Julkisuuslaki pöytäkirjanpitäjälle
•Download as PPTX, PDF•
0 likes•734 views
Julkisuuslain keskeisiä kohtia pöytäkirjanpitäjän tehtävän näkökulmasta.
Recommended
More Related Content
What's hot
What's hot (20)
Similar to Julkisuuslaki pöytäkirjanpitäjälle
Similar to Julkisuuslaki pöytäkirjanpitäjälle (18)
More from Hallintoakatemia
More from Hallintoakatemia (20)
Julkisuuslaki pöytäkirjanpitäjälle
- 1. Julkisuuslaki pöytäkirjanpitäjälle Tuuli Tarukannel ja Ulla Tirronen, Hallintoakatemia
- 3. 3 Pöytäkirjan laatiminen ja julkisuus •Päätös/pöytäkirja kertoo valmistelun tulokset ja säilyttää tietoa… -> Hyvä pöytäkirja/päätös kattaa esim. hyvän hallinnon periaatteista tulevat tunnusmerkit. -> •Sen sijaan ei ole yhtä oikeaa valmistelu- tai päätöksenteko/-kirjoitustapaa julkisuuslain näkökulmastakaan. •Jokainen valmistelija/kunta/organisaatio rakentaa oman päätösvalmistelu- ja kirjoitustapansa. •Hyvä päätösteksti on asiallisesti, selkeästi ja ymmärrettävästi kirjoitettu: sanavalinnat, selkeys, täsmällisyys, ymmärrettävyys, rakene ja tiiviys -> salassapito rakennettu päätökseen niin, ettei lukija kärsi
- 4. 4 Pöytäkirjan laatiminen ja julkisuus Kun päätöksen tiedoksiantoa, julkisuutta, julkaisua lähtee miettimään heti valmistelun alkuvaiheesta ja yksittäiset valmistelijat ottavat sen osaksi koko valmistelun prosessia, voidaan monelta loppuvaiheen tulkintaongelmalta välttyä. -> palvelee pöytäkirjanpitäjääkin Voi pohtia mm: •Onko tämä välttämätön tieto / asia päätökseen tulevassa tekstissä? •Mitä voi pistää erilliseen liitteeseen, jota ei julkaista netissä? •Mitä kannattaa pistää viralliseksi päätösliitteeksi? -> tulee julkiseksi •Milloin tarvitsee mainita nimillä ja milloin riittää esimerkiksi ”20 hakijaa”… Kunnilla hyviä käytäntöjä. •-> Tietosuojavaltuutettu suosittaa; salassapidettävät tiedot liitteisiin tai henkilön tietojen ”kiertäminen” mm. hakija, valittaja jne
- 5. Pöytäkirjan julkisuus Julkisuuslaki 6 § Asiakirja tulee julkiseksi: - pöytäkirja, kun se tarkastuksen jälkeen on allekirjoitettu tai sitä vastaavalla tavalla varmennettu, jollei sitä ole laadittu asian valmistelemiseksi tai viranomaisen sisäistä työskentelyä varten; - päätös, lausunto, toimituskirja ja viranomaisen sopimusosapuolena tekemä ratkaisu sekä niiden käsittelyä varten viranomaisessa laaditut muistiot, pöytäkirjat ja muut kuin 1–3 tai 5–7 kohdassa tarkoitetut asiakirjat, kun päätös, lausunto, toimituskirja tai sopimus on allekirjoitettu tai sitä vastaavalla tavalla varmennettu Julkisuuslaki 9 § Tiedonsaanti julkisesta asiakirjasta Jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen. Julkisuuslaki 10 § Tiedonsaanti salassa pidettävästä asiakirjasta Salassa pidettävästä viranomaisen asiakirjasta tai sen sisällöstä saa antaa tiedon vain, jos niin erikseen tässä laissa säädetään. Kun vain osa asiakirjasta on salassa pidettävä, tieto on annettava asiakirjan julkisesta osasta, jos se on mahdollista niin, ettei salassa pidettävä osa tule tietoon.
- 6. 6 Minkälaisia asiakirjoja meillä ja kenellä on oikeus tietoon?•Jokaisella oikeus julkiseen asiakirjaan •pyyntö yksilöitävä, ei tarvitse perustella eikä selvittää henkilöllisyyttä •Asiat, jotka eivät vielä ole julkisia •Tiedon antaminen asiassa, joka ei vielä ole julkinen, on julkisuuslain perusteella kunnan viranomaisen harkinnassa. •Tällöin harkitaan tilannekohtaisesti, viedäänkö nettisivuilla näistä asioista vai ei mitä tietoa ja missä vaiheessa. •Esimerkki: pöytäkirjat, voidaan julkaista jo ennen julkiseksi tuloa (mutta tulee olla merkintä, että pöytäkirja ei vielä tarkastettu..) •salassa pidettävät asiakirjat •ei tietoja sivullisille •tiedon antamiseen oikeuttaa vain nimenomainen säännös tai asianosaisen suostumus
- 7. 7 Julkisuuslain asema pöytäkirjatiedon julkisuudessa . IHMISTEN OIKEUDET JULKISUUS PL 12 § SANANVAPAUS PL 12 § YKSITYISYYDENSUOJA PL 10 § HENKILÖTIETOJEN SUOJA PL 10 § TIETOSUOJA-ASETUS TIETOSUOJALAKI JULKISUUSLAKI ERITYISLAIT HUOMIOINKO KAIKKI INTRESSIT, LAIT JA NÄKÖKULMAT ?
- 8. 8 Salassa pidettävä asia listalla OKV/231/1/2017 19.12.2017: Apulaisoikeuskansleri saattoi kaupunginhallituksen tietoon näkemyksensä, että verkkosivuilla julkaistavien esityslistojen salassa pidettäviin asiakohtiin tulisi merkitä kuvaus käsiteltävästä asiasta tai vähintään lainkohta, johon salassapito perustuu. Kaupungin verkkosivuilla julkaistussa kaupunginhallituksen esityslistassa oli kahteen asiakohtaan merkitty pelkästään, ettei asia ollut julkinen. Apulaisoikeuskanslerin mukaan kaupungin päätös siitä, että asiakohdat ovat salassa pidettäviä, ei ollut lainvastainen eikä ylittänyt kaupungin harkintavallan rajoja. Sen sijaan ei ollut perusteltua, että salaisina käsiteltyjen asioiden aiheita ei ollut yksilöity millään tavoin. Kaupunki korjasi osin menettelyään jo kantelun vireilläolon aikana. Apulaisoikeuskanslerin mukaan aiheiden yksilöiminen olisi ollut mahdollista toteuttaa ilman, että salassapidon taustalla olevat intressit vaarantuvat. Apulaisoikeuskansleri totesi, että asiasisältöä tulisi pyrkiä kuvaamaan siten, että yleisöllä on otsikon perusteella mahdollisuus pyytää asiasta lisätietoa. Joissakin tapauksissa asian valmistelun turvaaminen voi edellyttää, ettei asiaa julkisteta ennen sen käsittelyä toimielimessä. Tällaisissakin tapauksissa otsikko on usein mahdollista muotoilla siten, ettei valmistelun vaarantavia tai muutoin salassa pidettäviä tietoja paljasteta. Mikäli asia on julkisuuslain mukaan kokonaan salassa pidettävä tai siitä ei muulla perusteella ole mahdollista antaa lainkaan tietoja ainakaan ennen toimielimessä käsittelyä, tulisi sovellettavan lainkohdan tällöinkin ilmetä asiakohdasta.
- 9. 9 Miten salassapidettävä asia näkyy käytännössä? • Esimerkiksi: • Asiakirjoissa olevana merkintänä (tulee merkitä, että asia on salassapidettävä ja mihin salassapito perustuu (§) – liittyy myös nettijulkaisuun ) • Kokouksissa (muutoin julkinen kokous voidaan pitää salassapidettävän asian osalta suljettuna, salassapidettäviä kokousasiakirjoja voi esimerkiksi jakaa kokouksessa pöydälle tai suljetussa sähköisessä ympäristössä) • Asiakirjojen säilyttämiseen ja hävittämiseen liittyvissä toimissa • Kuka voi saada tiedon ja milloin (kenelle asiakirjasta voidaan antaa tietoa ja milloin salassapito lakkaa)
- 10. 10 Pöytäkirjatiedon julkisuus ja pyytäjien tarve Tiedoksianto Tietopyynnöt, asianosaisen oikeudet Mielenkiinto, media Sisäinen tiedonkulku Pöytäkirjaotteen ja päätöksen lähetys asianosaiselle = prosessiin kuuluva edellytys. Avoin tiedonkulku ja tiedon saaminen yhteiskunnan asioista. Yksi syy: valvoa kunnan toimintaa ja arvioida tarvetta muutoksenhakuun. Tietopyynnöillä ja mm. julkisuuslain säännöksillä pyritään turvaamaan asianosaisten ja muiden tiedonsaantiin oikeutettujen tiedon vähimmäistarve. Tieto myös pidettävä vaivatta saatavilla. Asianosaisen oikeudet asiaointiin ja tiedonsaantiin on turvattava. Mahdollisuudet nopeaan ja tasavertaiseen tiedonsaantiin paranee koko ajan. Tarve myös haastaa jaettua tietoa, joten ajantasaisuuden, oikean tiedon merkitys suuri. Oltava mukana keskustelussa, sillä sitä käydään, halusimmepa tai emme. Asiat pantava täytäntöön ja päätöksistä saatava helposti tietoa työyhteisön sisällä. Täytäntöönpanoluettelo t, sisäiset pöytäkirjanotteet
- 11. 11 Pöytäkirjatiedon julkisuus ja pyytäjien tarve Julkinen tiedoksianto Tietopyynnöt, asianosaisen oikeudet Mielenkiinto, media Sisäinen tiedonkulku Tiedonsaannin syy mm: Kuntalaki 140 § Julkisuuslaki 2 luku Tiedonsaantia rajoittaa: Yksityisyydensuoja Julkisuuslaki 6 luku Tiedonsaannin syy ja määräytyminen mm: Julkisuuslaki 3 luku Hallintolaki Tiedonsaantia rajoittaa: Yksityisyydensuoja Julkisuuslaki 6 luku Tiedonsaannin syy mm: Julkisuuslaki 9 §, 17 §, 20 § Kuntalaki 27 § Tiedonsaantia rajoittaa: Yksityisyydensuoja Jukisuuslaki 6 luku Tiedonsaannin syy mm: Julkisuuslaki 5 luku ”Hyvät työyhteisötaidot” Tiedonsaantia rajoittaa: Yksityisyydensuoja Julkisuuslaki 6 luku
- 12. 12 Asioiden käsittely on julkista Erotettava ns. virallisen tiedontarve ja muu tiedon tarve. - Virallinen tiedon tarve: viralliset normit mm. lainsäädäntö, virastojen ohjeistukset jne. - Muu tiedon tarve: liikutaan ”vapaammassa maailmassa” eli voidaan hakea ja antaa tietoa julkisista aineistoista. Muttei sidoksissa niin voimakkaasti yksilön oikeuksiin. Hallinto perustuu julkisuusperiaatteeseen (PL 12 §) Viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, jollei julkisuutta ole välttämättömien syiden vuoksi lailla erikseen rajoitettu. Jokaisella on myös oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta. Julkisuusperiaate julkisuuslaissa: Asiakirjojen julkisuudesta voidaan tehdä poikkeuksia vain lailla ja välttämättömien syiden vuoksi. Julkisuuslaissa säädetään myös salassapidon perusteista. -> Pöytäkirjassa oleva tieto on julkisuuslain näkökulmasta julkisuusperiaatteen piiriin kuuluvaa tietoa ja siksi tiedonsaantioikeus ulottuu siihen Sen sijaan: ohjeisaineisto, tausta-aineisto…
- 13. 13 Perusteltu päätös Asiakirjapyynnön tekijälle tulee tarjota mahdollisuus saada valituskelpoinen päätös OKV/376/1/2016, 13.2.2017: Apulaisoikeuskanslerin sijainen kiinnitti huomiota asiakirjapyynnön käsittelyä koskevien julkisuuslain säännösten noudattamiseen. Viraston työntekijä oli asiakirjapyynnön käsittelyn yhteydessä arvioinut, että hän ei voinut luovuttaa kaikkia kantelijan pyytämiä tietoja julkisuuslain salassapitoa koskevien säännösten vuoksi. Apulaisoikeuskanslerin sijaisen mukaan tässä tilanteessa kysyjälle olisi pitänyt ilmoittaa, että tietopyyntöä koskeva asia voidaan saattaa viranomaisen ratkaistavaksi, ja häneltä olisi pitänyt tiedustella, haluaako hän siirtää asian viranomaisen ratkaistavaksi.
- 14. 14 Perusteltu päätös Asiakirjapyyntöön on annettava valituskelpoinen päätös OKV/68/1/2016, 12.1.2017: Apulaisoikeuskansleri kiinnitti asiakirjapyyntöä käsitelleiden tahojen huomiota velvollisuuteen noudattaa julkisuuslain menettelysäännöksiä ja antaa asiakirjan pyytäjälle valituskelpoinen päätös. Ylimpien laillisuusvalvojien ratkaisukäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että valituskelpoinen päätös on tehtävä myös silloin, kun viranomaisella ei ole pyydettyä asiakirjaa tai pyydetty asiakirja ei viranomaisen mielestä ole julkisuuslain tarkoittama asiakirja. Kantelija oli pyytänyt useaan kertaan kaupungin viranhaltijoilta ja perusturvalautakunnalta asiakirjoja. Hän ei ollut saanut niitä, koska kaupungin näkemyksen mukaan kyseessä olevat konsultaatiokysymykset ja -vastaukset olivat muistiinpanoja eikä niitä siten voitu pitää viranomaisen asiakirjoina. Lisäksi kyseiset muistiinpanot oli hävitetty. Kantelijalle ei ollut annettu asiakirjapyyntöön valituskelpoista päätöstä. Apulaisoikeuskanslerin mukaan asiakirjapyynnön käsittelystä annettuja säännöksiä on noudatettava riippumatta siitä, mikä käsitys viranomaisella on pyydetyn asiakirjan luonteesta. Menettelysäännösten tarkoituksena on mahdollistaa se, että kysymys asiakirjan luonteesta voidaan saattaa hallintotuomioistuimen ratkaistavaksi. Tämän vuoksi viranomaisen on asiakirjan luovutuksesta kieltäytyessään tehtävä asiassa valituskelpoinen päätös.
- 15. 15 Tiedoksianto kunnan jäsenelle • Päätöksen tiedoksianto kunnan jäsenelle tapahtuu jatkossa asettamalla pöytäkirja nähtäville yleiseen tietoverkkoon (= nettiin). Tiedoksiannolla päätös saa lainvoiman. • Valtuuston, kunnanhallituksen, lautakunnan pöytäkirja siihen liittyvine oikaisuvaatimusohjeineen ja valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa siltä osin kuin salassapitoa koskevista säännöksistä ei muuta johdu Jos asia on kokonaan salassa pidettävä, pöytäkirjassa julkaistaan ainoastaan maininta salassa pidettävän asian käsittelystä. Pöytäkirjassa julkaistaan ainoastaan tiedonsaannin kannalta välttämättömät henkilötiedot. Pöytäkirjan sisältämät henkilötiedot on poistettava tietoverkosta oikaisuvaatimus- tai valitusajan päättyessä. • Käytännössä: kuntamaailmassa jo tuttua puuhaa, mutta nyt siihen on laista tuleva pykälä eli tarkemmin huolehdittava, että pöytäkirja on siellä varmasti tietyn aikaa ja se pystytään todentamaan jne. • Muun viranomaisen pöytäkirja annetaan vastaavalla tavalla tiedoksi kunnan jäsenille, jos asianomainen viranomainen katsoo sen tarpeelliseksi. • Käytännössä: jos muiden viranomaisten päätöksille, joissa on kuntalain mukainen muutoksenhaku ja tiedoksianto, halutaan lainvoima, niin meidän on katsottava tarpeelliseksi sen julkaiseminen netissä. -> toisin sanoen, ihan puhdasta harkintavaltaa ei ole. Esim monet viranhaltijapäätökset päätyvät tätä kautta nettiin.
- 16. 16 Tiedoksianto käytännössä • Pöytäkirja on nähtävänä kunnan nettisivuilla. (=yleisessä tietoverkossa). • Toimielinpäätösten tiedoksianto voi tapahtua vasta pöytäkirjan allekirjoittamisen ja tarkastamisen jälkeen. Eli lopullisesta pöytäkirjasta. • Kunnan jäsenen ja 137 §:n 2 momentissa tarkoitetun kunnan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa. • Nettiin viemisen päivämäärä on pystyttävä todentamaan, mm. valitusasioissa tuomioistuimelle pitää pystyä ilmoittamaan, milloin päätöksen muutoksenhaku on alkanut ja milloin päättynyt. (Yleensä todennetaan sekä tietojärjestelmästä että pöytäkirjamerkinnöin)
- 17. 17 Tiedoksianto käytännössä – salassapidettävien/henkilötietojen näkökulmasta • Pöytäkirja pidetään nähtävänä, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu: Hallituksen esitys 268/2014: Salassapitoa koskevat säännökset voivat tarkoittaa, että pöytäkirjaan sisältyviä tietoja ei voida kokonaisuudessaan julkaista yleisessä tietoverkossa. Tietoverkossa julkaistavassa pöytäkirjassa tulee kuitenkin aina olla päätöksentekoon liittyvät olennaiset tiedot sekä ne tiedot, jotka ovat tarpeellisia esimerkiksi oikaisuvaatimuksen tai valituksen tekemiseksi. • Henkilötietojen käsittelyssä on otettava huomioon yksityisyydensuoja. Käytännössä siis ainoastaan tiedonsaannin kannalta välttämättömät henkilötiedot julkaistaan netissä. • Henkilötiedot on poistettava netistä valitusajan kuluttua. (Harkintaa, hyvin erilaisia käytännön toteutuksia) • Mikäli pöytäkirjassa on kokonaan salassa pidettävä asia: netissä on oltava selkeä maininta siitä, että asia on käsitelty ja selkeästi kerrottu, miksi asia on salassapidettävä.
- 18. 18 Miten tiedottamisintressiä punnittu • Ikuisuuskysymyksenä: onko henkilön nimen julkaiseminen tarpeen?: tulkintaa ja arviointia sen suhteen, koska henkilön nimen julkaiseminen on perusteltua. Meneekö tulkinta joskus myös ”yli” ? •Esimerkiksi ylempiin virkoihin ja toimiin valitun ja varalla esitetyn henkilön nimet; julkisia henkilöitä koskevat asiat, kun asia liittyy henkilön julkiseen rooliin, esim. luottamushenkilöiden valintoja ja eroja koskevat; menestyneitä urheilijoita ja taiteilijoita koskevat päätökset. •Salassapidettäviä tietoja ja arkaluonteisia henkilötietoja ei julkaista missään olosuhteissa. •Julkisiakaan henkilötietoja ei pidä julkaista netissä sellaisenaan eli ensin arvioidaan henkilötietoa nettijulkisuuden näkökulmasta. •Tämä ei silti tarkoita sitä, että pitää ryhtyä poistamaan kaikkia henkilötietoja. Kun meillä on peruste tiedon julkaisuun tai se koskee henkilön julkista roolia, voidaan tieto julkaista. •Edelleenkin meillä on käytössä ”kiertotie”: henkilön suostumuksella voimme julkaista netissä tietoja. = joissakin tilanteissa siis käytössä myös vanha tuttu: henkilöltä voi pyytää suostumusta nimen julkaisuun •Miten ohjeistaa niin, että ”kaikilla” ymmärrys asian merkityksestä? (valmistelija/julkaisija) -> Mitä tulkintoja / linjauksia eri kunnissa?