Protokol merupakan serangkaian aturan keupacaraan dan tata krama yang mengatur berbagai kegiatan resmi secara tertulis maupun lisan. Protokol meliputi pengaturan acara, tata tempat, tata upacara, tata busana, dan administrasi surat menyurat.
Setiap institusi baik pemerintah maupun swasta pasti akan menyelenggarakan acara baik yang bersifat resmi maupun tidak resmi (hiburan). Sering kita menyaksikan penyelenggaraan acara yang berjalan lancar, tertib, khidmat, menarik, tetapi tidak kurang juga kita menyaksikan penyelenggaraan acara yang berjalan kacau dan mengecewakan peserta acara.
Terkait dengan acara resmi, pada umumnya dibedakan dua jenis yaitu acara resmi kenegaraaan seperti Upacara Penerimaan Duta Besar, Jamuan Makan Malam Kenegaraan. Selain itu acara resmi non kenegaraan seperti Upacara Pelantikan dan Serah Terima Jabatan, Upacara Penandatanganan Naskah Kerjasama, Upacara Peresmian Gedung Baru, Upacara Pembukaan Seminar, Kongres, Upacara Dies Natalis, Upacara Wisuda, Upacara Pengukuhan Guru Besar, dll. Agar pemyelenggaraan acara tersebut dapat berjalan seperti seharusnya, pelaksana kegiatan harus memahami tentang protokoler dan pembawa acara.
Setiap institusi baik pemerintah maupun swasta pasti akan menyelenggarakan acara baik yang bersifat resmi maupun tidak resmi (hiburan). Sering kita menyaksikan penyelenggaraan acara yang berjalan lancar, tertib, khidmat, menarik, tetapi tidak kurang juga kita menyaksikan penyelenggaraan acara yang berjalan kacau dan mengecewakan peserta acara.
Terkait dengan acara resmi, pada umumnya dibedakan dua jenis yaitu acara resmi kenegaraaan seperti Upacara Penerimaan Duta Besar, Jamuan Makan Malam Kenegaraan. Selain itu acara resmi non kenegaraan seperti Upacara Pelantikan dan Serah Terima Jabatan, Upacara Penandatanganan Naskah Kerjasama, Upacara Peresmian Gedung Baru, Upacara Pembukaan Seminar, Kongres, Upacara Dies Natalis, Upacara Wisuda, Upacara Pengukuhan Guru Besar, dll. Agar pemyelenggaraan acara tersebut dapat berjalan seperti seharusnya, pelaksana kegiatan harus memahami tentang protokoler dan pembawa acara.
MENGATUR AGENDA PIMPINAN
CARA MENGATUR JADWAL PERJANJIAN
1. Usahakan hari senin tidak ada janji atau pertemuan.
2. Hindari membuat jadwal perjanjian sehari setelah pimpinan baru datang dari bepergian beberapa hari.
3. Jangan membuat jadwal sehari saat pimpinan akan berangkat bepergian
4. Jangan membuat jadwal pertemuan yang memiliki prioritas yang sama tingginya dengan sebelumnya.
5. angan membuat janji pertemuan ditempat lain segera setelah pimpinan selesai rapat
6. Membuat jeda antara 10 sampai 15 menit diantara perjanjian
7. Untuk janji temu pimpinan dengan rekan ditaruh pada jam-jam terakhir
8. Janji temu yang dilakukan diluar kota, sedapat mungkin diatur agar pimpinan dapat langsung pergi tanpa harus kembali ke kantor.
9. Perjanjian dengan waktu yang pendek dapat diingatkan langsung pada pimpinan dengan kata-kata yang taktis.
10. Perjanjian yang melalui telpon perlu dikonfirmasi pada pimpinan
11. Setiap hari mencocokkan dan mencatat semua perjanjian temu pimpinan
MEMILIH KALENDER PERJANJIAN
1. Satu halaman untuk setiap hari
2. Satu halaman untuk setiap minggu
3. Satu halaman untuk setiap bulan
Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh karyawan/pegawai suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan
Tugas pekerjaan kedinasan adalah tugas pekerjaan yang berkaitan dengan kepentingan lembaga/perusahaan yang bersangkutan.
Presentasi ini disampaikan pada pelatihan menejemen Lembaga Dakwah Kampus yang diselenggarakan FSLDK Pribar, dengan peserta dari Kampus,kampus se Bogor, Sukabumi dan Karawang.
Makalah administrasi negara ini akan sangat penting bagi kita selaku pelajar guna menambah wawasan kita sebagai pelajar yang luar biasa yang selalu ingin tahu dan berkreasi
MENGATUR AGENDA PIMPINAN
CARA MENGATUR JADWAL PERJANJIAN
1. Usahakan hari senin tidak ada janji atau pertemuan.
2. Hindari membuat jadwal perjanjian sehari setelah pimpinan baru datang dari bepergian beberapa hari.
3. Jangan membuat jadwal sehari saat pimpinan akan berangkat bepergian
4. Jangan membuat jadwal pertemuan yang memiliki prioritas yang sama tingginya dengan sebelumnya.
5. angan membuat janji pertemuan ditempat lain segera setelah pimpinan selesai rapat
6. Membuat jeda antara 10 sampai 15 menit diantara perjanjian
7. Untuk janji temu pimpinan dengan rekan ditaruh pada jam-jam terakhir
8. Janji temu yang dilakukan diluar kota, sedapat mungkin diatur agar pimpinan dapat langsung pergi tanpa harus kembali ke kantor.
9. Perjanjian dengan waktu yang pendek dapat diingatkan langsung pada pimpinan dengan kata-kata yang taktis.
10. Perjanjian yang melalui telpon perlu dikonfirmasi pada pimpinan
11. Setiap hari mencocokkan dan mencatat semua perjanjian temu pimpinan
MEMILIH KALENDER PERJANJIAN
1. Satu halaman untuk setiap hari
2. Satu halaman untuk setiap minggu
3. Satu halaman untuk setiap bulan
Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh karyawan/pegawai suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan
Tugas pekerjaan kedinasan adalah tugas pekerjaan yang berkaitan dengan kepentingan lembaga/perusahaan yang bersangkutan.
Presentasi ini disampaikan pada pelatihan menejemen Lembaga Dakwah Kampus yang diselenggarakan FSLDK Pribar, dengan peserta dari Kampus,kampus se Bogor, Sukabumi dan Karawang.
Makalah administrasi negara ini akan sangat penting bagi kita selaku pelajar guna menambah wawasan kita sebagai pelajar yang luar biasa yang selalu ingin tahu dan berkreasi
2. Beberapa kalangan beranggapan bahwa protokol adalah
seseorang berpakaian lengkap sibuk mengatur suatu
kegiatan upacara, atau seseorang yang tampil di depan
mice membawakan acara, atau seseorang yang bertugas
melayani dan menerima tamu-tamu dalam suatu upacara
“Protokol” tidak hanya terbatas mengenai
upacara saja, karena upacara adalah hanya
salah satu aspek daripada protokol.
3. “Protocol is a body of ceremonial
rules to be observed in all written or
personal official intercourse
between the heads of different
states or their ministers, it lays
down the styles and titles of states
or their ministers and indicates
the forms and customary
courtesies to be observed in all
international acts”
Encyclopedia Britannica 1962
4. Protokol adalah serangkaian aturan-aturan keupacaraan
dalam segala kegiatan resmi yang diatur secara tertulis
maupun dipraktekan, yang meliputi bentuk-bentuk
penghormatan terhadap negara, jabatan kepala negara atau
jabatan menteri yang lazim dijumpai dalam seluruh
kegiatan antar bangsa”
5.
6. PRAKTEK SEHARI-HARI Protokol
adalah petugas yang mengatur
pelaksanaan jalannya acara dengan
serangkaian aturan yang telah
ditetapkan oleh protokol menurut
aturan yang baku atau kelaziman atau
disesuaikan.
7. • Tata cara sebagaimana yang
terdapat dalam upacara resmi
kenegaraan, penandatanganan
perjanjian, dan konferensi
internasional. (Tata Upacara)
• Tata krama dalam menempatkan,
menyebut, memperlakukan
seseorang sesuai dengan
kedudukannya. (Tata Kehormatan)
• Mengatur pengaturan tempat duduk
dan urutan dalam upacata
kenegaraan dalam jamuan makan
dan lain-lain. (Tata Tempat)
8. 1. Penerimaan Tamu
2. Kunjungan Tamu
3. Perjalanan ke daerah / luarnegeri
4. Pengaturan Rapat / Sidang
5. Penyelenggaraan Resepsi / Sidang
6. Penyelenggaraan Upacara
7. Pernyataan Selamat (congratulation)
atau bela sungkawa (condolence)
9. Tugas Protokol adalah mengatur acara.
Tanggung jawab Protokol membawahi:
- PA/MC
- Dokumentasi
- Konsumsi
- Upacara
Tugas PA/MC adalah
- Penerimaan tamu
membawakan acara.
- Hiburan
- Perlengkapan
- Dekorasi
- Keamanan, dll
10. 1. TATA RUANG
2. TATA TEMPAT
3. TATA UPACARA
4. TATA BUSANA
5. TATA WARKAT
11. Pengaturan ruangan (classroom, teater,
conference, dsb).
Lambang negara, bendera, gambar Presiden dan
Wakil Presiden.
Meja, kursi, dan podium.
Tata cahaya.
Tata suara.
Dekorasi.
Perlengkapan upacara (sirine, gong, prasasti, dll)
12. Adalah norma yang berlaku dalamhal tata tempat duduk para
pejabat yang didasarkan atas kedudukannya dalam
ketatanegaraan, kedudukan administratif / struktural dan
kedudukan sosialnya.
Tata tempat duduk.
Tata urutan memasuki kendaraan.
Tata urutankedatangan dan kepergian / pulang.
13. Adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaiamana
acara harus dilaksanakan sesuai jenis aktivitasnya.
Yang perlu diperhatikan adalah:
jenis kegiatan
bahasa pengantar
materi aktivitas
menyusun acara dengan urutan yang benar
menyiapkan personil yang terlibat dalam suatu
acara
menetapkan urutan dan menghubungi yang akan
memberikan sanbutan sesuai jenjang jabatannya,
pejabat tertinggi memberikan sambutan terakhir.
14. Menetapkan pakaian yang harus dikenakan
pada suatu kegiatan protokoler baik oleh
para pejabat / undangan maupun petugas
pelaksana kegiatan.
