1. 1
2
2
2
3
3
8
10
10
11
13
14
Spis treści
Spis treści
Ewidencjonowanie i dokumentowanie operacji gospodarczych
Konto księgowe
Elementy konta księgowego
Aktywa i pasywa
Podział aktywów
Zasada podwójnego zapisu
Konta bilansowe
Plan Kont
Zakładowy plan kont
Ewidencja syntetyczna i analityczna
Zestawienie obrotów i sald
1 / 15
2. Ewidencjonowanie i dokumentowanie operacji
gospodarczych
Drodzy Państwo, witam serdecznie na trzeciej lekcji z rachunkowości. Tematem naszego spotkania będzie
ewidencjonowanie i dokumentowanie operacji gospodarczych. Omówimy pojęcie i zasady funkcjonowania konta
księgowego. Poznacie rodzaje kont księgowych, a także dowiecie się, na czym polega zasada podwójnego zapisu. W
drugiej części lekcji wyjaśnię zasady budowania zakładowego planu kont. Na koniec przedstawię, czym jest ewidencja
syntetyczna i analityczna oraz zestawienie obrotów i sald. Zacznijmy od definicji konta księgowego.
Konto księgowe
Konto księgowe jest podstawowym narzędziem ewidencji księgowej. Służy ono do rejestrowania operacji gospodarczych
mających miejsce w jednostce. Odrębne konta księgowe powinny być prowadzone dla każdej pozycji bilansowej. W
niektórych przypadkach warto również korzystać z kont pomocniczych.
Zbiór kont księgowych tworzy pełny system kont, które składają się na księgi rachunkowe. Teoria rachunkowości
przewiduje, że możemy mieć do czynienia z dwoma rodzajami kont księgowych: jednostronnymi i dwustronnymi.
Na kontach jednostronnych po dokonaniu każdego zapisu operacji oblicza się aktualny stan danego składnika. Można
powiedzieć, że podstawową cechą tego rodzaju kont jest fakt, że nie ma w nich podziału na część służącą do dokonywania
rejestracji operacji zwiększających i operacji zmniejszających stan danego składnika.
Wspomnieliśmy, że drugim rodzajem kont są konta dwustronne, które w praktyce wykorzystywane są najczęściej. Jak
wskazuje nazwa, konto dwustronne podzielone jest na dwie części (strony). Jedna służy do zapisywania operacji mających
na celu zwiększenie stanu danego składnika, druga natomiast służy jego zmniejszaniu.
Elementy konta księgowego
Niezależnie od przyjętej formy zapisu i stosowanego układu graficznego każde konto księgowe powinno zawierać:
nazwę konta wraz z przyporządkowanym symbolem cyfrowym konta (np. 101 Kasa),
dane identyfikacyjne operacji, m.in. datę operacji, numer i rodzaj dowodu księgowego, treść operacji i datę zapisu,
dane kwotowe operacji.
Zapamiętaj!
Operacje gospodarcze zapisane na koncie podlegają sumowaniu. Sumy te tworzą obroty konta. Obrotem konta jest suma
zapisów po jednej stronie konta.
Warto zaznaczyć, że z pojęciem obrotu konta nieodłącznie wiąże się saldo konta. Saldo konta jest różnicą pomiędzy
obrotami konta. Co do zasady konto księgowe wykazuje dwa salda:
1. saldo początkowe (Sp) – określa stan składnika na początek okresu sprawozdawczego,
2. saldo końcowe (Sk) – określa stan składnika na koniec okresu sprawozdawczego.
Konta księgowe można prowadzić również w formie uproszczonej. Konta uproszczone, przypominające kształtem literę T,
wykorzystuje się jako doraźne przedstawienie zapisów księgi rachunkowej.
Nazwa konta
lewa strona
konta
Dt lub Wn
zapisy operacji
prawa strona
konta
Ct lub Ma
zapisy operacji
Lewą stronę konta określa się mianem „Debet” (Dt) lub „Winien” (Wn), prawą natomiast jako „Credit” (Ct) lub „Ma” (Ma).
Operacje po stronie debetowej (Wn) to:
2 / 15
3. obciążenie konta,
zapisanie w ciężar konta.
Operacje po stronie kredytowej (Ma) to:
uznanie konta,
zapisanie na plus.
Jak zasygnalizowałem wyżej, zapisane na danym koncie operacje podlegają okresowemu sumowaniu. Sumy te zwane są
obrotami konta. Zazwyczaj dokonuje się ich na koniec okresu sprawozdawczego, którym jest miesiąc. Z obrotami
nieodłącznie wiąże się pojęcie salda.
Wyjaśnijmy zatem, że saldem konta jest różnica między obrotami konta. Jeśli obroty konta są sobie równe, saldo konta
wynosi zero. W innych przypadkach, w zależności od tego, która wartość obrotu (debetowa lub kredytowa) jest wyższa,
takie też jest saldo.
W literaturze przedmiotu wyróżnia się dwa rodzaje sald. Saldo może być początkowe lub końcowe. Saldo początkowe
wyraża stan na początek okresu sprawozdawczego, końcowe zaś wskazuje stan na koniec tego okresu. Saldo końcowe jest
jednocześnie saldem początkowym następnego okresu sprawozdawczego.
Nazwa konta
2000
3000
1500
100
340
6500 440
Obrót strony Wn wynosi w naszym przykładzie 6500, natomiast obrót strony Ma – 440. Jest to zatem saldo debetowe.
Nazwa konta
100
500
1000
1900
600 2900
Obrót Wn wynosi 600 zł, natomiast obrót Ma – 2900. Jest to zatem saldo kredytowe.
Zapamiętaj!
Rodzaje kont księgowych
konta bilansowe – służą do ewidencjonowania składników aktywów i pasywów bilansowych,
konta wynikowe – służą do ewidencji kosztów i przychodów (strat i zysków).
Aktywa i pasywa
Aktywa jednostki to kontrolowane (posiadane) przez nią zasoby. W uproszczeniu można powiedzieć, że aktywa to wszystko
to, co jednostka posiada. Składnikami pasywów są natomiast kapitał własny i zobowiązania.
Szczegółowy podział aktywów i pasywów przedstawia się następująco:
Podział aktywów
Aktywa
A. Aktywa trwałe
I. Wartości niematerialne i prawne
3 / 15
4. 1. Koszty zakończonych prac rozwojowych
2. Wartość firmy
3. Inne wartości niematerialne i prawne
4. Zaliczki na wartości niematerialne i prawne
II. Rzeczowe aktywa trwałe
1. Środki trwałe
a) grunty (w tym prawo użytkowania wieczystego gruntu)
b) budynki, lokale, prawa do lokali i obiekty inżynierii lądowej i wodnej
c) urządzenia techniczne i maszyny
d) środki transportu
e) inne środki trwałe
2. Środki trwałe w budowie
3. Zaliczki na środki trwałe w budowie
III. Należności długoterminowe
1. Od jednostek powiązanych
2. Od pozostałych jednostek, w których jednostka posiada zaangażowanie w kapitale
3. Od pozostałych jednostek
IV. Inwestycje długoterminowe
1. Nieruchomości
2. Wartości niematerialne i prawne
3. Długoterminowe aktywa finansowe
a) w jednostkach powiązanych
- udziały lub akcje
- inne papiery wartościowe
- udzielone pożyczki
- inne długoterminowe aktywa finansowe
b) w pozostałych jednostkach, w których jednostka posiada zaangażowanie w kapitale
- udziały lub akcje
- inne papiery wartościowe
- udzielone pożyczki
- inne długoterminowe aktywa finansowe
c) w pozostałych jednostkach
- udziały lub akcje
- inne papiery wartościowe
- udzielone pożyczki
- inne długoterminowe aktywa finansowe
4. Inne inwestycje długoterminowe
V. Długoterminowe rozliczenia międzyokresowe
1. Aktywa z tytułu odroczonego podatku dochodowego
2. Inne rozliczenia międzyokresowe
4 / 15
5. B. Aktywa obrotowe
I. Zapasy
1. Materiały
2. Półprodukty i produkty w toku
3. Produkty gotowe
4. Towary
5. Zaliczki na dostawy i usługi
II. Należności krótkoterminowe
1. Należności od jednostek powiązanych
a) z tytułu dostaw i usług, o okresie spłaty:
- do 12 miesięcy
- powyżej 12 miesięcy
b) inne
2. Należności od pozostałych jednostek, w których jednostka posiada zaangażowanie w kapitale
a) z tytułu dostaw i usług, o okresie spłaty:
- do 12 miesięcy
- powyżej 12 miesięcy
b) inne
3. Należności od pozostałych jednostek
a) z tytułu dostaw i usług, o okresie spłaty:
- do 12 miesięcy
- powyżej 12 miesięcy
b) z tytułu podatków, dotacji, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych tytułów publicznoprawnych
c) inne
d) dochodzone na drodze sądowej
III. Inwestycje krótkoterminowe
1. Krótkoterminowe aktywa finansowe
a) w jednostkach powiązanych
- udziały lub akcje
- inne papiery wartościowe
- udzielone pożyczki
- inne krótkoterminowe aktywa finansowe
b) w pozostałych jednostkach
- udziały lub akcje
- inne papiery wartościowe
- udzielone pożyczki
- inne krótkoterminowe aktywa finansowe
5 / 15
6. c) środki pieniężne i inne aktywa pieniężne
- środki pieniężne w kasie i na rachunkach
- inne środki pieniężne
- inne aktywa pieniężne
2. Inne inwestycje krótkoterminowe
3. Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe
4. Należne wpłaty na kapitał (fundusz) podstawowy
5. Udziały (akcje) własne
Aktywa razem
Pasywa
A. Kapitał (fundusz) własny
I. Kapitał (fundusz) podstawowy
II. Kapitał (fundusz) zapasowy, w tym:
- nadwyżka wartości sprzedaży (wartości emisyjnej) nad wartością nominalną udziałów (akcji)
III. Kapitał (fundusz) z aktualizacji wyceny, w tym:
- z tytułu aktualizacji wartości godziwej
IV. Pozostałe kapitały (fundusze) rezerwowe, w tym:
- tworzone zgodnie z umową (statutem) spółki
- na udziały (akcje) własne
V. Zysk (strata) z lat ubiegłych
VI. Zysk (strata) netto
VII. Odpisy z zysku netto w ciągu roku obrotowego (wielkość ujemna)
B. Zobowiązania i rezerwy na zobowiązania
I. Rezerwy na zobowiązania
1. Rezerwa z tytułu odroczonego podatku dochodowego
2. Rezerwa na świadczenia emerytalne i podobne
- długoterminowa
- krótkoterminowa
3. Pozostałe rezerwy
- długoterminowe
- krótkoterminowe
II. Zobowiązania długoterminowe
1. Wobec jednostek powiązanych
2. Wobec pozostałych jednostek, w których jednostka posiada zaangażowanie w kapitale
3. Wobec pozostałych jednostek
a) kredyty i pożyczki
b) z tytułu emisji dłużnych papierów wartościowych
6 / 15
7. c) inne zobowiązania finansowe
d) zobowiązania wekslowe
e) inne
III. Zobowiązania krótkoterminowe
1. Zobowiązania wobec jednostek powiązanych
a) z tytułu dostaw i usług, o okresie wymagalności:
- do 12 miesięcy
- powyżej 12 miesięcy
b) inne
2. Zobowiązania wobec pozostałych jednostek, w których jednostka posiada zaangażowanie w kapitale
a) z tytułu dostaw i usług, o okresie wymagalności:
- do 12 miesięcy
- powyżej 12 miesięcy
b) inne
3. Zobowiązania wobec pozostałych jednostek
a) kredyty i pożyczki
b) z tytułu emisji dłużnych papierów wartościowych
c) inne zobowiązania finansowe
d) z tytułu dostaw i usług, o okresie wymagalności:
- do 12 miesięcy
- powyżej 12 miesięcy
e) zaliczki otrzymane na dostawy i usługi
f) zobowiązania wekslowe
g) z tytułu podatków, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych tytułów publicznoprawnych
h) z tytułu wynagrodzeń
i) inne
4. Fundusze specjalne
IV. Rozliczenia międzyokresowe
1. Ujemna wartość firmy
2. Inne rozliczenia międzyokresowe
- długoterminowe
- krótkoterminowe
Pasywa razem
Biorąc pod uwagę powyższy wykaz aktywów i pasywów, przejdźmy teraz do rodzajów kont księgowych. Ewidencja
poszczególnych składników zależy bowiem od tego, czy mamy do czynienia z pasywami, czy właśnie z aktywami.
7 / 15
8. W teorii rachunkowości wyróżnia się dwa rodzaje kont księgowych: konta aktywne i konta pasywne. Pierwsze – jak z
pewnością się domyślacie – służą do ewidencji aktywów, drugie natomiast do ewidencji pasywów. Księgowanie na tych
kontach odbywa się w odmienny sposób.
Zobaczcie.
Konto aktywne
Stan początkowy
Zwiększenie
stanu (+)
Zmniejszenie
stanu (-)
Obrót strony Wn Obrót strony Ma
W przypadku kont aktywnych obrót Wn jest wyższy bądź równy wartości obrotu Ma.
Konto pasywne
Zmniejszenie
stanu (-)
Stan początkowy
Zwiększenie
stanu (+)
Obrót strony Wn Obrót strony Ma
W przypadku kont pasywnych obrót Wn jest niższy bądź równy wartości obrotu Ma.
Uwzględniając powyższe zapisy, wyobraźmy sobie sytuację, w której księgowa firmy ABC miała w kasie 50 000 zł gotówki.
W ciągu dnia klienci dokonali wpłaty gotówkowej na kwotę 10 000 zł. Księgowa udała się do banku i wypłaciła z konta
firmowego 5000 zł, po czym wpłaciła je do kasy firmy. Na koniec dnia wypłaciła wynagrodzenia w gotówce na łączną kwotę
45 000 zł.
Księgowanie na koncie Kasa będzie wyglądało następująco:
101 Kasa
50 000
10 000
5 000
45 000
65 000 45 000
Zasada podwójnego zapisu
Zgodnie z zasadą podwójnego zapisu na kontach księgowych, każda operacja gospodarcza jednostki musi być księgowana
na dwóch odpowiednich kontach po ich przeciwstawnych stronach w tej samej kwocie, zgodnie z dokumentem, na
podstawie którego odbywa się księgowanie.
Oczywiście przy zapisach bardziej złożonych operacji księgowania dokonuje się na większej liczbie kont. Trzeba jednak
pamiętać, że w takim przypadku zapisy po stronie debetowej muszą być równe zapisom dokonanym po stronie kredytowej.
Przeanalizujmy zatem przykład, w którym księgowa wypłaca pieniądze z firmowego rachunku bankowego i wpłaca je do
kasy firmy w formie gotówki. Operację tę księguje się na dwóch kontach aktywnych (konto Kasa oraz konto Rachunek
bieżący).
131 Rachunek bieżący
Wypłata
8 / 15
9. 101 Kasa
Wpłata
Firma dokonała zakupu materiałów na kwotę 246 000 zł. Zakup udokumentowany został fakturą VAT, na której
wyszczególniono wartość zakupu netto 200 000 zł i VAT 46 000 zł (23%). Księgowanie operacji będzie wyglądało
następująco:
205 Rozrachunki z dostawcami
246 000
311 Materiały
200 000
223 Rozrachunki z tytułu VAT
46 000
Firma dokonała sprzedaży usługi doradztwa za kwotę 10 000 zł netto. Usługa obciążona była 23% VAT (2300 zł). Kwota
faktury wynosiła zatem 12 300 zł brutto. Sprzedaż należy zaksięgować w następujący sposób:
204 Rozrachunki z odbiorcami
12 300
700 Przychody ze sprzedaży
10 000
223 Rozrachunki z tytułu VAT
9 / 15
10. 2300
Może pojawić się w tym miejscu pytanie, dlaczego tak ważna jest zasada podwójnego zapisu i dlaczego tak istotne jest, aby
w bilansie aktywa równały się pasywom. Odpowiedź jest bardzo prosta. Chodzi o to, że w bilansie po stronie aktywów oraz
pasywów prezentuje się te same zasoby.
Są one tylko ujęte z innego punktu widzenia. O tej równości mówi zasada równowagi bilansowej. Warto podkreślić, że
zasada ta odnosi się nie tylko do tworzenia bilansu, ale także do całości prowadzonej księgowości.
Konta bilansowe
Jak sama nazwa wskazuje, konta bilansowe służą do ewidencji pozycji bilansowych. Za ich pomocą ewidencjonuje się
poszczególne składniki aktywów i pasywów.
Funkcjonowanie kont bilansowych
Konta aktywów:
po stronie debetowej (lewej) wpisuje się stan początkowy danego składnika oraz wszystkie zwiększenia jego stanu,
po stronie kredytowej (prawej) ewidencjonuje się wszystkie zmniejszenia tego stanu.
Konta pasywów:
po stronie kredytowej (prawej) wpisuje się stan początkowy danego składnika oraz wszystkie zwiększenia jego stanu,
po stronie debetowej (lewej) ewidencjonuje się obniżenia stanu tego składnika.
Plan Kont
Zaznaczyłem już wcześniej, że księgi rachunkowe jednostki powinny być prowadzone zgodnie z przyjętymi przez nią
zasadami (polityką) rachunkowości.
Zajmijmy się teraz zakładowym planem kont. Z ustawy o rachunkowości wynika, że plan kont jest pewnego rodzaju
usystematyzowanym i uporządkowanym wykazem nazw oraz symboli kont przeznaczonych do ewidencjonowania przez
jednostkę aktywów, pasywów oraz wszystkich mających miejsce w jednostce zdarzeń gospodarczych.
Przepisy ustawy o rachunkowości nie narzucają konkretnego układu planu kont. Można stworzyć go samodzielnie bądź
skorzystać z wielu dostępnych wzorów. Księgowe programy komputerowe posiadają swoje własne plany kont, z których
jednostka bez problemu może skorzystać. Trzeba pamiętać, że zakładowy plan kont musi spełniać wymogi formalne, jakie
stawia przed jednostką ustawa o rachunkowości. Zazwyczaj plan kont jest sporządzany przez głównego księgowego i
zatwierdzany przez kierownika jednostki.
Do najważniejszych elementów, jakie powinny znaleźć się w zakładowym planie kont, zaliczyć należy przede wszystkim:
a. wykaz kont syntetycznych, czyli podstawowych kont księgi głównej,
b. zasady tworzenia i funkcjonowania kont analitycznych, czyli kont ksiąg pomocniczych,
c. sposób dokonywania ewidencji analitycznej, która będzie stosowania przez jednostkę dla wybranych składników
majątku,
d. sposób dokonywania wyceny majątku,
e. sposób dokonywania odpisów amortyzacyjnych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
Nazwy poszczególnych zespołów kont
0. Aktywa
1. Środki pieniężne, rachunki bankowe, kasa, gotówka
2. Rozrachunki
3. Materiały i towary
10 / 15
11. 4. Koszty rodzajowe
5. Koszty według typów działalności (np. działalność produkcyjna, handlowa, usługowa)
6. Produkty i rozliczenia międzyokresowe
7. Przychody i koszty związane z osiągniętymi przychodami
8. Kapitały (fundusze), rezerwy oraz wynik finansowy
Zakładowy plan kont
Konta zespołu 0: Aktywa trwałe
010 Środki trwałe
020 Wartości niematerialne i prawne
030 Finansowy majątek trwały
070 Umorzenie środków trwałych
072 Umorzenie wartości niematerialnych i prawnych
080 Inwestycje
Konta pozabilansowe
090 Środki trwałe w likwidacji
091 Środki trwałe u leasingobiorcy
092 Środki trwałe obce
Konta zespołu 1: Środki pieniężne
100 Kasa
130 Rachunek bieżący
135 Kredyty bankowe długoterminowe
136 Kredyty bankowe krótkoterminowe
137 Kredyty bankowe przeterminowane
139 Inne rachunki bankowe
141 Krótkoterminowe papiery wartościowe
149 Inne środki pieniężne
Konta zespołu 2: Rozrachunki i roszczenia
200 Rozrachunki z odbiorcami
210 Rozrachunki z dostawcami
215 Zobowiązania wekslowe
220 Rozrachunki publicznoprawne
221 Rozrachunki z budżetami
223 Rozrachunki z tytułu VAT
230 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń
231 Rozliczenie wynagrodzeń
235 Rozliczenie niedoborów i szkód
236 Rozliczenie nadwyżek
237 Roszczenia sporne
238 Należności z tytułu niedoborów i szkód
239 Pozostałe rozrachunki z pracownikami
240 Pozostałe rozrachunki
Konta zespołu 3: Materiały i towary
300 Rozliczenia zakupu
310 Materiały
320 Towary
330 Opakowania
340 Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów
350 Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów
360 Odchylenia od cen ewidencyjnych opakowań
Konta pozabilansowe
11 / 15
12. 390 Zapasy obce
Konta zespołu 4: Koszty według rodzaju i ich rozliczanie
400 Amortyzacja
401 Zużycie materiałów i energia
402 Usługi transportowe
403 Usługi remontowe
404 Usługi pozostałe
405 Wynagrodzenia
406 Świadczenia na rzecz pracowników
407 Pozostałe świadczenia na rzecz pracowników
408 Podróże służbowe
409 Podatki obciążające koszty
410 Pozostałe koszty
490 Rozliczenie kosztów
Konta zespołu 5: Koszty według typów działalności i ich rozliczanie
500 Koszty produkcji podstawowej
501 Koszty wydziałowe
502 Koszty sprzedaży
503 Koszty zakupu
510 Koszty handlowe
530 Koszty działalności pomocniczej
550 Koszty ogólne zarządu
580 Rozliczenie produkcji
Konta zespołu 6: Produkty i rozliczenia międzyokresowe
600 Produkty gotowe
610 Produkcja niezakończona
620 Odchylenia od cen ewidencyjnych produktów
640 Rozliczenia międzyokresowe kosztów
Konta zespołu 7: Przychody i koszty związane z ich uzyskaniem
700 Przychody ze sprzedaży
701 Koszt własny sprzedaży
702 Wartość sprzedaży towarów według cen zakupu
750 Przychody finansowe
751 Koszty finansowe
760 Pozostałe przychody operacyjne
761 Pozostałe koszty operacyjne
770 Zyski nadzwyczajne
771 Straty nadzwyczajne
Konta zespołu 8: Fundusze i kapitały
800 Fundusz założycielski
801 Fundusz przedsiębiorstwa
802 Fundusz udziałowy
803 Fundusz zasobowy
804 Kapitał akcyjny
805 Kapitał zapasowy
806 Kapitał rezerwowy
807 Kapitał zakładowy
825 Rozliczenie wyniku finansowego
840 Rezerwy i przychody przyszłych okresów
850 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
852 Pozostałe fundusze specjalne
860 Wynik finansowy
870 Podatek dochodowy i inne obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego
Plan kont, który przedstawiam powyżej, ma tylko charakter przykładowy, tak abyście mogli zapoznać się z jego ogólną
konstrukcją.
12 / 15
13. Ewidencja syntetyczna i analityczna
Zajmijmy się teraz zagadnieniem ewidencji syntetycznej i analitycznej.
Zaznaczmy na początek, że konta syntetyczne i konta analityczne składają się na system ewidencji księgowej jednostki.
Pierwsze nazywane są kontami głównymi, drugie natomiast kontami pomocniczymi.
Jeśli chodzi o konta syntetyczne, w ich skład wchodzą wszystkie konta bilansowe i wynikowe objęte zakładowym planem
kont. Za ich pomocą jednostka ma możliwość dokonywania ewidencji księgowej operacji gospodarczych sumami
zbiorczymi, oczywiście przy poszanowaniu znanej już Wam zasady podwójnego zapisu. Na wszelki wypadek przypomnę
jednak, że chodzi o tę zasadę, która nakazuje księgować odpowiednią, identyczną co do wartości kwotę na
przeciwstawnych stronach co najmniej dwóch kont księgowych.
Prowadząc ewidencję na kontach syntetycznych (w uproszczeniu nazywanej ewidencją syntetyczną), trzeba pamiętać, że
suma wszystkich obrotów po stronie Wn wszystkich kont syntetycznych powinna się równać sumie obrotów po stronie Ma
tych kont. Dodatkowo suma sald debetowych wynikających z zapisów na wszystkich kontach syntetycznych powinna się
równać sumie sald kredytowych tych kont (w uproszczeniu lewa strona zawsze musi być równa prawej).
Biorąc pod uwagę powyższe, łatwo zgadnąć, że konta księgi głównej stanowią podstawowe źródło informacji o zdarzeniach
gospodarczych, które miały w jednostce miejsce w danym okresie sprawozdawczym. Są to jednakże informacje o
charakterze ogólnym.
Ich uszczegółowieniu oraz doprecyzowaniu służy natomiast drugi rodzaj kont księgowych. Chodzi mianowicie o konta
pomocnicze. Ewidencja przy ich pomocy nazywa się ewidencją analityczną.
Co do zasady ewidencji na kontach analitycznych dokonuje się w porządku systematycznym, jako „podkonto” konta
syntetycznego. Można zatem stwierdzić (w pewnym uproszczeniu), że konta analityczne wchodzą w skład konta
syntetycznego. Są one bowiem powiązane z głównym kontem syntetycznym na zasadzie powtórzenia zapisu. Oznacza to
zatem, że dokonywany zapis na koncie analitycznym jest powtórzeniem zapisu dokonanego na koncie syntetycznym. Za
moment wytłumaczę to na przykładzie.
Wskazówka
Do kont o charakterze syntetycznym stosuje się zasadę podwójnego zapisu.
Konta analityczne działają natomiast na zasadzie zapisu jednostronnego.
Konta analityczne prowadzi się w szczególności dla posiadanych przez jednostkę środków trwałych, w tym także środków
trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub
umorzeniowych, rozrachunków z dostawcami, odbiorcami, rozrachunków z pracownikami, sprzedaży, zakupu, kosztów,
operacji gotówkowych itd.
Przeanalizujmy teraz najważniejsze zasady funkcjonowania kont syntetycznych i analitycznych. Oto one:
1. obroty strony Wn konta syntetycznego muszą być równe sumie obrotów na stronie Wn jego kont analitycznych;
2. obroty strony Ma konta syntetycznego muszą być równe sumie obrotów na stronie Ma jego kont analitycznych;
3. saldo Wn konta syntetycznego musi być równe sumie sald na stronie Wn jego kont analitycznych;
4. saldo Ma konta syntetycznego musi być równe sumie sald na stronie Ma jego kont analitycznych.
Jeśli powyższe warunki są spełnione, oznacza to, że ewidencje księgowe jednostki prowadzone są poprawnie. Aby to
sprawdzić, sporządza się zestawienie obrotów i sald kont analitycznych prowadzonych do danego konta syntetycznego.
Przykład
A teraz obiecany przykład. Przeanalizujemy w nim powiązanie kont analitycznych z kontami syntetycznymi.
Firma Alfa posiada środki trwałe zaewidencjonowane na koncie 010 Środki trwałe. Ich wartość wynosi 1 500 000 zł.
Z ewidencji pomocniczej, dokonywanej na kontach analitycznych, wynika, że w skład środków trwałych wchodzą:
budynek biurowy o wartości 500 000 zł,
maszyna o wartości 600 000 zł,
samochód ciężarowy o wartości 400 000 zł.
Zapisy na kontach księgowych będą wyglądały następująco:
13 / 15
14. Konto syntetyczne:
010 Środki trwałe
1 500 000
Konta analityczne (do konta Środki trwałe):
010-1 Budynek biurowy
500 000
010-2 Maszyna
600 000
010-3 Samochód ciężarowy
400 000
Zestawienie obrotów i sald
Na zakończenie dzisiejszej lekcji do omówienia została nam jeszcze wspomniana już kilkakrotnie wcześniej kwestia
zestawienia obrotów i sald. Przyjrzyjmy się teraz temu zagadnieniu nieco bardziej dokładnie.
Wyjaśnijmy najpierw, że zestawienie obrotów i sald jest uporządkowanym wykazem kont syntetycznych. Zawiera salda
początkowe, obroty oraz salda końcowe ustalone dla danego okresu sprawozdawczego. Zestawienie to pełni bardzo istotną
funkcję kontrolną w jednostce.
Umożliwia bowiem wykrycie błędów w zapisach księgowych.
Trzeba pamiętać, że suma obrotów debetowych wszystkich kont powinna być równa sumie obrotów kredytowych, natomiast
suma sald debetowych wszystkich kont powinna być równa sumie sald kredytowych. Dzięki zestawieniu obrotów i sald
można wykryć między innymi zaksięgowanie operacji tylko na jednym koncie bez zachowania zasady podwójnego zapisu,
zaksięgowanie operacji na dwóch kontach, ale po tych samych stronach, zaksięgowanie innej kwoty operacji na jednym
koncie, a innej – na drugim itd.
Przypomnijmy, że prawidłowo sporządzone zestawienie obrotów i sald powinno zawierać:
symbole lub nazwy kont,
salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku
obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego,
sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku
obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.
Zestawienie obrotów i sald sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej jednak niż na koniec
miesiąca. Dzięki temu błędy mogą zostać szybciej wykryte.
Poznaliście zatem podstawowe zasady dotyczące ewidencjonowania i dokumentowania operacji gospodarczych. Zachęcam
do rozwiązania testu, do którego macie dostęp on-line. Pozwoli on Wam sprawdzić zapamiętaną wiedzę.
14 / 15