Download to read offline
Uploaded byHallintoakatemia
Hyvä valmistelu
Mitä tarkoittaa hyvä valmistelu kunnan päätöksenteossa ja mihin hyvä valmistelu perustuu lainsäädännön kannalta? Erityisasiantuntijamme Tuuli Tarukannel on koonnut lyhyen paketin kuntien ja kuntayhtymien hyvästä valmistelusta. Paketissa käydään läpi mm. hallinnon laillisuusperiaate, asian riittävä selvittäminen ja tiedoksianto.
Hyvä valmistelu
- 1.
- 2. KUNTALAKI • Kunnan toimintaja päätöksenteko • Toimielinten tehtävät • Keskeiset kokousmenettelyt • Osallistaminen • Valmistelun avaaminen • Selkeät päätökset, rakenteellinen ymmärrettävyys • Kuntalaisen oikeuksia • Uutta: avoimempaa, osallistavampaa, sähköisempää HALLINTOLAKI • Valmistelun menettelyt • Asianosaisen oikeudet • Asianosaisen velvollisuudet • Käytännön toteutustavat hyvän hallinnon toteutumiselle • Hyvä kielenkäyttö • Muodollisesti ja sisällöllisesti oikea päätös • Päätöksen korjaaminen KUNNAN OMAT OHJEET • Käytännön tason menettelyt • Kunnan omat toimintatavat • Vastuunjako, kuka tekee mitäkin? • Erilaiset ohjeet mm. sopimuksista, viestinnästä, liitekäytännöistä, asioiden julkisuudesta, säilyttämisestä, asianhallintajärjestelmistä PERUSTUSLAKI • Kaiken kivijalka • Itsehallinto • Laillisuusperiaate • Virkavastuu • Hyvän hallinnon takeet • Julkisuusperiaate • Yksityisyydensuoja
- 3. 3 Hallinnon laillisuusperiaate • Perustuslaki2 §: Julkisen vallan käytön tulee perustua lakiin. Kaikessa julkisessa toiminnassa on noudatettava tarkoin lakia. • Hallintotehtävän hoitamisessa tulee noudattaa tarkoin sitä koskevaa lainsäädäntöä ja viranomaisen tulee toimia lain määrittelemissä rajoissa. • Myös valmistelun asianmukaisuus. • Lakisidonnaisuus koskee mm: - Hallinnollista päätöksentekoa - Päätösten valmistelua - Velvollisuutta tuntea laki • Viranomaisen toiminnan oltava julkista ja avointa sekä oikeusturvajärjestelmän pitää olla tehokas.
- 4. 4 Päätöksen lakisidonnaisuus Yksinkertaisimmillaan päätössyntyy soveltamalla oikeussäännöstä yksittäistapaukseen -> erityisesti viranhaltijapäätöksissä osa päätöksistä Kuitenkin: • Viranomaisen on huolehdittava, että päätöksentekoon liittyvät tosiasiat on riittävästi selvitetty. • Päätöksentekijällä voi olla myös harkintavaltaa, jonka laajuus vaihtelee tapauskohtaisesti. Toimielinpäätös ja viranhaltijapäätös: •Taustalla vaikuttava lainsäädäntö on sama, mutta toimielinpäätökset monesti laajemmista asioista, enemmän harkintavaltaa. •Silti: yhtä huolellinen ja perusteellinen valmistelu •Mutta: järjen käyttö asioittain… ison mittakaavan asia, rutiiniasia
- 5. 5 Valmistelun lähteet Sitovia oikeuslähteitäovat: - Lainsäädäntö, tarkoitetaan lakia laajassa merkityksessä = eriasteinen sääntely, myös päätökset, määräykset ja sopimukset - ns. ”maan tapa” - Oikeudellisena perusteena on ilmoitettava ratkaisun perusteena olevat lain tai asetuksen säännökset. Perusteluissa on mainittava säännökset, mihin päätös perustuu. - Oikea lain soveltaminen, laissa määriteltyjen näkökohtien huomioon ottaminen, ja lain käytännön soveltamisessa huomioitavat seikat. Tulkintaa ja soveltamista ohjaavat mm: - yleiset periaatteet ja oikeustiede - lainvalmisteluaineisto - ennakkotapaukset - Riittävät ja paikkansa pitävät tiedot -> tämän vuoksi hallintolaissa onkin määritelty sitä, miten tietoa hankitaan ja mitä ovat hallintoasian selvittämisessä käytettävät keinot.
- 6. 6 Mihin hyvä valmistelutähtää? Hyvällä ja riittävällä valmistelulla pyritään osoittamaan esimerkiksi: - Että ratkaisu on lainmukainen ja sisällöllisesti oikea - Asianosaiselle se, miten ja miksi ratkaisuun on päädytty sekä, että hänen oikeusturvansa toteutuu -Varmistamaan, että erilaisia ratkaisuvaihtoehtoja on arvioitu ja tutkittu riittävästi - Riittävään tiedon hankkimiseen, jotta sitä voidaan hyödyntää päätöksenteossa Lisäksi hyvä valmistelu tähtää: - Oman oikeusturvan toteutumiseen: osoitan hyvällä valmistelulla tehneeni selvitystyötä riittävästi ja toimineeni objektiivisesti ja puolueettomasti -Laadukkaaseen ja oikeusturvaa toteuttavaan valmistelukulttuuriin -Luottamuksensuojaan koko kunnan päätöksentekoa ja yhtenäistä ratkaisukäytäntöä kohtaan
- 7. Hyvä valmistelu Etenee: 1. Oleellistenkysymysten toteaminen 2. Tosiasioiden ja tietojen hankkiminen 3. Oikeusnormien selvittäminen Hallintolakia koskevassa hallituksen esityksessä: • Laissa säädetään sellaisista hallintoasiassa noudatettavista menettelyllisistä vaatimuksista, jotka vaikuttavat olennaisesti yksityisen asemaan ja oikeussuojaan hallinnon päätöksenteossa. Näin varmistetaan puolueeton ja riittävän monipuolinen harkinta hallintoasiassa sekä edistetään asian ratkaisemista aineellisesti oikein. Oikeusturvan takeisiin kuuluu myös se, että päätöksenteon kohteena olevalle asianosaiselle taataan tosiasialliset mahdollisuudet oikeuksiensa ja etujensa valvomiseen.
- 8. 8 Hyvän valmistelun ABC •Huomioiasianosaisen asema ja oikeudet •Huomioi taustalla vaikuttavina hyvää hallintoa turvaavina: hallintomenettelyn julkisuus, käsittelyn viivytyksettömyys, käsittelyn puolueettomuus ja esteellisyysperusteet, hyvä kielenkäyttö sekä viranomaisen neuvontavelvollisuus •Selvittämisvelvollisuus •Mahdolliset kuulemiset •Osallisuus, avoin valmistelu (uusi kuntalaki, osallistaminen) •Asianosaisen tiedonsaantioikeus •Suulliset selvityskeinot •Selkeästi ja hyvin laadittu selvitys siitä, miten asiaa on käsitelty ja valmisteltu •Kaiken ajantasaisen lainsäädännön huomioiminen •Hyvin laadittu ja perusteltu päätös valmistelun lopputuloksena
- 9. 9 Hyvän valmistelun ABC Hallintoasianvalmistelussa selvitetään päätöksentekoa varten tarvittavat tosiasiat. Vähimmäisedellytys: lainmukaisuus ja ratkaisun perusteena olevat riittävät tiedot. Päätöksen hyväksyttävyydellä myös iso merkitys. • Viranomaisen on huolehdittava asian riittävästä ja asianmukaisesta selvittämisestä hankkimalla asian ratkaisemiseksi tarpeelliset tiedot ja selvitykset. Muista suhteellisuusperiaate selvityksen hankkimisessa! • Asianosaiselle on varattava tilaisuus lausua mielipiteensä asiasta ja antaa selityksensä sellaisista vaatimuksista, jotka saattavat vaikuttaa asian ratkaisuun. Asianosaisen hakemus voi riittää kuulemiseksi, jos hakemus on perusteltu ja tehdään asianosaisen kannalta myönteinen päätös. • Jos asian ratkaisulla voi olla huomattava vaikutus muiden kuin asianosaisten elinympäristöön, työntekoon tai muihin oloihin, viranomaisen tulee lähtökohtaisesti varata näille henkilöille mahdollisuus saada tietoja asian käsittelyn lähtökohdista ja tavoitteista sekä lausua mielipiteensä asiasta. (Viranhaltijapäätöksillä on harvoin näin laajoja vaikutuksia.)
- 10. 10 Asian riittävä selvittäminen •Asianriittävällä selvittämisellä tarkoitetaan sitä, että viranomainen hankkii sellaiset tiedot ja selvitykset, joilla se arvioi olevan merkitystä asian ratkaisemiselle. •Esim: lupa-asia voidaan ratkaista, kun käytössä on kaikki luvan myöntämiseksi tarvittavat selvitykset, etuus voidaan myöntää, kun laissa määritellyt asiat on selvitetty jne. •Selvitysten laajuus ja tarve harkitaan tapauskohtaisesti, selvittämisvelvollisuus ei kuitenkaan rajaton, koska ei käytännössä mahdollista. Otettava huomioon asia ja asianosaisen toiminta. (=aiheuttaako puuttuva selvitys sen, ettei asiaa voi ratkaista vai eikö aiheuta?) • Selvittämisen asianmukaisuus puolestaan korostaa huolellisuutta selvitysten hankkimisessa. Viranomainen voi hankkia selvityksiä itse viran puolesta toisilta viranomaisilta tai se voi pyytää selvitystä asianosaiselta. •Viranomaisen pitää neuvontavelvollisuuden mukaisesti huolehtia siitä, että asianosaiselle tarvittaessa kerrotaan tärkeistä oikeussäännöksistä ja niiden sisällöstä. Näin asianosainen saa myös selkeämmän käsityksen siitä, mitä selvitystä viranomaiselle kannattaa esittää. •Viranomainen itse arvioi, milloin selvitys on riittävää.
- 11. 11 Miten selvittämisvelvollisuus jakautuu? •Selvitysvelvollisuus jakautuu viranomaisen ja asianosaisen kesken. • Viranomainen vastaa siitä, että: • asia selvitetään, huolehtii riiittävästä ja asianmukaisesta selvittämisestä • Hankkii asian ratkaisemiseksi tarpeelliset tiedot ja selvitykset, esittää selvitystä vaatimustensa perusteista • kertoo, mitä selvityksiä muiden on esitettävä • Lakia noudatetaan, että asianosaisella on mahdollisuus toteuttaa oikeuksiaan • Asianosainen vastaa siitä, että: • Hän selvittää vaatimuksensa perusteet, kun hän itse panee vireille asian, hän myös itse esittää selvitystä • Hän myötävaikuttaa selvittämiseen, pyrkii viranomaisen kanssa yhteistyöhön siten, että kattavat ja totuudenmukaiset tiedot saadaan • Esim. hakija esittää kuinka hän täyttää jonkun luvan / etuuden edellytykset. • Ei myöskään oikeutta estää selvitysten saamista. • Vaatimukset asiakkaiden tasapuolisesta kohtelusta ja viranomaisten toiminnan asianmukaisuuden vaatimuksista edistävät tasa-arvon toteutumista hallinnossa sekä lisäävät luottamusta julkiseen hallintoon.
- 12. 12 Kiinnitä valmistelussa huomiotamyös julkisuuskysymyksiin Kun päätöksen tiedoksiantoa, julkisuutta, julkaisua lähtee miettimään heti valmistelun alkuvaiheesta ja yksittäiset valmistelijat ottavat sen osaksi koko valmistelun prosessia, voidaan monelta loppuvaiheessa tapahtuvalta tulkintaongelmalta välttyä. Valmistelun alussa voi pohtia mm: •Onko tämä välttämätön tieto / asia valmistelutekstissä? •Mitä voin pistää sellaiseen erilliseen liitteeseen, jota en julkaise netissä? •Mitä kannattaa ylipäänsä pistää viralliseksi päätösliitteeksi? •Mitä vaatimuksia netissä julkaiseminen asettaa hyvälle / paremmalle listatekstille? •-> Tietosuojavaltuutettu suosittaa; salassapidettävät tiedot liitteisiin tai asian ”kiertäminen” mm. hakija, valittaja jne •Päätökset ovat jatkossa ”julkisempia”, valmisteluun enemmän huomiota
- 13. 13 Osana valmistelua hyvähallinto Valmistelun taustalla huomioitava myös hyvän hallinnon periaatteet: - yhdenvertaisuusperiaate, tasapuolinen kohtelu, johdonmukaisuus ja syrjimättömyys - tarkoitussidonnaisuuden periaate, toiminnassa ei saa olla vääriä vaikuttimia eikä harkintavaltaa saa käyttää väärin - objektiviteettiperiaate, asiallista ja puolueetonta toimintaa - suhteellisuusperiaate, asetetaan asiat oikeaan mittakaavaan - luottamuksensuojaperiaate, oikeaa ja virheetöntä toimintaa, päätökset on pysyviä, niihin voi luottaa
- 14. 14 Päätöksen tiedoksianto -mikä muuttui? Tiedoksianto asianosaiselle hallintolain mukaan, kuten ennenkin. Kuntalain tiedoksiantoa koskeva pykälä muuttui 1.6.2017 alkaen. Muutoin tiedoksianto on sama vanhan kuntalain mukainen menettely, mutta se siirrettiin nettiin. Edelleenkin: tiedoksianto kunnan jäsenille tapahtuu samoissa asioissa kuin se tapahtui ennenkin, kun kyseessä on kuntademokratian näkökulmasta sellainen asia, että kuntalaisen tulee saada hakea siihen muutosta, on päätös myöskin annettava tiedoksi laajasti kaikille kuntalaisille -> netti nähty käteväksi välineeksi tähän Muutoksenhaku: muutoksenhaku tapahtuu samojen menettelyjen ja lainsäädännön pohjalta kuin ennenkin Henkilötietojen käsittely: henkilötietojen käsittelyn suhteen haastetta, henkilötietoja tulee viedä verkkoon harkitusti eikä niitä saa pitää siellä tarpeettomasti, toisaalta muutoksenhakuajan aikana meillä on lakiin perustuva syy henkilötietojen käsittelyyn julkaisemalla niitä netissä Valmistelu: Listatekstien ja päätösten laadinnassa on syytä alusta asti ottaa huomioon henkilötietojen käsittelyä koskevasta lainsäädännöstä tulevat rajoitukset henkilötietojen käsittelyyn ja julkisuuslaista tulevat vaatimukset salassa pidettävien tietojen suojaamisesta. Asiakirjat kannattaa laatia siten, että tietojen poistaminen ja lisääminen onnistuvat mahdollisimman vaivattomasti ja pohditaan tarkkaan, milloin henkilötietoja kannattaa ylipäänsä kirjoittaa pöytäkirjoihin.
- 15. 15 Tiedoksianto kunnan jäsenelle •Päätöksen tiedoksianto kunnan jäsenelle tapahtuu jatkossa asettamalla pöytäkirja nähtäville yleiseen tietoverkkoon (= nettiin). • Tiedoksiannolla päätös saa lainvoiman! • Valtuuston, kunnanhallituksen, lautakunnan pöytäkirja siihen liittyvine oikaisuvaatimusohjeineen ja valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa siltä osin kuin salassapitoa koskevista säännöksistä ei muuta johdu. • Käytännössä: kuntamaailmassa jo tuttua puuhaa, mutta nyt siihen on laista tuleva pykälä eli tarkemmin huolehdittava, että pöytäkirja on siellä varmasti tietyn aikaa ja se pystytään todentamaan jne. • Muun viranomaisen pöytäkirja annetaan vastaavalla tavalla tiedoksi kunnan jäsenille, jos asianomainen viranomainen katsoo sen tarpeelliseksi. • Käytännössä: jos muiden viranomaisten päätöksille, joissa on kuntalain mukainen muutoksenhaku ja tiedoksianto, halutaan lainvoima, niin meidän on katsottava tarpeelliseksi sen julkaiseminen netissä. -> toisin sanoen, ihan puhdasta harkintavaltaa ei ole. Esim monet viranhaltijapäätökset päätyvät tätä kautta nettiin.
- 16. 16 Tiedoksianto käytännössä • Pöytäkirjaon nähtävänä kunnan nettisivuilla. (=yleisessä tietoverkossa). • Toimielinpäätösten tiedoksianto voi tapahtua vasta pöytäkirjan allekirjoittamisen ja tarkastamisen jälkeen. Eli lopullisesta pöytäkirjasta. • Tiedoksisaannin katsotaan tapahtuneen 7. päivänä nähtäville asettamisesta. • Pöytäkirja pidetään nähtävänä, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu: Kuntalain hallituksen esitys ohjeistaa: Salassapitoa koskevat säännökset voivat tarkoittaa, että pöytäkirjaan sisältyviä tietoja ei voida kokonaisuudessaan julkaista yleisessä tietoverkossa. Tietoverkossa julkaistavassa pöytäkirjassa tulee kuitenkin aina olla päätöksentekoon liittyvät olennaiset tiedot sekä ne tiedot, jotka ovat tarpeellisia esimerkiksi oikaisuvaatimuksen tai valituksen tekemiseksi. • Henkilötietojen käsittelyssä on otettava huomioon yksityisyydensuoja. Käytännössä siis ainoastaan tiedonsaannin kannalta välttämättömät henkilötiedot julkaistaan netissä. • Henkilötiedot on poistettava netistä valitusajan kuluttua. (Tässä käytetään toki harkintaa, mitkä henkilötiedot ovat sellaisia, että ne pitää poistaa) • Mikäli pöytäkirjassa on kokonaan salassa pidettävä asia: netissä on oltava selkeä maininta siitä, että asia on käsitelty ja selkeästi kerrottu, miksi asia on salassapidettävä. • Nettiin viemisen päivämäärä on pystyttävä todentamaan, mm. valitusasioissa tuomioistuimelle pitää pystyä ilmoittamaan, milloin päätöksen muutoksenhaku on alkanut ja milloin päättynyt. (Yleensä todennetaan sekä tietojärjestelmästä että pöytäkirjamerkinnöin)
- 17.