الوثيقة تناقش تصميم وتحليل برنامج أرشيف لإدارة المستندات، حيث تعرض المشاكل الحالية للنظام الورقي وتحسنات البرمجيات المقترحة لمواجهة هذه التحديات. البرنامج يستخدم تقنيات متقدمة لتخزين وأرشفة المعلومات بشكل رقمي، بما يتضمن تنظيم المستندات وتحديد الكلمات الدلالية. يتم تقديم مواصفات فنية للبرنامج، بما في ذلك متطلبات الأجهزة والبرمجيات، لضمان أداء فعال وقابل للتوسع.

1. فكرة تصميم و تحليل برنامج الأرشيف لإدارة التحركات

2. فريق
العمل
مركز الحاسبات و نظم المعلومات 
م. بهجت حسنين وكيل مدير 
مدير المشروع 
أ. أحمد محسن وكيل قسم 
التحليل و التصميم و التطوير 
أ. أحمد الديب أخصائي نظم 
أ. سالي حمدي أخصائي نظم 
2 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

3. المحتويات
النظام الحالي
الحل المقترح
تقنيات
الشاشات
قاعدة البيانات
إدارة البرنامج
النهاية
3 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

4. طريقة الأرشفة الحالية ومشاكلها
4 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

5. الأرشيف الحالي
ورقي 
عرضة للحريق 
عرضة للضياع 
عرضة للتبديل 
صعوبة البحث 
التكرار 
ضياع مساحات 
5 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

6. • فكرة برنامج الأرشيف
• المعوقات الثلاثة
6 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

7. فكرة البرنامج
المستند
صورة المستند
7 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

8. عدد المستندات
42 ألف
سفينة
80 ورقة
3,360,000
صورة
8 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

9. المعوقات الثلاثة
9 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

10. • فئات
• أنواع
10 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

11. تقسيمات
فئة
نوع المستند
المستند
11 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

12. الأقسام فئات
إمكانية التقسيم لأي نوع من الفئات 
حسب الأقسام أو الدول أو السنوات أو المتعلق به أو غير ذلك من الفئات 
إمكانية التقسيم الفرعي مثل أقسام ثم سنوات أو متعلق به ثم أقسام 
12 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

13. نوع المستند
شهادة
تصنيف 2
شهادة
تصنيف 1
شهادة
تصنيف 3
القياس
شهادة
تصنيف
شهادة
الجنسية .......
13 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

14. • الكلمات الدلالية
14 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

15. معلومات المستند
صورة المستند
بعض
معلومات
المستند
15 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

16. الكلمات الدلالية
قسم
كلمات دلالية
Keywords
IMO
No
القياس
اسم
السفينة
تاريخ
المستند
.........
16 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

17. تابع الكلمات الدلالية
نوع المستند
كلمات دلالية
Keywords
تاريخ
التصنيف
شهادة
التصنيف
هيئة
التصنيف
نوع
السفينة
رقم
الشهادة
......
17 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

18. تابع الكلمات الدلالية
كلمات دلالية
لــ القسم
كلمات دلالية
لـ نوع مستند
صورة المستند
18 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

19. تابع الكلمات الدلالية
مدة الإدخال أطول
كلمات دلالية أكثر
معلومات أكثر
بحث أدق
19 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

20. • الدقة
• الحماية
20 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

21. صور المستندات– الدقة
دقة عالية/متوسطة/منخفضة 
ملونة/رمادية/أبيض وأسود 
صورة للحفظ/صورة للعرض والبحث 
Quality
Storage
Space
Doc
Slow
I&E
21 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

22. تابع صور المستندات– الحماية
حماية سرية المعلومة 
على خادم OS تأمين نظام التشغيل 
البيانات
تشفير أماكن الحفظ 
تشفير صورة المستند 
Authentication
& Authorization
Lock
Folder
Image
Encryption
22 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

23. تابع فكرة البرنامج– باختصار
تعريف فئات )أقسام( 
تحديد الكلمات الدلالية لكل فئة 
تعريف نوع مستند و كلماته الدلالية 
إمكانية إضافة أنواع مستندات جديدة دون الحاجة لإعادة برمجة 
حفظ صور المستندات مع إدخال قيم الكلمات الدلالية 
البحث في نوع مستند أو في أنواع محددة أو في جميع أنواع المستندات 
حماية الصور و ضغطها لحفظ المساحة 
23 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

24. • مواصفات البرنامج
• مواصفات الماسح الضوئي
• مواصفات جهاز المستخدم
• مواصفات خادم البيانات
• مواصفات خادم النسخ الاحتياطية
24 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

25. 25 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

26. صفات البرنامج
لغة البرمجة 
ADF based on Java 
أو
ASP .NET on C# 
قاعدة البيانات 
Oracle DB أوراكل 
الواجهة الرسومية 
Web برنامج ويب داخلي 
Application
26 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

27. الماسح الضوئي
Scanner 
سرعة عالية 
جودة عالية 
أكثر من جهاز 
فصل مهمات التصوير عن الإدخال 
27 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

28. خادم البيانات
Data Center 
ذات ذاكرة كبيرة 
Internal Memory
ذات سعة تخزينية ضخمة لتخزين الصور 
Huge Storage on Hard
Disk
28 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

29. خادم النسخة الاحتياطية
Back-Up Server 
سعة تخزينية متضاعفة للنسخة الاحتياطية 
لحفظ نسخة احتياطية من صور 
المستندات
29 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

30. جهاز المستخدم
نظام التشغيل 
MS Windows 
المستعرض 
IE Explorer 
برامج مساعدة 
Dot Net Framework 
أو
Java Virtual Machine 
30 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

31. تصميم أولي لشكل شاشات البرنامج
31 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

32. الشاشات
شاشة معرفات القسم 
شاشة تعريف نوع مستند 
شاشات إضافة مستند )مثال إضافة شهادة تصنيف من الأرشيف( 
شاشات البحث عن مستند )مثال البحث عن شهادة تصنيف( 
شاشة البحث عن كل المستندات 
عدد الشاشات 
1 + 2 × عدد الأقسام + أنواع المستندات لكل الأقسام 
32 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

33. الأساسيات
33 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

34. معرفات القسم
34 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

35. تعريف نوع مستند
35 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

36. إضافة مستند )مثال شهادة تصنيف(
36 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

37. البحث عن مستند )مثال شهادة تصنيف(
37 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

38. بحث في كل المستندات
38 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

39. نتيجة البحث
39 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

40. قوائم النظام
40 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

41. ERD
41 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

42. ERD
42 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

43. • مرحلة أولى
• مرحلة متقدمة
47 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

44. إدارة البرنامج
مرحلة أولى مرحلة متقدمة
شاشات إضافة صور مستند
إضافة مستند تصنيف
إضافة شهادة جنسية
..........
شاشات البحث عن مستند
بحث عن مستند تصنيف
بحث عن شهادة جنسية
..........
شاشة البحث عن كل المستندات
شاشة معرفات القسم
شاشة إضافة نوع مستند
شاشات إضافة صور مستند
إضافة مستند تصنيف
إضافة شهادة جنسية
..........
شاشات البحث عن مستند
بحث عن مستند تصنيف
بحث عن شهادة جنسية
..........
شاشة البحث عن كل المستندات
48 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

45. إجابات لا نملكها
كم عدد الملفات المتوقع؟ 
كم عدد العاملين لتصوير المستندات؟ 
كم عدد العاملين لإضافة المعلومات؟ 
من المسؤول عن تحديد البيانات ساعة 
الإدخال؟
من المسؤول عن المراجعة؟ 
ما هي خطة التصوير؟ 
49 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

46. • الفرق بين برنامجي الأرشيف و برنامج متابعة السفن
50 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

47. متابعة السفن الأرشيف
برنامج لمتابعة السفينة منذ دخولها القناة أول مرة 
حتى تسجيلها لدخولها المرة القادمة
تسجيل معلومات السفينة وتاريخ مرورها 
تعديل و تغيير 
برنامج لإدارة المعلومات وحفظها و استرجاعها 
لأرشفة المعلومات يرسل صور المستندات 
للأرشيف
تقارير 
توقعات 
لا يسمح بالتكرار )مثل الجنسية( 
برنامج لترتيب المستندات و حفظها بطريقة 
الكترونية
إدراج صور للمستندات 
ليس فيه تعديل أو تغيير 
ليس برنامج إدارة معلومات 
فقط برنامج حفظ واسترجاع معلومات في شكل 
صور
لا تقارير 
لا توقعات 
يسمح بالتكرار )مثل الجنسية( 
51 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف

48. يسعدنا الإجابة عن أسئلتكم
52 تحليل و تصميم برنامج الأرشيف