Recommended
More Related Content
What's hot
What's hot (8)
Similar to الارشفه الالكترونية.pptx
Similar to الارشفه الالكترونية.pptx (20)
الارشفه الالكترونية.pptx
- 1. االلكترونية االرشفه م . الطائي مصطفى فالح رشا واقتصاد ادارة ماجستير 2022 - 2023
- 2. التدريبية الدورة موضوعات المقدمة االلكترونية االرشفة مفهوم اإللكترونية البرامج اإللكترونية األرشفة مراحل اإللكترونية األرشفة عيوب االلكترونية االرشفه اهداف االلكترونية االرشفة متطلبات الكتروني ارشيف عمل كيفية االلكترونية االرشفة مميزات االلكترونية االرشفة فوائد اهداف االلكترونية االرشفة
- 3. التدريبية الدورة اهداف واهميتها االلكترونية االرشفه مفهوم على تتعرف ان االلكترونية االرشفه من المتحققة الفوائد ماهي االلكترونية االرشفه تنفيذ في المتبعة المراحل ماهي الكتروني ارشيف انشاء كيفية االلكترونية االرشفه عيوب ماهي االستنتاج يتم وان
- 4. نظرك وجهه من المناسب التعليق أمامك المعروضة الصور خالل من .
- 6. االلكترونية االرشفه مفهوم - لها الرجوع يسهل بطريقة ما لمنشأة قيمة لها التي األوراق تصنيف و حفظ , عب خزائن ر األورا هذه طبيعة حسب تسميتها مع مجلدات أو ملفات داخل ترتيبها مع رفوف أو ق . - الحد المعلومات لتقنيات الدراسة نطاق في ستدخل التي الجهات استخدام عملية ،يثة وملحقا االتصاالت وتقنيات ،وبرمجياتها الحاسبات أجهزة من والمنطقية المادية للقيام ،تها السي لزيادة ذلك ،وأكثر التقليدية األرشفة بها تقوم كانت التي المهام بجميع علي طرة المعلوماتي التنظيم أسس خالل من إدارتها وسائل وتحسين الوثائق . - وتصنيفها المعلومات بتقسيم االستعانة طريقها عن يتم التي العملية هي و على وترتيبها دراسات نطاق ضمن األمر هذا ويتم وأعمدة وحقول صفوف على تحتوي جداول شكل ال على األرشفة عملية تعتمد كما ،الحديثة المعلومات بتقنيات ومختصة محددة برمجيات على األرشفة تتم حتى المنطقية المكونات وعلى والحاسبات المادية والمكونات أكمل االتص لعمليات تقنيات تواجد ضرورة االلكترونية األرشفة تتطلب كما ،وجه وملحقاتها ال التقليدية األرشفة تؤديها كانت التي والوظائف المهام كل إتمام تضمن حتى .
- 7. يسود اعتقاد بأن األرشفة اإللكترونية هي عملية تحويل المستندات والوثائق الورقية إلى مستندات إلك ترونية وذلك بمسحها عبر أجهزة المسح الضوئي وتخزينها في وسائط التخزين . بالطبع هذا أمر غير منطقي فكل ما قمنا به هنا هو مجرد تخزين المعلومة وليس أرشفتها . ألط بها االحتفاظ و إدارتها من تتمكن بحيث ما لمنشأة قيمة لها التي المعلومات بتسجيل عنىُت األرشفة أو ممكنه فترة ول لألبد حتى . ي ال سجالت إلى والوثائق المستندات تحويل في تتمثل اإللكترونية األرشفة أن يعني وهذا في التغيير مكن الحاجة عند إليها الوصول وتسهيل وصيانتها حمايتها تضمن والتي السجالت إدارة و األصلي محتواها , ت وال نحصر الضوئي المسح أو التخزين في فقط .
- 8. اإللكترونية البرامج الب على التعرف على قادرة مناسبة إلكترونية برامج بواسطة اإللكترونية الملفات وتعديل إنشاء يتم لألرشيف الداخلية نية األرشيف أجزاء إحدى وقراءة وحذف وتعديل بإدخال وتسمح .
- 10. ثانيا : اإللكترونية لألرشفة التنفيذية المراحل . التالية المراحل وتشمل : 1 - والملفات الوثائق تحضير مرحلة 2 - الضوئى التصوير مرحلة 3 - الجودة وتدقيق مراقبة مرحلة 4 - الفهرسة مرحلة 5 - الملفات إعداد مرحلة 6 - والخزن الحفظ مرحلة 7 - األلكترونى األرشيف على االطالع مرحلة
- 11. اإللكترونية األرشفة عيوب اإلليكتروني األرشيف يحتوي قد – جدول داخل المحفوظ - ليس العناصرلكنه من محدود عدد عن معلومات على الحل األمثل لفهرسة المعومات . الفئات من كبير عدد إدراج يتم حين ،المثال سبيل على ( الحقول ) األحوال بعض في للوصول للعناصر ( السجالت ) ب يسمى ما في يتسبب مما بالفعل إدراجها تم بيانات تكرار يجب الجديدة « التكر ار » . ،السبب لهذا ب تعرف البيانات لتخزين أخرى أنظمة يوجد « البيانات قواعد ». من جملة وهنالك أ ل صعوبات ل االلكترونية لألرشفة لتحول الحكومية المؤسسات داخل : 1 - صعوبة األنظمة من النوع لهذا الموظفات تقبل , وه البداية في خصوصا شديدة معارضة هناك تكون فقد نحن نا النظام هذا إيجاد تم لماذا موظفة كل لتعلم المعرفة ونقل التدريب إلى بحاجة 2 - بحاجة نحن و لتشعبها نظرا تسجيلها يتوجب التي المعلومات حصر صعوبة - األنظ توافر إلى إضافة مة - فرز إلى أهميتها تصنيف و األولوية ذات المستندات .
- 15. االلكترونية االرشفة متطلبات ا على يقوم الذي االلكتروني الحفظ نظام إلى التقليدي الحفظ من التحول إلى المنظمات من كثير تسعى برامج ستخدام يتطلب وذلك االلكترونية األرشفة • أوال : االلكترونية األرشفة نظام إلى للتحول التخطيط : • التصنيف لعملية الخطط إعداد وكذلك الوثائق ونوعية الورقية األرشفة تحديد يتم المرحلة هذه في و االستبعاد وحفظ أصول الوثائق . ثانيا : توفيراألجهزة والبرامج الالزمة : 1 - األجهزة Hardware الضوئية الماسحات مثل , التخزين وسائط و الطابعات و اآللي الحاسب . 2 - البرامج Software اإلدار الجهاز عمل طبيعة تناسب التي االلكترونية األرشفة برامج أحد اختيار هنا ويتم حيث ي البرامج هذه من العديد يوجد 3 - برنامج مثل المساعدة البرامج Wise Image وبرنامج االنحناءات أو السوداء النقط من الوثائق لتنظيف يستخدم View Rx View ومشاهدة عرض على يساعد 300 الملفات من نوع .
- 16. • ااثالث : االلكتروني األرشفة نظام استخدام على الموظفات تدريب : • لتطبيق ااعائق سيشكل عليها للعمل موظفات تأهيل بدون االلكترونية األرشفة وبرامج أجهزة وجود إن النظام , ال وقد وظائفه جميع من االستفادة أو النظام استخدام التدريب بدون النظام على العامالت تستطيع . • اارابع : النظام الستخدام الفني الدعم وجود : • التجهي أو بالبرامج المتعلقة الفنية المشكالت بعض تواجهه أن الطبيعي من النظام تطبيق بداية في لذلك ، اآللية زات ا لتقديم ضروري االلكترونية األرشفة برنامج في و الحاسب في مختصين من الفني الدعم وجود فإن عند الفني لدعم إليه الحاجة .
- 17. االلكترونية االرشفة مميزات 1 - التقليدي االرشيف في مايحدث وهذا والتلف الضياع من والوثائق الملفات حماية 2 - غيره او الموضوع الرقم او االسم طريق عن مثال طريقة من باكثر وثيقة او ملف اي عن البحث امكانية 3 - ومرنة سهلة بطريقة وثيقة او ملف ألي والمباشر السريع االسترجاع 4 - وثيقة ألي واالسترجاع البحث عمليات سهولة 5 - م واالستفادة الحاجة عند اليها الرجوع يتم بيانات قاعدة الى الوثائق او الملفات محتوى تحويل امكانية نها 6 - التقليدي االرشيف يشغله الذي المكاني الحيز توفير 7 - االلكترونية االرشفة نحو وتحول العصر مواكبة مؤسسة كل على اصبح المؤسسات بأداء االرتقاء
- 18. االلكترونية االرشفة فوائد • العليا االدارة قبل من المناسب القرار اتخاذ اجل من الحلول اسرع تقديم • الدولية والتشريعات القوانين الى االمتثال من المؤسسات تمكن • االدارة قبل من توضع وصالحيات محددة نظم ضمن الموظفين اعمال حماية • الخدمات في واالنتاجية والفعالية واالستمرارية والتكاملية التناسقية تقديم • وتفاعلية قيمة معلومات انتاج • للمعلومات السجالت وفوضى االحتفاظ عملية تجنب
- 19. األرشفة نظام في توافرها يجب التي المهمة الخصائص 1 - عليه العمل يصعب اامعقد يكون ال بحيث البرنامج استخدام سهولة . 2 - العربية اللغة دعم . 3 - الهجري التاريخ دعم مثل المحلي المستخدم خصوصية تدعم أن . 4 - الوثائق حماية على القدرة . 5 - المتاحة الحقول بجميع البحث يدعم قوي بحث محرك يتضمن . 6 - والتحديث التطوير إمكانية .
- 20. اهداف االلكترونية االرشفة • - البعيد االستراتجي الهدف / اوراق بال بيئة ايجاد وهو • - االلكترونية االرشفة من للمؤسسات االني الهدف / اال على والسيطرة للوثائق الهائل التدفق مواجهة وهو رصدة وقت باسرع واسترجاعها وحفظها معالجتها خالل من االرشيفية • في االلكترونية االرشفة تساعد : • - اليا وتكشيفها بفهرستها الوثائق معالجة سرعة • - الوثائق من المعنية االطراف مختلف على وتوزيعها اصلية نسخة من اكثر في حفظها • - المطلوبة للوثيقة والوصول االسترجاع سرعة • - ترت على االرشفة ساعدت لذلك الضائعة بالمعلومة التوثيق علم في تعتبر المرتبة غير الوثيقة ماليين وحفظ يب النظام هذا في الوثائق
- 21. العمل في والجودة االلكترونية األرشفة بين العالقة المنظمات لتحقيقها تسعى التي الجودة ركائز إحدى االلكترونية األرشفة وتنظيمها الكترونيا المستندات تخزين على تقوم فهي و اإلنتاجية زيادة وبالتالي الحاجة عند للمعلومات الوصول سهولة أن حيث 40 % المعلومات عن البحث في يضيع الموظف وقت من كذلك و وجهد وقت بأقل الخدمات وتقديم المعامالت انجاز سرعة انجاز سرعة س جهد و وقت بأقل الخدمات تقديم و المعامالت انجاز رعة جهد و وقت بأقل الخدمات تقديم و المعامالت س رعة جهد و وقت بأقل الخدمات تقديم و المعامالت انجاز .
- 22. الخاتمة ...... استماعكم لحسن جزيال شكرا