10 wynagrodzenia i_inne_swiadczenia

1. 1
2
2
5
5
5
6
8
8
9
9
11
12
Spis treści
Spis treści
Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń i innych świadczeń na rzecz pracowników
Ewidencjonowanie wynagrodzeń
Rozrachunki z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych
Inne rozrachunki z pracownikami
Rozliczenie kary nałożonej na pracownika
Zakup wody dla pracowników
Przekazanie pracownikom posiłków
Dofinansowanie ze środków ZFŚS do wypoczynku pracownika
Rozliczenie wykorzystywania firmowego samochodu do celów prywatnych
Szkolenia pracowników finansowane przez pracodawców
Zwrot za zakupy dokonane przez pracownika
Zaliczka na zakupy
1 / 13

2. Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń i innych świadczeń na
rzecz pracowników
Podczas dzisiejszej lekcji kontynuujemy tematykę dotyczącą rozrachunków. Zajmiemy się rozliczeniami pracowniczymi.
Omówimy rozrachunki z tytułu wynagrodzeń i innych świadczeń na rzecz pracowników. Poruszymy także zagadnienia
związane z rozliczaniem składek na ubezpieczenia zusowskie oraz podatku dochodowego od osób fizycznych.
Ewidencjonowanie wynagrodzeń
Zacznijmy od wynagrodzeń. Do ewidencjonowania rozrachunków z tytułu wynagrodzeń pracowniczych służy specjalne
konto księgowe. Przykładowo może ono zostać nazwane kontem 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń.
Nazwa konta i zasady dokonywanych na nim zapisów powinny wynikać z przyjętych przez jednostkę zasad (polityki)
rachunkowości i zakładowego planu kont.
Konto 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń służyć może do ujmowania wynagrodzeń, zarówno tych należnych w
pieniądzu, jak i w naturze, pracownikom zatrudnionym na podstawie umów o pracę, a także osobom zatrudnionym na
podstawie umów zlecenia, umów o dzieło, umów agencyjnych, umów o pracę nakładczą itp. Poza tym na koncie
rozrachunków z tytułu wynagrodzeń ewidencjonuje się potrącenia z wynagrodzeń brutto zaliczek na podatek dochodowy od
osób fizycznych, składek ubezpieczeniowych odprowadzanych do ZUS, a także wypłat wynagrodzeń w wartościach netto.
Warto zauważyć, że konto 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń zazwyczaj przyjmuje saldo kredytowe. Oznacza to stan
istniejących zobowiązań z tytułu wynagrodzeń wobec pracowników. Pojawienie się salda debetowego powie nam natomiast
przykładowo o wypłaconych zaliczkach na poczet wynagrodzeń.
Zastanówmy się teraz, jakie jeszcze operacje dotyczące wynagrodzeń ujmuje się na poszczególnych stronach konta
Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń.
Otóż, po stronie Wn ujmować można:
przelewy (wypłaty) wynagrodzeń oraz zaliczek na poczet przyszłych wynagrodzeń,
wypłaty zasiłków oraz innych świadczeń wypłacanych przez jednostkę z upoważnienia Zakładu Ubezpieczeń
Społecznych,
wszelkiego rodzaju potrącenia na liście płac, np.:
składek odprowadzanych do ZUS,
zaliczek na podatek od osób fizycznych,
należności z tytułu niedoborów i szkód uznanych przez pracowników ponoszących odpowiedzialność materialną
za powierzone im mienie pracodawcy,
należności osób fizycznych i prawnych – różnego rodzaju składek członkowskich, składek na rzecz związków
zawodowych itd.,
spłacanych rat pożyczek udzielonych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
innych należności,
wypłaty z tytułu różnego rodzaju ekwiwalentów zaliczanych do wynagrodzeń, np. dotyczących używania własnych
narzędzi pracy, za używanie własnej odzieży roboczej, ale również odszkodowanie powypadkowe oraz odprawy
pośmiertne,
odpisy przedawnionych zobowiązań z tytułu wynagrodzeń.
Jak widzisz, po stronie Wn konta 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń ujmuje się wszelkiego rodzaju zmniejszenia
stanu zobowiązań jednostki z tego tytułu.
Zobaczmy teraz, co powinno się ujmować po stronie Ma tego konta. Jak się z pewnością domyślacie, po tej stronie
zaewidencjonujemy naliczenie wynagrodzeń i ujęcie ich na listach płac.
Do podstawowych zapisów księgowych po stronie Ma konta 231Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń możemy zatem zaliczyć
m.in.:
naliczenie wynagrodzeń brutto – według listy płac,
ujęcie w listach płac różnego rodzaju ekwiwalentów,
ujęcie w listach płac odszkodowań powypadkowych i odpraw pośmiertnych,
ujęcie w listach płac zasiłków i świadczeń wypłacanych przez jednostkę z upoważnienia ZUS.
Warto zwrócić uwagę, że w pomocniczej księdze rachunkowej do konta dotyczącego rozrachunków z tytułu wynagrodzeń
powinno się prowadzić szczegółową ewidencję do tego
konta. Ewidencja ta powinna zapewnić jednostce rozliczanie wynagrodzeń z podziałem np. na poszczególne tytuły czy
rodzaje – choćby wynagrodzenia z tytułu umów zlecenia czy umów o dzieło.
2 / 13

3. Ewidencja powinna również być podstawą do poprawnego obliczenia wysokości należnego do zapłacenia podatku
dochodowego od osób fizycznych, obliczenia składek ubezpieczeniowych odprowadzanych do Zakładu Ubezpieczeń
Społecznych, zasiłków, rent, wynagrodzeń urlopowych czy innych świadczeń pracowniczych.
Zobaczmy teraz, jak w uproszczeniu może wyglądać ewidencja wynagrodzeń.
226 Rozrachunki z ZUS
2
225 Rozrachunki z urzędem
skarbowym z tytułu PIT
3
231 Rozrachunki
z tytułu wynagrodzeń
2
3
4
3
404 Wynagrodzenia
1
101 Kasa
4
Objaśnienia
1 – zaksięgowanie listy płac i obciążenie nią kosztów działalności jednostki,
2 – zaksięgowanie składek ubezpieczeniowych,
3 – zaksięgowanie zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych,
4 – wypłata wynagrodzenia z kasy firmy (w formie gotówki).
Dodajmy jeszcze jedną ważną kwestię. Jednostka powinna kontrolować zapisy w księgach. Jeśli chodzi o rozrachunki z
tytułu wynagrodzeń, kontrola pełnej sumy wynagrodzeń oraz ich poszczególnych części składowych może być prowadzona
na specjalnie w tym celu utworzonym dodatkowym koncie księgowym, np. 251 Rozliczenie wynagrodzeń.
To dodatkowe konto spełnia przede wszystkim dwie podstawowe funkcje. Po pierwsze, ułatwia kontrolę kwot wypłacanych
3 / 13

4. pracownikom z różnych tytułów (często przecież zdarza się, że jeden pracownik otrzymuje wynagrodzenie np. z umowy o
pracę oraz umowy zlecenia albo dodatkowo jeszcze otrzymuje wypłatę świadczenia urlopowego). Po drugie, ułatwia ujęcie
całościowej kwoty wynagrodzeń i przypisanie jej właściwym kontom księgowym.
Warto pamiętać, że wykorzystanie konta 251Rozliczenie wynagrodzeń nie jest obowiązkowe. Jeśli jednak jednostka
podejmie decyzję o jego stosowaniu, zastanówmy się, w jaki sposób powinna dokonywać na nim stosownych zapisów.
Wynagrodzenie w kwocie brutto powinno zostać ujęte następująco:
231 Rozrachunki
z tytułu wynagrodzeń
X
251 Rozliczenie
wynagrodzeń
X
Następnie jednostka powinna dokonać przeksięgowania kwoty z konta 251Rozliczenie wynagrodzeń na odpowiednie konto
kosztowe, np. konto 404 Wynagrodzenia.
251 Rozliczenie
wynagrodzeń
X
404 Wynagrodzenia
X
Uwaga!
Na koniec okresu sprawozdawczego konto 251Rozliczenie wynagrodzeń nie może wykazywać żadnego salda.
W przypadku gdy jednostka nie dokonuje zapisów na koncie 251Rozliczenie wynagrodzeń, księgowe ujęcie listy płac
powinno wyglądać w następujący sposób:
231 Rozrachunki
z tytułu wynagrodzeń
X
4 / 13

5. 404 Wynagrodzenia
X
Rozrachunki z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych
Jeśli chodzi o rozrachunki z ZUS z tytułu ubezpieczeń, są one ewidencjonowane na koncie księgowym 226Rozrachunki z
ZUS. Po stronie Ma tego konta ewidencjonuje się:
naliczone składki z tytułu ubezpieczeń społecznych:
składki emerytalne,
składki rentowe,
składki chorobowe,
składki wypadkowe,
naliczone składki na ubezpieczenie zdrowotne,
odpisy na Fundusz Pracy i Solidarnościowy Fundusz Wsparcia Osób Niepełnosprawnych (Fundusz Solidarnościowy)
oraz
odpisy na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Po stronie Wn tego konta ujmuje się natomiast dokonanie zapłaty składki na konto bankowe ZUS. Za moment wyjaśnimy
sobie wszystko na przykładach.
Inne rozrachunki z pracownikami
Pracownikom wypłaca się jednak nie tylko wynagrodzenia i inne świadczenia pokrewne. Wielokrotnie zdarza się przecież
wypłacanie pracownikom chociażby różnego rodzaju zaliczek. Do ewidencjonowania tego typu wypłat służy konto, które
możemy nazwać kontem 232 Inne rozrachunki z pracownikami. Ewidencjonuje się na nim wszelkiego rodzaju bezsporne
rozrachunki z pracownikami z wyjątkiem tych dotyczących:
1. niedoborów, szkód i nadwyżek,
2. udzielonych pożyczek z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
3. wynagrodzeń pracowniczych.
Operacje dokonywane na koncie 232 Inne rozrachunki z pracownikami dotyczyć mogą również wszelkich bezspornych
rozrachunków z emerytami i rencistami jednostki.
Biorąc pod uwagę powyższe, na koncie dotyczącym innych rozrachunków z pracownikami ujmować można m.in.:
wypłacone zaliczki, z wyjątkiem dotyczących wynagrodzeń,
nieodpłatne świadczenia na rzecz pracowników,
sprzedaż pracownikom składników majątku lub różnego rodzaju usług.
Zwróćmy uwagę, że ewidencja konta Inne rozrachunki z pracownikami powinna być prowadzona w taki sposób, aby
zapewnić jednostce właściwe określenie kwot należności oraz zobowiązań w odniesieniu do każdego pracownika z
podziałem na poszczególne tytuły wypłat.
Konto 232 może wykazywać dwa rodzaje sald. Saldo Wn (debetowe) oznaczało będzie stan należności, saldo Ma
(kredytowe) natomiast powie nam o stanie zobowiązań wobec pracowników.
Tyle teorii na dzisiaj. Przeanalizujmy teraz kilka przykładów, które – mam nadzieję – pomogą zrozumieć istotę rozrachunków
z pracownikami.
Rozliczenie kary nałożonej na pracownika
Rozpocznijmy od przykładu, w którym jednostka zdecydowała o potrąceniu pracownikowi z wynagrodzenia kary pieniężnej z
tytułu odpowiedzialności porządkowej.
Zaznaczmy w tym miejscu, że za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub
przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub
spożywanie alkoholu w czasie pracy pracodawca może zastosować karę pieniężną, z której wpływy przeznaczy na poprawę
5 / 13

6. warunków bezpieczeństwa i higieny pracy. Stanowi o tym art. 108 Kodeksu pracy.
Na podstawie natomiast art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g ustawy o rachunkowości koszty i przychody związane pośrednio z
działalnością operacyjną jednostki, a w szczególności koszty i przychody z odszkodowaniami i karami zalicza się do
pozostałych kosztów i przychodów operacyjnych. Z zasady tej wynika zatem, że nałożona na pracownika kara pieniężna
powinna zostać zaliczona do pozostałych przychodów operacyjnych.
Ujęcia tego można dokonać następującym zapisem:
232 Inne rozrachunki
z pracownikami
(w analityce odrębne imienne
konto pracownika)
X
765 Pozostałe
przychody operacyjne
X
Jeśli chodzi natomiast o zaewidencjonowanie potrącenia z listy płac, zostanie ono dokonane w taki sposób:
231 Rozrachunki
z tytułu wynagrodzeń
X
232 Inne rozrachunki
z pracownikami
(w analityce odrębne imienne
konto pracownika)
X
Zakup wody dla pracowników
Trzeba pamiętać, że pracodawca ma obowiązek zapewniać wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje,
a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych – oprócz wody także inne napoje.
Obowiązek ten wynika z przepisów rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie
ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2003 r., nr 169, poz. 1650, z późn. zm.).
Analizując obowiązki pracodawcy, powinniśmy odnieść się też do przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z 28 maja 1996
r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz.U. nr 60, poz. 279). Określa ono zasady zaopatrzenia w napoje
pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych.
Na podstawie § 1 tego rozporządzenia pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia nieodpłatnie pracownikom
zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych napojów, których rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do
warunków wykonywania pracy.
6 / 13

7. Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia pracodawca ma obowiązek zapewnić napoje pracownikom zatrudnionym:
w warunkach gorącego mikroklimatu, charakteryzującego się wartością wskaźnika obciążenia termicznego (WBGT)
powyżej 25 st. C,
w warunkach mikroklimatu zimnego, charakteryzującego się wartością wskaźnika siły chłodzącej powietrza (WCI)
powyżej 1000,
przy pracach na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia poniżej 10 st. C lub powyżej 25 st. C,
przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek
energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet,
na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28 st. C.
Zanim zajmiemy się rachunkowym ujęciem zakupu wody dla pracowników, zatrzymajmy się na moment przy przepisach
dotyczących rozliczeń podatkowych i kwestii związanych ze składkami na ubezpieczenia społeczne.
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te
świadczenia, przysługujące pracownikom na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich
przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw, są wolne od
podatku dochodowego. Oznacza to, że wartość wody, którą pracodawca przekazuje swoim pracownikom, nie stanowi dla
nich przychodu. Nie podlega zatem opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
Przekazanie wody pracownikom nie powoduje również obowiązku objęcia jej wartości składkami na ubezpieczenia
społeczne. Jak wynika bowiem z przepisów rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie
szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz.
1106, z późn. zm.), z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, a wraz z tym na ubezpieczenie zdrowotne,
wyłączono wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy.
Wydatki ponoszone przez pracodawców na zakup wody czy innych napojów niewątpliwie mają związek z przychodem i
prowadzoną działalnością gospodarczą. Ponadto kwoty ponoszone na ten cel nie zostały wymienione w katalogu wyłączeń
z kosztów uzyskania przychodów.
Biorąc pod uwagę powyższe, zakup wody i napojów z całą pewnością może być zaliczany do kosztów uzyskania
przychodów.
Przejdźmy teraz do ujęcia księgowego zakupu wody. Co do zasady ewidencja wydatków ponoszonych na zakup wody i
innych napojów dla pracowników odbywa się na koncie zespołu 4 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia. Transakcję
tę ujmuje się w księgach rachunkowych na podstawie faktury VAT otrzymanej od dostawcy.
Ujęcie w księgach rachunkowych zakupu wody i innych napojów powinno wyglądać następująco:
1. faktura dotycząca zakupu wody:
strona Wn konta 300 Rozliczenie zakupu – wartość netto zakupu,
strona Wn konta 221 VAT naliczony i jego rozliczenie – wartość VAT,
strona Ma konta 205Rozrachunki z dostawcami – wartość brutto faktury,
2. przyjęcie wody do magazynu:
strona Wn konta 310 Materiały,
strona Ma konta 300Rozliczenie zakupu,
3. przekazanie wody pracownikom:
strona Wn konta 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia,
strona Ma konta 310Materiały.
Uwaga!
Jeśli jednostka stosuje ewidencję kosztów także według funkcji, księgowania należy dokonać dodatkowo na koncie zespołu
5 dotyczącego kosztów według typów działalności.
Na zakończenie dodajmy jeszcze, że niektóre jednostki – zgodnie z prowadzoną przez siebie polityką rachunkowości –
zakupy wody ewidencjonują z pominięciem magazynu. Rozwiązanie to jest również poprawne.
W takim przypadku ewidencji zakupu wody dokonuje się z pominięciem zapisów wskazanych przeze mnie powyżej w
punktach 2 i 3. Zamiast nich jednostka powinna dokonać zapisu wskazanego w punkcie 1 oraz:
7 / 13

8. strona Wn konta 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia,
strona Ma konta 300Rozliczenie zakupu.
Przekazanie pracownikom posiłków
Jednostka podjęła decyzję o finansowaniu swoim pracownikom obiadów. Nie są to posiłki o charakterze profilaktycznym.
Zastanówmy się, w jaki sposób firma powinna rozliczyć te wydatki w księgach rachunkowych.
Jak zostało to zaznaczone wyżej, każde przysporzenie majątkowe, które pracownik uzyskuje od swojego pracodawcy w
związku z zawartą umową o pracę, stanowi dla tego pracownika przychód ze stosunku pracy. Koszty posiłków będę zatem
stanowiły przychód ze stosunku pracy i jako taki zostanie on opodatkowany dla celów rozliczeń podatku dochodowego od
osób fizycznych. Ustawa o PIT nie przewiduje w tym zakresie żadnych ulg ani zwolnień.
Wyjaśnijmy w tym miejscu, że zgodnie z art. 11 ust. 2a pkt 2 ustawy o PIT wartość pieniężną nieodpłatnych świadczeń – w
przypadku gdy przedmiotem świadczeń są usługi zakupione (a tak będzie w naszym przykładzie) – ustala się według cen
zakupu.
Jeśli chodzi natomiast o naliczanie składek ubezpieczeniowych z tytułu ZUS, zaznaczmy, że na podstawie § 2 ust. 1 pkt 11
rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy
wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wartość świadczenia w postaci bezpłatnych posiłków
zapewnianych pracownikom przez pracodawcę jest wyłączona z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i
ubezpieczenie zdrowotne pod warunkiem, że pracownicy nie mają prawa do ekwiwalentu pieniężnego z tego tytułu, a jego
wysokość nie przekracza miesięcznie jednej czwartej bieżącego najniższego wynagrodzenia za pracę.
Podstawą ujęcia wartości posiłków przekazywanych pracownikom przez pracodawcę będzie faktura VAT od dostawcy.
Ujmuje się ją w kosztach jednostki.
W celu naliczenia i pobrania w poprawnej wysokości zaliczki na PIT wartość posiłków powinna zostać doliczona do kwoty
wynagrodzeń pracowników i łącznie z nimi ujęta koncie 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń.
Dofinansowanie ze środków ZFŚS do wypoczynku pracownika
Zwróćmy uwagę, że pracodawca ma możliwość dokonywania dopłat ze środków pochodzących z Zakładowego Funduszu
Świadczeń Socjalnych. Dopłaty te mogą dotyczyć między innymi różnych form wypoczynku pracownika i członków jego
rodziny. Wysokość dofinansowania powinna jednak być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej
pracownika.
Wyobraźmy sobie teraz jednostkę, która dokonała dofinansowania wczasów swojemu pracownikowi. Przeanalizujmy, w taki
sposób czynność ta powinna znaleźć swoje odzwierciedlenie w księgach rachunkowych jednostki.
Pamiętajmy, że dofinansowanie do wypoczynku ze środków przeznaczonych na cele socjalne pochodzących z
Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i
zdrowotne. Po spełnieniu kilku warunków dofinansowanie nie podlega również opodatkowaniu PIT.
Przejdźmy teraz do księgowania. Może ono wyglądać następująco:
przyznanie dofinansowania (księgowanie na podstawie dokumentuPolecenie księgowania PK):
- strona Wn konta 850Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych,
- strona Ma konta 232Inne rozrachunki z pracownikami,
potrącenie zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych (załóżmy, że dofinansowanie nie korzysta w naszym
przykładzie ze zwolnienia z PIT):
- strona Wn konta 232Inne rozrachunki z pracownikami,
- strona Ma konta 220Rozrachunki publicznoprawne (z urzędem skarbowym z tytułu PIT),
wypłata dofinansowania w kwocie netto po potrąceniu zaliczki na PIT:
- strona Wn konta 232Inne rozrachunki z pracownikami,
8 / 13

9. - strona Ma konta 131Rachunek bieżący, jeśli wypłata dokonywana jest z konta bankowego, lub strona Ma konta 101Kasa,
jeśli wypłata następuje w formie gotówki,
dokonanie refundacji środków na rachunku bankowym z rachunku ZFŚS (w kwocie równej wartości dofinansowania
brutto):
- strona Wn konta 131Rachunek bieżący,
- strona Ma konta 133Rachunek bankowy wyodrębnionych środków ZFŚS.
Rozliczenie wykorzystywania firmowego samochodu do celów prywatnych
Wyobraźmy sobie teraz jednostkę, która udostępnia swoim pracownikom firmowy samochód osobowy. Pracownicy mogą
korzystać z tego pojazdu także w celach prywatnych.
Zauważmy, że zgodnie z art. 12 ust 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychody ze stosunku
służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty
pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych
wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego
rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość
została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych
nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Uwaga!
Wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi
z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości:
1. 250 zł miesięcznie - dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3;
2. 400 zł miesięcznie - dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm3.
W przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca wartość świadczenia
ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 kwot wskazanych wyżej
kwot.
Biorąc pod uwagę powyższe, wartość ustalonego przez jednostkę przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia, jakim jest
niewątpliwie umożliwienie pracownikowi korzystania z firmowego samochodu, powinna zostać doliczona do innych
składników wynagrodzenia pracownika. Następnie od całkowitej łącznej kwoty należy pobrać zaliczkę na podatek
dochodowy od osób fizycznych, a także ewentualne należne składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie
zdrowotne.
Pamiętajmy, że wysokość kwot zaliczki oraz składek ZUS w księgach rachunkowych ujmuje się razem z wynagrodzeniem
na podstawie listy płac.
Odbywa się to następującym zapisem:
zaliczka na podatek dochodowy:
- strona Wn konta 231Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń,
- strona Ma konta 220Rozrachunki publicznoprawne (w analityce jako rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu podatku
dochodowego od osób fizycznych),
składki na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne:
- strona Wn konta 231Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń,
- strona Ma konta 220Rozrachunki publicznoprawne (w analityce jako rozrachunki z ZUS).
Szkolenia pracowników finansowane przez pracodawców
Sprawdźmy teraz, w jaki sposób dla celów rachunkowych powinno się rozliczać finansowanie przez pracodawców szkoleń
pracowników.
Przez chwilę musimy skupić się na rozliczeniach podatkowych. Jak stanowi bowiem art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o podatku
9 / 13

10. dochodowym od osób fizycznych, wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń przyznanych zgodnie z
odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, z wyjątkiem wynagrodzeń
otrzymywanych za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego.
Warto również zwrócić uwagę na to, że pracownikowi, który podnosi kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy albo za
jego zgodą, przysługuje urlop szkoleniowy i zwolnienie z całości lub z części dnia pracy, z zachowaniem prawa do
wynagrodzenia, które nie korzysta ze zwolnienia. Ponadto pracodawca może mu przyznać dodatkowe świadczenia, w
szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. Mówi o tym art. 103 (3) Kodeksu pracy.
Świadczenia te korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o podatku
dochodowym od osób fizycznych. Nie podlegają one również składkom ubezpieczeniowym.
Z kolei pracownikowi, który zdobywa lub uzupełnia wiedzę i umiejętności z własnej inicjatywy, może być przyznane jedynie
zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia i urlop bezpłatny w wymiarze
ustalonym w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i pracownikiem – art. 103 (6) Kodeksu pracy.
Natomiast ewentualne dodatkowe świadczenia pracodawcy polegające np. na opłaceniu kosztów kształcenia pracownikowi,
który zdobywa lub uzupełnia wiedzę i umiejętności z własnej inicjatywy, nie są objęte zwolnieniem od podatku określonym w
art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT, a w rezultacie stanowią przychód tej osoby ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu
podatkiem dochodowym.
Wróćmy teraz do rachunkowego ujęcia tej kwestii. Wyobraźmy sobie sytuację, w której firma decyduje się na wysłanie
swoich pracownik na kurs języka angielskiego. Spełnione zostaną wszystkie warunki wymienione w art. 21 ust. 1 pkt 90
ustawy o PIT, udział w szkoleniu będzie zatem zwolniony z podatku. Po stronie pracowników nie pojawi się przychód.
W takim przypadku jednostka będzie mogła zaliczyć wydatki poniesione na kurs do kosztów działalności operacyjnej, bez
ujmowania tej wartości na koncie rozrachunków z pracownikami. Zapisu będzie mogła dokonać np. na koncie 405
Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia. Podstawą jego dokonania będzie faktura wystawiona przez firmę
przeprowadzającą kurs.
Pełnego ujęcia tej transakcji można dokonać w taki sposób:
301 Rozliczenie zakupu
1) 3000 3000 2)
405 Ubezpieczenia
społeczne i inne świadczenia
2) 3000
131 Rachunek bankowy
3000 3)
211 Rozrachunki
z dostawcami
3000 1)
10 / 13

11. Objaśnienia
1) – ujęcie faktury za udział w kursie,
2) – zaliczenie kosztów szkolenia do kosztów działalności jednostki,
3) – zaksięgowanie zapłaty za fakturę.
Zwrot za zakupy dokonane przez pracownika
W kolejnym przykładzie przeanalizujemy przypadek, w którym nasz pracownik dokonał zakupów na potrzeby firmy. Zapłacił
za nie z własnych środków. Faktura wystawiona na firmę, w której pracownik jest zatrudniony, opiewała na kwotę 369 zł
brutto.
Pracownik złożył fakturę w dziale księgowości oraz wystąpił z wnioskiem o zwrot powyższej kwoty.
Ujęcie księgowe tej operacji będzie wyglądało tak:
302 Rozliczenie zakupów
1a) 369
69 1b)
300 1c)
211 Rozrachunki
z dostawcami
2) 369 369 1a)
221 VAT naliczony
i jego rozliczenie
1b) 69
402 Usługi obce
1c) 300
232 Inne rozrachunki
z pracownikami
3) 369 369 2)
11 / 13

12. 232 Inne rozrachunki
z pracownikami
369 3)
Objaśnienia
1a) – wartość brutto faktury,
1b) – VAT naliczony do odliczenia,
1c) – wartość netto faktury,
2) – przeksięgowanie kwoty faktury na zobowiązania wobec pracownika,
3) – zwrot pracownikowi poniesionych przez niego wydatków.
Zaliczka na zakupy
Na koniec zastanówmy się jeszcze, w jaki sposób rozliczać zaliczki wypłacone pracownikom.
Odnosząc się do powyższego przykładu, wyobraźmy sobie przypadek, w którym pracownik otrzymał zaliczkę w wysokości
400 zł. Zaliczka wypłacona była gotówką z kasy firmy. Pracownik miał kupić materiały biurowe. Za zakupy zapłacił 369 zł.
Następnie rozliczył się z pobranej zaliczki, oddając do kasy firmy 31 zł.
232 Inne rozrachunki
z pracownikami
1) 400
369 2a)
31 3)
101 Kasa
3) 31 400 1)
301 Rozliczenie rachunku
2a) 369
300 2b)
69 2c)
221 VAT naliczony
i jego rozliczenie
12 / 13

13. 2c) 69
334 Towary
2b) 300
Objaśnienia
1) – wypłata zaliczki,
2a) – wartość brutto faktury,
2b) – wartość netto faktury,
2c) – VAT naliczony podlegający odliczeniu,
3) – zwrot i rozliczenie niewykorzystanej części zaliczki.
I tak oto, proszę Państwa, dotarliśmy do końca lekcji poświęconej rozrachunkom. Kolejne dwie lekcje w całości poświęcimy
przychodom i kosztom podstawowej działalności operacyjnej.
13 / 13