Sosiaalihuollon asiakastietojen käsittely palvelujärjestäjän lukuun toimittaessa. Soten digitalisaation kansallinen pohja kuntoon yhteistyöllä - tiedonhallinnan kehittämisen seminaari (Sessio 1), Jaakko Penttinen, THL/OPER

1. Sosiaalihuollon
asiakastietojen käsittely
palvelujärjestäjän
lukuun toimittaessa
Soten digitalisaation kansallinen pohja kuntoon
yhteistyöllä - tiedonhallinnan kehittämisen seminaari
Jaakko Penttinen / THL OPER

2. Esityksen sisältö
 Keskeinen lainsäädäntö
– Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015)
– EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
 Sosiaalihuollon rekisterinkäyttöoikeus
– Rekisterinkäyttöoikeus
–Asiakastietojen käsittely rekisterinkäyttöoikeudella
– Rekisterinkäyttöoikeuden hyödyt ja toteutuksen aikataulu
Jaakko Penttinen / THL OPER2 31.10.2019

3. Keskeinen lainsäädäntö
31.10.2019Jaakko Penttinen / THL OPER3

4. Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista
(254/2015) §24 1. ja 2. mom.
 Rekisterinpitäjän määräytyminen ja vastuiden jakautuminen toisen
lukuun toimittaessa
–Asiakasasiakirjat talletetaan 3 §:n 10 kohdassa tarkoitetun
palvelunjärjestäjän sosiaalihuollon henkilörekisteriin
– Kun palveluntoteuttaja antaa sosiaalipalveluja palvelunjärjestäjän lukuun,
palvelussa laadittujen ja saatujen asiakasasiakirjojen rekisterinpitäjälle lailla
säädetyt vastuut jakautuvat palvelunjärjestäjän, palveluntuottajan ja
palveluntoteuttajan kesken siten kuin 3 ja 4 momentissa sekä 25 §:ssä
säädetään
Jaakko Penttinen / THL OPER4 31.10.2019

5. Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista
(254/2015) § 24 3. mom.
 Palveluntoteuttaja, joka toimii palveluntuottajana tai sen alihankkijana,
vastaa 1 ja 2 momentissa tarkoitetuissa tilanteissa seuraavista asioista:
– 1) asiakastietojen kirjaamisesta ja tallettamisesta palvelunjärjestäjän lukuun;
– 2) käyttöoikeuksien antamisesta asiakastietoihin omassa organisaatiossaan;
– 3) henkilötietojen käsittelyn aktiivisesta ohjauksesta ja valvonnasta
organisaatiossaan;
– 4) alkuperäisten asiakasasiakirjojen toimittamisesta palvelunjärjestäjälle siten
kuin 25 §:n 1 momentin mukaan on sovittu, kuitenkin viipymättä asiakassuhteen
päätyttyä; sekä
– 5) henkilötietolaissa (nyt tietosuojalaissa) ja julkisuuslaissa säädettyjen asiakkaan
oikeuksien toteuttamisesta yhdessä palvelunjärjestäjän kanssa.
Jaakko Penttinen / THL OPER5 31.10.2019

6. Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista
(254/2015) § 24 4. mom.
 Palvelunjärjestäjä vastaa 1 ja 2 momentissa tarkoitetuissa tilanteissa
rekisterinpitäjänä seuraavista asioista:
–1) henkilötietietolaissa (nyt tietosuojalaissa) rekisterinpitäjälle säädetyistä
velvoitteista;
– 2) asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä ja hävittämisestä;
– 3) sen varmistamisesta, että palveluntuottaja käsittelee asiakastietoja
lainsäädännön ja sopimuksen mukaisesti;
– 4) henkilötietolain (nyt tietosuojalain) mukaisten asiakkaan oikeuksien
toteuttamisesta yhdessä palveluntuottajan kanssa sekä niihin liittyvistä
päätöksistä; sekä
– 5) julkisuuslaissa viranomaiselle säädetyistä velvoitteista sekä asiakirjojen
tiedonsaantiin liittyvistä päätöksistä.
Jaakko Penttinen / THL OPER6 31.10.2019

7. Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista
(254/2015) § 25
 Asiakastietojen käsittely palvelunjärjestäjän lukuun toimittaessa
– Kun palvelunjärjestäjä hankkii sosiaalihuoltoa tai sosiaalipalveluja toiselta palvelunantajalta,
sen on määriteltävä kirjallisessa toimeksiantosopimuksessa, miten palveluntuottajan on
huolehdittava asiakastietojen toimittamisesta palvelunjärjestäjälle ja niiden
asianmukaisesta käsittelystä, siihen liittyvistä 24 §:n 3 momentissa tarkoitetuista
tehtävistä ja vastuista sekä salassapitovelvoitteiden noudattamisesta.
– Kun palveluntuottaja käyttää palvelun toteuttamiseksi alihankkijaa, sen on varmistuttava
siitä, että alihankkijana toimiva palveluntoteuttaja noudattaa asiakastietojen käsittelyssä
1 momentissa tarkoitetun sopimuksen ehtoja ja 24 §:n 3 momentissa säädettyjä velvoitteita.
– Toisen lukuun tuotetussa sosiaalihuollossa tai sosiaalipalveluissa talletetuista
asiakasasiakirjoista on ilmettävä niiden käsittelyperuste, palvelunjärjestäjä,
palveluntuottaja sekä palvelun tosiasiallinen toteuttaja. Alihankintatilanteissa
asiakasasiakirjoista on ilmettävä hankintaketju kokonaisuudessaan.
Jaakko Penttinen / THL OPER7 31.10.2019

8. EU:n yleinen tietosuoja-asetus 28 artikla
(2016/679)
 Henkilötietojen käsittelijän suorittamaa käsittelyä on määriteltävä sopimuksella
tai muulla unionin oikeuden tai jäsenvaltion lainsäädännön mukaisella
oikeudellisella asiakirjalla, joka sitoo henkilötietojen käsittelijää suhteessa
rekisterinpitäjään ja jossa vahvistetaan käsittelyn kohde ja kesto, käsittelyn
luonne ja tarkoitus, henkilötietojen tyyppi ja rekisteröityjen ryhmät,
rekisterinpitäjän velvollisuudet ja oikeudet
 Henkilötietojen käsittelijän on rekisterinpitäjän valinnan mukaan poistettava tai
palautettava käsittelyyn liittyvien palveluiden tarjoamisen päätyttyä kaikki
henkilötiedot rekisterinpitäjälle ja poistettava olemassa olevat jäljennökset,
paitsi jos unionin oikeudessa tai jäsenvaltion lainsäädännössä vaaditaan
säilyttämään henkilötiedot.
Jaakko Penttinen / THL OPER8 31.10.2019

9. Sosiaalihuollon rekisterinkäyttöoikeus
31.10.2019Jaakko Penttinen / THL OPER9

10. Rekisterinkäyttöoikeus (1/2)
 Rekisterinkäyttöoikeus on Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
kuuluva toiminnallisuus, jonka avulla
–Palvelunjärjestäjä antaa palveluntuottajalle oikeuden hakea ja katsella
palvelun tuottamisessa tarvitsemiaan palvelunjärjestäjän rekisterissä olevia
yksittäistä asiakasta koskevia sosiaalihuollon asiakastietoja
– Palvelunjärjestäjä antaa palveluntuottajalle oikeuden tallentaa palvelun
antamisen yhteydessä syntyneet yksittäistä asiakasta koskevat asiakastiedot
palvelunjärjestäjän rekisteriin
 Rekisterinkäyttöoikeus kattaa myös palvelusetelillä toteutettavan
palvelun tuottamisen
Jaakko Penttinen / THL OPER10 31.10.2019

11. Rekisterinkäyttöoikeus (2/2)
 Rekisterinkäyttöoikeudessa hyödynnetään sosiaalihuollon
asiakaskohtaista asiakkuusasiakirjaa, jota ylläpitää palvelunjärjestäjä
 Rekisterinkäyttöoikeuden sisällöllinen laajuus riippuu
palveluntuottajan tuottamasta palvelusta ja sen antamisessa
tarvittavista asiakastiedoista
–Tässä sovelletaan THL:n antamaa määräystä käyttöoikeuksien määrittelyn
perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin
Jaakko Penttinen / THL OPER11 31.10.2019

12. Asiakastietojen käsitteleminen
rekisterinkäyttöoikeudella
 Asiakastietojen käsitteleminen rekisterinkäyttöoikeudella edellyttää,
että
–Palvelunjärjestäjä ja palveluntuottaja käyttävät Sosiaalihuollon asiakastiedon
arkistoa
– Palvelunjärjestäjä ja palveluntuottaja arkistoivat laatimansa asiakirjat
sellaisessa teknisessä muodossa, että molemmat osapuolet pystyvät
hakemaan ja katselemaan toistensa arkistoimia asiakirjoja Sosiaalihuollon
asiakastiedon arkistosta
 Huom! Tilanteissa, joissa palvelunjärjestäjä tai palveluntuottaja ei ole liittynyt
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttäjäksi, on tietojen toimittaminen
palvelunjärjestäjälle ratkaistava muulla tavoin
Jaakko Penttinen / THL OPER12 31.10.2019

13. Asiakastietojen käsitteleminen
rekisterinkäyttöoikeudella
 Asiakastietojen käsitteleminen rekisterinkäyttöoikeudella edellyttää,
että
–Palvelunjärjestäjä on merkinnyt palveluntuottajan tai palvelun tuottajan
nimeämän tosiasiallisen toteuttajan voimassaolevaksi palveluntuottajaksi
asiakkuusasiakirjaan
– Palveluntuottajalla työskentelevän työntekijän ja asiakkaan välinen
asiayhteys on teknisesti todennettu
– Asiakastietoja arkistoidessaan palveluntuottajalla työskentelevä työntekijän
liittää laatimansa asiakasasiakirjat palvelunjärjestäjän luomaan asiaan
Jaakko Penttinen / THL OPER13 31.10.2019

14. Rekisterinkäyttöoikeuden hyödyt ja
toteutuksen aikataulu
 Rekisterinkäyttöoikeudet hyödyt
– Palveluntuottaja voi hakea ja katsella palvelun toteuttamiseksi tarvitsemiaan
palvelunjärjestäjän rekisteriin kuuluvia asiakastietoja suoraan
Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistosta
– Palveluntuottaja voi tallentaa palveluntuottamisessa syntyneet asiakastiedot
suoraan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon palvelunjärjestäjän
rekisteriin
 Rekisterinkäyttöoikeuden aikataulu
– Sosiaalihuollon rekisterinkäyttöoikeuden määrittelyt on julkaistu 09/2019
–Rekisterinkäyttöoikeus toteutetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon
vuonna 2020
Jaakko Penttinen / THL OPER14 31.10.2019

15. Kiitos
Jaakko Penttinen
projektipäällikkö
Terveyden ja hyvinvoinnin laitos
(THL), OPER
sostiedonhallinta@thl.fi
kanta.fi
@kantapalvelut
#kantapalvelut