Toimielimen sihteerin ABC sisältää joitakin keskeisiä seikkoja toimielien sihteerin tehtävään.

1. Toimielimen sihteerin ABC
Tuuli Tarukannel

2. 2
Millainen on hyvä kokous?
.
• Asiat on valmisteltu hyvin ja selkeästi.
• Jokainen käyttäytyy rakentavasti -> vaikka oltaisiin eri mieltä, ei mennä
henkilökohtaisuuksiin
• Kokous etenee nopeasti ja tehokkaasti, muttei sisällön kustannuksella. Pysytään asiassa.
• Tehdään selkeitä päätöksiä ja jokainen ymmärtää, mitä on päätetty ja miksi.
• Selkeät päätökset kirjataan tarkasti pöytäkirjaan, joka vastaa kokouksen kulkua.
• Jokainen ajattelee kokouksen jälkeen, että ”saatiin jotakin aikaan”.
• Toimielimen sihteerille jätetään aikaa hyvän pöytäkirjan pitoon.

3. 3
Millainen on huono kokous?
.
• Kestää kauan ja kukaan ei jaksa enää keskittyä.
• Juututaan vatvomaan epäolennaisuuksia ja/tai eksytään kokonaan pois asiasta.
• Keskitytään riitelyyn ja pilkkuvirheisiin.
• Kaikki eivät ole perehtyneet käsiteltäviin asioihin.
• Puheenjohtaja ei muotoile päätöstä selkeästi -> kokouksessa oleville jää epäselväksi mitä
päätettiin.
• Kokouksen jälkeen käynnistyy keskinäinen soittelurinki ja osallistujat ovat turhautuneita, ”ei
saatu mitään aikaan”.

4. 4
Hyvät kokoustaidot – kunnan kokoukset
on tarkkaan säänneltyjä
Tunnetaan riittävästi vakiintuneet
menettelytavat sekä voimassa olevat lait
ja säännökset.
Jokaisen osallistuja tietää, missä vaiheessa ja
miten kokoukseen osallistutaan ja
vaikutetaan.
Toiminta ja vaikuttaminen tapahtuvat
vakiintuneiden menettelyjen välityksellä.
-> Kokouksen osanottajat tuntevat
kokoustekniikan ja toimivat sen mukaan.
Kokouksen osanottajat saavat aikaan
yhteisesti hyväksyttyjä päätöksiä neuvotellen.
-> myös JULKISUUSNÄKÖKULMA mielessä!
§

5. 5
• Tarkemmat määräykset kunnan kokouksiin liittyen on kunnan hallintosäännössä.

6. 6
Kokouksen julkisuus
Valtuusto: kokoukset ovat kuntalain perusteella julkisia
• Paitsi, jos käsitellään asiaa tai asiakirjaa, joka on lain mukaan salassa pidettävä
• Tai, jos valtuusto painavan syyn vuoksi jossakin asiassa päättää toisin.
• Valtuuston suljetun kokouksen asiakirjat salassa pidettäviä vain, jos laissa niin säädetään
• Kokouskeskustelut julkisia
Muu toimielin eli kunnanhallitus, lautakunta, johtokunta ym. kokoukset julkisia vain, jos toimielin
niin päättää
• Julkisessa kokouksessa ei saa käsitellä salassa pidettäväksi säädettyä asiaa tai asiakirjaa
• Läsnäolosta suljetussa kokouksessa määrätään hallintosäännössä
• Suljetun kokouksen keskustelut ovat luottamuksellisia, mutta eivät automaattisesti
salassapidettäviä. Suljetussa kokouksessa käytyjä keskusteluja ei tulisi paljastaa sivullisille:
arvokas käytös, hyvä hallinto…
3.5.2019 Page 6
TT

7. 7
Pöytäkirjan pitäminen
• Toimielimen päätöksistä pidetään pöytäkirjaa.
• Pöytäkirjasta säädetään kuntalaissa  pöytäkirjan sisällöstä ei ole säännöksiä laissa,
mutta tarpeelliset määräykset löytyy hallintosäännöstä  tulee olla tarkemmat
määräykset ainakin pöytäkirjan laatimisesta, tarkastamisesta ja tiedoksi
antamisesta
• Mikä on pöytäkirjan merkitys?
• Kokouksen kulkuun perustuva asiakirja, pöytäkirjalla on julkinen luotettavuus eli asia
on niin kuin se on kirjattu pöytäkirjaan, jollei muuta näytetä.
• Lähtökohtana on, että asia on niin kuin se lukee pöytäkirjassa. Pöytäkirja on
oikeusturvan ja säilytyksen väline.
• Muoto voi vaihdella teknisen toteutustavan mukaan

8. 8
Pöytäkirjan pito ja pöytäkirjan tarkastus
•Pöytäkirjan laatii puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä.
• Jos puheenjohtaja ja pöytäkirjanpitäjä ovat eri mieltä, laaditaan pöytäkirja puheenjohtajan
näkemyksen mukaan.
• Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja pöytäkirjanpitäjä.
• Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla.
• Seuraava kokous tarkastaa, jos pöytäkirjantarkastajat eivät ole hyväksyneet
• Tarkastamiseen liittyy oikeusvaikutuksia eli päätös syntyy vasta sitä koskevan pöytäkirjan
tarkastamisella.
• Päätöksen täytäntöönpanon edellytyksenä on, että pöytäkirja on tarkastettu. Kiireellisissä
tapauksissa pöytäkirja on syytä tarkistaa heti kokouksessa.
• Kuntalain mukainen sähköisessä päätöksentekomenettelyssä tehtyjä päätöksiä koskeva pöytäkirja
voidaan tarkastaa ennen kokousta (pääsääntöisesti tarkastetaan samalla tavalla kuin varsinaisen
kokouksen pöytäkirja, mutta on mahdollista tarkastaa jo ennen kokousta esimerkiksi samassa
suljetussa tietojärjestelmässä jossa päätökset on tehty)

9. 9
Päätöksen on perustuttava lakiin
• Viranomaisen on huolehdittava, että päätöksentekoon liittyvät tosiasiat on riittävästi selvitetty.
• Päätöksentekijällä voi olla myös harkintavaltaa, jonka laajuus vaihtelee tapauskohtaisesti.
• -> harkintaa rajoittaa mm hyvän hallinnon periaatteet
• Päätöksen pitää olla sisällöltä ja muodolta lain mukainen sekä lain vaatimukset täyttävä kaikissa vaiheissaan valmistelusta
tiedoksiantoon ja muutoksenhakuun. -> koko prosessi!
• Hyvin tehty päätös:
1. Oleellisten kysymysten toteaminen
2. Tosiasioiden ja tietojen hankkiminen
3. Oikeiden lakien ja säännösten selvittäminen

10. 10
Esittely kokousta varten ja
kokouksessa
Päätökset tehdään
viranhaltijan esittelystä
(poikkeuksena valtuuston
kokous)
Hallintosäännössä on
määräykset esittelystä:
•kuka esittelee, kuka on
esittelijän sijainen
•erityisestä syystä
puheenjohtajan selostuksesta
ilman viranhaltijaesittelyä
•Esittelijän tehtävänä on:
•valmistelu esittelijän johdolla
•päätösehdotuksen tekeminen,
joka toimii aina kokouksen
pohjaehdotuksena.
Jos päätösehdotus
puuttuu  päätöksenteon
virhe (poikkeuksena mm.
luottamushenkilövaali,
jossa päätösehdotus ei ole
pakollinen)
•valmistelutoimet vain
poikkeuksellisesti toimielimen
ratkaistavaksi
•kertoa asian valmistelusta ja
taustoista kokouksessa
TT

11. 11
Esteellisyys kokoustilanteena

12. 12
Esteellisyys
•puolueettomuus vaarantuu yksittäisen asian käsittelyssä
• esteellisyysperusteista säädetään laissa, syyn esteellisyyteen täytyy siis löytä laista
• jos esteellinen on mukana asian käsittelyssä = päätöksenteon virhe ja päätöksen
kumoamisperuste
Valtuutetun esteellisyys valtuustossa
• esteellisyys syntyy kuntalain mukaisesti:
• valtuutettu esteellinen, kun asia koskee henkilökohtaisesti valtuutettua tai hänen
läheistään  välittömiä vaikutuksia valtuutetun tai läheisen asemaan
• vaikutuksena on: käsittelykielto  omalta paikalta yleisön joukkoon
Muun luottamushenkilön ja henkilöstön esteellisyys
• esteellisyys syntyy hallintolain mukaisesti (esteellisyysperusteet hallintolain 28
§:ssä)
• vaikutuksena on: läsnäolo- ja käsittelykielto
Pöytäkirjanpitäjän esteellisyys määräytyy hallintolain mukaisesti: vetäytyä heti kaikesta asian käsittelystä

13. 13
Esteellisyys kokoustilanteena
KHO 3412/2014: Esteellisen henkilön on ilmoitettava esteellisyydestään. Kaupungin
hallintosäännön mukaan toimielimen pöytäkirjaan merkitään asian käsittelytietona esteellisyys.
Monijäsenisen toimielimen jäsenen esteellisyydestä päättää toimielin.
Valtuuston työjärjestyksen mukaan puheenjohtajan on tarvittaessa saatettava valtuutetun ja
muun läsnäoloon oikeutetun henkilön esteellisyys valtuuston ratkaistavaksi. Hallintosäännössä
on toimielinten osalta vastaava säännös. Kysymyksessä olevat henkilöt ovat kokouksessa
ilmoittaneet esteellisyydestään lain edellyttämin tavoin ja vetäytyneet asian käsittelystä.
Pöytäkirjaan on merkitty henkilön poistuminen esteellisenä ja esteellisyyden syy.
Esteellisyyskysymys on tullut esiin esteelliseksi itsensä katsoneiden omasta aloitteesta eikä siitä
ole ollut erimielisyyttä. Laissa tai valtuuston työjärjestyksessä tai hallintosäännössä ei edellytetä,
että jokaisen esteelliseksi itsensä ilmoittaneen esteellisyys todetaan erillisellä päätöksellä.
Esteellisyys on siten voitu merkitä pöytäkirjaan käsittelytietona kaikkien henkilöiden osalta
samassa kohdassa. Valituksenalainen päätös ei ole syntynyt tällä väitetyllä perusteella
virheellisessä järjestyksessä.

14. 14
Erilaisia kokous/pöytäkirjatilanteita
Päätösvaltaisuus:
Valtuusto: Päätösvaltainen, kun vähintään kaksi kolmasosaa valtuutetuista on läsnä.
Muu toimielin: Päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. Läsnä oleviksi katsotaan myös
toimielimen jäsenet, jotka osallistuvat kokoukseen sähköisesti.
Päätösvaltaisuutta koskeva pykälä: yleensä puheenjohtajan sana painaa, päätösvalta todetaan, esim.
kokouskutsu virheet ?

15. 15
Erilaisia kokous/pöytäkirjatilanteita
Ylimääräinen asia kokouksessa:
Valtuusto: Valtuusto voi käsitellä asian, joka on mainittu kokouskutsussa ja joka on valmisteltu. Kokouskutsussa
mainitsemattoman, mutta valmistellun asian valtuusto voi ottaa yksinkertaisella enemmistöllä.
Edellytyksenä: asian kiireellisyys, mikä yleensä tarkoittaa sitä, ettei asiaa enää seuraavassa kokouksessa ehditä käsitellä tai
että asian käsittelyn siirtäminen aiheuttaisi kunnalle haittaa. Käsiteltäväksi ottamisesta tehdään erillinen päätös. Tärkeää
näkyä pöytäkirjassa.
Jos valtuustoasiaa ei ole ollenkaan valmisteltu, valtuuston on oltava yksimielinen sen käsiteltäväksi ottamisesta (myös
kiireellisissä asioissa)
Muu toimielin: Hallintosäännössä voi määrätä, että toimielin voi ottaa käsiteltäväkseen sellaisenkin asian, jota ei ole mainittu
kokouskutsussa esim. esittelijän tai toimielimen jäsenen tekemästä ehdotuksesta. Enemmistöpäätöksellä ratkaistaan se,
otetaanko asia käsiteltäväksi eli toimielimen tulee äänestää, jos ei olla yksimielistä. Näyttävä pöytäkirjasta.
Asiakohta ”muut asiat”: toimielin ei voi tehdä päätöksiä ko. kohdassa. = jos halutaan, niin ”avattava” kokonaan uusi asia
(huom, valmistelemattoman asian ottaminen käsittelyyn)

16. 16
Kokoustilanteita: Äänestys ja vaali
Puheenjohtaja johtaa
äänestysmenettelyä
Puheenjohtajan pitää
saattaa toimielimen
käsittelyyn
äänestystapa ja jos
äänestettäviä asioita
on useampia, myös
äänestysjärjestys
Äänestystapoja on
monia, yksinkertaisin
on kädennosto, joskus
käytetään
seisomaannousua,
nimenhuutoäänestys
on sihteerille hyvä
Äänestysjärjestyksellä
tarkoitetaan sitä,
missä järjestyksessä
ehdotuksista
äänestetään

17. 17
Äänestyksenjavaalinerot
2016
TT

18. 18
Kokoustilanteita: Eriävä mielipide
Eriävän mielipiteen tarkoitus:
 Esittelijällä ainoa keino vapautua päätöksen tuottamasta oikeudellisesta
vastuusta
Oikeus ilmoittaa eriävä mielipide on
 vastaehdotuksen tehneellä tai päätöstä vastaan äänestäneellä
 esittelijällä, jos päätös poikkeaa hänen päätösehdotuksestaan
Eriävä mielipide on ilmoitettava heti, kun päätös on tehty
 kirjalliset perustelut liitetään pöytäkirjaan, jos esitetty ennen pöytäkirjan
tarkastamista
 Päätöstä vastaan äänestänyt tai eriävän mielipiteen ilmoittanut ei ole
vastuussa päätöksestä
 Esittelijän vastuu: vastuussa päätöksestä, jollei ole ilmoittanut eriävää
mielipidettä
3.5.2019 Page 18
TT

19. Tuuli Tarukannel
Kiitos!
Hallintoakatemia löytyy:
Twitteristä
Facebookista
SlideSharesta
www.hallintoakatemia.fi