2. 2
Sekreterarensroll ochuppgift i organet
- Förberedande uppgifter, före mötet
- Förberedande uppgifter, på mötesdagen
- Uppgifter under mötet
- Uppgifter efter mötet
- Se till att mötet löper smidigt
- Se till att besluten kommer till i laglig ordning (kollektivt ansvar)
3. 3
Sekreterarenschecklist
- Se till att ev bakgrundsmaterial finns till hands.
- Fundera behövs t.ex. lagböcker eller annan facklitteratur finnas till hands?
- Reseräkning och annat praktiskt, hur sköts det?
- Behövs valsedlar?
- Behövs omröstningsprotokoll?
I större kommuner kan det här finnas delvis elektroniskt.
5. 5
Mötets offentlighet
Fullmäktiges sammanträden är offentliga.
Kan enbart vara slutna om sekretessbelagda ärenden behandlas. Det krävs vägande skäl för sluten
behandling av ett enskilt ärende, exempelvis strävan att trygga kommunens intresse vid upphandling eller
ett företagsköp. Ovanligt!
Allmänheten ska ges möjlighet att följa fullmäktiges offentliga sammanträden
Sammanträdena ska hållas på en plats dit det är lätt för kommuninvånarna att komma. Observera också
tillgängligheten!
Andra kommunala organs än fullmäktiges sammanträden är slutna, men ett organ kan besluta hålla ett
sammanträde offentligt.
Det är organet som avgör om ett sammanträde är offentligt eller om ett ärende ska behandlas offentligt.
Blir eventuellt vanligare med öppna möten?
6. 6
Beslutförhet
Fullmäktige: Är beslutfört då 2/3 av ledamöterna är närvarande.
Andra organ: Är beslutsförda då minst hälften av ledamöterna är närvarande. Som närvarande anses också
ledamöter som deltar i mötet elektroniskt.
Notera att konstaterandet av sammanträdets laglighet och beslutförhet är uttryckligen ordförandens
uppgift. Organet kan inte besluta om den saken.
7. 7
Organenssammanträden
Fullmäktige
• Öppet
• Endast på beredning av kommunstyrelse, revisionsnämnd och tillfälligt utskott
• Utan beredning kan ett ärende inte tas upp i fullmäktige (oberett ärende bara om fullmäktige enhälligt röstar om
att ta upp ärendet)
Kommunstyrelse och nämnder, sektioner
• Mötena är slutna, endast för medlemmar
• Enligt förvaltningsstadgan har ofta också andra närvarorätt, t.ex. kst ordförande, kommundirektör
• Om andra än dessa personers närvaro- och yttranderätt beslutar respektive organ om (grundad anledning!)
• Ungdomsrepresentanter?
Vanligt sätt att behandla material som hör till föredragningslistan:
Bilagor – offentliga.
Bakgrundmaterial – syns endast för organets medlemmar.
8. 8
Mötesordning
Behandlingen av ett enskilt ärende på sammanträdet kan indelas på följande sätt:
föredragning
kommunstyrelsens eller föredragandens beslutsförslag = utgångsförslaget
diskussion i ärendet
redovisning av förslagen
beslutsfattande (enhällighet, omröstning, val)
konstaterande av beslutet
avslutande av behandlingen
10. Avvikande mening
Konstaterande av beslut samt avvikande mening
Ordföranden konstaterar beslutet och avslutar behandlingen av ärendet. Den som har deltagit i beslutsfattandet och lagt
fram ett motförslag eller röstat mot beslutet har rätt att anmäla avvikande mening genom att reservera sig mot beslutet.
Samma rätt har den som har föredragit ärendet, om beslutet avviker från beslutsförslaget. Reservationen ska göras
genast efter att beslutet har fattats (KomL 106 §).
Den som reserverat sig befrias från det juridiska ansvar som beslutet medför. För föredraganden är detta det enda säkra
sättet att befrias från ansvar (föredragandens särskilda ansvar). För en ledamot räcker det att det av protokollet framgår
hur han eller hon har röstat. Om protokollet visar att ledamoten inte har röstat för det förslag som gäller som beslut i
ärendet, är han eller hon inte heller ansvarig för det beslut som majoriteten i organet har fattat.
En avvikande mening som en ledamot i organet har anmält är av betydelse för det juridiska ansvaret vid slutna val och
eventuellt också när en ledamot har framställt ett förslag som sedan har förfallit i brist på understöd. I det sistnämnda
fallet ska det förfallna förslaget ändå framgå av protokollet. Också annars bör det alltid framgå av protokollet hur
ledamöterna i organet har röstat.
När en skriftlig motivering till en avvikande mening framställts innan protokollet justerats ska motiveringen fogas till
protokollet.
10
13. 13
När kan man rätta ett fel?
En myndighet ska rätta uppenbara skriv- eller räknefel eller andra jämförbara klara
fel i sitt beslut. Men när det gäller sakfel får myndigheten avgöra om det ska rättas.
Förfarandet vid rättelseärenden beror på felets art. En myndighet behandlar ett
rättelseärende på eget initiativ eller på en parts yrkande.
Initiativet ska tas eller yrkandet framställas inom fem år från det att beslutet
fattades.
-> OBS, kan vara bra att fundera när det är nödvändigt att rätta skrivfel och när inte.
14. 14
Rättelse av sakfelEn myndighet kan rätta oriktigt beslut som den har fattat och avgöra saken på nytt, om
1. beslutet grundar sig på en klart oriktig eller bristfällig utredning,
2. beslutet grundar sig på uppenbart oriktig tillämpning av lag,
3. det har skett ett fel i förfarandet när beslutet fattades, eller
4. det har tillkommit sådan ny utredning i saken som väsentligt kan påverka beslutet.
I situationer som avses i de tre första punkterna får beslutet rättas till en parts fördel eller nackdel.
Rättelse till en parts nackdel förutsätter ändå att parten samtycker till rättelsen.
Samtycke behövs ändå inte, om felet är uppenbart och det har orsakats av partens eget förfarande.
I situationer som avses i fjärde punkten får beslutet rättas endast till partens fördel.
För att ett sakfel ska kunna rättas krävs det att ärendet behandlas på nytt och att ett nytt beslut
meddelas i ärendet.
När de berörda har fått del av det nya beslutet, börjar tiden löpa för sökande av ändring i detta beslut.
16. Övertagningsrätt
Med övertagningsrätt avses att kommunstyrelsen har rätt att ta över behandlingen av
ett ärende där en lägre myndighet i kommunens organisation har fattat ett beslut.
Övertagningsrätten regleras i 92 § i kommunallagen.
I förvaltningsstadgan kan det bestämmas att också nämnder och
affärsverksdirektioner har samma rätt.
Kolla i kommunens förvaltningsstadga: Vilket organ har rätt att ta över ett ärende?
16
17. Övertagningsrätt
Till behandling i kommunstyrelsen kan tas ett ärende som har avgjorts av
- en sektion inom kommunstyrelsen eller en myndighet som lyder under
kommunstyrelsen.
- myndigheter som lyder under kommunstyrelsen är kommunens samtliga organ utom
fullmäktige samt enskilda tjänsteinnehavare som har behörighet att fatta
förvaltningsbeslut.
17
18. Övertagningsrätt
- Övertagningsbeslutet kan fattas av kommunstyrelsen eller dess ordförande, kommundirektören eller
en tjänsteinnehavare som är tillförordnad i förvaltningsstadgan.
- Vice ordföranden får utöva övertagningsrätten när ordföranden är förhindrad.
- Rätten att överta behandlingen gäller ärenden som redan har avgjorts av en lägre myndighet.
- Beslutet av den lägre myndigheten anses vara fattat när protokollet är justerat.
- Övertagningsrätten ska utövas inom den tid inom vilken begäran om omprövning av beslutet ska
framställas.
Undantag: Om omprövning av ett beslut har begärts (rättelseyrkan), har kommunstyrelsen inte
övertagningsrätt i det beslut som nämnden fattat på basen av omprövningsbegäran. (ska tolkas som
så att nämnden då redan fått chans att rätta sitt beslut, och processen kan via besvär gå vidare till
förvaltningsdomstol)
- Utövande av övertagningsrätten innebär att ett ärende som behandlats av en lägre myndighet
överförs i sin helhet till behandling i kommunstyrelsen. En lägre myndighets avgörande binder inte
kommunstyrelsen på något sätt.
18
19. Övertagningsrätt
När kommunstyrelsen behandlar ärendet har den samma befogenheter som den
underlydande myndigheten hade. Kommunstyrelsen är skyldig att fatta beslut i
ärendet. I det ärende som tas upp till behandling kan
- ett nytt beslut fattas
- det tidigare beslutet ändras, upphävas eller bestå eller
- ärendet återförvisas för ny behandling till den myndighet som fattade det
ursprungliga beslutet.
OBS! På beslutet om att överta ett ärende kan inte sökas ändring, eftersom det är
fråga om beredningsbeslut
19
20. Övertagningsrätt
Övertagningsrätten gäller inte alla ärenden som behandlas av kommunen. Till de
ärenden som inte omfattas av övertagningsrätten hör beslut som fattas inom
kommunens lagstadgade uppgiftsområden. Sådana ärenden är till exempel
- tillståndsärenden såsom bygglov och
- andra miljötillstånd samt
- ärenden som gäller en enskild individs social- och hälsovård eller
- undervisning för en elev.
Exempel på ärenden som alltid omfattas av rätten att överta ärenden är personval och
upphandlingsfrågor.
20
