Käytännön vinkkejä ja arjen pohdittavaa: mitä voin tehdä kokousten ja kokousilmapiirin parantamiseksi?

1. Hyvät kokousmenettelyt
Tuuli Tarukannel 26.9.2020

2. 2
Millainen on hyvä kokous?
.
Asiat on valmisteltu hyvin ja selkeästi
Jokainen käyttäytyy rakentavasti  vaikka oltaisiin eri mieltä, ei mennä
henkilökohtaisuuksiin
Kokous etenee ripeästi, muttei sisällön kustannuksella. Pysytään asiassa.
Yleensä noin kahden tunnin jälkeen keskittymiskyky laskee
Tehdään selkeitä päätöksiä ja jokainen ymmärtää, mitä on päätetty ja miksi
Selkeät päätökset kirjataan tarkasti pöytäkirjaan, joka vastaa kokouksen
kulkua
Jokainen ajattelee kokouksen jälkeen, että ”saatiin jotakin aikaan”

3. 3
Millainen on huono kokous?
.
Kestää kauan ja kukaan ei jaksa enää keskittyä
Juututaan vatvomaan epäolennaisuuksia ja eksytään kokonaan pois asiasta
Keskitytään riitelyyn ja pilkkuvirheisiin
Kaikki eivät ole perehtyneet käsiteltäviin asioihin
Puheenjohtaja ei muotoile päätöstä selkeästi  kokouksessa oleville jää
epäselväksi mitä päätettiin
Kokouksen jälkeen käynnistyy keskinäinen soittelurinki ja osallistujat ovat
turhautuneita, ”ei saatu mitään aikaan”

4. Selkeät tehtävät ja vastuut kokouksissa
Puheenjohtaja:
kokouksen järjestyksenpito
kokousmenettelyn ja päätösten lainmukaisuuden valvonta
hyvien kokoustapojen noudattaminen
puheenjohtaminen ja –rajoittaminen
Tasapuolisuus
Vastaa pöytäkirjan laatimisesta – allekirjoittaa
Sihteerin tehtävät:
Pöytäkirjaaminen
Vastaa teknisistä toimista, sujuvuudesta siltä osin
Puheenjohtajan apu
Jokaisen tehtävä:
Vastaa päätöksistä omalta osaltaan
Vastaa kokousilmapiiristä
Vastaa puheenvuoroistaan ja asiallisesta käytöksestä
Kaikki:
Asianosaisten oikeusturva
Laillisuus
Asioiden eteneminen

5. Kokouksen ja
neuvottelun erot
Lähde: Kansanen (2002)

6. 6
Kokoustaidot
Hyvä puheenvuoro: puhu vain käsiteltävänä olevasta asiasta puheenvuorosi
aikana, älä poukkoile, pysy asiassa
Hyvä ja vaikuttava puhetapa: puhu selkeästi ja niin, että kaikki kuulevat sinut,
älä jaarittele
Vuorovaikutus: Pyydä kokouksen jäseniä ottamaan kantaa siihen, mitä olet
sanonut. Ota kantaa muiden puheenvuoroihin.
Rehellisyys: Jos olet eri mieltä, ilmaise mielipiteesi jämäkästi, mutta
rauhallisesti ja asiallisesti.
Joustavuus: Jos saat uutta tietoa, älä juutu omaan mielipiteeseen. Mielipide saa
muuttua, kun asiasta tulee uutta tietoa. Jos muut ovat eri mieltä kuin sinä, älä
viivytä päätöksen tekemistä.
Järjenkäyttö: Kun asioista päätetään, enemmistön kanta ratkaisee. Totea
tilanne ja suostu enemmistön tahtoon. Esitä silti oma mielipiteesi.
Arvokkuus: Muista mitä arvokas käytös tarkoittaa oikeasti, ei vain
juhlapuheissa.

7. 7
Kokousmenettelylliset taidot sähköisessä
kokouksessaSamat taidot pätevät sähköisessä ympäristössä kuin fyysisessäkin ympäristössä. Sähköisessä
kokouksessa toimitaan varsinaisen kokouksen mukaisten päätöksentekomenettelyjen
mukaisesti. Sähköinen kokous tulisikin johtaa ja ajatella samoin kuin fyysinen kokous.
Tilanne sama, väline eri 
Yritä luoda ilmapiiri, jossa tekniikkaan ei kiinnitetä liikaa turhaa huomiota.
Sähköisen kokouksen tyypillisin ongelmista on sekavuus: kuka puhuu ja missä välissä esim. esittelijä
vastaa. -> pystyt johtamaan tilannetta, kun osoitat selkeästi puheenvuorot ja kysymykset suoraan
tietyille henkilöille. Kysy suoraan tietyiltä henkilöiltä (valmistelija, esittelijä), onko heillä mitään
lisättävää tai vastauksia.
Käytä kokousaika tehokkaasti ja anna kaikille mahdollisuus tulla kuulluksi.
Olet energinen, pidät yleisösi mielenkiinnon käsiteltävissä asioissa. Kun kysyt suoraan ihmisiltä,
mitä mieltä he ovat jostain asiasta, heidän on myös seurattava aktiivisesti kokousta.
Älä jätä varaa jälkiviisastelulle ”Kyllähän minä olisin, mutta kun kokous meni niin sekavaksi…”
Kokouksen lopussa palautekierros

8. 8
Ennen kokousta/ kokouksen alussa
Tarkista oma ympäristösi ja omat yhteytesi:
 Kokousnäkymä: kaksi näyttöä? Esim. toisessa esityslista ja liitteet, toisessa kokousjärjestelmä/kokousnäkymä
 Nettiyhteyden toimivuus ja mahdollinen varayhteys
 Jos jaat näyttösi, sammuta sähköposti-, puhelin- ja viestiohjelmat ja poista ilmoitukset käytöstä
 Seuraa aktiivisesti kokousnäkymää, mutta keskity silti asiaan: olemme päättämässä oikeusturvan näkökulmasta merkittävistä asioista
 Selaimen päivitys auttaa monesti yhteysongelmiin
 Muista kiinnittää huomiota myös omaan mikrofooniisi ja ympäristön rauhallisuuteen
 Korosta sitä, että tämä voi viedä aikaa: hyvään ja laadukkaaseen asioiden käsittelyyn tarvitaan aikaa
 Varaa paljon juomista lähellesi 
Puheenjohtajan kannattaa myös ennen kokousta muistuttaa osallistujia kokouksen aikaisesta toiminnasta ja
tekniikasta. Jos mahdollista, testikokous ennen varsinaista kokousta.
Puheenjohtaja sopii kokouksen menettelytavoista muiden osallistujien kanssa SEKÄ täsmentää lain mukaan
pakolliset menettelyt ja valvoo, että niitä noudatetaan.
Puheenjohtaja vastaa työskentelyn ohjaamisesta, menettelytapojen oikeellisuudesta ja päätöksenteon
sujumisesta.
Yritä korostaa / täsmentää, mistä mikäkin tieto ja asia löytyy, niin ei mene kokousaikaa tekniseen sähläämiseen

11. 11
Hyvät kokousmenettelyt
Avoimuus - kokouksissa on helppo tuoda esiin oma mielipide ja jokainen voi luottaa, että
hänen näkemyksiään kuunnellaan, kunnioitetaan ja otetaan huomioon luottamukselliset
keskustelut pidetään omana tietona. Muuten pyritään mahdollisimman suureen avoimuuteen
ulospäin.
Oikeudenmukaisuus ja toisen kunnioittaminen - suvaitaan erilaisia näkemyksiä
Rehellisyys - tuodaan kokouksessa esiin oma mielipide
pidetään kiinni yleisesti sovituista neuvottelutuloksista ja periaatteista
uskalletaan tunnustaa virheet ja korjata ne
Vastuullisuus - jokainen ottaa vastuun, että asiat menevät eteenpäin
jokainen ottaa vastuun, että käyttämällään puheenvuorolla on "lisäarvo”
Työnjako - Ymmärrys työnjaosta eri osallistujaroolien kesken