[Ringkasan] Proses seleksi vendor meliputi tahapan (1) menentukan kriteria seleksi berdasarkan analisis kebutuhan, (2) melakukan pra-seleksi untuk menyaring calon vendor, (3) melakukan kajian mendalam terhadap calon vendor yang lolos seleksi awal, dan (4) memilih vendor terpilih. Proses ini bertujuan memilih vendor yang mampu memenuhi spesifikasi produk sesuai kebutuhan dengan harga kompetitif dan kualitas terjamin.

1. Training
1
By : Kanaidi, SE., M.Si., cSAP
kanaidi963@gmail.com ..08122353284 Logo
Excellencl

2. Proses akuisisi barang dan jasa mulai dari
persiapan & pemrosesan permintaan sampai
pembayaran.
Meliputi : (1) perencanaan pembelian, (2)
standardisasi produk, (3) pengembangan
spesifikasi , (4) riset dan seleksi, (5) rekayasa
nilai, (6) total cost ownership, (7) negosiasi ,
(8) pembelian, (9) administrasi kontrak,
(10) pengendalian dan penyimpanan persediaan,
(11) disposal dan fungsi-fungsi lainnya yang
berhubungan.

3. Pengendalian Manajemen untuk pembelian
barang & jasa berdasarkan right authorization
of the right item : at the right price, quality, and
quantity, from the right supplier at the right
terms, and at the right time.
Tujuan : (1) mempertahankan mutu & value
produk/ service perusahaan, (2) minimimasi
biaya inventori, (3) menjamin ketersediaan
sumber daya untuk operasi perusahaan, dan
(4) memperkuat posisi kompetitif perusahaan

4. Siklus Purchasing

5. Hubungan & Arus Komunikasi Purchasing

6. TUJUAN PURCHASING
 Mempertahankan kualitas material.
 Membeli material dengan harga termurah
dan kualitas serta service yang
dibutuhkan
 Optimasi persediaan.
 Menghindari waste, duplikasi dan
obsolescene.

7. Mempertahankan posisi kompetitif
perusahaan.
Analisis availabilitas dan biaya
pengadaan material utama.
Mencari material baru yang
memungkinkan dilakukan peningkatan
efisiensi dan produktifitas perusahaan.
TUJUAN PURCHASING (cont’)

8. PERSPEKTIF TOP MANAGEMENT
Tepat Barang Tepat Waktu
Tepat
Transportasi
TEPAT SIKAPTepat Mutu Tepat Kontrak
Tepat Harga
Tepat Sumber
Barang / Jasa
Tepat Jumlah

9. Perspektif Tingkat Fungsional & Operasional
• Menunjang operasi perusahaan melalui lancarnya
aliran material dan jasa.
• Membeli secara kompetitif.
• Membeli dengan bijaksana.
• Memiliki persediaan optimum.
• Membina sumber barang dan jasa yang efektif dan
dapat dipercaya (reliable).
• Membina hubungan baik dengan komunitas vendor.
• Integrasi dengan bagian lain dalam perusahaan.
• Administrasi purchasing dan material management
secara profesional.

10. Perspektif Tingkat Pelaksana
• Kualitas.
• Sourcing.
• Pricing.
• Production Planning.
• Inventory Planning.
• Developing buying plan.

11. Organisasi Purchasing
■Indirect Material
◆Manufacturing Supplies (spare parts,
maintenance, repair & operating /MRO)
◆Office & General Supplies
◆Marketing Media (Iklan –ATL/BTL, Item Promosi)
◆Sales & Distribution(Truck, Gudang, dll)
■Direct Material
◆Raw Material (Bahan Baku)
◆Packaging Material (Bahan Packaging)
◆Energy (Solar, Gas, Listrik)

12. – Tuntutan : berpartisipasi & berkontribusi strategic
decisions
– Kebutuhan : memeriksa apa yang diminta dan untuk
menentukan waktu, kuantitas dan sumber serta
spesifikasi produk yang akan diperoleh.
– Goods and services: menyediakan barang dan jasa
untuk dikonversi menjadi output yang diberikan
kepada pelanggan eksternal
– Optimum cost: membeli berdasarkan best total cost
of ownership, termasuk biaya kualitas dan pelayanan.
– Mengembangkan Vendor sehingga menjadi
handal : vendor tidak hanya dipilih dengan hati-hati,
tetapi juga dimonitor dan dikelola secara terus
menerus untuk performansi yang optimal
PERAN YANG BERUBAH DARI PURCHASING

13. Perubahan Fungsi Purchasing
Period Business Environment Role of Procurement
1970’s Pasar belum berkembangan Fokus pada ketersediaan
Pembatasan import & best Price
1980’s Pasar sdh. berkembangan Fokus pada quality
Kemudahan Inport Improvement &
Economi Tumbuh Inventory Management
1990’s Liberalisasi Fokus on SC Efficiencies
Meningkatnya kompetisi (JIT,VMI), ISO 9000,
reduction of Total
system cost
2000s Global Kompetisi Fokus pada eliminasi
Kecacatan (Six Sigma)

14. Purchasing & Supply Role
Cost Center
Less Role
Supporting Function
Non value Item
LOCAL BASED/BEFORE
WORLD CRISIS
Profit Center
Important Role
Central Function
Valuable Items
LOCAL/REGIONAL BASED AFTER
WORLD CRISIS

15. Skills Needed

16. Skills Needed
•The New Purchasing Professional Skills
–Business Skills
•Understanding the nature of the business
•Internal relationships
•Managing change
•Customer focus
–Technical Skills
•Decision making
•Successful negotiation
•Analytical abilities
•Computer literacy
–Interpersonal Skills
•Written and oral communication
•Problem solving
•Conflict resolution
•Creative leadership

17. VENDOR MANAGEMENT STRATEGY
Pre Analyzing Analyzing
Summary
QUALITYPRICE FLEXIBILITY
Strategy
Execution / Negotiation
Evaluation

18. Pre - Analyzing
◆Dimanakah Letak Company Kita ?
(Define our Company in Current Situation)
◆Siapa saja ? (Who are they/Key Players:
Market Leader, Biggest Competitor,
Smallest Competitor, etc)

19. Define our Company’s in Current Situation
Internal:
– Siapa Saja Para Top-Middle-Low Level
Management (Important Decision Makers,
Operational Persons, Key Department, etc)
External:
– Performa Perusahaan saat ini (Company’s
Current Performances (Market Share, Potential
Problem, Distribution Issues, etc))

20. Key Players
– Pahami situasi pasar
– Siapa pemimpin pasar?
– Siapa kompetitor terkuat?
– Siapa kompetitor paling potensial?

21. Analyzing
◆Analisa Kebutuhan (Demand Analysis)
- Cost Impact, Product, Specification,
Flexibility.
◆Analisa Pasar (Market Analysis)-3 WHOs
- - Who Sell this item ?
- - Who is the Producer ?
- - Who are the Intermediaries ?

22. Analisa Kebutuhan – Demand Analysis
• Cost Impact - PRICE
Mengetahui seberapa Besar Kontribusi Biaya yang
ditimbulkan oleh Barang tersebut ? (Harga barang
Tersebut dan atau tingkat urgensi Barang tersebut)
• Product & Specification - QUALITY
Mengetahui secara pasti Pengetahuan produk tersebut
(Product Knowledge) – (Proses, Lead Time, Packaging) &
Spesikasi yang Produk yang dapat digunakan (Kualitas
dari barang tersebut, apakah mungkin bisa di substitusi
dengan barang lain)
• Flexibility - FLEXIBILITY
Mengetahui secara pasti Servis, Jangka Waktu Pembayaran,
Delivery, dll (Servis jenis apakah yang diperlukan oleh users,
waktu pembayaran yang diinginkan, kemudahan delivery, dll)

23. Analisa Pasar – Market Analysis
- Who Sell this item ?
Siapa saja yang memiliki atau menjual atau
mendistribusikan Produk tersebut.
- Who is the Producer ?
Siapa yang Memproduksi / memproses Produk
tersebut menjadi Barang Jadi.
- Who is Supplier’s Supplier ?
Siapa yang menjadi Supplier dari Supplier item
yang kita beli tersebut - Bagaimana Rantai Supply
yang terjadi.

24. Stable Unstable
Nonsubstitutable
External
Internal
Substitutability
Substitutable
Supply-market Stability
Negotiate
Partnership
Critical-supply
Assurance
Safe Area
Cost-reduction
Emphasis
Monitor Market
Explore Alternates

25. 10 Karakteristik Strategi Purchasing
◆Spend Analysis: memeriksa jumlah uang yang mereka habiskan
di setiap kategori barang dan jasa dan menggunakan analisis ini
untuk mengidentifikasi peluang untuk perbaikan.
◆Supplier Relationship Management: mengukur kinerja vendor
dan secara teratur menghabiskan waktu pertemuan dengan
vendor mereka yang paling penting untuk melaksanakan /
melakukan perbaikan.
◆Technology Implementation: sering memperbarui teknologi
secara terukur sehingga mengurangi biaya, mengurangi waktu
siklus, dan membuat proses pembelian lebih efisien.
◆Developing Project Plans: Menggunakan manajemen proyek
untuk memetakan kegiatan proyek pembelian.
◆Enterprise-wide Contracts: mengkonsolidasikan seluruh bagian
optimal untuk melayani kebutuhan seluruh organisasi

26. 10 Karakteristik Strategi Purchasing
◆Forecasting: meramalkan tingkat harga, ketersediaan, dan
permintaan pasar untuk memastikan keunggulan kompetitif
bagi organisasi mereka.
◆Involvement in Spec Development: terlibat dalam
pengembangan spesifikasi produk.
◆Development of Productivity Tools: mengembangkan alat
sehingga tugas yang berulang dapat dilakukan lebih cepat
dan bebas kesalahan.
◆Supplier Development: bekerja dengan pemasok untuk
pengembangan kemampuan baru atau menurunkan biaya &
meningkatkan kualitas.
◆Work Responsibility Refinement: mengidentifikasi cara
untuk mengotomatisasi, mendelegasikan, atau
menghilangkan pekerjaan yang menambah biaya.

27. MANAGING BIAYA VALUE CHAIN
Pertanyaan pada vendor untuk cost saving changes
– Apakah kita bisa mengurangi biaya dan/atau memperbaiki kinerja produk
melalui perubahan dalam:
• Materials
• Quantities
• Tolerances
• Design
• Production methods and processes
• Specifications
– Apakah bisa :
• Substitute
• Eliminate
• Modify
• Combine
setiap material atau komponen, yang akan menurunkan biaya tanpa
mempengaruhi kinerja produk.

28. STRATEGIC PARTNERING
Partnering :
Proses membangun dan mempertahankan
keunggulan kompetitif, melalui penyatuan sumber
daya atas dasar saling percaya yang difokuskan
pada perbaikan yang berkelanjutan.
Kolaborasi (Collaboration) :
tingkatan intensitas hubungan yang paling tinggi, yang
didasarkan pada suatu derajat kepercayaan tinggi,
komitmen dan berbagi informasi sebagai suatu
perusahaan yang saling ketergantungan dalam
mengintegrasikan aktivitas-aktivitas dan arus informasi
antar perusahaan

29. STRATEGIC PARTNERING

30. SPIRIT STRATEGIC PARTNERING

31. PERSPEKTIF PURCHASING PADA
STRATEGIC PARTNERING
Characteristic Local Antagonism Global Partnering
Vendor Multiple Single/Dual
Interakasi Adversarial Cooperative
Fokus Local/Domestic Global
Horizon Waktu Short Term Long Term
Orientasi Transaction Relationship
Komitmen Limited Substantial
Konsen Price Quality
Penekanan Products Solutions

32. Go to Next Phase
Setelah menyelesaikan Phase 1 maka
seluruh SUMMARY akan digunakan sebagai
dasar perhitungan untuk Phase 2

33. PHASE 2
(Bidding / Penawaran)

34. P - Q - F
• P is Price: Summary Harga
Penjelasan Details mengenai Proses Terbentuknya Harga
yang terdiri dari Operasional Cost, Margin, Bunga, dll.
• Q is Quality: Summary Kualitas
Penjelasan Details mengenai Spesifikasi dan Kualitas
Barang yang di butuhkan telah disetujui untuk digunakan atau
dibutuhkan.
• F is Flexibility: Summary Fleksibilitas
Penjelasan Details mengenai data lain seperti Periode
Pembayaran/Term of Payment, Delivery yang
dibutuhkan, Jenis Service, dll)

35. Pembobotan – Weighted Average
• Dasar Pembobotan yang Efektif dan
Efisien adalah mengacu ke SUMMARY
Phase 1 yang telah dilakukan.
• Pembobotan yang direkomendasikan
Adalah lebih menitikberatkan di Analisa
Kebutuhan (Demand Analysis) – mana yang
terpenting, dsb
Cost Impact – Product & Specification –
Flexibility

36. Pembobotan
• Jika Summary menunjukkan Masalah Price adalah
yang utama maka Bobot Price harus terbesar
(biasanya 50%)
• Jika Summary menunjukkan Masalah Product /
Spesifikasi adalah yang utama maka Bobot Kualitas
harus terbesar.
• Jika Product define berada di kuadran 2,3&4 maka
harus menitikberatkan kepada Price &/ Quality
• Jika Product Define berada di kuadran 1 maka tidak
harus menitikberatkan kepada Price &/ Quality

37. Penghitungan
• Total Persentase: 100%
• Komposisi (Contoh 1):
Price 50%, Kualitas 30%, Flexibility 20%.
• Komposisi (Contoh 2):
Price 30%, Kualitas 50%, Flexibility 20%.

38. Price
• Cost Breakdown Analysis:
Harga Dasar Bahan Baku:………………..
Biaya Bunga:…………………………………..
Biaya Import:………………………………….
Biaya Handling:……………………………….
Biaya Transportasi:………………………….
Biaya Gudang:………………………………..
Biaya Tenaga Kerja:………………………..
Biaya Packaging:…………………………….
• Diatas adalah konsep Total yang harus diketahui oleh Buyer
sebelum memutuskan harga tersebut layak atau tidak, tetapi
itu semua bergantung terhadap jenis barang yang akan dibeli.

39. Quality
• Quality Assurance Internal
Pastikan terlebih dahulu Spesifikasi dan Quality
Barang yang menjadi permintaan Users (tertulis
secara benar dan ditandatangani oleh Pihak Users dan
Otoritas) – berikut rangenya
• Quality Assurance External
Pastikan untuk memberikan details Spesifikasi dan Quality
yang kita inginkan dan memastikan mereka untuk CONFIRM
dan MENGETAHUI apa yang kita inginkan (tertulis dan
ditandatangani ole Pihak Supplier dan Otoritas nya) – berikut
rangenya

40. Flexibility
• Flexibility Internal
Pastikan terlebih dahulu tambahan tambahan diluar Quality
Parameter Users (tertulis secara benar dan ditandatangani
oleh Pihak Users dan Otoritas) – Lead Time, Warranty,
Service, dll / jika tidak ada maka secara potensial ini akan
menjadi nilai tambah untuk Buyer jika berhasil
mendapatkannya.
• Flexibility External
Pastikan untuk memberikan details Flexibility yang kita
inginkan dan memastikan mereka untuk CONFIRM dan
MENGETAHUI apa yang kita inginkan (tertulis dan
ditandatangani ole Pihak Supplier dan Otoritas nya) – Jika
Tidak ada maka harus ditulis apa adanya untuk dijadikan
Bahan Negosiasi.

42. • Proses seleksi vendor merupakan masalah multi kriteria,
yang meliputi faktor kualitatif dan kuantitatif.
• Nilai pembelian barang 40-60% dari penjualan produk
akhir, penghemat biaya pembelian yang relatif kecil (dari
pemilihan vendor yang handal) akan memiliki dampak
besar pada keuntungan
• Pemasok memiliki dampak besar dan langsung terhadap
biaya, kualitas, teknologi, dan waktu deliveri produk ke
pasar.
• Kemampuan organisasi untuk menghasilkan produk yang
berkualitas dengan biaya yang wajar dan secara tepat
waktu sangat dipengaruhi oleh kapabilitas vendornya.
• Keputusan hari ini yang tepat dalam pemilihan vendor,
dapat mengurangi atau mencegah sejumlah masalah
dikemudian hari.
Pentingnya Seleksi Vendor

43. Proses Seleksi Vendor Baru
PersonalInternalPublished
Sources of Supplier Information
Selection Criteria
Preliminary ScreeningExploratory Information
Candidate List
Detailed Study
Questionnaires
Financial Information
Supplier Visits
Rejected Candidates
Approved Supplier List

44. Proses Seleksi Vendor
– Evaluasi kebutuhan dan definisikan
tujuan
– Kumpulkan Vendor yang potensial
– Interview Vendor
– Pilih dan terapkan metode seleksi

45. Evaluasi kebutuhan & definisikan tujuan
• What need you are looking to satisfy?
– Peningkatan mutu produk
• Which evaluation categories you will use?
• What are your business, technical and usability
requirements?
• What are the must requirements?
– Max price, min performance, etc
• How will you score the requirements?
OUTCOME: daftar persyaratan, obyektif dan kriteria untuk
mengevaluasi vendor dan cara menskor dengan kriteria
yang berbeda

46. Kumpulkan Vendor yang potensial
• Sediakan waktu yang cukup untuk
mengevaluasi semua vendor yang
potensial
• Lakukan skrining dasar dan eliminasi
vendor yang tidak sesuai persyaratan
OUTCOME: daftar vendor potensial

47. Interview Vendor
• Interview vendor satu persatu
• Lakukan gap analisis antara persyaratan
dan tujuan anda dengan vendor
• Scoring setiap kriteria
OUTCOME: daftar scoring kriteria untuk
setiap vendor

48. Pilih dan terapkan metode seleksi
• Tetapkan satu diantara berbagai metode :
– Pembobotan, rata-rata, AHP, dll.
• Hitung skor semua vendor dengan metode
yang dipilih
• Pilih vendor dengan score tertinggi

49. Kriteria Seleksi Vendor
– FINANCIAL HEALTH
– EXPERTISE
– OPERATIONAL PERFORMANCE
METRICS
– BUSINESS PROCESSES & PRACTICES
– ENABLING BEHAVIORS OR CULTURAL
FACTORS
– RISK FACTORS

50. Financial Health
– Sales
– Profitability
– Liquidity
– ROI
– Debt ratio
– Transparency of finances

51. Expertise
– Network capabilities
– Quality and production capabilities (dedicated
level?)
– Technical level compared to sector average
– Spread of technical creation
– Investment in R&D

52. Operational Performance
– On-time delivery
– Lead time
– Responsiveness
– Inventory management and control: reorder management,
forecasting capabilities…
– Order acceptance, processing & fulfillement
– Customer service
– Preventive maintenance
– Hours of operators training in Total Quality Control (TQC) or JIT

53. Business Processes and Practices
Bagaimana vendor menyediakan produk atau layanan
dengan nilai terbaik, tepat waktu dan tepat sesuai
kebutuhan dari pembeli?
 Best practice dan kualitas didasarkan informasi.
 Evaluasi bisnis ini dapat membantu menemukan akar
penyebab masalah vendor.
Sebagai contoh: apakah standar mutu produk sesuai
dengan mutu produk setelah produksi?

54. Behaviors and Cultural factors
Kriteria evaluasi seperti fokus pada
kategori keberlanjutan jangka panjang dari
vendor potensial:
–Apa budaya perbaikan vendor?
–Apakah kemampuan informasinya
selalu up-to-date?
–Apakah ada niat untuk melakukan
koordinasi?

55. Risk Factors
• Risiko vendor adalah risiko bagi pembeli.
Jika vendor mengambil risiko terlalu
banyak, dapat memiliki dampak yang
besar pada pelanggannya.
• Faktor risiko dapat berupa : hubungan
perdagangan, pertukaran mata uang,
asuransi, peraturan perundang-undangan.

56. Summary
• Mengetahui secara pasti Tujuan mengapa Produk tersebut
diinginkan untuk dibeli.
• Mengetahui secara pasti Spesikasi Produk yang
diinginkan untuk dibeli.
• Mengetahui secara pasti apakah ada toleransi spesifikasi
yang bisa diterima oleh Peminta Barang (Users)
• Berapa Quantity nya
• Term dan kondisi kondisi lain yang diinginkan oleh
peminta barang.
• Apa saja yang menjadi Parameter Penilaian
• Kapan Batas Waktu untuk Data Collection

57. PHASE 3
(Finalizing)

58. Some Basic Rules
• Selalu mempunyai beberapa Pihak yang Kompeten untuk
mengikuti proses Bidding (minimum 2 Pihak)
• Selalu memberikan seluruh parameter yang sama kepada
seluruh Pihak yang mengikuti proses Bidding tersebut
(Kriteria & Parameter, Waktu yang diberikan, dll)
• Selalu mengatakan tidak kepada seluruh Pihak jika mereka
menawarkan sesuatu selama proses bidding berlangsung
untuk menghindari Intimidasi, Pendekatan terselubung,
Pandangan Subyektif, dll.
• Selalu menghindari untuk memberikan hasil atau informasi
apa yang kita dapatkan dari Pihak lain secara terbuka.
• Selalu Tegas untuk semua Instruksi yang telah kita
informasikan ke semua Pihak

59. Strategy
• Strategy yang akan dilakukan akan sangat
bergantung kepada Summary dari Proses
Bidding yang telah dilakukan.
• Berikut ini adalah Langkah – langkah
eksekusi yang merupakan Tahap eksekusi
/ Titik akhir dari seluruh rangkaian proses
yang telah dijalankan.

60. SWOT Analysis to PQF
• Strength: benefit atau hal positif dari Parameter apakah
Itu Price, Quality atau Flexibility
• Weakness: hal negatif dari parameter Price, Quality
atau Flexibility
• Opportunity: kemungkinan hal positif dari parameter
Price, Quality atau Flexibility
• Threats: kemungkinan hal negatif dari parameter
Price,Quality atau Flexibility

61. SWOT – Contoh & Soal
SUPPLIERS STRENGTH WEAKNESS OPPORTUNITY THREATS
VendorA
Hargayang paling
murah
Lead Time
Terlama
BisaImprove Lead
Time
Hargalebihmahal
utkimprove Lead
Time
VendorB HargaRatarata Tidakadanilailebih Tidakada
VendorC Lead time tercepat
Hargake 2
termurah
BisaImprove
Harga
Hargatidakmurah
maksimal
VendorD Service Terbaik
Hargake 3
termurah
Lead Time bisa
dipercepat
Hargatidakmurah
maksimal