Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.
APLIKASI  TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIS ( SESUAI KEPMEN PAN NO : 1121/M.PAN/3/2006 ) Dipaparkan pada Seminar di LIPI : Apli...
Wujud Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronis (Berbasis Sistem Informasi) : <ul><li>Berupa alur (workflow) naskah dinas elek...
Manfaat Saat ini : <ul><li>Menghilangkan delay waktu dalam penyampaian naskah dinas </li></ul><ul><li>Menghindari terjadin...
Manfaat Saat ini : <ul><li>Penyeragaman dan pemahaman yang sama tentang pengelolaan tata naskah dinas secara elektronis di...
Manfaat Kedepan : <ul><li>Diharapkan dapat mengurangi penggunaan kertas secara bertahap (menuju  paperless ) </li></ul><ul...
JENIS NASKAH DINAS <ul><li>Sebagaimana yang tertuang dalam Buku Pedoman Tata Naskah Dinas : </li></ul><ul><ul><li>Keputusa...
CONTOH ALUR NASKAH DINAS  UNTUK SURAT YANG BERASAL DARI LUAR KANTOR
CONTOH ALUR NASKAH DINAS UNTUK SURAT INISIATIF SENDIRI
PENCATATAN SURAT MASUK <ul><li>Surat yang masuk ke Kantor akan dicatat oleh Sub Bagian Persuratan. Yang dicatat diantarany...
PENOMERAN AGENDA SURAT MASUK <ul><li>Kodifikasi Nomer Agenda Surat Masuk : </li></ul><ul><li>nomer/jam/tgl/bln/thn </li></...
PENCATATAN SURAT KELUAR <ul><li>Surat yang keluar dari Kantor ke Instansi Lain akan dicatat oleh Sub Bagian Persuratan. Ya...
PENOMERAN AGENDA SURAT KELUAR <ul><li>Kodifikasi Nomer Agenda Surat Keluar : </li></ul><ul><li>jenis surat/no urut/asal su...
CONTOH PENOMERAN AGENDA SURAT KELUAR DI LIPI <ul><li>Asal surat : </li></ul><ul><ul><li>Kepala: K.LIPI </li></ul></ul><ul>...
DAMPAK NEGATIF <ul><li>1. Perlu pembiayaan dalam implementasi model Tata Naskah Dinas Elektronis ini, dalam hal : </li></u...
KEBUTUHAN DALAM IMPLEMENTASI APLIKASI TNDE <ul><li>1.  Jaringan Komputer (LAN) </li></ul><ul><li>Untuk menerapkan sistem T...
KEBUTUHAN DALAM IMPLEMENTASI APLIKASI TNDE <ul><li>2.  Perangkat Lunak  ( Software ) </li></ul><ul><ul><li>Perangkat lunak...
KEBUTUHAN DALAM IMPLEMENTASI APLIKASI TNDE 3.  Perangkat Keras  ( Hardware ) Perangkat keras terdiri dari server, komputer...
KELEBIHAN SOFTWARE APLIKASI TNDE <ul><li>1. Running under OS platform : </li></ul><ul><ul><li>UNIX based </li></ul></ul><u...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Materi Seminar Tnde di LIPI

4,347 views

Published on

Tata Naskah Dinas Elektronis

Materi Seminar Tnde di LIPI

  1. 1. APLIKASI TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIS ( SESUAI KEPMEN PAN NO : 1121/M.PAN/3/2006 ) Dipaparkan pada Seminar di LIPI : Aplikasi Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam Administrasi Oleh : Ir. Totot Susanto, MSc. 23 OKTOBER 2008
  2. 2. Wujud Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronis (Berbasis Sistem Informasi) : <ul><li>Berupa alur (workflow) naskah dinas elektronis yang dapat digunakan di lingkungan Internal Instansi/Organisasi. </li></ul><ul><li>Dalam bentuk aplikasi Intranet (Aplikasi Internal di Lingkungan Instansi/Organisasi yang berbasis Web) </li></ul><ul><li>Memungkinkan untuk diakses dari luar kantor, namun hanya dibatasi untuk pengguna internal atau orang lain yang diberi otoritas untuk melakukannya. </li></ul>
  3. 3. Manfaat Saat ini : <ul><li>Menghilangkan delay waktu dalam penyampaian naskah dinas </li></ul><ul><li>Menghindari terjadinya kehilangan naskah dinas yang dikirim atau yang diterima </li></ul><ul><li>Memungkinkan arsip naskah dinas yang diterima maupun yang dikirim dapat dicari kembali dengan cepat. </li></ul><ul><li>Memudahkan kontrol terhadap alur naskah dan waktu penyelesaiannya. </li></ul>
  4. 4. Manfaat Saat ini : <ul><li>Penyeragaman dan pemahaman yang sama tentang pengelolaan tata naskah dinas secara elektronis di lingkungan Instansi/Organisasi , dalam rangka menuju tertib administrasi naskah dinas agar lebih profesional. </li></ul>
  5. 5. Manfaat Kedepan : <ul><li>Diharapkan dapat mengurangi penggunaan kertas secara bertahap (menuju paperless ) </li></ul><ul><li>Menunjang program electronic government (e-gov) atau e-office . Di harapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam pengelolaan naskah dinas di lingkungan Instansi/Organisasi dalam rangka mewujudkan good governance . </li></ul><ul><li>Memungkinkan “karyawan tertentu” tetap bisa bekerja walaupun berada di luar kantor (menuju officeless ). </li></ul>
  6. 6. JENIS NASKAH DINAS <ul><li>Sebagaimana yang tertuang dalam Buku Pedoman Tata Naskah Dinas : </li></ul><ul><ul><li>Keputusan </li></ul></ul><ul><ul><li>Instruksi </li></ul></ul><ul><ul><li>Petunjuk Pelaksanaan </li></ul></ul><ul><ul><li>Surat Edaran </li></ul></ul><ul><ul><li>Memo </li></ul></ul><ul><ul><li>Disposisi </li></ul></ul><ul><ul><li>Pengumuman </li></ul></ul><ul><ul><li>Pedoman </li></ul></ul><ul><ul><li>Petunjuk </li></ul></ul><ul><ul><li>Surat Tugas / Surat Perintah </li></ul></ul><ul><ul><li>Laporan </li></ul></ul><ul><ul><li>Telaahan Staf </li></ul></ul>
  7. 7. CONTOH ALUR NASKAH DINAS UNTUK SURAT YANG BERASAL DARI LUAR KANTOR
  8. 8. CONTOH ALUR NASKAH DINAS UNTUK SURAT INISIATIF SENDIRI
  9. 9. PENCATATAN SURAT MASUK <ul><li>Surat yang masuk ke Kantor akan dicatat oleh Sub Bagian Persuratan. Yang dicatat diantaranya adalah : </li></ul><ul><ul><li>Nomer Agenda Surat Masuk </li></ul></ul><ul><ul><li>Nomer dan Tanggal Surat Masuk </li></ul></ul><ul><ul><li>Ditujukan Ke Siapa Surat tersebut di Departemen </li></ul></ul><ul><ul><li>Asal Surat </li></ul></ul><ul><ul><li>Perihal </li></ul></ul><ul><ul><li>Lampiran </li></ul></ul><ul><ul><li>Keterangan </li></ul></ul>
  10. 10. PENOMERAN AGENDA SURAT MASUK <ul><li>Kodifikasi Nomer Agenda Surat Masuk : </li></ul><ul><li>nomer/jam/tgl/bln/thn </li></ul><ul><li>Contoh : </li></ul><ul><li>10318/13.15/26/01/2004 </li></ul><ul><li>00001/12.15/01/01/2005 </li></ul>
  11. 11. PENCATATAN SURAT KELUAR <ul><li>Surat yang keluar dari Kantor ke Instansi Lain akan dicatat oleh Sub Bagian Persuratan. Yang akan dicatat diantaranya adalah : </li></ul><ul><ul><li>Nomer Agenda Surat Keluar </li></ul></ul><ul><ul><li>Nomer dan Tanggal Surat Keluar </li></ul></ul><ul><ul><li>Instansi Tujuan </li></ul></ul><ul><ul><li>Asal Surat </li></ul></ul><ul><ul><li>Perihal </li></ul></ul><ul><ul><li>Lampiran </li></ul></ul><ul><ul><li>Keterangan </li></ul></ul>
  12. 12. PENOMERAN AGENDA SURAT KELUAR <ul><li>Kodifikasi Nomer Agenda Surat Keluar : </li></ul><ul><li>jenis surat/no urut/asal surat/bln/thn </li></ul><ul><li>Jenis surat : </li></ul><ul><ul><li>Surat Keputusan : KEP </li></ul></ul><ul><ul><li>Surat Biasa : B </li></ul></ul><ul><ul><li>Surat Undangan : Und </li></ul></ul><ul><ul><li>Surat Edaran : SE </li></ul></ul><ul><ul><li>Surat Rahasia : R </li></ul></ul><ul><ul><li>Surat Tugas : ST </li></ul></ul><ul><ul><li>Surat Cuti : CT </li></ul></ul><ul><ul><li>Surat Keputusan Bersama : SKB </li></ul></ul><ul><ul><li>Surat Memorandum : M </li></ul></ul>
  13. 13. CONTOH PENOMERAN AGENDA SURAT KELUAR DI LIPI <ul><li>Asal surat : </li></ul><ul><ul><li>Kepala: K.LIPI </li></ul></ul><ul><ul><li>Wakil Kepala : WK.LIPI </li></ul></ul><ul><ul><li>Sekut : S.LIPI </li></ul></ul><ul><ul><li>Deputi : D.nomor romawi Deputi.LIPI </li></ul></ul><ul><ul><li>Inspektorat : I.LIPI </li></ul></ul><ul><ul><li>Kepala Biro Perencanaan & Keuangan: B1.LIPI </li></ul></ul><ul><ul><li>Kepala Biro Organisasi & Kepegawaian: B2.LIPI </li></ul></ul><ul><li>Contoh : </li></ul><ul><ul><li>KEP/01/K.LIPI/01/2005 </li></ul></ul><ul><ul><li>B/01/S.LIPI/02/2004 </li></ul></ul><ul><ul><li>ST/01/D.I.LIPI/12/2004 </li></ul></ul><ul><ul><li>M/04/D.IV.LIPI/01/2005 </li></ul></ul>
  14. 14. DAMPAK NEGATIF <ul><li>1. Perlu pembiayaan dalam implementasi model Tata Naskah Dinas Elektronis ini, dalam hal : </li></ul><ul><ul><li>Biaya Sosialisasi </li></ul></ul><ul><ul><li>Biaya Peningkatan Kapasitas SDM IT </li></ul></ul><ul><ul><li>Biaya Pemeliharaan data dan sistem </li></ul></ul><ul><li>2. Kemungkinan terjadinya rasionalisasi pegawai. </li></ul>
  15. 15. KEBUTUHAN DALAM IMPLEMENTASI APLIKASI TNDE <ul><li>1. Jaringan Komputer (LAN) </li></ul><ul><li>Untuk menerapkan sistem TNDE, selain memerlukan perangkat keras dan perangkat lunak, juga tersedianya area jaringan lokal ( local area network –LAN) Untuk membangun jaringan komputer diperlukan penyiapan sebagian atau seluruhnya dari hal-hal berikut: </li></ul><ul><ul><li>a. Media transmisi (Wireline dan wireless) yang dapat mengkomunikasikan data (kabel Coax, kabel UTP, serat optik, dan lain-lain). </li></ul></ul><ul><ul><li>b. Konektor penghubung kabel transmisi ke peralatan (modem, ethernet-card, hub, switch, router, dll). </li></ul></ul><ul><ul><li>c. Network interface card (NIC). </li></ul></ul><ul><ul><li>d. Perangkat lunak jaringan (driver dari NIC). </li></ul></ul>
  16. 16. KEBUTUHAN DALAM IMPLEMENTASI APLIKASI TNDE <ul><li>2. Perangkat Lunak ( Software ) </li></ul><ul><ul><li>Perangkat lunak sistem komputer antara lain: </li></ul></ul><ul><ul><li>Sistem Operasi, baik jaringan maupun stand alone, misalnya Windows 2000 Server dan sejenisnya, Windows 9x, UNIX, open source (Linux, freeBSD). </li></ul></ul><ul><ul><li>Programming Tools : PHP </li></ul></ul><ul><ul><li>Web Server : Apache </li></ul></ul><ul><ul><li>Data base server misalnya Oracle, SQL server, MySQL. </li></ul></ul><ul><ul><li>Sistem Pengamanan, misalnya firewall, antivirus dan lainnya. </li></ul></ul>
  17. 17. KEBUTUHAN DALAM IMPLEMENTASI APLIKASI TNDE 3. Perangkat Keras ( Hardware ) Perangkat keras terdiri dari server, komputer kerja (workstation), peripheral (printer dan scanner) dan perangkat keras pendukung seperti UPS. 4. Sumber Daya Manusia (SDM) Tata Naskah Dinas Elektronis perlu didukung oleh Sumber Daya Manusia profesional yang memiliki kualifikasi sesuai dengan kompetensi minimum atau telah mendapatkan pelatihan di bidang teknologi komunikasi dan informasi.
  18. 18. KELEBIHAN SOFTWARE APLIKASI TNDE <ul><li>1. Running under OS platform : </li></ul><ul><ul><li>UNIX based </li></ul></ul><ul><ul><li>Windows based </li></ul></ul><ul><li>2. Dibuat dalam lingkungan development tools platform yang opensource , yaitu dengan menggunakan : </li></ul><ul><ul><li>Web Server : Apache </li></ul></ul><ul><ul><li>Database Server : MySQL </li></ul></ul><ul><ul><li>Programming Script : PHP </li></ul></ul><ul><li>Yang semuanya Free tanpa License Cost . </li></ul><ul><li>Karena Opensource , maka : </li></ul><ul><ul><li>Mudah dalam melakukan transfer of knowledge </li></ul></ul><ul><ul><li>Dapat dikembangkan sendiri ( customize ) oleh tim Teknologi Informasi di instansi setempat tanpa biaya license sehingga tidak tergantung kepada pembuat software. </li></ul></ul>

×