The document provides guidelines for roles and responsibilities in meetings. It discusses the duties of the presenter, chairperson, and secretary. The presenter is responsible for preparing and presenting matters under discussion. The chairperson ensures the meeting follows proper procedures and rules. The secretary takes minutes of the meeting. The document also covers dividing responsibilities between members, invitees, and experts. It provides tips for when minutes have been recorded well and outlines elements that should be included in meeting minutes like decisions made and appendices. The document gives guidance on titles, summaries, decisions and confidential information in meeting minutes.
The document provides an overview of the legal requirements and procedures for meetings in educational institutions. It discusses:
1. The key roles and responsibilities of the chairperson, secretary, and members in conducting valid and effective meetings according to legal guidelines.
2. The formal documents required for meetings such as agendas, minutes, and requirements for quorum, notice, and valid resolutions.
3. Procedural rules around discussing and voting on proposals, amendments, validity of decisions, and circumstances for adjournment or suspension of meetings.
4. Additional administrative aspects like contracts, copyright, and document management that impact meetings.
This document provides guidance on developing agendas and taking minutes for local government meetings. It discusses the purpose and elements of agendas, including who is responsible for setting the agenda and providing public access. It also covers the purpose and content of meeting minutes, including what should and should not be included according to statutes and best practices. Recommendations are provided for formatting agendas, noticing meetings, addressing reports and decisions, and handling approvals and corrections of minutes.
This document provides a quick guide to Massachusetts' open meeting and public records laws. It outlines the scope and requirements of the open meeting law, including requirements for notice, records, and lawful purposes of executive sessions. It also summarizes citizens' rights to access government records under the public records law and discusses common enforcement approaches. The document concludes by offering advice on how to handle common dilemmas that may arise related to compliance with these laws.
This document provides an overview of administrative facets in school management, including legal requirements for meetings. It discusses the roles of the chairperson and secretary in meetings, as well as requirements for valid meetings such as convening, quorum, and procedural rules. Specific procedural rules around proposals, voting, and validity of resolutions are also outlined. The document concludes with miscellaneous aspects of administration such as contracts, copyright, and document management.
This document provides guidance for new judges on ethics, general rules, and protection orders. It discusses the Code of Judicial Conduct which establishes standards for ethical conduct. Key points include avoiding ex parte communications, recusing when impartiality is in question, and not using one's position for personal gain. It also outlines general rules in Washington's court rules that judges must know, such as those regarding sealing documents and fee waivers. When handling protection orders, judges are advised to carefully consider requests to exclude a party from their home and properly serve and format exclusion orders. The document concludes with best practices for dealing with self-represented parties in hearings and trials in a fair and impartial manner.
The document provides a quick guide to Massachusetts' Open Meeting and Public Records laws, outlining that most government meetings and records must be open to the public, with some exceptions, and that these laws aim to guarantee public access and transparency in government activities and decisions. It discusses the scope and requirements of open meetings, including proper notice and purposes for allowed executive sessions, as well as what government records must be made publicly available and the agencies responsible for enforcing these laws.
This document summarizes the findings from a consultation on minute taking practices. Key findings include:
- Minute taking is a difficult and time-consuming task that is often undervalued. There is no single correct approach.
- Minutes should provide an accurate, impartial record of the meeting to document decisions and reasoning. They need enough context for future reference.
- The company secretary is responsible for drafting minutes, but the chairman and board confirm accuracy. Good skills for a minute taker include listening, summarizing arguments accurately, and identifying relevant parts of discussions.
- Detail in minutes depends on organizational needs and regulatory requirements, but they should include key discussion points, decisions made, and agreed actions. Dissent
The document provides an overview of the legal requirements and procedures for meetings in educational institutions. It discusses:
1. The key roles and responsibilities of the chairperson, secretary, and members in conducting valid and effective meetings according to legal guidelines.
2. The formal documents required for meetings such as agendas, minutes, and requirements for quorum, notice, and valid resolutions.
3. Procedural rules around discussing and voting on proposals, amendments, validity of decisions, and circumstances for adjournment or suspension of meetings.
4. Additional administrative aspects like contracts, copyright, and document management that impact meetings.
This document provides guidance on developing agendas and taking minutes for local government meetings. It discusses the purpose and elements of agendas, including who is responsible for setting the agenda and providing public access. It also covers the purpose and content of meeting minutes, including what should and should not be included according to statutes and best practices. Recommendations are provided for formatting agendas, noticing meetings, addressing reports and decisions, and handling approvals and corrections of minutes.
This document provides a quick guide to Massachusetts' open meeting and public records laws. It outlines the scope and requirements of the open meeting law, including requirements for notice, records, and lawful purposes of executive sessions. It also summarizes citizens' rights to access government records under the public records law and discusses common enforcement approaches. The document concludes by offering advice on how to handle common dilemmas that may arise related to compliance with these laws.
This document provides an overview of administrative facets in school management, including legal requirements for meetings. It discusses the roles of the chairperson and secretary in meetings, as well as requirements for valid meetings such as convening, quorum, and procedural rules. Specific procedural rules around proposals, voting, and validity of resolutions are also outlined. The document concludes with miscellaneous aspects of administration such as contracts, copyright, and document management.
This document provides guidance for new judges on ethics, general rules, and protection orders. It discusses the Code of Judicial Conduct which establishes standards for ethical conduct. Key points include avoiding ex parte communications, recusing when impartiality is in question, and not using one's position for personal gain. It also outlines general rules in Washington's court rules that judges must know, such as those regarding sealing documents and fee waivers. When handling protection orders, judges are advised to carefully consider requests to exclude a party from their home and properly serve and format exclusion orders. The document concludes with best practices for dealing with self-represented parties in hearings and trials in a fair and impartial manner.
The document provides a quick guide to Massachusetts' Open Meeting and Public Records laws, outlining that most government meetings and records must be open to the public, with some exceptions, and that these laws aim to guarantee public access and transparency in government activities and decisions. It discusses the scope and requirements of open meetings, including proper notice and purposes for allowed executive sessions, as well as what government records must be made publicly available and the agencies responsible for enforcing these laws.
This document summarizes the findings from a consultation on minute taking practices. Key findings include:
- Minute taking is a difficult and time-consuming task that is often undervalued. There is no single correct approach.
- Minutes should provide an accurate, impartial record of the meeting to document decisions and reasoning. They need enough context for future reference.
- The company secretary is responsible for drafting minutes, but the chairman and board confirm accuracy. Good skills for a minute taker include listening, summarizing arguments accurately, and identifying relevant parts of discussions.
- Detail in minutes depends on organizational needs and regulatory requirements, but they should include key discussion points, decisions made, and agreed actions. Dissent
This document discusses various topics related to administrative law and advocacy at tribunals. It begins by summarizing a Jerry Seinfeld quote about lawyers knowing the rules. It then discusses factors legislatures consider when setting up government agencies, such as the agency's mission and structure. The document outlines the choices legislatures make regarding rulemaking agencies, adjudicative agencies, and policymaking agencies. It provides examples of specific agencies in different categories. The document provides tips for advocates representing clients before agencies, such as determining applicable laws and deadlines, and preparing evidence and witnesses. It stresses preparation, using presentation skills, and focusing on important issues. The document cautions against antagonizing or misleading tribunals. Finally, it discusses different
The document summarizes key points from an ICSA Guernsey Conference on minute taking. It includes an agenda with presentations on the art of minute taking based on new ICSA guidance, and a practical workshop on cyber security. The minute taking presentation discusses what minutes are for, who is responsible for them, drafting considerations like level of detail, naming names, and dissent. It provides guidance but notes there is no single right approach. The cyber security workshop stresses the importance of securing both technology and humans, understanding threats, and having basic security measures like regular training, patching, and access controls in place.
{CPC, 1908 } Administration of civil courtsShahMuhammad55
The document discusses the administrative functions of civil court systems. It notes that there are many tasks required to run a court system beyond just judges conducting trials, including tracking cases, assigning cases to judges, scheduling hearings, maintaining evidence, and managing filed documents. These administrative functions are divided among several entities within the court system, including the office of the clerk of court, the presiding judge's office, secretaries and staff of individual judges, and sometimes a court administrator. The clerk of court's office deals with all filed paperwork and keeps separate files for each case. The presiding judge oversees the overall functioning of the court system.
Meeting Manners and Parliamentary ProcedureAmanda Rice
The document discusses parliamentary procedures and Robert's Rules of Order which provide formal structures for group meetings. Robert's Rules are used by about 80% of organizations as they help advance decision making and protect minority views. The rules establish order and prevent unfair advantages. They can be used when meetings become unproductive to get them back on track.
Meetings are commonly held in organizations to facilitate communication and decision making. They allow groups to discuss tasks, share information and experiences, and make collective choices. For a meeting to be effective, it must have a clear purpose established ahead of time. Meetings are typically convened by a chairperson and require proper notice including the agenda sent to members in advance. Minutes are taken during the meeting to formally record all discussions, decisions made, responsibilities assigned, and timelines set. The minutes serve to confirm the meeting outcomes for those present and inform absent members.
The document summarizes guidelines for conducting meetings according to Robert's Rules of Order. It discusses what Robert's Rules are, their history, official books, and key steps and procedures like making motions, seconding motions, writing an agenda, taking minutes, establishing a quorum, rules of etiquette, and calling a meeting to order. The training was for a youth volunteer program organized by the Hemophilia Society of Bangladesh on the topics of Robert's Rules.
Good minuting is deceptively difficult and time consuming. ICSA's guidance for minute-takers provides up-to-date expert advice about all aspects of the process.
Attendees joined Peter Swabey FCIS, ICSA Policy and Research Director, to hear more about the principles and practice of successful minute taking, and the consultation that informed the guidance.
This document summarizes the findings of a consultation on best practices for minute taking. The consultation received 89 responses and over 2,700 answers to 31 questions. Key findings include that minute taking is a difficult and time-consuming task that is often undervalued. There is no single correct approach, and context and preferences of each board matter. Minutes should provide an accurate record of decisions and context to understand decisions for future reference. Good skills for minute takers include listening, summarizing arguments accurately, and having confidence to stand firm on the record. The full board is responsible for accuracy, and draft minutes should be clearly marked as such.
This document provides information on how to properly conduct meetings using parliamentary procedure. It discusses the basic principles of parliamentary law including majority rule, equal rights of members, and orderly consideration of matters. It describes the roles of presiding officers and how they must be fair and impartial. It provides tips for keeping meetings productive, such as having an agenda, taking minutes, and appointing a parliamentarian. It also summarizes the basic rules of parliamentary procedure including how business is introduced, motions are made and seconded, debates occur, and secondary motions are used to dispose of questions.
This document provides information on memorandums, notices of meetings, agendas, and minutes of meetings. A memorandum is used for internal communications within an organization. A notice of meeting must state the name of the organization, date, time, venue, purpose, and agenda. An agenda lists the items to be discussed at a meeting and provides structure. Meeting minutes are an official record of the discussions and decisions that took place, including details of the organization, attendees, and resolutions.
Meeting Minutes and Agenda.pptx ۔۔12#$&)$khadimwazir72
This document discusses meetings, agendas, and minutes. It explains that meetings allow for communication and discussion to take place. Agendas structure meetings by listing items for discussion, while minutes provide an official record of decisions made. Guidelines are provided for writing concise yet clear minutes and creating effective agendas to plan meetings.
This document outlines the call-in process for members of the public to request scrutiny of decisions made by the Cabinet in Kirklees, England. The call-in process allows decisions to be delayed up to 5 working days after the meeting. It then involves 10 steps where signatories present their reasons for calling-in the decision, the Cabinet member explains the decision, councillors and public give evidence, questions are asked, and the panel discusses and makes a final decision to take no action, refer back to Cabinet, or refer to the full Council. Guidelines for decision making like proportionality and respecting human rights are also provided. Contact details are given for the public to register to speak and get more information about the call-
Onko hallinnolla ja politiikalla selkeää rajaa? Täytyykö politiikka ja hallinto erottaa toisistaan?
Näihin kysymyksiin olemme yrittäneet löytää vastauksia tässä diasarjassa.
This document discusses various topics related to administrative law and advocacy at tribunals. It begins by summarizing a Jerry Seinfeld quote about lawyers knowing the rules. It then discusses factors legislatures consider when setting up government agencies, such as the agency's mission and structure. The document outlines the choices legislatures make regarding rulemaking agencies, adjudicative agencies, and policymaking agencies. It provides examples of specific agencies in different categories. The document provides tips for advocates representing clients before agencies, such as determining applicable laws and deadlines, and preparing evidence and witnesses. It stresses preparation, using presentation skills, and focusing on important issues. The document cautions against antagonizing or misleading tribunals. Finally, it discusses different
The document summarizes key points from an ICSA Guernsey Conference on minute taking. It includes an agenda with presentations on the art of minute taking based on new ICSA guidance, and a practical workshop on cyber security. The minute taking presentation discusses what minutes are for, who is responsible for them, drafting considerations like level of detail, naming names, and dissent. It provides guidance but notes there is no single right approach. The cyber security workshop stresses the importance of securing both technology and humans, understanding threats, and having basic security measures like regular training, patching, and access controls in place.
{CPC, 1908 } Administration of civil courtsShahMuhammad55
The document discusses the administrative functions of civil court systems. It notes that there are many tasks required to run a court system beyond just judges conducting trials, including tracking cases, assigning cases to judges, scheduling hearings, maintaining evidence, and managing filed documents. These administrative functions are divided among several entities within the court system, including the office of the clerk of court, the presiding judge's office, secretaries and staff of individual judges, and sometimes a court administrator. The clerk of court's office deals with all filed paperwork and keeps separate files for each case. The presiding judge oversees the overall functioning of the court system.
Meeting Manners and Parliamentary ProcedureAmanda Rice
The document discusses parliamentary procedures and Robert's Rules of Order which provide formal structures for group meetings. Robert's Rules are used by about 80% of organizations as they help advance decision making and protect minority views. The rules establish order and prevent unfair advantages. They can be used when meetings become unproductive to get them back on track.
Meetings are commonly held in organizations to facilitate communication and decision making. They allow groups to discuss tasks, share information and experiences, and make collective choices. For a meeting to be effective, it must have a clear purpose established ahead of time. Meetings are typically convened by a chairperson and require proper notice including the agenda sent to members in advance. Minutes are taken during the meeting to formally record all discussions, decisions made, responsibilities assigned, and timelines set. The minutes serve to confirm the meeting outcomes for those present and inform absent members.
The document summarizes guidelines for conducting meetings according to Robert's Rules of Order. It discusses what Robert's Rules are, their history, official books, and key steps and procedures like making motions, seconding motions, writing an agenda, taking minutes, establishing a quorum, rules of etiquette, and calling a meeting to order. The training was for a youth volunteer program organized by the Hemophilia Society of Bangladesh on the topics of Robert's Rules.
Good minuting is deceptively difficult and time consuming. ICSA's guidance for minute-takers provides up-to-date expert advice about all aspects of the process.
Attendees joined Peter Swabey FCIS, ICSA Policy and Research Director, to hear more about the principles and practice of successful minute taking, and the consultation that informed the guidance.
This document summarizes the findings of a consultation on best practices for minute taking. The consultation received 89 responses and over 2,700 answers to 31 questions. Key findings include that minute taking is a difficult and time-consuming task that is often undervalued. There is no single correct approach, and context and preferences of each board matter. Minutes should provide an accurate record of decisions and context to understand decisions for future reference. Good skills for minute takers include listening, summarizing arguments accurately, and having confidence to stand firm on the record. The full board is responsible for accuracy, and draft minutes should be clearly marked as such.
This document provides information on how to properly conduct meetings using parliamentary procedure. It discusses the basic principles of parliamentary law including majority rule, equal rights of members, and orderly consideration of matters. It describes the roles of presiding officers and how they must be fair and impartial. It provides tips for keeping meetings productive, such as having an agenda, taking minutes, and appointing a parliamentarian. It also summarizes the basic rules of parliamentary procedure including how business is introduced, motions are made and seconded, debates occur, and secondary motions are used to dispose of questions.
This document provides information on memorandums, notices of meetings, agendas, and minutes of meetings. A memorandum is used for internal communications within an organization. A notice of meeting must state the name of the organization, date, time, venue, purpose, and agenda. An agenda lists the items to be discussed at a meeting and provides structure. Meeting minutes are an official record of the discussions and decisions that took place, including details of the organization, attendees, and resolutions.
Meeting Minutes and Agenda.pptx ۔۔12#$&)$khadimwazir72
This document discusses meetings, agendas, and minutes. It explains that meetings allow for communication and discussion to take place. Agendas structure meetings by listing items for discussion, while minutes provide an official record of decisions made. Guidelines are provided for writing concise yet clear minutes and creating effective agendas to plan meetings.
This document outlines the call-in process for members of the public to request scrutiny of decisions made by the Cabinet in Kirklees, England. The call-in process allows decisions to be delayed up to 5 working days after the meeting. It then involves 10 steps where signatories present their reasons for calling-in the decision, the Cabinet member explains the decision, councillors and public give evidence, questions are asked, and the panel discusses and makes a final decision to take no action, refer back to Cabinet, or refer to the full Council. Guidelines for decision making like proportionality and respecting human rights are also provided. Contact details are given for the public to register to speak and get more information about the call-
Onko hallinnolla ja politiikalla selkeää rajaa? Täytyykö politiikka ja hallinto erottaa toisistaan?
Näihin kysymyksiin olemme yrittäneet löytää vastauksia tässä diasarjassa.
Tässä koulutuksessa käydään läpi sähköisiin kokouksiin liittyviä käytäntöjä ja lainmukaisuutta selkeällä ja ymmärrettävällä tavalla. Koulutus on suunniteltu erityisesti uusille luottamushenkilöille, joiden osaamisen testaaminen kokouskäytännöistä on erityisen tärkeää. Uusille luottamushenkilöille sähköiset kokoukset ja käytänteet sekä tietosuoja eivät välttämättä ole itsestään selviä asioita, joten koulutuksessa opitun testaaminen on tarpeellista.
Koulutuspakettiin on koottu tiiviisti ydinasiat sähköisistä kokouskäytännöistä ja tietosuojasta tunnin mittaiseen kokonaisuuteen. Koulutus sisältää oleellisimmat asiat lainsäädännöstä ja auttaa ymmärtämään syitä sääntöjen taustalla. Koulutustallenne on saatavilla 24.9.2021-31.1.2022.
Tilaa tallenne osoitteesta: https://hallintoakatemia.fi/koulutukset/217998/
Mistä Whistleblower-direktiivissä on kyse? Tässä koulutuksessa käydään läpi, mitä työntekijän tulee tietää direktiivistä. Whistleblower-direktiivi pannaan täytäntöön 17.12.2021. Hallituksen esitys direktiivistä on tarkoitus antaa eduskunnalle lokakuussa 2021. Käytännössä direktiivi velvoittaa tietyn kokoisia organisaatioita ottamaan käyttöönsä sisäisen ilmoituskanavan, jossa voi ilmoittaa luottamuksellisesti väärinkäytöksistä ja rikkeistä.
Tilaa tallenne osoitteesta: https://hallintoakatemia.fi/koulutukset/mista-whistleblower-direktiivissa-on-kyse-tallennekoulutus-henkilostolle/
Tässä diapaketista saat tietoa esittelijän riippumattomuudesta. Tule kuulemaan lisää riippumattomuudesta ja esittelijän vastuista ja velvollisuuksista 20.9.2021 klo 9-11. Kouluttajana toimii Riikka Liljeroos. Lisätietoa ja ilmoittautuminen: https://hallintoakatemia.fi/koulutukset/esittelijan-vastuut-ja-velvollisuudet/
Opetushallinnon tutkintoon valmentava verkkokurssi alkaa jälleen 1.10.2021! Ilmoittaudu mukaan: https://hallintoakatemia.fi/project/opetushallinnon-tutkintoon-valmentava-verkkokurssi/
Diapaketti asian riittävästä selvittämisestä. Valmistelijan perehdytyspaketti- verkkokurssi aukeaa 1.9.2021 ja suoritusaikaa on koko syyskuu. Lisätietoja ja ilmoittautuminen: https://hallintoakatemia.fi/project/valmistelijan-perehdytyspaketti-verkkokurssi/
Tässä diapaketissa on nostoja kuntalain muutoksista. Hallintoakatemia järjestää 1.9. klo 15-16 Kuntalain muutokset- webinaarin. Lue lisää ja ilmoittaudu: https://hallintoakatemia.fi/koulutukset/kuntalain-muutokset/
Lisätietoja koulutuksesta Sihteerin velvollisuudet kunnan asiakaspalvelussa 23.8.2021 klo 9-11:
https://hallintoakatemia.fi/koulutukset/sihteerin-velvollisuudet-kunnan-asiakaspalvelussa/
How to Setup Warehouse & Location in Odoo 17 InventoryCeline George
In this slide, we'll explore how to set up warehouses and locations in Odoo 17 Inventory. This will help us manage our stock effectively, track inventory levels, and streamline warehouse operations.
Beyond Degrees - Empowering the Workforce in the Context of Skills-First.pptxEduSkills OECD
Iván Bornacelly, Policy Analyst at the OECD Centre for Skills, OECD, presents at the webinar 'Tackling job market gaps with a skills-first approach' on 12 June 2024
How to Make a Field Mandatory in Odoo 17Celine George
In Odoo, making a field required can be done through both Python code and XML views. When you set the required attribute to True in Python code, it makes the field required across all views where it's used. Conversely, when you set the required attribute in XML views, it makes the field required only in the context of that particular view.
বাংলাদেশের অর্থনৈতিক সমীক্ষা ২০২৪ [Bangladesh Economic Review 2024 Bangla.pdf] কম্পিউটার , ট্যাব ও স্মার্ট ফোন ভার্সন সহ সম্পূর্ণ বাংলা ই-বুক বা pdf বই " সুচিপত্র ...বুকমার্ক মেনু 🔖 ও হাইপার লিংক মেনু 📝👆 যুক্ত ..
আমাদের সবার জন্য খুব খুব গুরুত্বপূর্ণ একটি বই ..বিসিএস, ব্যাংক, ইউনিভার্সিটি ভর্তি ও যে কোন প্রতিযোগিতা মূলক পরীক্ষার জন্য এর খুব ইম্পরট্যান্ট একটি বিষয় ...তাছাড়া বাংলাদেশের সাম্প্রতিক যে কোন ডাটা বা তথ্য এই বইতে পাবেন ...
তাই একজন নাগরিক হিসাবে এই তথ্য গুলো আপনার জানা প্রয়োজন ...।
বিসিএস ও ব্যাংক এর লিখিত পরীক্ষা ...+এছাড়া মাধ্যমিক ও উচ্চমাধ্যমিকের স্টুডেন্টদের জন্য অনেক কাজে আসবে ...
This slide is special for master students (MIBS & MIFB) in UUM. Also useful for readers who are interested in the topic of contemporary Islamic banking.
How to Manage Your Lost Opportunities in Odoo 17 CRMCeline George
Odoo 17 CRM allows us to track why we lose sales opportunities with "Lost Reasons." This helps analyze our sales process and identify areas for improvement. Here's how to configure lost reasons in Odoo 17 CRM
A workshop hosted by the South African Journal of Science aimed at postgraduate students and early career researchers with little or no experience in writing and publishing journal articles.
3. Tehtävät ja vastuut kokouksissa
•Esittelijä
• Vastaa käsiteltävien asioiden
valmistelusta ja esittelystä
• Laatii päätösehdotuksen
• Riippumaton ja itsenäinen asema
•Jokaisen tehtävä
• Vastaa päätöksistä omalta osaltaan
• Vastaa kokousilmapiiristä
• Vastaa puheenvuoroistaan ja
asiallisesta käytöksestä
•Puheenjohtaja
• Kokouksen järjestyksenpito
• Kokousmenettelyn ja päätösten lainmukaisuuden
valvonta
• Hyvien kokoustapojen noudattaminen
• Puheenjohtaminen ja puheenvuorojen rajoittaminen
• Tasapuolisuus
• Vastaa pöytäkirjan laatimisesta – allekirjoittaa
• Sihteeri, pöytäkirjanpitäjä
• Pöytäkirjaaminen
• Vastaa teknisistä toimista, sujuvuudesta osaltaan
• Puheenjohtajan apu
4. Vastuunjako ja kokouksen roolit
• Toimielimen puheenjohtaja
• Muut toimielimen (äänivaltaiset) jäsenet
• Muut läsnäolijat (puhe- ja läsnäolo-oikeus), esim. valtuuston puheenjohtajisto
kunnanhallituksessa
• Esittelijä (esim. kunnanjohtaja kunnanhallituksessa)
• Pöytäkirjanpitäjä (toimielimen sihteeri)
• Erikseen kutsuttuna mahdolliset asiantuntijat ja asianosaiset
5. Milloin olen hoitanut kokouksen
pöytäkirjan pitämisen hyvin?
❖Olen ollut tarkka ja kirjannut kokouspöytäkirjan kokouskulun mukaisesti
❖Olen täyttänyt hallintosäännössä vaaditut kirjaukset pöytäkirjasta
❖Olen lisännyt pöytäkirjaan oikeat liitteet (tärkeää, jos tulee muutoksia)
❖Olen lisännyt ja täyttänyt pöytäkirjaan oikean muutoksenhakuosoituksen
❖Olen huolehtinut, että pöytäkirja tarkastetaan määräaikaan mennessä
❖Olen julkaissut pöytäkirjan nettiin tietosuoja-asiat huomioiden
❖Varmistan, että päätökset laitetaan täytäntöön
6. Pöytäkirjan laatiminen
kokoustilanteena
•Pöytäkirja lopettaa ja raportoi ehkä pitkällisenkin valmistelun tulokset -> Ei ole yhtä
oikeaa tapaa pöytäkirjata, vaan on oleellista, että pöytäkirjasta ilmenee lain vaatimien
asioiden toteutuminen JA se vastaa kokouksen kulkua
•Jokainen valmistelija/kunta/organisaatio rakentaa oman päätösvalmistelu- ja
pöytäkirjaamistapansa,
-> asiallisesti, selkeästi ja ymmärrettävästi kirjoitettu: sanavalintojen selkeyttä,
täsmällisyyttä, lyhyyttä ja tiiviyttä -> myös salassapito rakennettu päätökseen niin, ettei
lukija kärsi
•Kokoustilanteiden kirjaamisen merkitys pöytäkirjaan on suuri! (oikeusturva,
todistaminen, pöytäkirjan julkinen luotettavuus)
7. Toimielimen pöytäkirja
⮚ Pöytäkirjasta säädetään kuntalaissa
⮚ Toimielimen kokouksista on laadittava pöytäkirja, laissa ei ole säännöksiä pöytäkirjan sisällöstä, mutta siitä
otetaan tarpeelliset määräykset hallintosääntöön
⮚Pöytäkirjan arkistointi suoritetaan arkistolainsäädännön mukaisesti, eikä kuntalain säännöksellä poiketa
arkistolain mukaisista velvoitteista.
⮚ Pöytäkirjan laatii puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä, jos puheenjohtaja ja pöytäkirjanpitäjä ovat eri mieltä, laaditaan
pöytäkirja puheenjohtajan näkemyksen mukaan
⮚ Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja pöytäkirjanpitäjä
⮚ Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla
• Seuraava kokous tarkastaa, jos pöytäkirjantarkastajat eivät ole hyväksyneet
• Tarkastamiseen liittyy oikeusvaikutuksia eli päätös syntyy vasta sitä koskevan pöytäkirjan tarkastamisella.
• Päätöksen täytäntöönpanon edellytyksenä on, että pöytäkirja on tarkastettu. Kiireellisissä tapauksissa pöytäkirja on
syytä tarkistaa heti kokouksessa.
8. Tiivistys: mitä ihmisen pitää voida
lukea päätöksestä?
❖Toimivalta: kellä oli oikeus tehdä päätös ja miksi?
❖Valmistelu/prosessi: Miten ratkaisuun on päädytty?
❖Mitä kokouksessa tapahtui, ketkä asiasta päättivät, oliko poikkeuksia/äänestyksiä tms.
❖Mitä minun pitää tehdä? : Kuka on oikeutettu tai velvoitettu mihinkin?
❖Kunnan kanta ja perusteet: Miksi asia on ratkaistu niin kuin on ratkaistu?
❖Lopputulos: Miten asia on ratkaistu?
❖”Tekniset tiedot”, allekirjoitus, muutoksenhakuohjaus ja tiedoksianto
❖Keneen olla yhteydessä?
9. Hyvä otsikointi
• Otsikon merkitys:
• Hyvä otsikko kertoo asianosaiselle oikeasti sen, mistä päätetään
• Hyvä otsikko rajaa kokouskeskustelun vain ydinasiaan (toimielinpäätöksissä)
• Hyvä otsikko helpottaa löydettävyyttä
• Hyvä otsikko tiedottaa kuntalaiselle, mitä käsitellään, mistä asiassa on kyse
• Otsikon tulee kertoa lyhyesti, mistä tekstissä on kyse 🡪 Olennainen esiin!
• Otsikon jokaisen sanan on oltava perusteltu. 🡪 Käytä avainsanoja!
• Suosi lyhyttä ja yksinkertaista otsikkoa
• Sekä: vältä henkilötietoja, ikuisuuskeskustelu; nimi otsikossa?
10. Hyvä selostusosa tiivistää valmistelun
tulokset
Asian selostusosassa tiivistetään asian valmistelun tulokset:
- selvitys vireilletulosta,
- asian aiempi käsittely,
- käsittelyn prosessi,
- vastaavien asioiden aiempi ratkaisukäytäntö,
- lainsäädäntö, johtosäännöt (hallintosääntö) - toimivalta,
- yhteys talousarvioon ja/tai taloussuunnitelmiin ja
- ratkaisuvaihtoehdot ja niiden vaikutukset.
- perustelut
11. Hyvä päätös:
• heti otsikosta käy ilmi selvästi se, mistä on päätetty
• selvitetty tosiseikat, joille asian ratkaisu perustuu
• selkeästi ilmoitettu, mitkä seikat ja selvitykset ovat vaikuttaneet asian ratkaisuun.
• mainittu säännökset, joihin ratkaisu perustuu.
• annettu riittävästi tietoa, jotta päätöksen kohteena oleva yksilö voi pyrkiä toteuttamaan oikeuksiaan
• Vältetty kapulakieltä, hankaluutta…
• Osoitettu, että asia on tullut riittävästi ja asianmukaisesti selvitetyksi ennen päätöksentekoa.
12. Pöytäkirja
- liitteet ja oheismateriaali
• Hyvin valmistellussa päätösesityksessä (esityslistassa) ei ole liitteitä, on vain
esityslistan mukana jaettavaa lisäinformaatiota (= oheismateriaalia)
• Oheismateriaalia ei säilytetä pöytäkirjan päätösliitteenä, vaan omassa kohdassaan
• Päätösliitteet ovat niitä asiakirjoja, joihin viitataan päätöksessä ja jotka esittelevät,
selventävät tai täsmentävät päätöstä.
• Pääsääntö: vain sellaiset asiakirjat, joiden tietoja ei voida ottaa pykälän
tekstiosaan, voidaan ottaa päätösliitteeksi.
13. Pöytäkirjan laatiminen ja julkisuus
Kun päätöksen tiedoksiantoa, julkisuutta, julkaisua lähtee miettimään heti valmistelun alkuvaiheesta ja
yksittäiset valmistelijat ottavat sen osaksi koko valmistelun prosessia, voidaan monelta loppuvaiheen
tulkintaongelmalta välttyä. -> palvelee pöytäkirjanpitäjääkin
Voi pohtia mm:
• Onko tämä välttämätön tieto / asia päätökseen tulevassa tekstissä?
• Mitä voi pistää erilliseen liitteeseen, jota ei julkaista netissä?
• Mitä kannattaa pistää viralliseksi päätösliitteeksi? -> tulee julkiseksi
• Milloin tarvitsee mainita nimillä ja milloin riittää esimerkiksi ”20 hakijaa”… Kunnilla hyviä käytäntöjä.
• -> Tietosuojavaltuutettu suosittaa; salassa pidettävät tiedot liitteisiin tai henkilön tietojen ”kiertäminen”
mm. hakija, valittaja jne
14. Salassapito
• Salassapito muodostaa poikkeuksen julkisuusperiaatteesta
• Julkisuuslaissa käytetty salassapidon käsite sisältää asiakirjasalaisuuden, vaitiolovelvollisuuden ja salassa
pidettävien tietojen hyväksikäyttökiellon.
• Viranomaiset eivät saa paljastaa salassa pidettäviä tietoja sivullisille, ts. kenellekään, jolla ei ole laissa
säädettyä tiedonsaantioikeutta. Viranomaistoiminnan yhteydessä saatuja salassa pidettäviä tietoja ei saa
käyttää omaksi taikka toisen hyödyksi tai toisen vahingoksi.
• Salassapidettäviä tietoja ei suositella merkittäväksi pöytäkirjaan, mikäli mahdollista
• Voidaan laittaa salassapidettäviin liitteisiin, jolloin julkinen pöytäkirja voidaan julkaista vaivatta.
• Asiaa työnsä puolesta hoitavilla sekä toimielimen jäsenillä on oikeus saada tieto salassa pidettävistä
liitteistä
15. Esimerkkejä salassa pidettävistä asioista
Salassapito koskee julkisuuslain 24 §:ssä säädettyjä tietoja.
Asiakirjat, jotka sisältävät tietoja sosiaalihuollon asiakkaasta sekä tämän saamasta etuudesta tai
tukitoimesta taikka sosiaalihuollon palvelusta
Asiakirjat, jotka sisältävät tietoa henkilön terveydentilasta tai vammaisuudesta taikka hänen
saamastaan terveydenhuollon kuntoutuksen palvelusta
Asiakirjat, jotka sisältävät tietoa henkilölle tehdystä psykologisesta testistä tai soveltuvuuskokeesta
Oppilaitoksen antamat todistukset, jotka sisältävät oppilaan henkilökohtaisten ominaisuuksien
sanallista arviointia koskevia tietoja
Liike- ja ammattisalaisuudet
Asiakirjat, jotka sisältävät tiedon henkilön ilmoittamasta salaisesta matkapuhelinnumerosta
16. Millainen on hyvä kokous?
.
Asiat on valmisteltu hyvin ja selkeästi
Jokainen käyttäytyy rakentavasti 🡪 vaikka oltaisiin eri mieltä, ei mennä
henkilökohtaisuuksiin
Kokous etenee ripeästi, muttei sisällön kustannuksella. Pysytään asiassa.
Yleensä noin kahden tunnin jälkeen keskittymiskyky laskee
Tehdään selkeitä päätöksiä ja jokainen ymmärtää, mitä on päätetty ja
miksi
Selkeät päätökset kirjataan tarkasti pöytäkirjaan, joka vastaa kokouksen
kulkua
Jokainen ajattelee kokouksen jälkeen, että ”saatiin jotakin aikaan”