2. ТЕКУЩИЕ РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОЕКТА HR QYZMET
Тиражирование
Согласно графику пилотирования
проекта HR Qyzmet, проект сейчас
находится на стадии реализации
третьей и четвертой волны, а
именно перевод функций и
обслуживание таких компаний как
ТОО «Павлодарский
нефтехимический завод», ТОО
«КазМунайГаз Өнімдері» и ТОО «Oil
Services Company».
Комитеты качества
На регулярной основе проводятся
комитеты качества с компаниями
первой и второй волны проекта. На
данный момент проведено 28
комитетов качества, все решения
протоколируются и исполняются
согласно установленного срока.
Информирование
В целях информирования
действующих и потенциальных
клиентов разработан сайт
www.hrqyzmet.kz. На сайте вы
сможете узнать общую
информацию о Центре, оставить
свой комментарий или запрос.
Эффективность
На август 2017 года средняя
производительность труда в
Центре составляет: кадровое
обслуживание – 190 клиентов на 1
работника HR Qyzmet; расчет
заработной платы - 510 человек
на 1 работника. До перехода эта
цифра составляла соответственно
173 и 103 человека на сотрудника
HR компании.
Вестник HR ОЦО / №5, 2017
С расширением состава
компаний, которым
предоставляются услуги Центра,
расширяется и штат работников.
С целью создания комфортных
условий для работников и
дальнейшего увеличения их
штата было решено переехать в
новый офис, который
соответствует всем
требованиям современного
офиса для работы Общего
центра обслуживания.
Офис формата open space
помогает лучше
взаимодействовать коллегам
между собой, а также
обеспечивает прозрачность
бизнес-процессов, открытость
значимой для всех информации.
Наш новый адрес: г.Астана, БЦ
«Q2», проспект Кабанбай
батыра 15/1, 5 этаж.
Ждем вас!
2
Уважаемые коллеги,
Мы рады представить Вам пятый выпуск Вестника проекта по созданию
Общего центра обслуживания HR (HR ОЦО). В каждом выпуске будет
освещаться текущий статус проекта, достигнутые результаты, интересные
факты о практике создания ОЦО, интервью, а также ответы на
интересующие Вас вопросы. Желаем Вам приятного чтения!
Команда проекта по созданию HR ОЦО
НАШ НОВЫЙ ОФИС
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ!
С 1 июля 2017 г. Корпоративный
университет «Самрук-Казына»
открыл региональный офис
Департамента аутсорсинга в г.
Павлодар.
Региональный офис был создан по
результатам третьей волны
проекта для удобства
предоставления услуг ТОО
«Павлодарский нефтехимический
завод».
На должность Руководителя
регионального офиса в г.Павлодар
назначена Гертье Алла
Александровна, которая имеет
почти 20-летний стаж работы на
ТОО «ПНХЗ».
На данный момент в
региональном офисе работают 9
сотрудников и обслуживают около
2000 человек.
Региональный офис занимается
кадровым администрированием:
приемом и увольнением
сотрудников, проверкой и
подписанием документов,
ведением личных дел и табеля
рабочего времени.
3. Вестник HR ОЦО / №5, 2017
ОРАШЕВ ТОЛЕГЕН
ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДИРЕКТОРА
ДЕПАРТАМЕНТА
УПРАВЛЕНИЯ ЧЕЛОВЕЧЕСКИМИ
РЕСУРСАМИ
АО НК «КАЗМУНАЙГАЗ»
Процесс до сих пор на стадии
апробирования и оценки, есть
моменты, которые нужно
усовершенствовать. У нас есть
каталог функций, которые
оказывает HR ОЦО по
администрированию обучения,
тем не менее, как этот процесс
лучше осуществлять и
использовать, понимаем, только
когда переходим к практической
части.
Процесс передачи прошел на
высшем уровне, но мы до сих пор
контролируем работу со стороны
КМГ. Мы к вопросу организации
обучения подходим со всей
серьезностью, чтобы не вызвать
возмущения среди коллег. Мы
должны всегда удовлетворять
потребности наших клиентов, а
наши клиенты — это наши
работники. Процесс перехода до
сих пор продолжается, сказать,
что сегодня мы все передали, а
дальше живите, как хотите, нельзя.
Поэтому и мы и наши коллеги из
HR ОЦО не торопили друг друга,
понимая всю важность
переходного процесса.
2. Планируете ли увеличивать
количество договоров по
обучению с HR ОЦО?
У нас в планах расширить круг
обслуживания. Процесс
администрирования обучения
разделен на две части: внешний и
внутренний. На данный момент
ОЦО занимается именно внешним
обучением. Во внутреннее
обучение входит институт
внутренних тренеров, стажировка,
обучение e-learning и электронная
библиотека. Все это в стадии
проекта, процессы эти полностью
не описаны, поэтому в ОЦО мы их
передать пока не можем, но
планируем.
3
1.Что изменилось в процессе
обучения работников в Вашей
компании с момента начала
обслуживания HR ОЦО? Стал
ли это процесс проще? Был ли
переход на работу через Центр
плавным?
Первое, что изменилось,
фактическое местонахождение
менеджера, который занимается
администрированием обучения и
второе, то, что
администрирование обучения
полностью перешло в HR ОЦО.
Если брать администрирование
обучения как стопроцентный
процесс, ранее 50 процентов
этого процесса было на стороне
Корпоративного университета
«Самрук-Казына», остальная
часть была за работниками
«КазМунайГаз». С момента
перехода на работу через Центр,
весь процесс администрирования
обучения находится на стороне
ОЦО.
3. Считаете ли Вы текущую
модель Центра удобной?
Когда передавали процессы
администрирования обучения
основной целью было разгрузить
корпоративный центр, чтобы
эксперты занимались более
стратегическими, глобальными
задачами, а не рутинной работой.
На сегодняшний день, сказать, что
мы достигли этой цели, нельзя.
Потому что у нас до сих пор
плавным ходом идет процесс
передачи, и полностью
переложить ответственность на
ОЦО мы пока не можем. В
дальнейшем, планируем, что ОЦО
будет полностью заниматься
рутинной работой.
4. Какие у Вас есть пожелания
по работе HR ОЦО?
Почему мы, эксперты, полностью
мы не разгрузились и до сих пор
не можем снять с себя
ответственность, которую ранее
выполняли? Потому что есть
вещи, которые технически нам
этого не дают сделать. Я имею
ввиду процесс автоматизации. К
примеру, работник ОЦО, по
нашему заданию запускает
письмо и из-за отсутствия
автоматизации, эксперту здесь в
КМГ необходимо распечатать
письмо на бланке, взять визу
директора, затем нести это
письмо уполномоченному лицу
на подпись, после чего отнести в
канцелярию на регистрацию. Эта
не та работа, которой должен
заниматься эксперт.
Мы все понимаем, чтобы ОЦО
работало в стопроцентном
режиме и чтобы мы все достигли
поставленных целей, нужна
автоматизация всех
передаваемых в ОЦО процессов.
АО НК «КазМунайГаз»
Национальная компания «КазМунайГаз» (КМГ) —
казахстанский оператор по разведке, добыче, переработке
и транспортировке углеводородов, представляющий
интересы государства в нефтегазовой отрасли Казахстана.
ОТЗЫВЫ НАШИХ КЛИЕНТОВ
АО НК «КАЗМУНАЙГАЗ»
ФОТО
4. Вестник HR ОЦО / №5, 2017
возникающие сложности
возможно только при
налаженной работе и
постоянному доступу к процессам
и файлам компании. Специально
для «ОХК» компания Arta Software
адаптировала платформу
SYNERGY в части электронного
документооборота и кадрового
делопроизводства, а также
разработала мобильное
приложение с возможностью
использования ЭЦП.
«Переход на электронный
документооборот стал важным
этапом в развитии компании.
Залог успешной работы
предприятий с распределенной
инфраструктурой в постоянном
мониторинге текущей ситуации.
Наша сложность заключалась в
отдаленности дочерних
организаций из-за чего процесс
согласования документов или
принятия решений часто
затягивался. Бумажные версии
терялись, на их согласование
требовалось большое количество
времени, поскольку руководители
дочерних организаций могли
находиться на удаленных
внутренних работах или в
командировках.
Введение единой электронной
4
«Время – деньги» гласит всем
известная фраза. В
современном мире каждая
минута на счету и время,
потраченное впустую может
стоить для крупных
организаций огромных денег.
Согласно проведенным
исследованиям около 36
процентов времени работники
тратят ежедневно, пытаясь
связаться с нужными людьми и
узнать интересующую их
информацию, примерно столько
же уходит на рутинные операции,
такие как печать, копирование,
пересылка и хранение бумажных
документов. Сколько из этого
остается на решение основных
задач – посчитать не сложно.
Процесс согласования зачастую
становится настоящей
проблемой. Как отмечают
эксперты Проектной команды и
работники Общего центра
обслуживания HR Qyzmet данный
процесс отлично налажен в
компании «ОХК». В чем причина?
«ОХК» одна из первых компаний
в Казахстане, внедрившая
систему электронного
документооборота с
возможностью использования
мобильного приложения и
электронно-цифровой подписи.
Являясь основным оператором
государственной программы по
форсированному индустриально-
инновационному развитию
химической отрасли, компания
отвечает за множество
взаимосвязанных или смежных
химических производств. Именно
это послужило толчком к
инновационному решению.
Находясь в разных регионах все
эти компании подотчетны
корпоративному центру и
уследить, а главное
своевременно среагировать на
ТОО «Объединенная химическая компания»
Компания создана в 2009 году решением Совета директоров АО
«Самрук-Казына». Химическая промышленность Казахстана за 20 лет
перетерпела различные изменения от сокращения объемов работы до
полного застоя, и при создании компании основной целью являлось
возрождение отрасли целиком.
МОБИЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ В ПРОИЗВОДСТВЕ
системы SYNERGY позволило
сформировать общую базу для
всех дочерних зависимых
организаций и, что самое
важное, отследить исполнение
всех бизнес-процессов.
Возможность использования
мобильного приложения и
цифровой подписи дает нам
значительные преимущества –
согласование и подписание
документов и договоров теперь
происходит в два раза быстрее,
что, бесспорно, сказывается на
производственных мощностях»,
- отметили сотрудники IT-
службы ТОО «Объединенная
химическая компания».
Кроме того, использование
электронно-цифровой подписи
при согласовании договоров
позволяет исключить
необходимость подписания
итогового бумажного договора
всеми участниками
согласования, что при
многочисленности ДЗО является
очень актуальным. Гарантия
неизменности документа с
момента его подписания и
возможность идентификации
автора подписи – важный бонус
в пользу такой электронной
системы.
5. ОПРОС УДОВЛЕТВОРЕННОСТИ УСЛУГАМИ
HR QYZMET
Для участия в опросе, пройдите по ссылке (доступно в электронной версии Вестника)5
проведено собрание
руководителей и разработаны
мероприятия по улучшению
качества предоставляемых услуг.
В августе был проведен
обучающий семинар «Навыки
работы с клиентами» для всех
работников Центра с
подробным обсуждением
ситуаций, с которыми
приходилось сталкиваться
работникам HR Qyzmet.
Срез по опросу оценки
удовлетворенности проводится
в начале каждого месяца,
просим всех желающих принять
участие в улучшении работы
Центра.
01.05-01.06 01.06-01.07 01.07-01.08
КА 3,65 4,9 4,9
Поиск и подбор 3,84 4,8 5
РЗП 3,88 4,9 5
Оценка 3,52 5 5
Обучение 3,67 4,78 5
3
3,5
4
4,5
5
5,5
Динамика роста оценки удовлетворенности
по процессам
КА Поиск и подбор РЗП Оценка Обучение
Анализ оценок производится на
основе количества
положительных ответов (4, 5).
Динамика ответов с 1 мая 2017
года по 1 августа 2017 года
демонстрирует повышение
уровня удовлетворенности
клиентов HR Qyzmet в среднем
на 1-1.5 балла.
В особенности, более детально
разобрать по качественным
показателям каждый критерий
оценки помогли комментарии
по работе Центра, которые были
получены от респондентов в
ходе опроса.
По итогам анализа опроса
оценки удовлетворенности было
Одним из ключевых параметров
работы HR Qyzmet является
удовлетворенность клиента.
С мая месяца проводится опрос
удовлетворенности среди
компаний 1 и 2 волны проекта.
Оценка проводится по пяти
критериям: оперативность
ответа, скорость обработки
обращений, вежливость
сотрудников Центра, полнота
предоставленной информации и
простота процедур
взаимодействия с HR Qyzmet.
Опрос выполняется анонимно,
онлайн. Участникам
исследования предлагается
проставить оценку от 1 до 5 по
указанным услугам.
Оценка удовлетворенности клиента предоставляемыми услугами
является важной метрикой качества оказываемых услуг. Мнение
клиентов позволяет нам внедрить необходимые улучшения для
повышения эффективности работы Центра, качества
предоставления услуг и скорости обработки запросов.
Вестник HR ОЦО / №5, 2017
6. Вестник подготовлен проектной командой по созданию HR ОЦО
Вы всегда можете связаться с нами по электронной почте
hrqyzmet@skcu.kz
(ссылка доступна в электронной версии Вестника)
