How to manage our time

1. TIME MANAGEMENT
MANAGEMEN WAKTU

2. TIME MANAGEMENT
 WAKTU BERLALU BEGITU
CEPAT
 SAYA HARUS BEKERJA
DIAKHIR PEKAN DIRUMAH.
 SAYA SELALU
MENGERJAKAN PEKERJAAN
YANG LAIN

3. TIME MANAGEMENT
 Beberapa hal yang mendorong
jam karet :
 Interupsi
 Telephone
 Procrastination
 Gagal dalam mendelegasikan tugas
 Crises
 Stress

4. TIME MANAGEMENT
“INTERUPSI”
 Yang harus dilakukan :
 Selalu berada dalam alur pekerjaan semula
 Beritahu bahwa anda sedang melakukan
pekerjaan yang tidak bisa diinterupsi kecuali
untuk masalah darurat.
 Usahakan untuk mengadakan rapat kecil
lima menit sebelum pekerjaan mulai atau
sesudah pekerjaan dimulai.
 Gunakan “Bulletin Board” di dekat tempat
kerja anda dimana karyawan bisa
menempelkan permintaan atau pertanyaan
yang tidak bersifat darurat. Pastikan untuk
mengetahui apa mereka minta/ tanyakan
atau masalah yang terjadi. Beritahu mereka
bahwa masalah ini bisa diselesaikan atau
tidak.

5. TIME MANAGEMENT
“PANGGILAN TELEPHONE”
 Berbicara dengan ramah tapi jangan membuka
peluang untuk suatu percakapan yang
panjang.
 Rencanakan apa yang akan
dibicarakan.Kumpulkan semua data yang
diperlukan sebelum menelepon.
 Beritahukan kepada penelepon yang
cenderung lama bahwa anda ada telepon yang
lain,keadaan darurat atau pertemuan yang lain.
 Pindahkan pesawat telepon ketempat yang
tidak nyaman untuk melakukan percakapan
panjang.
 Catat dan analisa percakapan telepon anda
secara teratur untuk mengetahui yang terjadi
dalam percakapan telepon anda.

6. TIME MANAGEMENT
“PROCASINATION/PERLAMBATAN”
 Melihat terlalu lama sebelum
melakukan pekerjaan mengakibatkan
pekerjaan akan terasa lebih berat.
 Manfaatkan waktu anda untuk mencari
cara lain untuk menyelesaikan
pekerjaan
 Bagilah pekerjaan menjadi beberapa
bagian.
 Tunda aktivitas yang menyenangkan
seperti ngobrol, minum kopi agar
pekerjaan cepat selesai.

7. TIME MANAGEMENT
“DELEGASI”
 Apabila anda ingin pekerjaan anda
dilakukan dengan benar, maka anda
lakukan sendiri.
 Delegasi berarti, bawahan anda akan
mendapat nilai baik apabila berhasil
dan anda akan disalahkan apabila tidak
berhasil.
 Lebih mudah untuk mengerjakan
sendiri daripada harus membuang
waktu menunjukkan kepada seseorang
bagaimana cara mengerjakannya.

8. TIME MANAGEMENT
“DELEGASI”
 Rencanakan pendelegasian anda.
 Pilih orang yang tepat.
 Utarakan bahwa anda yakin dengan
orang tersebut.
 Utarakan dengan jelas bagaimana
anda akan terlibat dalam
pelaksanaan tugas nanti.
 Jelaskan bagaimana pekerjaan ini
nanti bermanfaat bagi semua.
 Ucapkan terimakasih.

9. TIME MANAGEMENT
“CRISIS”
 Kategorikan jenis – jenis krisis.
 Berapa banyak yang betul-betul unik.
 Berapa banyak yang disebabkan
karena kesalahan anda sendiri
 Cari informasi mengenai krisis.
 Cari pola dari krisis.
 Antisipasi permasalahan
 Buat perencanaan untuk
mengatasinya apabila

10. TIME MANAGEMENT
“CRISIS”
 Identifikasi siapa yang harus
mengontrol krisis.
 Belajar dari krisis. Banyak
kesempatan yang bisa diambil
dari krisis untuk membuat
perbaikan yang diperlukan.

11. TIME MANAGEMENT
“STRESS”
 Takut di PHK
 Takut memberhentikan
 Melihat teman diberhentikan
 Dipindah ke posisi lain
 Menerima evaluasi hasil
kerja
 Menerima kenaikan gaji
tidak sesuai dengan yang
diharapkan
 Menerima penghargaan
yang special
 Memberikan presentasi
formal
 Merasa pekerjaannya tidak
aman.
 Diberitahu akan di pindah
tempat kerja
 Sasaran pekerjaan yang
tidak jelas.
 Merasa dibawah atau di atas
qualifikasi untuk pekerjaan
 Terlibat dalam perselisihan
dengan rekan kerja
 Ada perubahan mendadak di
dalam pekerjaan.
 Merekrut karyawan baru
 Ada perubahan
kebijaksanaan atau
mempunyai atasan baru.
 Perubahan jam kerja
 Sering mendapat interupsi
pada saat bekerja
 Otoritas yang terlalu kecil
 Bepergian lebih sering dari
pada yang disukai.

12. TIME MANAGEMENT
“STRESS”
 Cara untuk menghindari stress :
 Curhat dengan orang yang tepat
 Tulis dalam diary atau format lain, hati bukan
tempat untuk menyimpan penyebab stress.
 Tanya diri sendiri sebelum melibatkan diri ke
dalam situasi yang menyebabkan stress.
 Istirahat siang dan menyendiri untuk
beberapa saat. Energi baru akan mengisi
hari anda setelah makan siang.
 Olahraga ringan sejenak.
 Pikirkan hal-hal yang menyenangkan
misalnya liburan yang lalu, rencana liburan
dll.
 Tanyakan kepada diri sendiri “ bagaimana
apabila tidak selesai tepat waktu “,
bagaimana apabila saya berbuat kesalahan
di proyek ini”. Biasanya realitas tidak
seburuk apa yang kita bayangkan.

13. TIME MANAGEMENT
 Sekarang saya tahu :
 Masalah pengaturan waktu akan
terus bertambah dan menyebabkan
masalah yang lain.
 Dengan memakai catatan waktu
akan membantu saya mengevaluasi
pemakaian waktu yang telah kita
lakukan.
 Dengan mengevaluasi jam karet
akan menjaga kita untuk
melaksanakan pekerjaan saya
secara efisien.

14. PRIORITAS PEKERJAAN
 Apakah pekerjaan ini harus
laksanakan ?
 Apa yang akan terjadi bila
pekerjaan ini tidak dilakukan.
 Apabila saya tidak melakukan,
apakah nanti saya akan
menyesal ?
 Apakah saya harus melakukan
sendiri atau saya delegasikan ?

15. PRIORITAS PEKERJAAN
 Job task list
 “TO DO” list
 Kalender pribadi.