Analisis alat untuk sourcing strategis memberikan ringkasan tentang berbagai alat analisis yang dapat digunakan dalam proses sourcing strategis, seperti analisis kebutuhan, analisis pengeluaran, analisis Pareto, intelijen pasar pemasok, analisis SWOT, dan matriks Kraljic. Dokumen ini juga menjelaskan tujuan dan output masing-masing alat analisis.

1. Copyright Togap Siagian - 08119851861
ANALYSIS TOOLS FOR
STRATEGIC SOURCING
Togap Siagian, MBA, CPSM*

2. Togap Siagian, MBA, CPSM*
Experience
Procurement Director with extensive leadership experience SCM, Procurement, Materials
Management, Inventory Management in multinational and local companies
Education
MBA from Rochester Institute of Technology (Rochester, NY), BS in Industrial Engineering ITB
Certification
CPSM* (Certified Professional Supply Management) from ISM (Institute for Supply Management)
Affiliations
Indonesian Procurement Society (Co-Founder & Board of Expert)
Contact
Ph: +0811 9 851 861, togap.siagian@gmail.com, LinkedIn: linkedin.com/in/togapsiagian/

3. AGENDA
01 – WHAT IS STRATEGIC SOURCING
02 – TOOLS OF STRATEGIC SOURCING
• ANALISIS INTERNAL
• ANALISIS EKSTERNAL
• KRALJIC MATRIX
03 – Q&A

4. 1.
what is
strategic sourcing?

5. Strategic Sourcing / Procurement
adalah
Proses yang sistematis dan mempertimbangkan segala
faktor untuk membeli barang dan jasa bagi perusahaan
dalam jangka waktu tertentu dengan total biaya yang
paling rendah dan risiko yang paling minimum

6. Contoh-Contoh Kategori
• Raw material
• Packaging material
• Jasa marketing (media buying, agency fees)
• Professional services (consultancies, advisors)
• Travel and lodging
• MRO (maintenance, repair and operations)
• Information technology (hardware, software)
• HR related services (recruitment, training, insurance)
• Transportation and fleet management
• HSE
• Utilities (gas, electricity, water)

7. Strategic
Sourcing
Framework
2
3
4
5
6
7
Continuous
Review
Generate
Supplier
PortfolioSelect
Implemen
tation Path
Negotiate
& Select
Suppliers
Implement
Agreements
Develop
Sourcing
Strategy
1
Develop
Category
Profile

8. 2.
Tools of Strategic Sourcing

9. Strategic
Sourcing
Framework
2
3
4
5
6
7
Continuous
Benchmark
Generate
Supplier
PortfolioSelect
Implemen
tation Path
Negotiate
& Select
Suppliers
Implement
Agreements
Develop
Sourcing
Strategy
1
Develop
Category
Profile

10. Tools Untuk Membuat Profil Kategori
SWOT Analysis
Mengetahui strength
(kekuatan), weakness
(kelemahan), opportunity
(kesempatan) dan threat
(ancaman)
Porter’s 5 Forces
•Persaingan
•Supplier Power
•Buyer Power
•Substitusi
•New Entry
5F
Analisis Pengeluaran
•Data harga dan total biaya
periode sebelumnya
•Estimasi kebutuhan
•Anggaran project
•Harga perhitungan sendiri
Analisis Kebutuhan
•Spec & requirements
•Data tahun sebelumnya
•Estimasi marketing / user
•Rencana project
Analisis Pareto
Berdasar prinsip bahwa
80% dari pengeluaran
biasanya berasal dari
20% komoditas
INTERNALEXTERNAL
Supply Market
Intelligence
•Internet, pameran,
konferensi
•Laporan keuangan supplier
•Pembelian sebelumnya

11. 1. Analisis Kebutuhan
Tujuan: mengetahui ruang lingkup
dan pembagian barang/jasa

12. Pertanyaan Analisis Kebutuhan
• Apa yang dibeli?
• Siapa supplier kita?
• Departemen mana saja yang membeli?
• Kapan kita membelinya?
• Apakah pembelian tersebut sesuai kebutuhan?
• Kemana dikirim?

13. Tools Analisis Kebutuhan
• Data collection dari material master data ERP
system (SAP, Oracle, JD Edwards, etc)
• Budget dari Regular User
• Estimasi dari tim Project
• Proyeksi dari Marketing
• Informasi dari Supplier

14. Output Analisis Kebutuhan
• Daftar dari semua kebutuhan.
• Kategori dan sub kategori dengan detail item.
• Item yang dibeli dari setiap supplier (termasuk
jumlah transaksi).
• Kebutuhan yang perlu dibeli dari setiap lokasi
(termasuk jumlah transaksi).
• Payment term.
• Jumlah procurement manpower untuk setiap
kategori.

15. 2. Analisis Pengeluaran*
Tujuan: mengetahui nilai
pengeluaran untuk semua item
berdasarkan kategorinya
*Spend Analysis

16. Output yang Diinginkan
• Spend by commodity or category.
• Spending distribution of the key customers.
• Material prices or material price changes.
• Total expenditure by supplier.
• Total expenditure by country of origin.
• Total expenditure covered by contract.
• Expenditure per category by month.
• Controlled spend by procurement function.

17. Sumber Data Analisis Pengeluaran
• Data invoice yang masuk
• Budget dari Regular User
• Estimasi dari tim Project
• Proyeksi dari Marketing
• Informasi dari Supplier

18. Spend by Commodity

19. Spend by User Department

20. Spend by Supplier

21. Spend by Payment Terms

22. Spend by Business Units

23. Spend Dashboard

24. Suppliers’ Price Differentials - Unit

25. Suppliers’ Price Differentials - Total

26. Spend Covered by Contracts

27. Spend on Contracts

28. Beberapa Contoh Temuan
. Temuan Mitigasi
• Penamaan item yang berbeda beda di berbagai
lokasi.
• Jumlah PO untuk barang/jasa rutin yang dibuat
tanpa kontrak tinggi.
• Harga beli dari supplier A cenderung lebih
tinggi dibandingkan dengan harga beli dari
supplier lain,
• Pembelian dari supplier dengan harga terendah
jumlahnya justru kurang banyak,
• Banyak pembelian tanpa PO untuk item
tertentu dari department X.
• Buat standar penamaan item.
• Segera membuat kontrak.
• Buat perbandingan TCO antara supplier A
dengan supplier lain.
• Lakukan negosiasi dengan A secara ketat.
• Investigasi kemungkinan membeli lebih banyak
dari supplier tersebut.
• Bicarakan dengan departemen X untuk mencari
cara mengurangi pembelian tanpa PO.

29. 3. Analisis Pareto & Tail
Management
Tujuan: membuat prioritas untuk
memaksimalkan hasil strategic
sourcing dengan jumlah manpower
yang terbatas
*Spend Analysis

30. Prinsip Pareto
80% spend
20% commodities
/ suppliers

31. Aplikasi Pareto dalam Procurement
Category
Spend

32. Commodity
Commodity
Item2 Signifikan
Significant Items (80% of spend):
• Nilai pengeluaran per item tinggi
• Jenis item relatif sedikit
• Supplier relative sedikit
• Biasanya ada low hanging fruit
80%
e,g, raw material,
logistics, packaging, MRO
20%
Significant Items

33. Commodity
Commodity
Item2 Signifikan
Tail Spend (20% of spend):
• Nilai pengeluaran per item
rendah
• Jenis item sangat banyak
• Supplier banyak sekali
• Banyak pembelian sekali
saja / one-time
• Banyak yang tidak di-cover
kontrak
• Potensi maverick purchase
80%
20%
Examples of tail spend
(depending on company):
• Office Supply & Facilities
• Print and Packaging
• Signage and Display
• Business Services
• Marketing Services
• Professional Services
• Uniforms and Apparel
• Pantry Supply
• Gifts and Premiums
• Temporary Labour
Significant Items

34. Item2 Signifikan & Tail Spend
Commodity
Commodity
80%
20%
Significant Items
PRIORITY FOR
PROCESS EFFICIENCY
PRIORITY FOR
COST SAVINGS

35. Tindak Lanjut
• Ikuti Matrix Kraljic.
• Lakukan negosiasi dengan supplier2 item
signifikan (jumlah relatif sedikit hasil signifikan).
• Konsolidasi pembelian tail spend untuk
mengurangi aktivitas procurement.
• Jika jumlah manpower relatif sedikit, outsource
tail spend.
• Jika jumlah manpower procurement relatif
banyak, buat tim category sourcing +
transactional purchasing.

36. 4. Supply Market Intelligence
Tujuan: mengumpulkan dan menganalisis
informasi tentang pasar untuk komoditas
tertentu agar dapat membuat keputusan
pembelian barang/jasa yang akurat

37. Informasi Yang Dikumpulkan
Supplier: Siapa saja supplier yang ada? Apa kompetensi masing-masing
supplier tersebut? Kapasitas produksi? Lokasi? Pengalaman? Kemampuan
keuangan? Standar kualitas?
01
Harga: Apakah kita membayar harga yang optimum? Faktor-faktor yang
mempengaruhi harga jual? Indeks seperti MOPS (minyak), LME (metal),
inflasi, kurs mata uang, UMK? Tingkat keuntungan rata-rata supplier?
02
Produk: Apakah ada produk alternatif yang dapat memenuhi kebutuhan
kita dengan biaya yang lebih rendah? Fitur penting & yang tidak
diperlukan?
03
Manajemen Risiko: Apa saja risiko-risiko yang berhubungan dengan
komoditas tersebut? Bagaimana kontrak dibuat untuk menghilangkan
atau mengurangi risiko tersebut terhadap perusahaan?
04
Kompetitor: Bagaimana perusahaan kompetitor melakukan pembelian
mereka?
05

38. Sumber Informasi
Supplier
• Website perusahaan
• Laporan keuangan
• Kunjungan
• RFI
• Interview
• Orang dalam
Media/Internet
• Search engine (e.g.
Google)
• Berita
• Price index
• Media sosial
• E-marketplace
Sumber Lain
• Pameran, conference,
seminar
• Supplier lain / supplier
tier kedua
• Perusahaan sejenis
• Konsultan

39. Output yang Diperoleh
• Potential dan preferred suppliers.
• Ranking suppliers.
• Cost breakdown.
• Estimasi biaya di masa mendatang.
• Produk alternatif yang potensial.
• Mapping supply chain.

40. Alternatif Metrik Supplier
• Technology – technical knowledge, leading industry innovation
• Quality – of products or services, warranty, commissioning of
products
• Responsiveness – time to market, correcting issues, or to inquiries
• Delivery – on time delivery to customer’s dates, ability to push and
pull requirements
• Cost – competitive price, discounts, rebates, premiums for
additional needs
• Environment – health, safety, community and environmental
behaviors, sustainability

41. 5. Analisis SWOT
Tujuan: mengetahui posisi relatif
perusahaan terhadap pasar atau supplier.
Apakah perusahaan mempunyai kekuatan
negosiasi yang besar atau tidak?

42. Analisis SWOT
• Dapat dilakukan pada perusahaan, salah satu
vendor atau keseluruhan vendor (supply market).
• Dapat dilakukan secara berkala atau setiap kali
diperlukan.

43. SWOT Analysis - Perusahaan
S W
O T
Threats
Kondisi pasar/supplier/eksternal yang berpengaruh
negatif
• Peraturan baru tentang kapasitas
dan dimensi maksimum truk.
• Kenaikan UMR / harga BBM
industri.
• Adanya standar yang harus
digunakan (cth. SNI).
Opportunities
Kondisi pasar/supplier/eksternal menolong
mencapai tujuan perusahaan
• Masuknya supplier baru ke pasar.
• Ada produk alternatif yang bisa
digunakan.
• Perbaikan sarana transportasi.
Weaknesses
Kondisi internal yang mempunyai dampak
negatif
• Diversifikasi produk kurang.
• Inovasi berjalan lambat.
• Lokasi pabrik berjauhan.
• Tidak mempunyai system ERP.
Strengths
Karakteristik internal yang menolong mencapai
tujuan perusahaan
• Pembayaran invoice baik.
• Brand yang terkenal.
• Penjualan bertumbuh signifikan.
• Proses pengadaan yang jelas.

44. 6. Porter’s Five Forces
Tujuan: mengevaluasi faktor-faktor yang
mempengaruhi posisi tawar perusahaan
dan supplier
5F

45. Porter’s Five Forces
pada komoditas tertentu
04
05
02 03
Bargaining Power of
Suppliers
Bagaimana kekuatan supplier
dalam mempengaruhi biaya input
ke industri/supplier. Semakin
banyak supplier semakin lemah
kekuatan tawar mereka.
Threat of Substitution
Apakah ada jenis barang atau jasa lain yang
dapat diakses konsumen untuk melakukan
hal yang dibutuhkannya?
Threat of New Entrants
Apakah mudah untuk memasuki industri dimana
perusahaan Anda beroperasi? Apakah biayanya
besar atau ada regulasi / teknologi yang harus
dipenuhi?
Bargaining Power of
Buyers
Seberapa mudah konsumen
mempengaruhi harga? Semakin
sedikit konsumen, semakin kuat
pengaruh terhadap harga. Apakah
banyak pilihan untuk konsumen?
01
Competitive Rivalry
Semakin banyak kompetitor, semakin banyak
pilihan pembeli bagi supplier. Pada industri
kompetitif, perusahaan perlu berinovasi.
Procurement perlu selalu update tentang
kebutuhan yang baru dan kondisi pasar.

46. Porter’s Five Forces
komoditas laptop untuk kantor
04
05
02 03
Bargaining Power of
Suppliers: RENDAH
• Ada banyak supplier.
• Tidak banyak supplier besar.
• Supplier harus mengikuti
ketentuan mutu untuk merek
tertentu.
• Ada supplier pada berbagai
tingkat kualitas.
Threat of Substitution: TINGGI
• Cloud drive membuat laptop tidak harus
mempunyai kapasitas hard drive yang tinggi.
• Banyak hal sudah bisa dikerjakan pada tablet
dan smartphone.
• Mini PC
Threat of New Entrants: RENDAH
• Biaya investasi dan pemasaran tinggi.
• Kompetisi pada industri sangat tinggi.
• Tingkat keuntungan di industri rendah.
Bargaining Power of
Buyers: TINGGI
• Banyak pilihan merek.
• Pembeli mempunyai akses tinggi
pada informasi.
• Biaya untuk berganti merek
rendah.
01
Competitive Rivalry: SANGAT
TINGGI
• Kompetitor banyak.
• Teknologi hamper sama.
• Kecepatan pertumbuhan pasar rendah.
• Semua punya akses pada inovasi yang
sama.

47. Aplikasi 5 Forces Strategic Sourcing
• Mengevaluasi kondisi pasar
• Mendorong dan memanfaatkan inovasi dari
supplier.
• Mengenali supplier baru atau alternatif
produk.
• Memperbaiki kinerja supplier.
• Membuat kontrak yang kreatif.
• Bekerja sama dengan supplier untuk
mengubah peta kompetisi di industri.

48. 1
Develop
Category
Profile
Strategic
Sourcing
Framework
3
4
5
6
7
Continuous
Benchmark
Generate
Supplier
PortfolioSelect
Implemen
tation Path
Negotiate
& Select
Suppliers
Implement
Agreements
2
Develop
Sourcing
Strategy

49. Tools: Category (Kraljic) Matrix
PROFITIMPACTLowHigh
• Barang komoditas (produk standar/mudah diganti dan
ada beberapa supplier).
• Strategi: manfaatkan posisi tawar.
• PO/kontrak jangka pendek untuk harga terendah.
• Bagi pembelian pada beberapa supplier.
• E-auction.
• Produk umum.
• Memakan waktu procurement.
• Strategi: efisiensi proses dan mengurangi administrasi.
• Buat katalog untuk meminimalkan/menghilangkan
keterlibatan procurement.
• Supply terbatas/mahal tapi sangat penting.
• Strategi: bangun hubungan jangka panjang.
• Buat kontrak jangka panjang.
• Lakukan kolaborasi untuk produk baru atau cost saving.
• Evaluasi kemungkinan membuat sendiri (in-house).
• Supplier market / oligopoli.
• Strategi: mengurangi/membatasi risiko.
• Buat kontrak dengan supplier existing dan secara
bersamaan kembangkan supplier lain.
• Secara internal, coba cari barang alternatif.
• Pecah menjadi beberapa komoditas (unbundling).
LEVERAGE ITEMS STRATEGIC ITEMS
BOTTLENECK ITEMSNON-CRITICAL ITEMS
SUPPLY RISK HighLow
BUYER’S MARKET SUPPLIER’S MARKET

50. Thank You!
Togap Siagian
+62 811 9 851 861
togap.siagian@gmail.com
www.mytraining.id