1. VHG
De Molen 30, 3990 DB Houten t (030) 659 55 50 info@vhg.org
Postbus 1010, 3990 CA Houten f info@vhg.org www.vhg.org
Deze brochure is mede mogelijk gemaakt door een bijdrage vanuit het Productschap Tuinbouw en Colland.
Functioneringsgesprekken
Personeels Management

2. Inhoudsopgave Geachte ondernemer,
Een bloeiend bedrijf, daar hebben we allemaal ons voordeel van.
Theorie Inleiding 4 We zien steeds meer welke rol onze medewerkers spelen in onze
bedrijfsvoering. Zij zijn ons visitekaartje. Hun houding en gedrag
Medewerker en leidinggevende: tweerichtingsverkeer bepalen in belangrijke mate de tevredenheid van onze klanten.
De juiste man op de juiste plaats
Daarnaast dragen ze veel verantwoordelijkheid voor het materiaal
Inhoud functioneringsgesprekken
Voorbeelden van onderwerpen waarmee zij op pad gaan en moeten ze vaak langdurig en intensief
met elkaar samenwerken, zonder het ‘oog van de meester’.
Praktijk Hoe pak je het aan? 6 Redenen genoeg om aandacht te besteden aan de vraag hoe wij professioneel
met hen kunnen omgaan; hoe we onze medewerkers kunnen motiveren en er
Introductie voor kunnen zorg dragen dat zij ons op een goede manier vertegenwoordigen.
Een goed begin is het halve werk Daarbij staan u diverse instrumenten ter beschikking, zoals het houden van
In gesprek functioneringsgesprekken en het voeren van werkoverleg.
Het verslag
Evaluatie Branchevereniging VHG heeft enkele handzame en praktische gidsen
Weerstanden uitgegeven, die u hierbij een handvat geven. De brochures behandelen elk een
onderwerp en zijn onafhankelijk van elkaar te gebruiken. Ze bevatten praktische
informatie en er zijn formulieren in opgenomen die u als voorbeeld kunt gebruiken.
Vragen over functioneringsgesprekken 11
De richtlijnen in de brochures gaan op voor zowel kleine als grote bedrijven.
Positieve werkbeleving wordt beïnvloed door de bedrijfsvoering en de persoonlijke
ontwikkeling van de individuele werknemer. Functioneringsgesprekken dragen
Bijlagen 12 hieraan bij. Door hierin te investeren, investeert u in uw bedrijf en in de branche.
Informatie over functioneringsgesprekken voor medewerkers Houten, januari 2010
Voorbereiding op functioneringsgesprek door medewerker
Voorbereiding op functioneringsgesprek door leidinggevende
Voorbeeld verslagformulier
“Het komende jaar gaan we de puntjes op de i zetten:
betere afspraken maken, betere planning en betere service naar onze klanten.
Het is belangrijk dat de klanten voor ons (blijven) kiezen. Daarom gaan we
functioneringsgesprekken houden.”
“Ik begin het gesprek altijd met de vraag:
wat bevalt je hier wel en wat bevalt je hier niet?“
3

3. Inleiding Inhoud functioneringsgesprek
Tijdens het functioneringsgesprek staat de inhoud van het takenpakket van de
medewerker centraal. De medewerker en de leidinggevende bespreken hun
visie op het huidige takenpakket en hoe de medewerker de taken uitvoert.
Functioneringsgesprekken, u heeft er vast wel eens over gehoord. Om wiens functioneren gaat zo’n gesprek eigenlijk,
De rol van de leidinggevende en de ondersteuning die hij de medewerker
zult u zich misschien afvragen. En waarom moet je zulke gesprekken houden? Wanneer en hoe? U weet toch hoe
biedt, zijn ook aan de orde. De omstandigheden waaronder de functie wordt
uw medewerkers functioneren? U praat toch dagelijks met hen? Het antwoord op uw laatste vragen kunnen uw Functioneringsgesprekken:
uitgeoefend zijn daarop direct van invloed. Om die reden zijn werksfeer,
medewerkers zelf het beste geven. Misschien werkt u niet de hele dag samen, maar waarschijnlijk heeft u door uw
werkverdeling, samenwerking, werkbelasting, het materiaal waarmee gewerkt
regelmatige contact toch een beeld van hoe zij hun werk doen. • Zijn persoonlijke gesprekken tussen een
medewerker en zijn leidinggevende over de wordt, e.d. ook onderwerp van gesprek. Naast het huidige takenpakket
functieinhoud en -uitvoering van de medewerker bespreken de medewerker en de leidinggevende of de medewerker tevreden
De vraag is meer in hoeverre u tijdens de dagelijkse werkzaamheden daadwerkelijk de kwaliteit van het en de rol van de leidinggevende daarbij. is met de huidige taken en of - en zo ja, in welke richting - hij zich verder wil
werk ter sprake kunt brengen en of u kunt checken of de plannen van de medewerker overeenkomen • Zijn gesprekken waarin geen waardeoordeel ontwikkelen: is hij tevreden, wenst hij meer of minder afwisseling, wil hij zich
wordt uitgesproken, en niet wordt onderhandeld
met die van u. Daarvoor zijn functioneringsgesprekken bedoeld. Functioneringsgesprekken gaan verder misschien specialiseren, wil hij leiding geven, heeft hij behoefte aan scholing etc.
over salaris, aanstelling, ontslag of promotie.
dan het uitwisselen van de dagelijkse wetenswaardigheden. Zij hebben tot doel de samenwerking en de
• Komen regelmatig terug.
organisatie te verbeteren. Het zijn regelmatig terugkerende gesprekken tussen een leidinggevende en
een medewerker, waarin wordt besproken hoe de medewerker werkelijk in zijn werk staat, waar zijn Voorbeelden van onderwerpen:
ambities liggen en waarin afspraken worden gemaakt voor de toekomst. De inhoud en uitvoering van het takenpakket van de medewerker.
Hoe vindt de medewerker dat het werk wordt gedaan?
Medewerker en leidinggevende Hoe vindt de leidinggevende dat het werk wordt gedaan?
Functioneringsgesprekken scheppen duidelijkheid over gedrag en vorderingen van de medewerker. Is het nodig de inzet van de medewerker te verbeteren?
Ze geven de medewerker de gelegenheid zaken die bij hem leven bespreekbaar te maken. Een evenzo Welke problemen worden ervaren?
belangrijk onderwerp van gesprek is de rol van de leidinggevende ten aanzien van het functioneren van Kunnen oorzaken van positieve en negatieve prestaties genoemd worden?
de medewerker. Een leidinggevende krijgt inzicht in de manier waarop zijn functioneren overkomt en in Wat zijn wederzijdse verwachtingen ten aanzien van elkaars functioneren?
hoeverre de medewerker zich ondersteund voelt. Ook verbeteringen in de organisatie zijn onderwerpen
die belicht worden. Gezamenlijk trekken medewerker en leidinggevende conclusies over welke factoren De rol van de leidinggevende in het functioneren van de medewerker.
de functie-uitoefening en de ontwikkeling van de medewerker bevorderen en/of belemmeren. Zij maken Wat zijn sterke en zwakke punten van leidinggevende en medewerker?
afspraken over de maatregelen die tot verbetering kunnen leiden. Hoe zien de medewerker en de leidinggevende hun relatie?
Is verbetering van het contact tussen leidinggevende
De juiste man op de juiste plaats en medewerker noodzakelijk?
Door de tijd te nemen voor het bespreken van het functioneren van medewerkers en leidinggevenden, Hoe ziet de medewerker de samenwerking met collega’s?
ontstaat de gelegenheid om vooronderstellingen te checken en eventuele irritaties tijdig op te sporen. Hoe ziet de leidinggevende dat?
Bovendien stimuleren deze gesprekken tot nadenken over het eigen functioneren en de persoonlijke
bijdrage aan de organisatie. Voor een medewerker is het prettig duidelijk te kunnen maken waar hij heen De werkomstandigheden.
wil. Hij krijgt hierdoor meer controle over zijn werkzaamheden. Aandacht voor hem als persoon geeft het Bestaan er wensen ten aanzien van werkuren en –tijden?
gevoel een plaats te hebben binnen het bedrijf, een bepaalde verantwoordelijkheid te dragen en erbij Zijn er zaken die in de organisatie (of binnen het team) niet goed lopen?
betrokken te zijn. De leidinggevende kan op tijd eventuele problemen signaleren of zelfs voorkomen.
Hij krijgt bovendien een beeld van het totaal van zijn team en inzicht in eventuele knelpunten in zijn stijl De ontwikkeling van de medewerker.
van leidinggeven en knelpunten in de organisatie. Tijdens functioneringsgesprekken wordt geen waarde Zijn er uitdagingen en groeimogelijkheden in de functie (gewenst)?
oordeel uitgesproken. De nadruk ligt op de inhoud van de functie, niet op de waardering. Voortzetting Bestaan er ambities en onbenutte kwaliteiten, welke?
van het dienstverband of een salarisverhoging behoren niet tot de onderwerpen die besproken worden. Is er behoefte aan scholing en aanvulling van kennis en vaardigheden?
Functioneringsgesprekken zijn een instrument, waarmee u de juiste man, op het juiste moment op de “Functioneringsgesprekken werden eigenlijk Hoe zijn de toekomstmogelijkheden van de medewerker?
juiste plaats kunt zetten. altijd al gehouden, alleen stond er niets
zwart op wit. Een verslag is een duidelijke
meerwaarde.”
4 5

4. Voorbereiding op het functioneringsgesprek:
• Heeft u voldoende tijd gepland?
• Is er een geschikte ruimte gereserveerd?
• Is het raadzaam een derde persoon bij de
voorbereiding te betrekken of uit te nodigen
bij het gesprek?
• Is de afspraak met de medewerker gemaakt?
“Ik moest er wel even aan • Heeft de medewerker informatie over de
wennen dat ik ook kritiek kreeg procedure van het functioneringsgesprek,
van mijn medewerkers en dat zijn functieomschrijving en het
ik me echt aan mijn afspraken voorbereidingsformulier ontvangen?
moet houden. Ik word daar nu • Zijn de aandachtspuntenlijsten opgesteld,
op aangesproken.” uitgewisseld en toegelicht?
Hoe pak je het aan?
Introductie Voorbereiding op het gesprek
• Introductie: Als u inmiddels overtuigd bent van het nut van functioneringsgesprekken, dan is één van de eerste Zorg voor een rustige ruimte, waar u niet gestoord wordt. Nodig de
informeer medewerkers, stappen om functioneringsgesprekken in te voeren uw medewerkers te informeren over het hoe medewerkers ruim van te voren uit, zodat zij zich kunnen voorbereiden.
creëer draagvlak, en waarom. Creëer draagvlak door zo veel mogelijk medewerkers bij de opzet en voorbereidingen U kunt bijvoorbeeld de procedure en functieomschrijving meesturen met de
ga kritiek niet uit de weg,
te betrekken. Benadruk bij uw introductie de wederzijdse belangen en laat duidelijk merken dat uitnodiging voor het gesprek. Vraag de medewerker ook een lijstje te maken
standaardiseer het materiaal,
functioneringsgesprekken geen consequenties hebben voor salarissen of aanstellingen. Dat haalt van de punten die hij aan de orde wil stellen en bij knelpunten (voorkeurs-)
train leidinggevenden.
alvast wat onterechte angst weg. Informeer eens of er medewerkers zijn die al ervaring hebben met oplossingen aan te geven.
• Planning.
• Uitnodiging en voorbereiding. functioneringsgesprekken en bespreek (positieve) ervaringen.
• Verslaglegging. Bereid uzelf voor op elk gesprek. Stel een lijstje samen van concrete punten
Besteed een werkoverleg aan het onderwerp of organiseer een aparte bijeenkomst. Maak ook gebruik die u aan de orde wilt stellen. Wissel de punten één of twee weken voor het
van een informatiefolder, zodat uw medewerkers naderhand nog eens iets kunnen nalezen. Wees zo gesprek met de medewerker uit. Maak gebruik van de functiebeschrijving en
concreet mogelijk over de procedure, startdatum en frequentie van de gesprekken. Geef gelegenheid van bijvoorbeeld verslagen van werkbesprekingen en vergaderingen. Als u al
tot vragen stellen en ga kritiek niet uit de weg. Maak het uzelf gemakkelijk en standaardiseer zoveel eerder functioneringsgesprekken heeft gevoerd, kunnen de verslagen van die
mogelijk formulieren: functiebeschrijvingen, de uitnodiging voor het gesprek, het formulier voor medewerkers, gesprekken u helpen. Naast de voorbereiding op de inhoud van het gesprek is
de informatie voor medewerkers over procedure, het verslagformulier. Achter in deze brochure treft u het raadzaam stil te staan bij de persoon met wie u aan tafel zit en bij de relatie
voorbeelden aan. Er bestaan trainingen in het houden van functioneringsgesprekken voor leidinggevenden. die u met hem heeft. Is het een prater of een zwijgzaam type? Is hij meegaand
Informeer eens naar de wensen binnen uw bedrijf en de mogelijkheden in de groensector. of kritisch? Is hij zeker of onzeker van zichzelf? Heeft u met hem een goede of
een gespannen relatie? Werkt u veel samen of werkt hij veel met anderen, of
Een goed begin is het halve werk alleen? Is hij makkelijk in de omgang met klanten of heeft u daar geen zicht op?
Planning - De leidinggevende - in grotere bedrijven in overleg met de afdeling personeelszaken - plant de Een aspect van een heel andere orde: zorg dat u zelf goed op de hoogte bent
afspraken met alle medewerkers van zijn team voor het komende jaar. Het ligt voor de hand om de (meeste) van verschillen tussen beoordelingsgesprekken en functioneringsgesprekken,
gesprekken in of rond februari te plannen. Qua werkzaamheden zit u dan waarschijnlijk wat minder vol van de procedure bij meningsverschillen en de verslaglegging.
dan in de rest van het jaar en heeft u meer tijd voor dit soort zaken. Zorg er wel voor dat er ruimschoots
de tijd is tussen deze gesprekken en de beoordelingsgesprekken (de salarisonderhandelingen), houdt die
bijvoorbeeld aan het einde van het jaar. Plan voor elk gesprek minimaal anderhalf uur. Houdt u rekening
met een voorbereidingstijd van ongeveer een half uur per gesprek. Voor de verslaglegging moet u een “Soms merk je dat ze de groep willen
half uur tot een uur uittrekken. De ervaring zal leren of dit voor u een goede richtlijn is, of dat u deze beschermen. Dat is wel eens moeilijk. Je moet
daarom heel duidelijk zijn in de doelstellingen
richtlijn moet bijstellen.
van functioneringsgesprekken.”
6 7

5. Voorbeeld agenda Sta stil bij: Stel bij het ontvangen van kritiek
functioneringsgesprek: de volgende vragen:
• introductie (10 minuten) • welke verandering (in het gedrag) • wat zou je willen?
• bespreking punten medewerker en u in de toekomst wilt zien • wat verwacht je van mij?
het maken van afspraken • waarom u dat wilt • waarom?
(30 minuten) (de kwaliteit van het werk of • in welke situatie speelt dit?
• bespreking punten leidinggevende samenwerking) • probeer op de inhoud te letten
en het maken afspraken (30minuten) • vraag naar oplossingen • ga niet in de verdediging, maar geef
• herhaling gemaakte afspraken (10 • doe zelf voorstellen aan waarom u het er wel of niet mee
minuten) • probeer een afspraak te maken over eens bent
• evaluatie en afsluiting (10 minuten) wat en hoe
In gesprek
Aan de voorbereidingen kan het nu niet meer liggen, het gesprek kan beginnen. “Ik laat af en toe vallen dat functioneringsgesprekken belangrijk zijn voor de organisatie, maar ook voor
de medewerkers. “Het gaat erom jou beter te laten functioneren”, zeg ik dan, “en jij mag zeggen hoe!”
Vraag om te beginnen of doel en procedure duidelijk zijn. Inventariseer de
gesprekspunten van de medewerker en van u zelf, bespreek de opbouw van
het gesprek en stel de eindtijd vast. Zorg ervoor dat de sfeer ongedwongen is,
zodat de medewerker zich op zijn gemak voelt en makkelijk praat. Neem de tijd
om de aangegeven problemen helder te formuleren en goed te begrijpen, laat Afspraken formuleren: Het verslag
de medewerker zoveel mogelijk zelf de oplossingen aandragen. Check of hij hoe concreter hoe beter Een goed verslag is de basis van verbeteringen. Een verslag waarin de
achter de oplossingen staat, noteer de problemen en oplossingen. Verduidelijk afspraken feitelijk zijn vastgelegd stimuleert de voortgang en voorkomt
uw eigen punten zoveel mogelijk, check of de medewerker dit begrijpt, vraag misverstanden. Afspraken kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op:
zijn mening, vraag naar mogelijke oplossingen. Niet: Wim zal nagaan of het mogelijk is dat • het functioneren van de leidinggevende of medewerker;
Harry een cursus kan volgen. • de wijze van samenwerken tussen leidinggevende en medewerker;
Probeer tijdens het hele gesprek de hoofd- en bijzaken te scheiden. Probeer Wel: Voor 1 april geeft Wim aan Harry door • omgang met collega’s;
niet boos te worden. Realiseert u dat het niet gaat om wie er gelijk heeft en welk budget beschikbaar is voor een • opleiding;
voorkom een ruzieachtige sfeer. Probeer te denken in oplossingen, verzand niet cursus. Harry zal Wim voor 1 augustus • vervolg van de carrière.
in een welles-nietes-discussie over de juistheid van kritiek. Beschouw kritiek melden welke cursus hij wil volgen.
als een mogelijkheid tot verbetering, vraag concrete voorbeelden. Probeer Het is raadzaam om tijdens het gesprek aantekeningen te maken. Noteer de
af te gaan op wat iemand zegt en niet op hoe het eruit komt. Maak de sfeer Niet: Lex gaat inventariseren welke afspraken na afloop direct kort en bondig op het verslagformulier. Afspraken
bespreekbaar. Geef ook complimenten. Praat niet over anderen. Beëindig het middelen hij nodig heeft om de die goed zijn vastgelegd zijn toetsbaar, controleerbaar en voor één uitleg
gesprek door de concrete afspraken te herhalen en te noteren. Evalueer tenslotte arbeidsomstandigheden te verbeteren. vatbaar: wie doet wat en wanneer? Het formulier hoeft niet groter te zijn dan een
ook het verloop van het gesprek. Van elk gesprek kunt u zelf ook weer leren. Wel: Voor 1 maart geeft Lex een lijst aan A4-tje (zie voorbeeld achter in deze brochure). De medewerker heeft het recht
Bij het geven van kritiek evalueert u het gedrag, niet de persoon. John met de middelen die hij nodig het formulier te lezen en moet voor akkoord tekenen. Hij krijgt een kopie, het
heeft om meer verantwoord te kunnen origineel wordt in het personeelsdossier bewaard.
tillen. Hij zal ook voor die datum
de bijbehorende prijzen opvragen.
John zal voor 1 april aangeven welke
middelen zullen worden aangeschaft.
Discussieregels:
Niet: Theo wil zijn functie verder uitbreiden.
• noem eerst uw standpunt, daarna uw argumenten Wel: Theo kan in de vakantie van Rob zijn
• vraag wat de ander van uw argumenten vindt plaats innemen om te bekijken of
• vraag naar de argumenten die de ander voor zijn standpunt heeft hij leiding kan geven aan het team.
• zeg wat u van de argumenten van de ander vindt Evaluatie volgt in augustus.
• zorg dat de bewijslast aan de goede kant ligt: degene die iets beweert,
moet dat ook beargumenteren
• zoek voor beiden een bevredigende oplossing
8 9

6. Vragen over functioneringsgesprekken
Kan ik een derde persoon bij het gesprek vragen?
Een functioneringsgesprek is in principe een gesprek tussen een medewerker
en diens direct leidinggevende. Soms is het handig er een derde persoon bij te
vragen, bijvoorbeeld iemand van de afdeling personeelszaken of een tweede
leidinggevende. Medewerker en leidinggevende moeten het hierover eens zijn.
De rol van een eventuele derde persoon is die van procesbewaker. Hij praat niet
mee over de inhoud, maar zorgt ervoor dat beide andere deelnemers aan bod
komen, dat er naar elkaar geluisterd wordt en hij houdt de tijd in de gaten.
Kan een medewerker een functioneringsgesprek weigeren?
In principe moet een medewerker doen wat zijn meerdere hem opdraagt en
Evaluatie kan hij dit dus niet weigeren. Je kunt echter niet spreken van een goede basis
Al zijn de voorbereidingen nog zo goed geweest, u zult bij de invoering van iets nieuws voor een gesprek, als een medewerker niet gemotiveerd is. Als hem duidelijk is
hoogstwaarschijnlijk toch op weerstand en kinderziektes stuiten. Evalueer daarom na verloop van tijd of wat de bedoeling is van zo’n gesprek, zou hij geen reden moeten hebben om
de functioneringsgesprekken effect hebben: controleer gemaakte afspraken, check of er meer opleidingen te weigeren en het gesprek kunnen gebruiken om zijn ongenoegen kenbaar te
worden gevolgd, of er beter wordt samengewerkt, de communicatie is verbeterd en medewerkers elkaar maken. In zulke gevallen is het bijhouden van een dossier nog belangrijker dan
meer aanspreken op hun gedrag. Check of hulp noodzakelijk is bij het voeren van de gesprekken en of in andere gevallen.
er meer leidinggevenden getraind moeten worden. Praat nog eens na over hoe mensen de gesprekken
ervaren, hoe men de invoering heeft ervaren en of de formulieren moeten worden aangepast of bijgewerkt. Hoe vaak moet ik functioneringsgesprekken houden?
Een functioneringsgesprek vindt minimaal één maal per jaar plaats,
U kunt weerstand verminderen door: Weerstanden met elke medewerker. Als er behoefte bestaat aan meerdere gesprekken
Er zullen altijd voor- en tegenstanders blijven bij veranderingsprocessen in een bedrijf. Een bepaalde groep per jaar, is dat mogelijk.
• Medewerkers te betrekken tegenstanders zult u moeten accepteren, maar het is vaak ook mogelijk om van een tegenstander een
bij de invoering van de
voorstander te maken. Ga daarom weerstand niet uit de weg, maar ga het gesprek aan. Kan iedere leidinggevende functioneringsgesprekken houden?
functioneringsgesprekken en
Hoe? Probeer te achterhalen waardoor weerstand wordt veroorzaakt, bijvoorbeeld: In principe wel. In ieder geval kan iedereen het leren. Het uitwisselen van
aandacht te geven aan de
wensen van de medewerkers. • psychologische factoren: angst voor het onbekende, gebrek aan vertrouwen, desinteresse van de ervaringen van leidinggevenden onderling kan daarbij helpen. Er bestaan ook
• Uitgebreide informatie te leidinggevenden, onduidelijkheden over de gevolgen, gebrek aan motivatie; goede trainingen. Meer informatie kunt u opvragen bij het landelijk bureau van de
geven: uitleg geven over • sociale factoren: verandering van bestaande waarden en normen, groepssolidariteit, VHG in Houten.
het hoe, wat en waarom van stijl van leidinggeven;
functioneringsgesprekken.
• organisatiefactoren: past niet in de cultuur, bedreiging van de bestaande machtsstructuur, onvoldoende
• Steun te geven vanuit de top
bereidheid in de organisatie om iets te doen met de resultaten, onvoldoende bekwaamheid van
van de organisatie.
degenen die ermee moeten werken.
• Zelf het goede voorbeeld te
geven door medewerkers met
respect te behandelen,
goed te luisteren, open te staan
voor kritiek.
• Consequent te zijn in de
uitvoering.
“Functioneringsgesprekken zijn ook voor jou van belang”, zeg ik tegen de
jongens, “ik moet weten wat je wilt. Want als er iets te verdelen is, moet je
met je neus vooraan staan.”
10 11

7. Informatie over Voorbereiding op
functioneringsgesprekken functioneringsgesprek
voor medewerkers door medewerker
Categorie Vraag Mening ++/+-/-- Toelichting
Deze folder gaat over het hoe en waarom van functioneringsgesprekken. Het is Functie-inhoud Is duidelijk welke taken
belangrijk dat je goed geïnformeerd bent, voordat je een functioneringsgesprek er van je worden verwacht?
begint. Aarzel daarom niet contact op te nemen met je werkgever als je na het
lezen van deze folder nog vragen hebt. Functie-uitvoering Heb je plezier in je werk?
Heb je het naar je zin in het bedrijf?
Hoe vind je dat je zelf functioneert?
Wat is een functioneringsgesprek?
Een functioneringsgesprek is een persoonlijk gesprek tussen jou en je leidinggevende over de inhoud van Samenwerking Hoe vind je de samenwerking
in het team?
je functie, over hoe jij je functie uitvoert en over hoe jij je verder in je functie wilt ontwikkelen. Het gesprek
Hoe ervaar je de samenwerking
heeft twee richtingen: jij kan tegen je leidinggevende zeggen wat jij ervan vindt en je leidinggevende geeft
in het bedrijf?
zijn mening. Ook zijn rol in jouw functioneren is onderwerp van gesprek.
Ondersteuning leidinggevende Hoe ervaar je de leiding die je krijgt?
In functioneringsgesprekken wordt geen waardeoordeel uitgesproken, er wordt niet onderhandeld over Hoe ervaar je de organisatie en
salaris, aanstelling, ontslag of promotie. Functioneringsgesprekken komen regelmatig terug. Iedere planning van je werk?
Word je goed en op tijd geïnformeerd?
medewerker heeft minimaal één gesprek per jaar met zijn leidinggevende. Functioneringsgesprekken gaan
Word je genoeg betrokken en
verder dan het uitwisselen van de dagelijkse wetenswaardigheden. Zij hebben tot doel de samenwerking
wordt er naar je geluisterd bij:
en de organisatie te verbeteren. Tijdens een functioneringsgesprek worden afspraken gemaakt voor de
• beslissingen die direct met je werk
toekomst. te maken hebben?
• beslissingen over het bedrijfsbeleid?
Hoe gaat het in z’n werk?
Ongeveer twee weken voor het gesprek krijg je een uitnodiging. Bij de uitnodiging zit een formulier, Werkomstandigheden Hoe ervaar je de werkomstandigheden?
(materiaal, lawaai, werktijden etc.)
waarmee je het gesprek kunt voorbereiden. Dat helpt je na te denken over de onderwerpen die jij aan wil
dragen. Ook je leidinggevende vult een formulier in. Voor het gesprek kun je al met hem afspreken welke
Ontwikkeling Vind je dat jouw capaciteiten
onderwerpen je wilt bespreken. Een functioneringsgesprek duurt ongeveer anderhalf uur. Tijdens het worden benut?
gesprek maken jullie afspraken over bijvoorbeeld: Word je gestimuleerd om
• het functioneren van jou en je leidinggevende; (vak-) opleidingen te volgen?
• de wijze waarop jullie samenwerken;
• omgang met collega’s; Hoe zie jij je ontwikkeling?
• opleiding; • werk (goed) blijven doen
• vervolg van je carrière. • minder/meer taken of specialisatie in taken
• meer regelende/organisatorische/leidinggevende taken
• anders, namelijk.....
Is alles wat gezegd wordt vertrouwelijk?
De afspraken worden door de leidinggevende vastgelegd. Jij hebt het recht het verslag te lezen en je
Wil je je verder ontwikkelen via een opleiding of cursus buiten het bedrijf (in eigen tijd/in bedrijfstijd) via begeleiding/coaching in het bedrijf?
moet het voor akkoord tekenen. Je krijgt een kopie, het origineel wordt in je personeelsdossier bewaard.
Sommige onderwerpen kunnen interessant zijn voor een werkoverleg, bijvoorbeeld omdat het hele team Anders?
aangaat of omdat meerdere mensen hetzelfde onderwerp ter discussie brengen. In zo’n geval kan het
(anoniem) worden besproken in een werkoverleg. Wat zou je willen verbeteren?
Andere vragen en/of opmerkingen:
12 13

8. Voorbereiding op Verslagformulier Naam leidinggevende
functioneringsgesprek Naam medewerker
door leidinggevende
Functie
Datum gesprek
Categorie Vraag Toelichting Overzicht van onderwerpen die besproken zijn:
Functie-inhoud Bestaat er een functieomschrijving?
Is er voldoende duidelijkheid over
taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden?
Functieuitvoering Welk beeld heeft u van de functie-uitvoering? Denk aan: motivatie, werkplezier, inzet, betrokkenheid,
capaciteiten, prestaties, samenwerking, planning,
organisatie, etc.
Samenwerking Hoe is de samenwerking met collega’s?
Ondersteuning Hoe is op dit moment de relatie met uw medewerker? Bijvoorbeeld: open, direct, gesloten, onduidelijk,
leidinggevende Is die in het verleden anders geweest? functioneel, gezellig, zakelijk, humoristisch, serieus. Gemaakte afspraken:
Waardoor is dit veranderd?
Op welke wijze geeft u leiding? Geeft u sturend leiding, autoritair, of ondersteunt u Onderwerp Wie Wat Wanneer
Kunt u goed met de medewerker? alleen als het nodig is?
Waarom?
Moet er iets verbeteren, wat?
Werkomstandigheden Hoe vindt u de werkomstandigheden?
Hoe is de planning en organisatie van het werk?
Hoe vindt u de werksfeer?
Wordt de medewerker bij beslissingen betrokken?
Ontwikkeling Hoe ziet u de ontwikkeling van de medewerker tot nu toe? Meer/minder dezelfde taken en verantwoordelijkheden?
Hoe ziet u de toekomstige functie? Meer/mindere dezelfde fysieke belasting?
Wat kunt u de medewerker bieden? Meer leidinggevende taken? Specialisatie? Opleiding?
Afspraken met betrekking tot opleiding en vorming:
Zijn er bijzondere omstandigheden die van invloed zijn geweest op het functioneren van de medewerker?
Zijn er veranderingen qua werkinhoud op komst? Technologische veranderingen? Werktijdwijzigingen?
Wijzigingen in organisatie of commerciële aanpak?
Handtekening medewerker Datum Handtekening leidinggevende Datum
Welke maatregelen of acties stelt u voor om het functioneren van de medewerker te verbeteren?
14 15