnvề tổ chức sự kiện qua quá trình học tập, nghiên cứu và thực tập tại công
ty đưa ra một số đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ của công
ty cổ phần Adpex.
b.Mục tiêu nghiên cứu:
• Sau khi kết thúc quá trình nghiên cứu cần đạt được các mục tiêu sau:
• Hiểu rõ quy trình hoạt động tổ chức triễn lãm của công ty
• Để đạt được mục tiêu đó cần tìm hiểu những vấn đề sau:
• Quy trình tổ chức sự kiện của công ty.

2. • Những điều được và chưa được thông qua các triễn lãm tiêu biểu.
• Các tìm nguồn khách hàng của công ty.
• Hiểu rõ thị trường mục tiêu và khách hàng tiềm năng của công ty.
Đề cương Mẫu báo cáo thực tập về Quy
trình hoạt động tổ chức sự kiện
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ADPEX
1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần ADPEX
1.2Tầm nhìn, sứ mệnh
1.3Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần ADPEX
1.3.1Cơ cấu tổ chức bộ máy.
1.3.2Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
1.3.3. Cơ cấu phòng tổ chức sự kiện, triễn lãm
TÓM TẮT CHƯƠNG 1
CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC TRIỄN LÃM CỦA
CÔNG TY
2.1 Quy trình tổ chức triễn lãm của công ty
Bước 1: Hình thành ý tưởng
Bước 2: Thiết kế sự kiện:
Bước 3: lạ
̂ p kế họach
Bước 4: triển khai co
̂ ng tác thực hiẹ
̂ n và giám sát.
Bước 5: Tiến hành tổ chứ c
2.2Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty
2.2.1 Khách hàng và đối tác
2.2.2 Các loại dịch vụ cung cấp của công ty
2.2.3Các dự án thực hiện trong năm nay:
2.3 Phân tích một chương trình
2.3.1 Giới thiệu sơ nét về chương trình Foodexpo
2.3.2 Quy mô và hoạt động chính
2.3.3 Quy trình thực hiện chương trình.
2.3.4 Đánh giá kết quả chương trình
TÓM TẮT CHƯƠNG 2:
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ
CHỨC TRIỄN LÃM TẠI CÔNG TY
3.1 Nhận xét
3.2 Kiến nghị đối với định hướng chiến lược kinh doanh của công ty
3.3 Kiến nghị cho hoạt động Marketing
3.4 Kiến nghị cho hoạt động tổ chức sự kiện
3.5 Ưu điểm, hạn chế
3.6. Các kiến nghị khác
KẾT LUẬN

3. Quá trình hình thành và phát triển của
công ty
Tên công ty: Công ty cổ phần ADPEX
Ngày thành lập: 27/11/2010
Địa chỉ liên lạc:
VP ĐD tại TPHCM: Phòng G3, Tòa nhà VP Fosco số 6 Phùng Khắc Khoan, P.
Đa Kao, Q.1, TP. Hồ Chí Minh
VP ĐD tại Hà Nội: Phòng 405, 20 Lý Thường Kiệt, Hà Nội
Số điện thoại: TP.HCM +84 2838239052; Hà Nội +84 2435162063
Cơ sở pháp lý của doanh nghiệp: công ty cổ phần Adpex có mã số thuế
0310509580 được cấp vào ngày 13/12/2010, cơ quan Thuế đang quản lý: Chi
cục Thuế Quận 1.
Công ty Cổ phần ADPEX là đơn vị tổ chức các sự kiện hội chợ, Triển lãm Quốc
tế uy tín, chuyên nghiệp tại Việt Nam.
Với mong muốn đóng góp tích cực cho công cuộc phát triển kinh tế - xã hội và
hội nhập của đất nước, chúng tôi không ngừng cải thiện các dịch vụ, phát triển
lớn mạnh với chuỗi sự kiện chuyên ngành nổi bật đã đồng hành thường niên
cùng các doanh nghiệp trong và ngoài nước.
Hàng ngũ lãnh đạo Công ty đã có nhiều năm kinh nghiệm và uy tín trong ngành
Hội chợ, Triển lãm
Chúng tôi cũng tự hào với đội ngũ nhân viên trẻ đầy nhiệt huyết, năng động, giỏi
về chuyên môn nhưng không ngừng học hỏi tìm tòi những giải pháp tối ưu cho
khách hàng.
Chúng tôi luôn luôn trau dồi kiến thức, rèn luyện kỹ năng để phục vụ tốt nhất
cho các khách hàng.
1.2Tầm nhìn, sứ mệnh
Luôn đồng hành và hỗ trợ các doanh nghiệp là đối tác, khách hang của chúng tôi
trong việc quảng bá thương hiệu, kết nối, tìm kiếm cơ hội hợp tác, phát triển
kinh doanh, cập nhật, và nâng cao kỹ năng chuyên ngành.

4. Không ngừng xây dựng, cải cách và nâng cao chất lượng tổ chức các sự kiện và
các dịch vụ để luôn nhận được sự tin tưởng cao nhất từ các doanh nghiệp trong
nước và nước ngoài. Giữ vững và phát huy vai trò là đơn vị hàng đầu trong
ngành hội chợ triễn lãm Việt Nam. Mở rộng hợp tác với các đối tác trong nước,
nước ngoài trên các lĩnh vực kinh doanh của chúng tôi với phương châm “Hợp
tác cùng phát triển”.
1.3Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần ADPEX
1.3.1Cơ cấu tổ chức bộ máy.
1.3.2Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
 Ban giám đốc gồm 3 người: Một giám đốc, hai phó giám đốc
Giám đốc công ty trực tiếp điều hành toàn bộ hoạt đông cơ bản của công ty, đặc
biệt là các vấn đề liên quan đến chiến lược kinh doanh, nhân sự, tài chính, đối
nội, đối ngoại và chịu trách nhiệm trước các thành viên trong công ty về sự điều
hành của mình.
Phó giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc công ty trong công tác điều hành
một bộ phận hay một công việc nào đó trong phạm vi được phân cấp và làm các
công việc khác do Giám đốc công ty giao.
 Phòng hành chính- nhân sự:
Chức năng: Tham mưu cho ban lãnh đạo về công tác tổ chức cán bộ và lao động
tiền lương. Thực hiện đầy đủ các quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động đúng
theo đường lối chính sách của nhà nước, phù hợp với tình hình hình thực tế kinh
doanh của công ty; công tác quản lý, trang bị các tài sản, máy móc thiết bị, dụng
cụ làm việc ở văn phòng, phục vụ làm việc, chăm lo đời sống sức khoẻ cho cán
bộ nhân viên.
Nhiệm vụ: nghiên cứu sắp xếp bộ máy tổ chức quản lý và lực lượng lao động
phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh , có kế hoạch thực hiện các chính sách
từ qui hoạch , đào tạo, tuyển dụng, nâng lương, nâng bậc, bổ nhiệm, thực hiện
các chế độ khen thưởng, kỷ luật, các chính sách tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo
hiểm y tế; trang bị, quản lý sử dụng các phương tiện, trang bị quản lý sử dụng
các phương tiện thiết bị an toàn lao động, bảo hộ lao động, phòng cháy chửa
cháy, tổ chức chăm lo sức khoẻ cho công nhân viên.
 Phòng kinh doanh:
Chức năng: Tham mưu cho ban lãnh đạo về kế hoạch hang năm của công ty.

5. Nhiệm vụ: hoạch định các chiến lược kinh doanh dài hạn và ngắn hạn, chọn lọc
các dự án để phân phối, ký kết hợp đồng với các đối tác…
Phòng kế toán:
Chức năng: tham mưu cho ban giám đốc toàn bộ công tác thống kê kế toán,
thông tin kinh tế nội bộ và các hoạt động liên quan đến công tác quản lý tài
chính.
Nhiệm vụ:
Về mặt tài chính: lập kế hoạch tài chính cụ thể của công ty từng thời cụ thể,
tháng , quý, năm; cùng lãnh đạo tổ chức nguồn vốn để đáp ứng nhu cầu chỉ tiêu
cho hoạt động sản xuất kinh doanh và nhu cầu khác của công ty, thực hiện chi
tiêu nguồn gốc, kiểm tra đánh giá tình hình chi tiêu tài chính.
Về kế toán: Tổ chứ c tính toán ghi chép kế toán trong toàn công ty, đảm bảo
phản ánh chính xác, đầy đủ ki ̣
p thờ i số hiẹ
̂ n có và tình hình luân chuyển, tình
hình gìn giữ sử dụng các nguồn lực lao đọ
̂ ng, vạ
̂ t tư, tiền vốn, tài sản...Tính toán
các chi phí, chi phí lưu thông, ha ̣ch toán chính xác tình hình kinh doanh...Và xác
đi ̣
nh kết quả hoa ̣t đọ
̂ ng sản xuất kinh doanh của công ty; phản ánh tình hình đầu
tư, tình hình tích lũy và sử dụng các quỹ của công ty; tính chính xác đúng chế đọ
̂
các khoản phải nọ
̂ p ngân sách và nọ
̂ p ki ̣
p thời cho nhà nước; hàng tháng, quý,
na
̆ m, lạ
̂ p báo cáo thống kê, kế toán báo cáo vớ i lãnh đa ̣o công ty và cơ quan
chứ c na
̆ ng theo yêu cầu báo cáo tài chính thống kê của nhà nước; Cùng các bọ
̂
phạ
̂ n có liên quan tham mưu cho Ban tổng giám đốc về các vấn đề thu chi.
 Phòng Marketing
Chứ c na
̆ ng: Đi ̣
nh hướ ng chiến lược các hoa ̣t đọ
̂ ng marketing ta ̣i công ty. Xây
dựng chiến lược & các hoa ̣t đọ
̂ ng marketing cụthể cho từ ng dự án. Sáng ta ̣o các
hình thứ c Marketing phù hợp vớ i đạ
̆ c tính của các dự án.
Nhiẹ
̂ m vụ: Phối hợp vớ i bọ
̂ phạ
̂ n kinh doanh trong viẹ
̂ c sáng ta ̣o và phát triển
các chương trình khuyến mãi; Lên kế hoa ̣ch các hoa ̣t đọ
̂ ng PR và lạ
̂ p ngân sách
theo chiến lược ngắn ha ̣n và dài ha ̣n của công ty. Xây dựng, duy trì và phát triển
các mối quan hẹ
̂ vớ i các cơ quan truyền thông. Đánh giá kết quả truyền thông
dựa trên khảo sát. Cha
̆ m sóc website, đưa tin bài lên website. Tổ chứ c các hoa ̣t
đọ
̂ ng trong nọ
̂ i bọ
̂ công ty nhằm ta ̣o tinh thần đoàn kết giữa các thành viên trong
công ty; Thu thạ
̂ p các ý kiến đóng góp trong nọ
̂ i bọ
̂ và bên ngoài và chuyển các
bọ
̂ phạ
̂ n liên quan giải quyết; Đảm bảo mục tiêu của Marketing luôn gắn liền vớ i
kinh doanh; Cạ
̂ p nhạ
̂ p và đưa ra những phản hồi về thi ̣trườ ng và thông tin đối
thủ ca ̣nh tranh, đề xuất những hoa ̣t đọ
̂ ng phản ứ ng la ̣i đối thủ ca ̣nh tranh nhằm
chiếm ưu thế trên thi ̣trườ ng.
1.3.3. Cơ cấu phòng tổ chức sự kiện, triễn lãm

6. Sơ đồ: cơ cấu tổ chức phòng event
Nguồn: Thông tin phòng event công ty Adpex
Hướ ng đi của phòng tổ chứ c sự kiẹ
̂ n.
Quý 1: Chuẩn bi ̣kế họach + nha
̂ n sự + dự báo thi ̣trườ ng và xác đi ̣
nh hẹ
̂ thống
khách hàng tiềm na
̆ ng.
Quý 2: Bắt đầu sản xuất chương trình + cha ̣y tài trợ + tiếp cạ
̂ n, giớ i thiẹ
̂ u và khai
thác khách hàng. Chương trình chuẩn bi ̣dự kiến: (Triễn lãm y tế quốc tế Việt
Nam lần thứ 13 (19-22/9/2018), Triển lãm quốc tế công nghệ thực phẩm Việt
Nam (14-17/11/2018), Triễn lãm thiết bị công nghệ nông lâm ngư nghiệp (21-
23/11/2018),Triễn lãm quốc tế phim và công nghệ truyền hình Việt Nam lần thứ
6 ( 7-9/6/2018).
Chuẩn bi ̣chương trình cho quý 3.(Mẫu báo cáo thực tập về Quy trình hoạt động
tổ chức sự kiện)
Quý 3: ưu tie
̂ n cho chương trình trọng điểm, và thiết lập mối quan hệ với các đối
tác lớn.
Quý 4: tiếp tục tạ
̂ p trung thi ̣trườ ng TP.HCM + Hà Nội
Be
̂ n ca ̣nh đó: song song vớ i các chương trình phát thảo phòng event sẽ cha ̣y các
chương trình chung của co
̂ ng ty và các chương trình nhỏ phát sinh ( họ
̂ i thảo, tổ
chứ c biểu diễn, cuọ
̂ c thi, họ
̂ i chợ triển lãm...) đưa khách hàng về co
̂ ng ty thi
co
̂ ng in ấn, out door, TVC.
Kết quả hoat đọ
̂ ng kinh doanh trong 3 năm vừ a qua của co
̂ ng ty (ĐVT: VNĐ)
2015 2016 2017
Tổ chức sự kiện 350.000.000 535.000.000 650.000.000
Tổng doanh thu 4.200.000.000 5.500.000.000 8.700.000.000
Nguồn: Phòng kế toán công ty cổ phần Adpex
(Nguồn cung cấp: Phòng giám đốc điều hành)
Doanh thu của công ty tăng đều qua các năm, năm 2015 là 4 tỷ 2, năm
2016 là 5 tỷ 5 đến năm 2017 là 8 tỷ 7, tăng gần gấp đôi so với cùng kỳ năm
trước. Điều này chứng tỏ sự tiến bộ vượt bậc của công ty qua các năm, đồng thời
khẳng định những bước đi thành công của công ty, của đội ngũ cán bộ nhân viên
công ty.
TÓM TẮT CHƯƠNG 1

7. Công ty cổ phần Adpex bắt đầu lĩnh vực sự kiện vào năm 2011. Cũng như
những công ty khác, công ty bắt đầu với những sự kiện nhỏ lẻ doanh thu từ
những sự kiện chưa cao. Bên cạnh đó, do mới bắt đầu kinh doanh trong lĩnh vực
này nên không khó tránh khỏi những sai sót trong quá trình tổ chức, sắp xếp và
thiết kế. Từ những sai sót của năm 2014, đến năm 2016, các nhân viên trong
công ty đã rút ra kinh nghiệm và công ty đã bắt đầu với những sự kiện lớn nhờ
đó góp phần đưa doanh thu của công ty vượt xa so với năm trước. Năm 2015,
khách hàng đã bắt đầu quen với cái tên Công ty cổ phần Adpex. Công ty vẫn
tiếp tục duy trì những thành công mình đạt được và tiếp tục mở rộng quy mô
cũng như tìm kiếm khách hàng mới. Công ty đã bắt đầu hợp tác với những sự
kiện mang tính chất chính trị, bộ công thương…Với đội ngũ nhân viên không
ngừng trau dồi kiến thức và học hỏi kinh nghiệm nên các sự kiện năm 2017 quy
mô lớn hơn, chuyên nghiệp hơn.
Kết luận Mẫu báo cáo thực tập về Quy trình hoạt động tổ chức sự kiện
Để có một chỗ đứng trong tâm trí khách hàng, các doanh nghiệp phải thường
xuyên quảng bá hình ảnh của mình, những hoạt động của mình tới khách hàng.
Những chương trình quảng cáo đã dần trở nên tràn lan, bão hòa, do vậy doanh
nghiệp phải tìm một cách khác cho chiến lược truyền thông của mình. Trong đó
sự kiện là một công cụ truyền thông đang được sử dụng khá phổ biến hiện nay.
Người tiêu dùng ngày càng thích thú hơn với những sự kiện, qua đó họ hiểu
thêm về những hoạt động của doanh nghiệp, biết được những công dụng, đặc
tính của sản phẩm mới mà doanh nghiệp chuẩn bị tung ra thị trường…Chính
điều này đã tạo cơ hội cho sự kiện được mở rộng cả về số lượng và chất lượng.
Tuy nhiên, để tổ chức tốt một sự kiện trong điều kiện của Việt Nam hiện nay là
không phải dễ. Vẫn còn những khó khăn, thách thức nhưng những nhà tổ chức
sự kiện vẫn không ngừng tìm tòi, sáng tạo, đầu tư đúng mức cho các sự kiện của
mình. Kết hợp sự kiện với các yếu tố Marketing – mix khác sẽ tạo ra một hệ
thống truyền thông hiệu quả đến người tiêu dùng. Không chỉ những doanh
nghiệp lớn mới có thể làm được những sự kiện mà những doanh nghiệp nhỏ giờ
đây cũng có thể làm được những sự kiện lôi cuốn và hấp dẫn theo những cách
riêng của mình. Cái quan trọng là khách hàng sẽ biết bạn là ai, sản phẩm của bạn
là gì và ngược lại bạn cũng sẽ hiểu được khách hàng cần gì thông qua sự kiện.
Tổ chức sự kiện, triễn lãm là một ngành nghề ngày càng phát triển ở Việt Nam.
Đây là một ngành hứa hẹn sẽ mang lại lợi nhuận cho các doanh nghiệp trong
lĩnh vực dịch vụ. Nhưng bên cạnh đó, thì sự phát triển không đồng bộ, và thiếu
chuyên nghiệp trong tổ chức, đặc biệt là nhận thức không đúng hoặc kém hiểu
biết về tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình tổ chức sự kiện, triễn lãm
vẫn là một vấn đề lớn làm cho hoạt động tổ chức sự kiện chưa thể vươn tới tầm
cao là một ngành công nghiệp dịch vụ.
Qua những kiến thức em đã được học ở trường cùng với quá trình thực tập tại
công ty cổ phần Adpex, và nhất là sự giúp đỡ tận tình của thầy Trương Quang
Dũng, cùng với các anh chị trong công ty em đã hoàn thành bài chuyên đề thực

8. tập tốt nghiệp này.
Bài chuyên đề thực tập này em đã trình bày các khía cạnh của lĩnh vực tổ chức
sự kiện, đặc biệt là đi sâu nghiên cứu quy trình tổ chức sự kiện của công ty cổ
phần Adpex. Từ những nhận định, phân tích tổng quan về thị trường Việt Nam
sau đó bài viết đã đi sâu nghiên cứu xung quanh hoạt động tổ chức sự kiện của
công ty Adpex, làm rõ các quy trình tổ chức sự kiện mà công ty đã thực hiện
thông qua các sự kiện mà công ty đã tổ chức, từ đó đưa ra nhận xét, đánh giá xác
thực nhất về các hoạt động này. Từ đó bài viết đã có các phương án đề xuất giúp
cho hoạt động tổ chức sự kiện tại công ty được thực hiện đồng bộ và chuyên
nghiệp, nhằm đưa công ty trở thành một trong những công ty tổ chức sự kiện
hàng đầu Việt Nam
Vì trình độ nhận thức còn hạn chế, cùng với thời gian thực tập không dài mà bài
viết còn nhiều khiếm khuyết, em kính mong được lượng thứ. Một lần nữa em
xin chân thành cảm ơn thầy giáo GS-TS. Trương Quang Dũng, cùng các anh chị
trong công ty đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Em xin chân thành cám
ơn!