Laporan praktik kerja industri penatausahaan arsip digital nota dinas dan surat lainnya pada Badan Pemeriksa Keuangan Perwakilan Provinsi Kepulauan Riau. Laporan ini membahas tentang pengertian, prinsip, sistem pembuatan, ruang lingkup penggunaan, susunan, pemberkasan, penyusutan dan pemusnahan arsip digital nota dinas dan surat lainnya."

1. LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI
PENATAUSAHAAN ARSIP DIGITAL NOTA DINAS & SURAT
LAINNYA
PADA BADAN PEMERIKSA KEUANGAN PERWAKILAN PROVINSI
KEPULAUAN RIAU
Disusun sebagai salah satu syarat mengikuti siding praktik kerja industri
DISUSUN OLEH:
NAMA SISWA: DESI SAFITRI
NIS:
JURUSAN: AKUNTANSI
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK) AL-
AZHAR BATAM
JL.GUNUNG BROMO – BALOI INDAH – BATAM
INDONESIA

2. 3.1.1 Penatausaan Arsip Dikital Nota Dinas & Surat Lainnya.
Definisi dari Penatausahaan,Arsip
Digital,Nota Dinas dan Surat lainnya.
a. Penatausahaan adalah kegiatan yang
nyaris dilakukan sepanjang tahun
anggaran. Kegiatan ini bertumpu pada
tugas dan tanggungjawab Bendahara.
b. Arsip Digital adalah suatu arsip yang
telah mengalami perubahan dari bentuk
fisik seperti lembaran kertas menjadi
data elektronik, ataupun data yang
memang dari awalnya terbuat dari data
digital dengan metode penyimpanan juga
didalam media digital seperti flasdisk,
server dan lain – lain.
c. Nota Dinas adalah naskah dinas intern di lingkungan unit kerja yang dibuat oleh pejabat
yang berwenang dalam rangka pelaksanaan tugas, fungsi, dan tanggung jawab jabatan
kedinasan yang ditujukan kepada pejabat lain di lingkup internal unit organisasi yang
bersangkutan guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau
penyampaian pendapat kepada pejabat lain.
d. Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak
kepada pihak lain dengan tujuan memberitahukan maksud pesan dari si pengirim.

3. 3.1.2 Prinsip Penatausahaan Arsip Digital Nota Dinas
Prinsip pengelola arsip digital Jika dilihat dari
arti kata, dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia,
bahwa istilah digital “berhubungan dengan
angka-angka untuk sistem perhitungan
tertentu”. Sementara jika dikaitkan dengan
istilah digitalisasi, digitalisasi adalah “proses
pemberian atau pemakaian sistem digital.”
Berdasarkan arti kata dari digital/digitalisasi,
maka kaitan antara istilah digital/digitalisasi
dengan arsip adalah dalam konteks medianya.
Dimana penyimpanan arsip dilakukan dalam
bentuk digital, sehingga menjadi arsip
digital/disebut sebagai arsip digital.
Prinsip pengelolaan nota dinas adalah Nota dinas memuat hal yang bersifat rutin,
berupa catatan ringkas dan lengkap, dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh
pejabat yang dituju. Nota dinas tidak boleh digunakan untuk membuat putusan mutasi
pegawai. Nota dinas digunakan untuk komunikasi dari bawahan kepada atasan atau
antar pejabat yang setingkat atau dari atasan kepada bawahan.

4. 3.1.3 Sistem Pembuatan Nota Dinas
Nota dinas dibuat secara sistematis yang
memuat:
a. Alinea pembuka, yaitu memuat uraian
gagasan dari pengirim nota dinas agar dibaca,
dipahami, dipelajari, dan sampai
dengan diterima atau ditolak oleh penerima
nota dinas.
b. Alinea isi, yaitu memuat uraian antara lain:
Pembahasan
1. Dasar pertimbangan (data, informasi,
dan fakta), analisis, dan akibat/implikasi yang
timbul selanjutnya.
2. Ketaatan kepatuhan kepada ketentuan
aturan yang berlaku, yaitu memuat uraian
tentang ketentuan peraturan perundang-
undangan yang menjadi dasar hukum
dalam menjalankan kewenangan serta tugas
dan fungsi.
3. Analisis risiko, yaitu memuat uraian
jenis risiko yang mungkin timbul, akibat atau
konsekuensi yang dapat terjadi sebagai akibat
sebuah proses yang sedang berlangsung atau
kejadian yang akan datang serta
mitigasi terhadap risiko tersebut.

5. b. Pendapat, yaitu memuat uraian pikiran jangka panjang, buah pemikiran tentang sesuatu
hal, bertindak yang mungkin atau pemecahan masalah.
c. Rekomendasi, yaitu memuat uraian permintaan perhatian, menganjurkan, saran, dan usul
tindakan yang perlu dilakukan.
3. Alinea penutup, yaitu memuat kalimat penutup yang singkat, padat, dan jelas.
3.1.4 Ruang Lingkup Penggunaan Nota Dinas
Ruang lingkup penggunaan nota dinas yaitu:
a. Nota dinas pejabat Eselon I kepada Menteri Keuangan atau sebaliknya;
b. Nota dinas antar pejabat di lingkungan unit organisasi Eselon I , kantor pusat (misalnya
pejabat Eselon I I kepada pejabat Eselon I atau sebaliknya, antar pejabat Eselon II , pejabat
Eselon III kepada pejabat Eselon II atau sebaliknya, antar pejabat Eselon III
dalam lingkungan unit organisasi Eselon II, pejabat Eselon IV kepada pejabat Eselon III atau
sebaliknya, atau antar pejabat Eselon IV dalam lingkungan unit organisasi Eselon III) ;
c. Nota dinas antar pejabat di lingkungan Kantor Wilayah (misalnya pejabat Eselon III
kepada pejabat Eselon II atau sebaliknya, antar pejabat Eselon III dalam lingkungan kantor
wilayah, pejabat Eselon IV kepada pejabat Eselon III atau sebaliknya, atau antar pejabat
Eselon IV dalam lingkungan kantor wilayah);
d. Nota Dinas di lingkungan kantor pelayanan dan UPT (misalnya pejabat Eselon IV kepada
pejabat Eselon III atau sebaliknya, atau antar pejabat Eselon IV dalam lingkungan kantor
pelayanan) .

6. 3.1.5 Susunan Pembuatan Nota Dinas
a. Kepala Nota Dinas
Bagian kepala nota dinas terdiri dari:
1. kepala nota dinas yang berisi logo Kementerian
Keuangan, nama instansi, dan alamat
instansi/satuan organisasi yang
ditulis secara simetris;
2. garis pemisah horisontal atas dengan panjang
sama dengan lebar ruang penulisan nota dinas
dengan ukuran tebal 1 1/2 pt;
3. tulisan nota dinas dicantumkan di bawah nama
instansi, ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;
4. kata nomor ditulis dengan huruf kapital di bawah
tulisan Nota Dinas;
5. singkatanYth. ditulis di bawah nomor diikuti
tanda baca titik dua ( :);
6. kata Dari diikuti tanda baca titik dua ( :), ditulis di
bawah singkatan Yth.;
7. kata Sifat ditulis di bawah kata Dari diikuti tanda
baca titik dua ( :);
8. kata Lampiran ditulis di bawah kata Sifat diikuti
tanda baca titik dua ( :), apabila tidak ada lampiran
tidak perlu
dicantumkan tulisan Lampiran;

7. 9. kata Hal diikuti tanda baca titik dua ( :), mencantumkan masalah pokok nota dinas ditulis
sesingkat mungkin, diawali
huruf kapital pada setiap kata dan tidak diakhiri tanda baca titik (31) ;
10. kata Tanggal ditulis paling bawah diikuti tanda baca titik dua ( : ) dengan huruf awal
kapital;
11. garis pemisah horisontal bawah dengan panjang sama dengan lebar ruang penulisan
nota dinas dengan ukuran tebal 3/4 pt.
b. Batang Tubuh Nota Dinas
Bagian batang tubuh nota dinas terdiri dari:
1. alinea pembuka; berisi latar belakang/dasar pemikiran, maksud dan tujuan, ruang lingkup,
tata urutan, dan pengertian
2. alinea isi;
3. alinea penutup; terdiri dari hal yang harus diperhatikan dan penjabaran lebih lanjut, serta
alamat pembuat pedoman yang ditujukan kepada para pembaca/pengguna atau mereka
yang akan menyampaikan saran penyempurnaan
c. Kaki Nota Dinas
Bagian kaki nota dinas terdiri dari:
1. nama jabatan penandatangan nota dinas tidak perlu dicantumkan apabila nama jabatan
penandatangan sama dengan nama pengirim. Namun, apabila menggunakan untuk beliau
(u.b.), nama jabatan penandatangan perlu dicantumkan dan ditulis dengan huruf awal
kapital serta diakhiri dengan tanda baca koma.

8. 2. tanda tangan pejabat;
3. Nama lengkap penandatangan surat, ditulis dengan huruf awal kapital, tanpa diberi tanda
baca apa pun, dan di bawahnya ditulis NIP tanpa tanda baca titik;
4. kata Tembusan yang ditulis lengkap di margin kiri bawah diikuti tanda baca titik dua (:) dan
tidak diberi garis bawah. Frase Kepada Yth. atau Disampaikan kepada Yth. tidak
perlu dicantumkan, dan tidak perlu ditambahkan pula kata sebagai laporan, arsip, atau istilah
sejenisnya.
3.1.6 Sistem Pemberkasan Arsip
a. Membentuk berkas baru (folder I
ordner)
1. Bila berkas belum memiliki kode dan
indeks, maka staf petugas harus
membentuk berkas yang baru dengan
cara sebagai berikut:
- Menganalisa isi arsip
- Membuat folder ordner baru
dengan kode dan indeks baru
2. Menjajarkan berkas arsip dalam
folder 1 ordner sesuai dengan urutannya
yaitu berdasarkan kelompok fungsi atau
kegiatan.

9. b. Memasukan berkas yang sudah ada bila arsip yang tercipta dan diterima sudah memiliki
folder atau berkasnya, maka berdasarkan analisis isi arsip dapat langsung dimasukan kedalam
folder I ordner tersebut.
c. Membuat daftar pencarian arsip dan indeks Arsip yang sudah
diberkaskan dibuat daftar pencarian arsip untuk memberikan
informasi arsip apa saja yang tercipta dan diterima selama
melakukan kegiatan tersebut. Daftar harus selalu di update
sehingga perkembangan kepemilikan arsip yang ada dapat
diketahui. Untuk memudahkan penggunaan daftar maka perlu
dibuatkan indeks. Indeks dibuat dengan cara mendaftarkan
membuat kelompok arsip kegiatan, sub kegiatan yang
menunjukan kode. Kode untuk menunjukan lokasi dimana arsip
itu disimpan.
3.1.7 Sistem Penyusutan Arsip
1. Pemindahan Arsip Inaktif Dari Unit
a. Pengolah Ke Unit Kearsipar.
Pada Unit Pengolah
- Melakukan pemilahan atau
penyortiran terhadap arsip yang
telah melampaui jangka waktu
simpan aktif

10. 2. Memasukkan folder arsip ke dalam boks arsip inaktif dan menuliskan identitas arsip pada
boks tersebut
3. Membuat daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan sesuai dengan arsip yang dimasukkan
ke dalam boks arsip inaktif
4. Membuat nota dinas kepada unit kearsipan sebagai pemberitahuan akan melakukan
pemindahan arsip ke unit kearsipan
5. Memindahkan arsip inaktif ke unit kearsipan dengan· berita acara pemindahan arsip
beserta daftar arsip inaktif.
b. Pada Unit Kearsipan
1. Memerika kecocokan daftar arsip inaktif yang
dipindahkan dengan fisik arsip, baik jenis maupun
jumlah
2. Memberikan nornor urut arsip yang diterima pada
tiap boks arsip inaktif sesuai nornor yang tersedia
pada rak arsip
3. Menyusun boks arsip inaktif yang diterima sesuai
dengan pola penataan arsip yang berlaku:
4. Merekam daftar arsip inaktif beserta lokasi pennyimpanan boks arsip inaktif pada rak arsip
ke dalam sistem informasi kearsipan untuk memudahkan temu kembali.

11. 3.1.8Sistem Pemusnahan Arsip
a. Unit kearsipan melakukan penyortiran
dan penelitian atas arsip yang disimpan,
apakah terdapat arsip yang sudah habis
retensinya dan tidak memiliki nilai guna.
Apabila terdapat arsip yang masuk dalam
jenis tersebut, unit kearsipan mengajukan
usulan pemusnahan arsip kepada Direktur
Jenderal Bea dan Cukai u.p. Sekretaris
Jenderal Bea dan Cukai beserta dattar arsip
usul musnah.
b. Kriteria arsip yang dapat diusulkan untuk
dimusnahkan antara lain, yaitu:
1. Tidak memiliki nilai guna, baik nilai guna
primer (nilai adrninistrasi, hukum,
keuangan dan ilmiah) maupun nilai guna
sekunder (nilai guna evidential,
informasional dan intrinsik)
2. Telah habis masa retensinya dan
berketerangan "rnusnah" atau "dinilai
kembali" berdasarkan JRA
3. Tidak bertentangan dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan
4. Tidak berkaitan dengan penyelesaian
proses suatu perkara.
c. Pembentukan panitia pemusnahan arsip
Panitia pemusnahan arsip dibentuk dengan
Keputusan Kepala Satuan Kerja (setingkat
eselon I untuk satuan keria pusat dan eselon II
untuk satuan kerja vertikal) yang arsipnya akan
dimusnahkan. Panitia pemusnahan arsip,
sekurangkurangnya memenuhi unsur

12. 1. Kepala satuan keria yang arsipnya akan dimusnahkan sebagai pengarah
2. Pimpinan unit kearsipan sebagai ketua merangkap anggota
3. Arsiparis danl atau pelaksana yang ditunjuk selaku pengelola arsip sebagai anggota.
Panitia pemusnahan arsip mempunyai
tugas antara lain:
1. Melakukan penyortiran arsip dari bahan non
arsip, seperti: amplop, map, blanko formulir
dan berkas lain yang tidak mengandung
informasi pelengkap arsip
2. Melakukan pemusnahan bahan non arsip
3. Menata dan mengelompokkan arsip yang
akan dimusnahkan
4. Membuat dattar arsip usul musnah
5. Melakukan penilaian awal arsip yang akan
dimusnahkan
6. Menqajukan usul pemusnahan arsip yang
tidak bernilai guna
7. Membantu panitia penilai arsip dalam
melakukan penilaian arsip yang diusulkan
dimusnahkan
8. Melakukan pemusnahan arsip yang telah
ditetapkan musnah dengan Keputusan Menteri
Keuangan