Verzuimbeleid: hoe het verzuim in je organisatie aanpakken? Over verschillende soorten verzuim en het maken van een verzuimprotocol.

1. 1�
Inspiratiesessie
AANWEZIGHEIDSBELEID
�MARTHE VERJANS
Preventieadviseur Psychosociale Aspecten
AANREIKEN VAN
DENKKADERS &
MEERWAARDE VAN DE
LEIDINGGEVENDE

2. 2�
Ziekte versus ziekteverzuim?
Hoe kijk je er zelf naar?
Ziekte en ziekteverzuim?!
• Ziekte:
- “Fysieke en/ of psychische verschijnselen ahv medische
diagnose die wijzen op verstoring van functionele evenwicht van
lichaam en/of geest”
• Ziekteverzuim:
- “Gedrag om op een bepaalde manier om te gaan met een
ziektetoestand”
- “Strategie om ziekte een plaats te geven in dagelijks
functioneren”

3. 3�
Soorten ziekteverzuim
• Wit verzuim (<29% van de ziektemeldingen)
• Grijs verzuim (+/- 70% van de ziektemeldingen)
• Zwart verzuim (1-5% van de ziektemeldingen)
Motivatie
Mate van arbeidsgeschiktheid
Wit
Grijs
Zwart
Rose

4. 4�
Zich ziek
melden
Zich ziek
voelen
Ziek zijn
Wit verzuim + + +
Grijs verzuim + +(-) +(-)
Zwart
verzuim
+ - -
Roze
verzuim
- +(-) +(-)
Wit verzuim ⇒ Attentiebeleid, betrokkenheid
behouden
Grijs verzuim ⇒ Zicht krijgen op werkgerelateerde
oorzaken en preventieve
maatregelen
Zwart verzuim ⇒ Consequent reageren en
zicht krijgen op werkgerelateerde
oorzaken

5. 5�
• Ziekte is een privézaak maar moet bespreekbaar zijn voor
zover het een probleem van de organisatie is.
• Rol van de leidinggevende is cruciaal : hoe hoger de
sociale steun van de leidinggevende, hoe lager de kans op
ziekteverzuim.
• Aandacht voor ziekteverzuim is aandacht voor:
- zieke werknemer als persoon
- werknemers die het werk overnemen
- goed functioneren van de organisatie
ZIEK IS ZIEK MAAR…
Ziekteverzuim
jobinhoud
Jobomstandigheden
Jobvoorwaarden
Contacten op het werk
Persoonlijke factoren
…

6. 6�
Gefaseerde en gestructureerde aanpak
ESSENTIËLE ELEMENTEN
VISIE & BELEIDSORIËNTERING
METEN = WETEN
CONTROLEBELEID
ZIEKTEVERZUIMPROTOCOL
GESPREKSVOERING
SMT

7. 7�
1. VISIE &
BELEIDSORIËNTERING
VISIE
• Kader voor het traject dat u in de organisatie wil
uittekenen & kapstok voor acties
• Engagement vanuit beleid
• Uitgangspunt voor interne communicatie over
verzuimbeleid
• Schept vertrouwen bij medewerkers in waarom en
hoe van verzuimbeleid

8. 8�
Uitgangspunten?
• Diagnose = arts
• Leidinggevende en
organisatie ≠ arts
• Focus op alle medewerkers:
ziek en niet ziek
• Preventief en curatief
• Geen jacht op medewerkers
• Gedeelde
verantwoordelijkheid
• Belangrijke rol
leidinggevenden
• Economische motieven : kostenbeheersing,
kwaliteitsbeheersing …
• Sociale motieven : zorg en aandacht voor zieke
medewerkers en voor medecollega’s om
werkbelasting evenredig te verdelen en
arbeidstevredenheid te verhogen
• Maatschappelijke motieven : verantwoord ethisch
ondernemen, kosten niet afwentelen naar
gemeenschap
Motieven?

9. 9�
Rol van direct leidinggevende
1. Preventie van ziekte:
- Aanspreken op signalen van onwelbevinden
- Demotivatie voorkomen
2. Opvolging van ziekte:
- Afwezige betrokken houden: Ziektemelding en contactname
tijdens ziekteperiode
- Demotivatie van anderen voorkomen: Planning
3. Opvang bij terugkeer:
- Motiveren van medewerker:
- Interessegesprek na korte afwezigheid
- Werkhervattingsgesprek na langdurige afwezighei
- Verzuimgesprek na herhaaldelijke afwezigheid
- Demotivatie voorkomen: Zinvol aangepast werk of
maatregelen
Discussie
• Welke concrete doelstellingen vindt u
belangrijk om na te streven in een
verzuimbeleid?
• Welke waarden wil u dat het verzuimbeleid
uitstraalt?
• Hoe ziet u eigen rol als leidinggevende:
- op vlak van preventie
- op vlak van opvolging :
- op vlak van terugkeer naar het werk?

10. 10�
2. METEN = WETEN
ARGUMENTEN
• Vermijdbare kost maar hoe hoog is die
kost precies?
• Planning en continuïteit
• Indicator voor welzijnsniveau van
organisatie
• Betere en objectieve communicatie
• Benchmarking

11. 11�
Ziekteverzuim in capaciteitsbenutting van
de organisatie – Hoeveel personeel is
inzetbaar?
Kerncijfers ziekteverzuim
- Verzuimpercentage
• # aantal dagen verzuim * 100 / # opgegeven dagen
per jaar die voor prestaties in aanmerking komen
- Frequentie van verzuim
• # Nieuw begonnen ziekteperiodes per jaar
- Gemiddelde ziekteduur
• # aantal dagen verzuim per jaar / # Nieuw begonnen
ziekteperiodes per jaar
- Nulverzuim
- Bradford factor

12. 12�
KLASSIEKE
VERZUIMPARAMETERS
Bradford
• Geeft aan hoe storend frequente korte termijn
afwezigheden zijn
- Voorbeeld:
1 maal afwezig voor 14 dagen (1x1x14=14)
7 maal afwezig voor telkens 2 dagen (7x7x14=686)
14 maal afwezig voor telkens 1 dag (14x14x14= 2744)
METEN IS WETEN
• Doel:
- Zicht krijgen op de omvang van verzuim in de
organisatie
- Benchmarking?
- Trends
• Wat breng je in kaart?
- Verzuimpercentage van de organisatie
- Hoeveel dagen per jaar zijn medewerkers
gemiddeld afwezig?
- Hoe vaak zijn medewerkers gemiddeld afwezig?
- …

13. 13�
METEN IS WETEN
• Als je meet krijg je duidelijke cijfers …
het is een eerste stap …
• Na het weten komt het bezinnen en de
analyse …
• Na analyse kun je toekomstige
werkpunten distilleren …
3. CONTROLEBELEID

14. 14�
Aandeel werknemers volgens frequentie
50% verzuimt niet
Taken van controle arts
• NIET vaststellen welke ziekte
• NIET interveniëren in behandeling
• WEL bevragen symptomen, medicatie
• WEL onmiddellijk overhandigen van
advies (wat is onmiddellijk? Ev. Overleg
huisarts)
Slide 28

15. 15�
Discussie
• Opdracht: bedenk zelf 3 objectieve
criteria om controle te laten uitvoeren
• Welke criteria hanteren we voor het
sturen van controle?
• Hoe volgen we medewerkers op die
controle gehad hebben?
Voor en nadelen van controle
• Misbruik bestraffen
• Nuttige info over
oorzaken
• Past niet in positief
verzuimbeleid
• Bevestig: geen ruimte
meer voor gesprek?
• Beperkte winst (2-7%)
• Kwaad bloed
Slide 30

16. 16�
Eis:
1. Controle organisatie kent bedrijf
2. Samenwerking met preventiedienst
3. Overzichts rapportering diagnosen
4. Eenvoudige online aanvraag en rapportering
5. Afspraken over wie wel en niet controleren
Kritische keuze controle
dienst
4. ZIEKTEVERZUIMPROTOCOL
Slide 32

17. 17�
ZIEKTEVERZUIM-
PROTOCOL
• is een document waarin alle acties, afspraken, … omtrent het
omgaan met ziekteverzuim systematisch gebundeld zijn
• Waarom?
- Formaliseren van algemene afspraken schept vertrouwen dat iedereen op
eenzelfde manier behandeld wordt.
- Een duidelijke en eenduidige procedure van ziektemelding biedt mogelijkheid
tot correcte ziekteverzuimregistratie en goede aanzet tot analyse van het
verzuim.
- Via uitgewerkte procedure over contactname tijdens ziekte biedt mogelijkheid
beter zicht te krijgen op werkgerelateerde oorzaken.
- Duidelijke communicatie naar iedereen over protocol geeft meer garantie op
uniformiteit in handelen.
ZIEKTEVERZUIM-
PROTOCOL
• Procedure ziektemelding
• Contact houden tijdens ziekte
• Werkhervatting
• Norm voor interessegesprekken
• Controlebeleid
• Maatregelen indien de procedures niet gevolgd
worden
• Bewaking en evaluatie van de procedures

18. 18�
SAMENWERKING MET DE
PREVENTIEDIENST
Discussie
• Welke afspraken zijn er?
• Hoe kunnen we deze verder verfijnen?

19. 19�
5. GESPREKSVOERING
Hoe hoger de sociale steun van de leidinggevende (en collega’s),
hoe lager de kans op ziekteverzuim’
Uit Onderzoek Vlaamse ziekenhuizen, Rik Verhaeghe, Universiteit Gent
Als leidinggevende in dialoog met je medewerkers ...
Gespreksvoering bij ziekte

20. 20�
Basishouding
LAISSEZ-FAIRE
Niets doen, want ieders
verantwoordelijkheid
MEEHUILEN
Veel aandacht en sympathie
STRAF VOOR GEDRAG
Boeman, boos omwille van
verzuim en voor melden van
verzuim
BEZORGD EN LEREND HELPEN
Duidelijk, redelijk, maakt afspraken
en stelt verwachtingen
“liefdevolle confrontatie”
Matevanacceptatie
Bereidheid tot helpen
Uitgangspunten bij
gespreksvoering bij ziekte
• Ziek = ziek, maar …
• Ook de leidinggevende heeft een probleem als een werknemer
zich ziek meldt
• Leidinggevende is mee verantwoordelijk voor de begeleiding
van de werknemer
• Ziekte is een privé-zaak maar moet bespreekbaar zijn voor
zover het een probleem van de organisatie is
• Aandacht voor ziekteverzuim moet ook uitgaan van aandacht
voor werknemer als persoon
• Ziek zijn is niemands schuld, wel iemands verantwoordelijkheid
om mee te denken wat eraan kan gedaan worden

21. 21�
Aanwezigheidsbeleid
Ziekmelding/
Verlenging
Contactname tijdens ziekte
Werkhervatting
Week 1 Week 2 Week 3 Week 4 Week 5
Ziektemelding
Ziektemelding
• Waarom rechtstreeks naar LG?
- zorg en betrokkenheid kunnen tonen
- meer confrontatie met impact van afwezigheid op afdeling
- vervanging plannen
• Wat niet?
- ziekte in vraag stellen
- druk verhogen om te snel te hervatten
- pijnpunten bespreken tijdens dit contactmoment

22. 22�
.
• Geen ruimte voor verhaal medewerker
• Onmogelijkheid impact en effect te zien bij medewerker
• Benomen zijn door eigen praktische planningsproblemen
• Tijdsgebrek om iets uit te diepen
Wat maakt een
ziektemeldingsgesprek
moeilijk?
• Toon luisterbereidheid, laat medewerker zijn verhaal vertellen:
- Geef blijk van belangstelling voor klachten en toon betrokkenheid
- Wees correct en vriendelijk
• Vraag naar de vermoedelijke duur en spreek af hierover later terug te bellen
• Bespreek de werkopvolging:
- Kan ik iets voor je doen hier ?
- Moet er iets op het werk geregeld worden ? Wie op de hoogte brengen?
• Maak afspraken over het verdere contact:
Bereikbaarheid ? Wanneer spreken we elkaar terug ?
• Maak afspraken over opsturen ziekteattest
• Wens beterschap ! Bedank voor tijdig bellen.
Telefonisch gesprek
Ziektemelding: gespreksschema

23. 23�
Aanwezigheidsbeleid
Ziekmelding/
Verlenging
Contactname tijdens ziekte
Werkhervatting
Week 1 Week 2 Week 3 Week 4 Week 5
Contactname tijdens ziekte
Contactname tijdens ziekte
• Waarom?
- Zorg tonen
- Betrokkenheid van mw bij het werk behouden
- Polsen naar werkgerelateerde factoren en nood aan
aangepast werk
- Welke informatie voor vervangers/collega’s
- Conflicten bespreekbaar maken, zo nodig doorverwijzen naar
vertrouwenspersoon/HR
- Werkhervattingsdrempel verlagen
• Wat niet?
- Werkoverleg
- Druk verhogen

24. 24�
Arbeidsongeschiktheidsuitstroomcurve
Contactname tijdens ziekte
• Informeer naar zijn/haar eigen situatie:
Hoe gaat het met je ? Hoe ging het vandaag ? Gaat het al beter ?
• Bevraag perspectief, vermoedelijke duur
• Informeer of er iets op het werk dient te worden gedaan
• Informeer of men graag op de hoogte blijft over werk
• Vraag na of er zaken zijn die met werk te maken hebben die de
medewerker bezighoudt
• Vraag na hoe contact verder best loopt: hoe en door wie ?
• Telefonisch contact , via mail, bezoek gewenst van collega’s ?
• Wie belt wie ?
• Graag contact met arbeidsgeneesheer/sociale dienst/
preventieadviseur psychosociale
• Bespreek welke communicatie je kan doen aan de collega’s indien
nodig
• Verzorg je nog goed !
Contactname tijdens ziekte: gespreksschema
Telefonisch gesprek

25. 25�
Aanwezigheidsbeleid
Ziekmelding/
Verlenging
Contactname tijdens ziekte
Werkhervatting
Week 1 Week 2 Week 3 Week 4 Week 5
Werkhervatting
Werkhervatting
Onder 4 ogen
Vanuit een sfeer van vertrouwen en ondersteuning
Oprechte interesse
Zelfrespect van de medewerker op peil houden
Bereidheid om problemen aan te pakken
‘Weer aan het werk gesprek’

26. 26�
Werkhervattingsgesprekken
1. Welkomgesprek: na ziekte < 4 weken
2. Continuïteitsgesprek: na herhaaldelijke
afwezigheden door ziekte
= 3-5 keer het afgelopen jaar
3. Terugkeergesprek: na ziekte > 4 weken
W elkom: laten voelen dat je medewerker gemist hebt
A fwezigheid bespreken
R esponsabilisering voor verzuimgedrag
M aar nu verder ...
Werkhervatting
‘Weer aan het werk gesprek’

27. 27�
1. Welkomgesprek:
• Waarom?
- Werkhervatting gaat niet onopgemerkt voorbij
- Medewerker werd gemist
- Polsen naar werkgerelateerde factoren
• Wat niet?
- Zwaar formeel gesprek
Welkom
- Alles OK ? Gezondheid OK?
- “Fijn dat je er weer bent ...”
Afwezigheid bespreken: verband met werk ?
Responsabilisering
- Wat nodig om herstel te bestendigen ?
- Gewenste ondersteuning ? Kunnen wij iets voor je doen ?
Maar nu verder ...
- Uitleg over hangende zaken en info om terug aan de slag te gaan
Welkomgesprek: gespreksschema

28. 28�
2. Continuïteitsgesprek
• Waarom?
- Zorg tonen
- Er is een probleem met aanwezigheid
- Polsen naar werkgerelateerde factoren
- Conflicten bespreekbaar maken, zo nodig doorverwijzen naar
Afdeling Welzijn/vertrouwenspersoon/HR
- Oplossingsvermogen van de mw prikkelen, zo mogelijk hulp
aanbieden
- Opvolging afspreken
• Wat niet?
- Bestraffend gesprek
Bereid je voor …
- Nodig werknemer discreet en op tijd uit
- Wees duidelijk over doel
- Bekijk de afwezigheidsgegevens
- Bedenk welke mogelijke oorzaken kunnen meespelen
- Bedenk welke weerstanden je kan verwachten
- Bedenk of er oplossingen zouden zijn voor werkgerelateerde oorzaken
Interessegesprek

29. 29�
Mogelijke weerstanden
Ontkennen: Ik denk niet dat ik zoveel keer ziek ben geweest
Minimaliseren: Kan toch gebeuren, iedereen wordt al eens ziek
Naar anderen verwijzen: Anderen zijn toch ook af en toe ziek
Excuus: Ik kan hier echt niets aan doen, was echt ziek
Verwijzen naar beleid: Het is hier ook wel echt een sfeer om ziek te worden
Interessegesprek
W Zeg wat je te zeggen hebt
• Open het gesprek en verduidelijk het doel van het gesprek
• Beschrijf meteen de concrete feiten als gemeenschappelijke basis:
hoe vaak/lang?
A Motiveer en Analyseer de afwezigheid
• Benoem je gevoel hierbij: bezorgdheid
• Geef de medewerker gelegenheid tot verhaal
• Geef uitleg over de gevolgen voor werk en voor collega’s
• Analyseer: nodig uit om iets meer te zeggen indien werkgerelateerd (4 A’s)
Arbeidsinhoud
Hoeveelheid en aard van het werk en verstoring in uitvoering van het werk
Arbeidsomstandigheden
Materiële omstandigheden? Benodigd materiaal
Arbeidsvoorwaarden
Hoe kijk je naar je eigen ontwikkeling ? Welke onzekerheid heb je over je werk
in de toekomst ?
Arbeidsrelaties
Wat staat een goede relatie met je collega s of met mij als leidinggevende in de
weg ?
Interesse: gespreksschema (1)

30. 30�
Interessegesprek: gespreksschema (2)
R Plan en responsabiliseer
• Zoek samen naar oplossingen en maak afspraken over
verdere opvolging:
Wat denk je hier zelf aan te doen ?
• Bespreek de consequenties bij ongewijzigd verzuimpatroon/
niet volgen procedure
M Evalueer
• Bespreek even na hoe de medewerker het gesprek ervaren
heeft
Sjabloon verslag
3. Terugkeergesprek: na ziekte >4w
• Waarom?
- Herval voorkomen
- Inwerkplanning/overdracht vervanger
- Opvang door team
- Opvolging

31. 31�
W Verwelkom + ga na hoe het is om na lange tijd terug te starten...
A Bespreek afwezigheidsbeeld
Hoe heeft medewerker opvolging tijdens ziekte beleefd ?
Informeer: hoe is afwezigheid opgevangen ?
Informeer: over actuele situatie en veranderingen op de dienst;
R Hoe kan medewerker/werkgever zelf herval voorkomen ?
Zijn er werkgerelateerde oorzaken ?
Navraag naar gewenste ondersteuning tijdens hervatting
M Overhandigen van verzamelde info over hangende zaken
Concrete en afgebakende opdrachten die men snel kan opnemen ?
Bespreken van dosering van het werk en langetermijnplanning
Afspraak gewenst voor een opvolgingsgesprek ?
Terugkeergesprek: gespreksschema
5. SOCIAAL MEDISCH TEAM

32. 32�
SMT & DOELSTELLINGEN?
“een periodiek, gestructureerd interdisciplinair overleg, dat
deel uitmaakt van het ziekteverzuimbeleid van een organisatie
en kadert binnen het globale personeelsbeleid”
Collectieve beleidsadviezen ter
ondersteuning van de aanwezigheid/
inzetbaarheid van WNs
Ondersteuning individuele WNs die dreigen
uit te vallen
Terugkeer van afwezige WNs voorbereiden
en begeleiden met oog op duurzame
tewerkstelling
PIJLERS
BELEID
collectieve, structurele
problemen die kunnen
leiden tot uitval van
werknemers
CASUÏSTIEK
(her)bespreking
individuele dossiers

33. 33�
PLAN VAN AANPAK
Aanpassingen?
Werkuren
Taken & organisatie van werk
Arbeidspost
Begeleiding & aansturing
Scholing & training
TOT SLOT

34. 34�
ESSENTIËLE ELEMENTEN
VISIE & BELEIDSORIËNTERING
METEN = WETEN
CONTROLEBELEID
ZIEKTEVERZUIMPROTOCOL
GESPREKSVOERING
SMT

35. 35�
Van…
• Ziek zijn = privézaak
• Reageren op symptomen
• Controle vanuit wantrouwen
• Laattijdig reageren
Naar…
• Vroegtijdig aanspreken op eerste signalen
• Contact durven nemen tijdens ziekte
• Aanspreken op basis van bezorgdheid en vertrouwen
• Zicht krijgen op werkgerelateerde oorzaken op basis van dialoog
• Ziekte is bespreekbaar thema in organisatie
TAKE HOME MESSAGE

36. 36�
MARTHE VERJANS
Preventieadviseur Psychosociale Aspecten
Kunstlaan 16
3500 Hasselt
Tel: +32 (0)11 24 94 70
marthe.verjans@idewe.be
www.idewe.be