time management

1. TIME
MANAGEMENT

2. Sasaran Program
• Memahami konsep dan pentingnya
menghargai waktu.
• Memahami cara menentukan prioritas.
• Mampu melakukan penjadwalan aktivitas
yang efektif.

3. Isi Pembahasan
• Menghargai waktu
• Menentukan prioritas
• Mengatasi penundaan
• Mengelola interupsi
• Membuat jadwal

4. MENGHARGAI WAKTU

5. Bayangkan jika setiap pagi kita
diberikan USD 86.400
(Rp. 1.209.600.000,00)
If USD 1 = Rp. 14.000,00

6. ”WAKTU KITA”
• Setiap hari kita memiliki 86,400 detik
yang harus kita gunakan.
• Kita tidak dapat menginvestasikannya ataupun
menyimpannya.
• Setiap hari, kita diberikan waktu yang sama….
….tanpa memandang siapa kita atau apa yang kita lakukan,
waktu terus berjalan 60 menit sejam dan 24 jam sehari.
ADAKAH HAL YANG LEBIH BERHARGA DARI UANG ?

7. • 72 % : kurang bekerja keras sewaktu masih muda.
• 67 % : salah memilih profesi atau karier.
• 63 % : waktu mendidik anak mereka atau
menggunakan pola didik yang salah.
• 58% : kurang berolahraga dan menjaga kesehatan
• 11 % : tidak memiliki cukup uang
Hasil survey di Belgia 2006 (warga yang usianya lebih dari 60 th.):
Menyesal karena:

8.  Waktu tidak bisa distop
 Waktu tidak dapat
disimpan
 Waktu tidak dapat dibeli
Mengapa Waktu Berharga?
Sekaliwaktu terlewati, selamanyapastihilang!

10. Pengertian Time Management
Manajemen waktu adalah sebuah aktivitas atau
proses perencanaan dan kontrol terhadap jumlah
waktu yang dihabiskan untuk aktivitas tertentu,
terutama untuk
meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan produktivitas.

11.  Tenggat waktu sering terlewat.
 Bekerja lembur terus – menerus.
 Merasa stress karena kurangnya waktu
atau terlalu banyak hal yang dikerjakan.
 Melompat dari hal satu ke hal lain.
 Kurangnya arah dan tujuan.
Ciri “Time Management” yang tidak baik

12.  Sesuai tenggat waktu dan meninjau kembali
kualitas kerja.
 Stress rendah dan lebih dapat menguasai
perasaan.
 Mengisi waktu yang berkualitas pada tugas
penting.
 Mencapai keseimbangan kerja dan hidup.
 Berjuang ke arah tujuan yang bermakna.
Ciri “Time Management” yang baik

13. MENENTUKAN PRIORITAS

14. Prioritas: yang didahulukan dan diutamakan daripada yang lain
Mengapa perlu menentukan prioritas?
Tanpa membuat prioritas, Anda dapat bekerja keras,
tapi Anda tidak akan mencapai hasil yang Anda inginkan
karena apa yang Anda kerjakan tidak dengan kepentingan strategis.

15. Teknik Menentukan Prioritas
A. Menentukan Tujuan
 Ketika Anda tahu kemana akan pergi, Andadapat
mengetahui apa yang perlu dilakukan sesuai
urutannya.
 Tanpa menetapkan tujuan yang tepat, Anda akan
membuang waktu dalam kebingungan akan prioritas
yang bertentangan.

16. TETAPKAN TUJUAN
/ Tertentu
/ Terukur/dapat diukur
/ Dapat diraih/dicapai
/ Masuk akal
/ Jangka waktu

17. Penting :
Genting :
(mendesak)
Penggolongan Aktivitas:
B. Menyusun skala prioritas
Amat perlu; amat utama;
sangat berharga; sangat
berguna.
Berbahaya; kritis (keadaan
yang mungkin segera
menimbulkan masalah).

18. RENCANAKAN KAPAN
ANDA AKAN
MELAKUKANNYA
Mendesak Tidak Mendesak
I
KRITIS
LAKUKAN
SEKARANG
Penting
Tidak
penting
II
III
GANGGUAN
IV
LAKUKAN NANTI
atau HENTIKAN

19. Lakukan SEKARANG
Keadaan darurat, Kritis
• Tuntutan dari atasan atau pelanggan
• Pembuatan laporan dan pengiriman laporan
yang berbatas waktu.
RENCANA akan dikerjakan
Perencanaan, persiapan, jadwal
• Penelitian, investigasi, mendesain,pengujian
• Membangun hubungan / jaringan
• Berpikir, menciptakan, pemodelan, mendesain
• Pengembangan sistem dan proses
• Antisipasi dan pencegahan
• Pengembangan perubahan, arah, danstrategi
Lakukan nanti atau HENTIKAN
kegiatan yang „nyaman‟,permainan di
komputer, pencarian di internet
• Mengobrol, komunikasi sosial
• Melamun, corat-coret , istirahat terlalulama
• Membaca artikel yang tidak relevan
• Menyesuaikan peralatan yang tidakperlu
Mendesak Tidak Mendesak
Penting
Tidak
penting
Permintaan sepele dari orang lain
• Interupsi telepon dan gangguan tidakpenting
• Kesalahpahaman yang muncul sebagai keluhan
• Prosedur atau kegiatan yang bisadidelegasikan

20. 3. Menentukan Prioritas Kerja
• Tingkat kepentingan dan
mendesaknya
• Lamanya tenggat waktu yang akan
dilaksanakan
• Kebijakan Perusahaan

21. KETIKA SEGALA SESUATU BERADA
PADA PRIORITAS PUNCAK
APA YANG HARUS DILAKUKAN?

22. ……APA YANG HARUS DILAKUKAN?
• Daftar semua tugas
• Urutkan tugas-tugas Anda untuk
efisiensi
• Negosiasikan batas waktu
• Berani berkata tidak
• Minta dukungan

23. MENGATASI PENUNDAAN

24. 1. Pengertian
Menunda-nunda
Mengulur-ulur waktu

25. • Kemalasan.
• Tidak berpengalaman dalam menangani suatu tugas.
• Tugas yang tidak menyenangkan .
• Takut gagal.
• Menunggu lebih banyak informasi.
2. Penyebab Kebiasaan Menunda

26. 3. Dampak Kebiasaan Menunda

27. 4. Teknik Mengatasi Penundaan
• Membuat jadwal kerja dan batas waktunya.
• Optimalkan penggunaan matrix prioritas.
• Lakukan evaluasi terhadap tugas yang sudah
dikerjakan.

28. 5. Manfaat Mengatasi Penundaan
• Pekerjaan bisa selesai
sesuai target yang
ditentukan.
• Suasana hati terjaga
dengan baik serta
Bahagia

29. MENGELOLA
INTERUPSI

30. Suatu kejadian yang akan menghentikan sementara jalan
program saat itu, sehingga aktivitas terhenti karena kita
menyela atau disela untuk tugas di luar yang kita
jadwalkan (tugas dadakan).
1. Pengertian
Interupsi

31. • Interupsi telepon.
• Tamu tanpa perjanjian.
• Interupsi email.
• Tugas/meeting mendadak.
2. Jenis-jenis Interupsi

32. 3. Teknik Mengelola Interupsi
• Siapa dan apa topik bahasannya.
• Tingkat kepentingan.
• Apa yang Anda harapkan/diharapkan dari interupsi.
Apabilainterupsibisaditundaataubahkantidak pentingtidak
perludiikuti saatini.

33. Anda dapat meminimalisir, tapi pastikan Anda
tidak membuat orang lain takut menginterupsi
Anda saat mereka harus melakukannya.

34. V. MEMBUAT
JADWAL
JikaAndatidak mengambilwaktu untukperencanaan,
Andamerencanakanuntukmembuangwaktu Anda.

35. 1. Pengertian
Pembagian waktu berdasarkan rencana pengaturan urutan kerja
daftar atau tabel kegiatan atau rencana kegiatan dengan
pembagian waktu pelaksanaan yang terperinci

36. 2. Teknik Membuat
Jadwal
• Tulis daftar tugas yang harus dilakukan.
• Urutkan berdasarkan prioritas.
• Buat jadwal berjenjang (bulanan, mingguan, harian).
• Tetap fleksibel.
• Tinjau kembali setelah tugas selesai.

37. Tips membuat jadwal
1. Agenda kerja
2. Optimalisasi Scheduling
• Gunakan email (outlook, diary PDA‟s,dll.).
• Gunakan mobile device.
• Pastikan selalu mengarsip pesan.

38. 3. Praktek Membuat Jadwal

39. Senin status Selasa status Rabu status Kamis status Jumat status
JADWAL HARIAN PEKERJAAN