Dokumen tersebut membahas dasar-dasar korespondensi bisnis, termasuk pengertian surat dan surat bisnis, fungsi surat bisnis, pengelompokan surat, bagian-bagian surat, bentuk surat, bahasa yang digunakan dalam surat, format lipatan surat dan amplop.

1. DASAR-DASAR
KORESPONDENSI BISNIS
KOMINIKASI BISNIS, AS’AD ANDHIKA
Tujuan pembelajaran :
1. Menjelaskan pengertian surat dan surat bisnis
2. Menjelaskan beberapa fungsi surat bisnis
3. Melakukan pegelompokan surat
4. Menjelaskan bagian-bagian surat
5. Menjelaskan berbagai macam bentuk atau format surat
6. Mengetahui berbagai macam contoh surat-surat bisnis.
PENGERTIAN SURAT DAN SURAT BISNIS
Menurut Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa
Departemen Pendidikan Nasional, “surat dapat didefinisikan
sebagai suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk
menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak
lain”.
Not, pengertian di atas bersifat umum dan berlaku untk
berbagai keperluan.
1

2. Surat yang disampaikan pada pihak lain dapat berupa :
1. Surat pengantar.
2. Perkenalan.
3. Undangan rapat
4. Pemberitahuan pindah kantor
5. Penerimaan kerja
6. Penolakan kerja
7. Surat keputusan
8. Surat PHK
9. Dll.
Menulis surat yang baik perlu memperhatikan :
1. Bahasa yang digunakan mudah dipahami
2. Menggunakan kalimat yang sederhana.
3. Isi pesan jelas, tegas, dan tidak bertele-tele.
4. Pilihlah kertas yang baik, bersih, dan
ukurannya tidak terlalu tipis dan tidak terlalu
tebal.
2

3. Yang dimaksud dengan surat bisnis adalah :
Surat yang digunakan oleh seseorang, lembaga organisasi atau
institusi untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis secara tertulis
kepada pihak lain dengan menggunakan media tertentu.
Misalnya via pos, facsimile, telepon seluler, atau internet.
Surat-surat bisnis yang beredar di masyarakat seperti :
1. Surat pemesanan produk
2. Surat perkenalan bisnis
3. Surat pindah alamat kantor
4. Surat perjanjian jual beli
5. Dll
Catatan :
Hubungan yang terjadi antara pihak-pihak yang terkait (pengirim
dan penerima) dalam surat menyurat disebut Korespondensi.
3

4. FUNGSI SURAT BISNIS
Fungsi surat bisnis :
1. Sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat.
2. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau
permohonan.
3. Alat bukti tertulis (dokumen tertulis) contoh surat jual beli.
4. Alat untuk mengingat.
5. Bukti sejarah (historis) Mis. Surai pendirian usaha.
6. Pedoman kerja, misalnya surat keputusan, instruksi kerja dll.
7. Media promosi bagi pengirim surat.
PENGELOMPOKAN SURAT
1. Pengelompokan surat 2. Pengelompokan surat
menurut wujudnya menurut pemakaiannya
a. Surat bersampul (tertutup)
1. Surat pribadi
b. Kartu pos (terbuka)
(personalletters)
c. Warkat pos, gabungan
2. Surat dinas (surat resmi)
kertas surat dan amplop.
3. Surat Bisnis (surat niaga)
d. Telegram dan teleks
4. Surat sosial, surat-surat
e. Memorandum (memo)
untuk kepentingan sosial
pesan singkat.
bagi masyarakat, sperti
f. Surat tanda bukti
yayasan anak yatim, DLL
4

5. 3. Pengelompokan surat menurut 4. Pengelompokan Surat
banyaknya Menurut Sifatnya
1. Surat biasa (bersifat umum) 1. Surat biasa (buksn rahasia)
2. Surat edaran (disampaikan
2. surat Konfidensial (rahasia
dalam jumlah banyak).
terbatas kalangan tertentu)
3. Surat pengumuman
contoh: surat hasil rapat
(pemberitahuan)
3. Surat Rahasia, hanya untuk
orang tertentu.
5. Pengelompokan Surat Menurut 6. Pengelompokan Surat
Urgensi Penyelesaiannya Menurut Isi dan Maksudnya.
1. Surat biasa Penggolongan surat ini
2. Surat Segera berdasarkan isi dan maksud
3. Surat Kilat (surat untuk surat.
dilakukan dgn segera.
Contoh pemesanan produk dll.
PASTIKAN BAHWA PERLENGKAPAN KECANTIKAN ANDA
SEPERTI HBL, LIP ICE, FACIAL FOAM, BLUSH ON,
MASKARA, PENSIL ALIS,DLL, SEMUANYA MASIH KOMPLIT
PESAN INI DISAMPAIKAN OLEH CANTIK COSMETIK
GARUT PLAZA LT.2 BLOK. C NO. 1.2.3
5

6. BAGIAN SURAT DAN BENTUK SURAT
Bagian surat dan bentuk surat terdiri atas :
1. Kepala surat (kop Surat)
2. Tanggal surat
3. Nomor, lampiran, dan hal atau prihal.
4. Nama dan alamat surat.
5. Salam pembuka
6. Isi surat
7. Salam penutup (hormat kami, hormat saya, salam
takzim, wassalam)
8. Tanda tangan dan nama jelas
9. Tembusan
10. inisial
Bentuk bentuk surat :
1. Bentuk lurus penuh (full-block style)
2. Bentuk lurus (semi block style)
3. Bentuk setengah lurus b (semi blok style)
4. Bentuk setengah lurus (semi block style)
5. Bentuk bertekuk (indented style)
6. Bentuk paragraph menggantung (hanging paragraph style)
7. Bentuk surat amerika (amerika style)
8. Bentuk surat ingris (british style)
NOT. CONTOH BENTUK SURAT DAPAT DILIHAT PADA LAMPIRAN
6

7. BAHASA SURAT
Dalam menulis surat pilihlah bahasa yang baik dan benar
sesuai dengan kaidah-kaidah yang berlaku dalam dunia
surat menyurat, seperti :
1. Bagaimana memilih kata.
2. Pemakaian ejaan yang disempurnakan
3. Penyusunan paragraph
4. Penyusunan kalimat
Untuk surat-surat resmi maupun surat-surat bisnis,
pilihlah kata yang memenuhi syarat yang baik atau baku,
lazim (mum, biasa) dan hindari kata-kata yang belum
diakui kebakuannya. Misalnya :
1. Gimana
2. Ngapain,
3. Kenapa,
4. Bikin ,
5. Poli
6. Serpis
7. Inpormasi
8. Dll
7

8. Contoh kata baku dan kata tidak baku :
Kata baku Kata tidak baku
Suvenier Souvenir
Kerja sama Kerjasama
Diberi tahu Diberitahu
Facsimile Faksimili
Aksesori Aksesoris
Fotocopi photocopy
Merek Merk
Rp 1.000.000,00 Rp 1.000.000,-
Antarwarga Antar warga
Atmosfer Atmosfir
Pascapemilu Pasca pemilu
Subsistem Sub system
Subseksi Sub seksi
Tunakarya Tuna karya
Tunawisma Tunawisma
Februari Pebruari
Foto Photo
Jumat Jum’at
Khawatir Kawatir
Konkret konkrit
Kuitansi Kwitansi
Mengubah Merubah
Zona zone
Di dalam didalam
Tunasusila Tuna susila
Pascakrisis Paska krisis
Formal Formil
Dll
Not : selengkapnya kata baku dapat dilihat pada Kamus Besar
bahasa Indonesia, terbitan balai pustaka atau dalam buku
pedoman Ejaan yang Disempurnakan.
8

9. FORMAT LIPAAN SURAT DAN AMPLOP
Bentuk lipatan surat :
1. Lipatan baku (standart fold)
2. Lipatan setengah baku (semi standart fold)
3. Lipatan akordeon (accordion fold)
4. Lipatan setengah accordion fold)
5. Lipatan tunggal (single fold)
6. Lipatan ganda parallel (parallel doble fold)
7. Lipatan model prancis (franch fold)
8. Lipatan model baron (baronial fold)
Gambar contoh lipatan surat dari no. 1 s.d 8 lipatan dapat
dilihat pada buku Komunikasi bisnis,Djoko Purwanto, M.B.A
edisi ketiga. Halaman 172 s.d 173
ANEKA BENTUK AMPLOP
Tujuan amplop surat, selain sebagai etika juga
untuk menjaga kerahasiaan isi surat.
Amplop dikelompokkan berdasarkan wujudnya,
ukurannya, dan penggunaannya.
9

10. Berdasarkan wujudnya amplop dibedakan menjadi :
1. Amplop biasa
2. Amplop berjendela
Berdasarkan ukurannya, amplop dibedakan :
1. Amplop resmi
2. Amplop kartu
3. Amplop bisnis
4. Amplop pendek
5. Amplop panjang
6. Amplop besar
a. Amplop catalog
b. Amplop mata berkait
c. Amplop kancing bertali
Gambar contoh lipatan surat dari no. 1 s.d 6 dapat dilihat
pada buku Komunikasi bisnis,Djoko Purwanto, M.B.A edisi
ketiga. Halaman 174 s.d 176
Untuk mendalami korespondensi tentang contoh surat bisnis
pelajari pada buku Komunikasi bisnis,Djoko Purwanto, M.B.A edisi
ketiga. Halaman 176 s.d 192.
SEKIAN
10

11. 11