Laporan Kegiatan Observasi

1. SISTEM DOKUMEN (SIMDOK) Mahkamah Konstitusi-RI
Simdok merupakan sebuah aplikasi/software perangkat elektronik khusus mengurusi
dokumen/arsip-arsip yang berada di Unit kerja Makhamah Konstitusi RI.Fungsi dan tujuan
dibuatnya Simdok adalah sebagai database, penemuan kembali surat dan fasilitas registrasi
(pencatatan agenda/secara manual), secara idealnya Simdok digunakan melalui 2 cara pengurusan
surat pada Penciptaan Rekod:
1. Secara Alih Media
Surat-surat, arsip/dokumen yang bersifat subtantif dan fasilitatif diciptakan pada
proses manual (pada media kertas), namun pada proses alih media ini pertama-tama surat
dibuat lalu ditanda tangan, diberi nomor dan cap kemudian dikirim. Sebelum dikirim, surat
harus melalui proses scan (kode sesuai nomor arsip) terlebih dahulu agar bisa di input pada
Simdok tersebut lalu disimpan pada bentuk softcopy (PDF).
2. Secara Langsung
Maksud secara langsung disini, surat-surat diciptakan langsung pada simdok
tersebut. Fungsi simdok selain sebagai database dan alat temu kembali surat, simdok juga
berfungsi sebagai pembuat surat yang bersifat elektronik.
SIMDOK yang dibangun pada saat ini belum menyangkut keseluruhan sistem, namun baru
terbatas pada pelaksanaan registrasi, pengiriman naskah dinas masuk, pembuatan disposisi oleh
pejabat, temu balik dan pelacakan naskah dinas. SIMDOK berbasis web, dengan laman
http://portal.mahkamah konstitusi.go.id
Jenis rekod elektronik yang ada sama dengan jenis arsip kertas, jadi tidak dibedakan, adapun
beberapa jenis arsip elektronik yang ada di Mahkamah Konstitusi antara lain :
1. Naskah Dinas Pengaturan yang didalamnya dibagi lagi menjadi
a. Peraturan
b. Pedoman
c. Petunjuk Pelaksanaan
d. Instruksi
e. Prosedur Tetap dan
f. Surat Edaran.

2. 2. Naskah Dinas Penetapan yang didalamnya adalah Surat Keputusan.
3. Naskah Dinas Penugasan yang didalamnya adalah Surat Tugas / Surat Perintah.
4. Naskah Dinas Korespondensi yang didalamnya terbagi menjadi
a. Surat Dinas
b. Nota Dinas
c. Memorandum
d. dan Surat Undangan.
5. Naskah Dinas Lainnya yang dilalamnya terbagi menjadi
a. Surat Perjanjian Kerjasama
b. Surat Kuasa
c. Berita Acara
d. Surat Keterangan
e. Surat Pengantar
f. Pengumuman
g. Sertifikat
h. Piagam
i. Notulen
j. Laporan
k. Telaah Staf
Dalam penciptaannya, arsip di Mahkamah Konstitusi juga mempunyai tingkat keamanan arsipnya
seperti dibawah ini,
a. Biasa
Arsip yang memiliki informasi yang bila diketahui oleh orang banyak tidak merugikan pihak
manapun.
b. Terbatas
Arsip yang memiliki informasi yang bila diketahui oleh pihak yang tidak berhak akan
membahayakan dan merugikan seseorang, kelompok atau lembaga.
c. Rahasia
Arsip yang memiliki informasi yang bersifat meningkatkan ketegangan internasional,
merusak hubungan baik antar pemerintah, mengganggu stabilitas keamanan internal atau
negara negara sahabat, merusak infrastruktur nasional, menimbulkan dampak kerusakan serius pada
stabilitas internal dan efektivitasn kerja intelejen.
d. Sangat Rahasia

3. Arsip yang memiliki informasi yang bersifat mengancam secara langsung stabilitas internal
dan negara negara sahabat, secara langsung mengancam kehidupan masyarakat luas,
menyebabkan kerusakan yang sangat serius pada stabilitas negara dan efektivitas kerja
intelejen, menyebabkan kerusakan yang sangat serius pada hubungan dengan negara negara
lain, menyebabkan kerusakan yang berkepanjangan pada infrastruktur nasional yang sangat
penting.
Dan ini juga akan berpengaruh saat arsip tersebut telah menjadi arsip elektronik, semakin
tinggi tingkat kerahasiaannya, maka akses pada arsip arsip yang akan semakin sulit dan orang
orang yang dapat mengaksesnya pun terbatas.
Klasifikasi dan JRA
Sistem klasifikasi yang dipakai pada Arsip elektronik sama dengan sistem klasifikasi pada
sistem klasifikasi pada Arsip biasa, terdapat 16 Sub Masalah Pokok yang terklasifikasi, yaitu :
1. Administrasi Perkara dan Persidangan : AP
2. Berkas Perkara : PUU, SKLN, PPP, PHPU, P.DPR
3. Pendidikan Pancasila dan Konstitusi : DK
4. Hukum : HK
5. Kehumasan dan Protokol : HM
6. Kepegawaian : KP
7. Keuangan : KU
8. Organisasi dan Tata Laksana : OT
9. Perlengkapan : PL
10. Penelitian dan Pengkajian Perkara : PP
11. Perencanaan : PR
12. Perpustakaan : PT
13. Pengawasan : PW
14. Kerumahtanggaan : RT
15. Pengelolaan Teknologi Informasi : TI
16. Ketatausahaan : TU
Begitu juga dengan JRA Rekod Elektronik yang disamakan dengan JRA arsip sebenarnya.
Akan ada notifikasi pada SIMDOK jika sebuah Arsip telah berubah statusnya dari Aktif menjadi
Inakif dan seterusnya.

4. Prosedur Penyimpanan pada Simdok
Prosedur Penyimpanan Arsip, Arsip terlebih dahulu dikelompokan berdasarkan pada
klasifikasi/subjek masalah surat bukan pada jenis-jenis surat. Sebelum disimpan pada Simdok, arsip
harus dinyatakan sudah selesai diproses sampai akhir penggunaannya contohnya dalam proses surat
masuk di Mahkamah KonstitusiRI, surat diterima di unit kearsipan lalu surat didistribusikan ke Unit
Kerja dan dinyatakan surat sudah selesai diproses. Kemudian sifat surat yang bersifat aktif maupun
inaktif ditentukan oleh Unit Kearsipan Mahkamah KonstitusiRI
Langkah pertama yang harus dilakukan oleh staf Bagian Tata Usaha pada saat menerima
naskah dinas masuk dari luar instansi adalah eregistrasi naskah dinas. Registrasi merupakan
kegiatan pencatatan atau pengidentifikasian naskah dinas yang telah tercipta dalam sistem. Untuk
registrasi naskah dinas, dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut:
1. Klik menu yang terdapat pada sisi kiri aplikasi SIMDOK.
Gambar 6 : Pilihan menu Tambah Surat untuk registrasi naskah dinas
2. Isikan pada menu tambah surat
a. Tanggal terima, diisikan dengan mengklik ikon untuk memilih tanggal sesuai dengan tanda
terima naskah dinas, selain itu si secara otomatis akan menampilkan jam terima naskah
dinas. Apabila jam terima naskah dinas perlu perbaikan, maka klik kolom tanggal terima dan

5. ketikkan jam yang dimaksud.
b. Sifat Informasi, diisikan dengan mengklik pilihan sesuai dengan sifat naskah dinas yang
diterima apakah Biasa, Penting, atau Rahasia.
c. Tanggal Surat, diisikan dengan mengklik ikon , sebagaimana langkah nomor 1 (satu).
d. Topik Surat, diisikan dengan mengklik tombol cari, kemudian pada layar monitor anda akan
tampil ‘Pola Klasifikasi Arsip Mahkamah KonstitusiRI’. Pilih kode klasifikasi yang sesuai
dengan isi naskah dinas yang bersangkutan denganan cara klik tombol pilih, sebagaimana
tampilan gambar di bawah ini.
Gambar 7 : Tampilan Kode klasifikasi Arsip untuk pilihan opik Surat
e. Indeks Surat, merupakan isian bebas yang disikan dengan indeks yang sesuai dengan isi
naskah dinas.
f. Tipe Surat Masuk, diisi dengan mengklik ikon , secara otomatis akan terisikan dengan Surat
Masuk.
g. Nomor Surat, merupakan isian bebas yang diisikan dengan nomor naskah dinas yang
bersangkutan.
h. Status Surat, diisikan dengan mengklik , di layar monitor anda akan ada tiga pilihan yaitu
Dinamis Aktif, Dinamis Inaktif, dan Statis. Klik salah satu pilihan yang paling sesuai
dengan status surat yang anda tangani.

6. i. Perihal, merupakan isian bebas yang diisikan dengan perihal y g tertera di naskah dinas atau
perihal yang mendeskripsikan isi surat yang bersangkutan.
j. Isi Ringkas , merupakan isian bebas yang diisikan dengan isi ringkas yang mendeskripsikan
naskah dinas yang anda tangani. Isi ringkas harus diisi selengkap mungkin sehingga
memudahkan pengguna dalam mencari informasi surat masuk. Contoh: Undangan untuk
menjadi pembicara pada acara Silaturahmi Anggota Dewan Pers di Hotel Century Jakarta
hari Kamis tanggal 5 Maret 2008 jam 08.00 WIB.
k. Catatan, merupakan isian bebas yang diisikan dengan catatan y dirasa penting untuk
diketahui oleh pengguna. Contoh: Lampira surat berupa laporan dalam bentuk buku.
l. Pengirim, terdiri dari:
1. Asal Surat, diisi dengan mengklik 2 pilihan yaitu: Internal atau Eksternal.
2. Instansi, merupakan isian bebas diisi dengan nama instansi yang pada naskah dinas.
3. Nama, merupakan isian bebas diisi dengan nama pengirim, penulisan nama pengirim
untuk kepentingan indeks nama lengkap dulu kemudian baru gelar, contoh: Syahruddin,
Drs. M.Hum.
4. NIP, merupakan isian bebas diisi dengan NIP pengirim naskah dinas.
5. Alamat, merupakan isian bebas diisi dengan alamat lengkap pengirim.
m. Penerima, terdiri dari:
1. Nama, diisi dengan mengklik , kemudian pilih pejabat yang akan menerima naskah dinas
yang dimaksud.
2. NIP, akan diisikan secara otomatis setelah kita menentukan nama penerima.
3. Unit Pengolah, diisi dengan mengklik , kemudian pilih Unit Pengolah yang dimaksud.
n. Tembusan, merupakan isian bebas diisi dengan tembusan yang tercantum pada naskah dinas.
o. Lampiran, merupakan isian bebas diisi apabila naskah dinas disertai lampiran, contoh: 1

7. (satu) berkas/eksemplar/bundel.
Gambar 8 : Tampilan menu Tambah Surat Untuk registrasi naskah dinas
3. Setelah yang tertera di menu ’Tambah Surat’ terisi, maka langkah selanjutnya adalah klik tombol
lanjut yang terdapat pada sisi kanan bawah.