Il documento descrive i principi della metodologia PRINCE2, enfatizzando l'importanza di una giustificazione commerciale continua per ogni progetto, la definizione dei ruoli e delle responsabilità, la gestione per fasi e per eccezione, e la necessità di focalizzarsi sui prodotti e sui loro requisiti di qualità. Sottolinea anche l'importanza dell'apprendimento dall'esperienza e dell'adattamento della metodologia all'ambiente di progetto in cui si opera. Infine, il documento mette in luce come la corretta documentazione e la comunicazione siano cruciali per il successo del progetto.

1. PRINCE2 Giustificazione commerciale
continua
Un progetto PRINCE2 deve avere una giustificazione commerciale continua; di
conseguenza ciascun progetto dovrebbe avere un Business Case. Questo significa che le
ragioni per le quali si chiede di iniziare un progetto devono essere validi dal punto di vista
strategico, commercial e ci deve essere un chiaro Ritorno di Investimento –ROI.
Per esempio, il progetto costerà €20,000 ma nei primi 2 anni, causerà un risparmio di
€80,000 per l’azienda. “Questo progetto è giustificato dal punto di vista Commerciale?” ,
che equivale a chiedere se “questo progetto ha un valido Business Case?” Se in qualsiasi
momento, durante il corso del progetto, il Ritorno di Investimento previsto (esempio 80%)
decresce oltre un certo valore predefinito, allora il progetto dovrà essere rivalutato per
verificare se risulta ancora giustificato ed il risultato potrebbe significare anche chiuderlo
in modo prematuro.
I dettagli del documento Business Case mostra il [perchè] si dovrebbe fare il progetto, i
costi, I benefici attesi e le tempistiche. Questa informazione viene definita anche come
business justification information. Siccome il Business Case è uno dei primi documenti
creati durante il progetto, ha un ruolo chiave nel prevenire, eventualmente, l’avvio di
progetti che porteranno pochi benefici all’azienda. La giustificazione commerciale viene
controllata durante tutto il corso del progetto e, per esempio, questo controllo potrebbe
avvenire alla fine di ciascuna fase.
PRINCE2 Apprendimento dall'esperienza
Tutti I team di progetto dovrebbero apprendere dai progetti precedenti (Lessons Learned
vi dice qualcosa? ..). Dovrebbero, quindi, prendere iniziative per catturare queste lezioni ed
assicurare che siano prese in considerazione durante il corso del progetto stesso. Nota che
le lezioni possono essere sia positive che negative.
I progetti hanno caratteristiche univoche, in altre parole avranno sempre qualcosa di
nuovo. Questo elemento di unicità crea sicuramente una quota di rischio in qualsiasi
progetto. In altre parole, potremmo dire che qualsiasi progetti avrà elementi sconosciuti ed
incerti; e questi elementi dovrebbero essere investigati ed analizzati. Ora puoi capire
meglio perché PRINCE2 spinge il project team a prendere le opportune azioni per
apprendere da progetti precedenti e simili.
Le lezioni potrebbero venire da progetti eseguiti nella stessa azienda oppure, se non esiste
questa storia, da esperienze terze per la quale si potrebbe richiedere il supporto da
consulenti esterni.

2. PRINCE2 Ruoli e responsabilità ben definiti
In qualsiasi progetto, tutti devono sapere ci si aspetta da loro e cosa devono aspettarsi da
altri nel team. Dal mio punto di vista, questo è forse il principio più importante e deve
essere indirizzato da subito, all’avvio del progetto. PRINCE2 afferma che un progetto deve
avere ruoli e responsabilità definiti e concordati all’interno di una struttura organizzativa e
devono soddisfare gli interessi commerciali-strategici, dell’utente e dei fornitori o
specialistici.
I progetti possono avere persone da dipartimenti diversi all’interno di un’azienda e, di
conseguenza, è davvero fondamentale avere una struttura di team ben chiara, altrimenti
sarà molto difficile (direi impossibile) gestire il progetto. Secondo il metodo PRINCE2, un
progetto ha 3 stakeholder primari e questi rappresentano i 3 interessi: l’interesse
commerciale o strategico (rappresenta chi deve ricevere i benefici dal prodotto), l’interesse
dell’utente o cliente (rappresenta chi deve utilizzare il prodotto) e l’interesse degli
sviluppatori o fornitori specialistici (rappresenta chi deve sviluppare il prodotto).
 Gli stakeholder commerciali o strategici (business sponsors) sono stakeholder che dovranno
assicurarsi che il progetto rispetta il ritorno di investimento promesso e che consegni.
 Gli stakeholder utenti/clienti rappresentano coloro che utilizzeranno i prodotti una volta
create, essi riceveranno i benefici previsti.
 Gli stakeholder fornitori/sviluppatori forniranno le risorse e gli skills per eseguire il prodotto e
consegnare i prodotti.
Questo principio afferma che questi tre stakeholder primari devono essere correttamente
rappresentati nel Project Management Team e nel Comitato di Progetto o Project Board.
PRINCE2 Gestione per fasi
Come gestire un progetto di entità rilevante? Una buona risposta è dividendo il progetto in
più blocchi di dimensione più gestibile. In PRINCE2 ci riferiamo a questi “blocchi” come
fasi o stages – più precisamente, li definiamo fasi di gestione (Management Stages). Un
progetto PRINCE2 viene pianificato, monitorato e controllato una fase alla volta. Queste
fasi di gestione sono divisi da importanti Punti Decisionali (noti anche come “Punti di
Controllo”) da parte del Comitato di Progetto o Project Board.
Alla fine di ciascuna fase, il comitato di progetto valuta la performance dell’ultima fase, il
Business Case ed il piano per la fase successiva, e decide se proseguire con la fase successiva
o meno. Il comitato, di conseguenza, avrà un controllo maggiore sul progetto quanto più
alto è il numero delle fasi, ma dall’altro lato, questi casi darebbero il comitato molto lavoro
da seguire. Al contrario, un numero inferiore di fasi riduce il controllo da parte del Senior
Management all’interno del comitato e, di conseguenza, la quantità di lavoro per seguire il
progetto.

3. Ci sono molti vantaggi nel lavorare per fasi, e questo approccio fornisce una buona base
per project planning. I vantaggi sono:
 Permette di dividere il progetto in blocchi più gestibili.
 Permette di avere un piano di progetto di alto livello, e per il progetto nella sua
interezza, e piani molto dettagliati per ciascuna fase (da pianificare una fase alla
volta).
 Assicurare che i piani per le fasi successive apprendino dalle lezioni di quelle
precedenti. Per esempio, se un un team dimostra di essere più efficiente e di
consegnare i propri deliverables più velocemente del previsto, questo potrà essere
preso in considerazione pianificando la fase successive.
PRINCE2 Gestione per eccezione
Questo è un termine poco noto a chi non è familiare con la metodologia PRINCE2 ma,
come ti renderai conto leggendo, è un punto fondamentale per una sana gestione e controllo
di progetti. Siccome è molto importante che tu capisca bene questo concetto, inizierò da
una definizione molto semplificata e poi passerò alla definizione ufficiale PRINCE2.
Quando consideriamo fattori come tempi, costi e scope/ambito, il Project Manager
dovrebbe avere un pò di libertà (o tolleranza) di gestione prima di elevare una questione al
comitato di progetto (p.e. i costi possono variare in un range di ±10%). Quindi, se un
problema è di entità piccola e rientra nei limiti delle tolleranze concordate (p.e. i costi
aumentano del 2% -- inferior al limite massimo concordato di 10%), allora il Project
Manager può gestirlo e non deve allertare il comitato.
La gestione per eccezione viene applicate a tutti I livelli dell’organizzazione di progetto e,
tramite l’applicazione di questo principio, il livello superior gestisce il livello sottostante. Il
livello sottostante dovrebbe notificare il livello sopra solo nei casi incui ci siano questioni o
issues talmente rilevanti da causare una previsione di superamento delle tolleranze
concordate. Il termine PRINCE2 per queste questioni o issue rilevanti è “eccezione”, che
significa che l’issue ha un impatto che eccede la tolleranza concordata.
Ora, immagina per un attimo di sedere nel comitato di progetto. Se tutto sta procedendo
bene (o meglio, all’interno delle tolleranze predefinite), non sentirai notizie dal Project
Manager, eccetto per I report di frequenza concordata inoltrati durante le fasi ed alla fine
delle stesse, a meno che si presenti un’eccezione; ecco il motivo del termine “gestione per
eccezioni”. La definizione PRINCE2 delle gestione per eccezione è la seguente: Un progetto
PRINCE2 ha tolleranze predefinite per ciascuno degli obiettivi di progetto, e tali tolleranze
stabiliscono i limiti di delega dell’autorità decisionale da parte del livello immediatamente
superiore.

4. Le tolleranze, quindi, si stabiliscono sugli obiettivi di progetto, i quali sono:
 Tempi
 Costi
 Qualità
 Ambito
 Rischi
 Benefici
PRINCE2 Focalizzazione sui prodotti
Puoi sicuramente immaginare cosa succede quando un prodotto non viene descritto nella
sua interezza oppure in modo non corretto. Ciascun stakeholder di progetto può avere
un’idea diversa sul risultato finale del progetto e, di conseguenza, del prodotto finale.
Questa situazione spesso causa molti incontri non necessari, ritardi considerevoli, nuovi
requirements non necessari, gold plating, confusione e malintepretazione del livello di
qualità richiesto, costi aggiuntivi e persino un prodotto finale inutilizzabile! Sono sicuro che
molti di voi avranno diversi esempi frutto della vostra esperienza..
Una descrizione di prodotto dettagliata guiderà il progetto, costruirà le aspettative corrette,
ed aiuterà in modo davvero consistente a sviluppare e consegnare i prodotti giusti e con la
qualità corretta. Il manuale PRINCE2 afferma il seguente: “Un progetto PRINCE2 si
focalizza sulla definizione e consegna dei prodotti ed, in particolare, sui loro requisiti di
qualità.”
Una buona Descrizione di Prodotto fornisce chiarezza, in quanto definisce l’obiettivo del
prodotto, la sua composizione, derivazione, il formato, i criteri di qualità ed il metodo di
qualità. Una buona descrizione di prodotto facilita l’identificazione del fabbisogno di
risorse, delle dipendenze e delle attività.
PRINCE2 Adattato all'ambiente di progetto
Un progetto PRINCE2 dovrebbe essere contestualizzato e cucito addosso ad un
determinato ambiente, in funzione della dimensione critica, del contesto in cui si opera,
della complessità, dell’importanza strategica ed dei rischi connessi. Di conseguenza, la
modalità di gestione e controllo di un progetto cambierà notevolmente in casi di progetti
piccoli, come per esempio l’organizzazione di una convention di 10 persone, oppure in casi
di progetti di dimensione più rilevante, come la costruzione di una centrale nucleare.
Una delle critiche che molti project managers ricevono è: “Non abbiamo bisogno di un
metodo di gestione progetti! I nostri progetti non sono così grandi ed un metodo
aggiungerebbe soltanto più burocrazia e carta non necessaria”. Questo potrebbe accadere
soltanto nel caso incui tu prova ad applicare PRINCE2, seguendo esattamente il libro come
un robot, ma non è così che andrebbe usato PRINCE2. Usiamo spesso l’esempio di un

5. programma TV diffuso in Nord Europa, The Apprentice. Questo programma tratta di
solito un progetto di 2 giorni di durata, dove 2 squadre competono tra di loro e,
naturalmente, c’è un Project Manager per team. Nel programma puoi vedere che il metodo
PRINCE2 può essere usato da ciascun Project Manager e la documentazione richiesta
potrebbe limitarsi ad una semplice checklist con alcune note. Puoi notare inoltre che la
maggiorparte dei Project Managers ripetono continuamente gli stessi errori, ogni
settimana. Questo dimostra che non hanno assimilato ed applicato il principio
dell’apprendimento dall’esperienza visto in precedenza (chiamato anche Lessons Learned).
Riferimento
 http://prince2.wiki/PRINCE2
 http://it.prince2.wiki/PRINCE2