Rancangan aksi perubahan

1. PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF MELALUI IMPLEMENTASI
SISTEM PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF (SIMPATIF) DI
KANTOR CAMAT TOHO KABUPATEN MEMPAWAH
NAMA : NGATMO, S.KM, M.AP
NIP : 19720217 199203 1 005
NDH : 19
GOL/PANGKAT : Pembina / IV A
JABATAN : Sekretaris Kecamatan
UNIT KERJA : Kantor Camat Toho

2. Sekilas ttg Kondisi Geo & Demo Unit Kerja
Lu Wil:
1.276,90 KM2
Ba Wil :
 Utara : K.B
 Timur : K.L
 Selatan : KKR &
 Kota
 Barat : L.N
Lu wil :
186,11 KM2.
Ju pen 2023
(24.375 jiwa)
L = 51,9%,
P = 48,1%
Ba Wil:
 Utara : K.B
 Selatan : K.L
 Barat : Ke. Anj
 Timur : K.L

3. STRUKTUR ORGANISASI
KANTOR CAMAT TOHO (SESUAI
PERBUP 58 TAHUN 2016)

4. Latar Belakang
• Di dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan mengisyaratkan bahwa
penyelamatan arsip menjadi tanggung jawab
pemerintah dan masyarakat.
• Arsip sebagai cerminan perjalanan kehidupan
berbangsa dan bernegara Indonesia memerlukan
kualitas pengelolaan yang baik dalam pelaksanaan
aktifitas kenegaraan, pemerintahan dan
kemasyarakatan.

5. Latar Belakang (Lanjutan)
• Indikasi pengelolaan arsip yang baik adalah adanya
proses pengendalian informasi arsip bernilai guna
primer maupun sekunder secara kontinyu dan
berkesinambungan.
• Penataan arsip yang baik adalah pengelolaan arsip
yang dilakukan secara utuh mulai dari penciptaan
sampai dengan penyusutan arsip
• Masalah dalam pengelolaan arsip adalah arsip-arsip
yang diciptakan kurang mendapat perhatian, sehingga
terjadi penumpukan arsip dan arsip yang tidak tertata
dengan baik.

6. Tujuan
1. Tujuan Jangka Pendek (2 Bulan)
 SK tim efektif;
 SOP pengelolaan arsip inaktif;
 Aplikasi pengelolaan arsip inaktif (SIMPATIF);
 Manual book SIMPATIF daring
 Launching dan sosialisasi aplikasi pengelolaan arsip inaktif
(SIMPATIF) di Kantor Camat Toho Kabupaten Mempawah.
2. Tujuan Jangka Menengah (6 Bulan – 1 Tahun)
 Sosialisasi SIMPATIF kepada OPD lain melalui DISPUSIF
3. Tujuan Jangka Panjang (> 2 Tahun)
• Pengembangan aplikasi SIMPATIF dan kemungkinan
dilakukannya bridging dengan aplikasi kearsipan lainnya

7. Manfaat
1. Manfaat internal
 Sebagai sarana yang dapat mendukung tugas dan fungsi
sekretariat kecamatan dalam pengelolaan arsip inaktif
 Meningkatkan penataan arsip agar lebih tertib dan teratur.
 Terjadinya penyusutan arsip yang telah memiliki jadwal
retensi arsip.
2. Manfaat eksternal
a. Bagi masyarakat/pengguna arsip
 Tersedianya data arsip inaktif yang usul musnah, usul
serah dan atau yang dipermanenkan.
a. Bagi OPD terkait
 Mempermudah melakukan pendataan, penilaian dan
penyusutan arsip inaktif dalam rangka usul musnah, usul
serah dan atau dipermanenkan.

8. Ruang Lingkup
Aksi perubahan dilakukan di Kantor Camat Toho Kabupaten
Mempawah. Adapun output kunci rencana aksi perubahan ini
yaitu:
1. SK tim efektif √
2. SOP pengelolaan arsip inaktif √
3. Aplikasi pengelolaan arsip inaktif √
4. Manual book aplikasi pengelolaan arsip inaktif √
5. Launching aplikasi pengelolaan arsip inaktif serta sosialisasi
aplikasi pengelolaan arsip inaktif di Kantor Camat Toho
Kabupaten Mempawah √

9. Identifikasi/Diagnosa Masalah
NO KONDISI SAAT INI KONDISI YANG DIHARAPKAN GAP
1. Masih adanya pegawai (ASN) yang
belum bisa mengoperasionalkan
computer di sekretariat Kantor
Camat Toho Kabupaten
Mempawah
Semua pegawai (ASN) di
sekretariat Kantor Camat Toho
bisa mengoperasionalkan
komputer
Jumlah computer yang tidak
sama dengan jumlah pegawai
(ASN) dan belum adanya pola
pengembangan kompetensi
pegawai
2. Masih kurangnya kepatuhan
petugas (pegawai) dalam
mempedomani Perbup Mempawah
nomor 20 Tahun 2015 tentang Tata
Naskah Dinas di Lingkungan
Pemerintah Kabupaten Mempawah
dalam pembuatan surat dinas di
Kantor Camat Toho Kabupaten
Mempawah
Dalam pembuatan surat dinas
berpedoman pada Perbup
Mempawah nomor 20 Tahun
2015 tentang Tata Naskah Dinas
di Lingkungan Pemerintah
Kabupaten Mempawah.
Sosialisasi Perbup Mempawah
nomor 20 Tahun 2015 tentang
Tata Naskah Dinas di Lingkungan
Pemerintah Kabupaten
Mempawah kepada semua
pegawai (ASN & non ASN) di
Lingkungan Kantor Camat Toho
3. Belum optimalnya pengelolaan
arsip inaktif di Kantor Camat
Toho Kabupaten Mempawah
Pengelolaan arsip dilakukan
sesuai dengan kaidah
pengelolaan arsip yaitu mulai
dari penciptaan arsip sampai
dengan penyusutan arsip
Petugas tidak memahami
bagaimana cara
memperlakukan atau
menangani arsip inaktif

10. NO MASALAH
NILAI
TOTAL PRIORITAS
U S G
1 Masih adanya pegawai (ASN) yang belum bisa
mengoperasionalkan computer di sekretariat
Kantor Camat Toho Kabupaten Mempawah
4 3 2 9 III
2 Masih kurangnya kepatuhan petugas
(pegawai) dalam mempedomani Perbup
Mempawah nomor 20 Tahun 2015 tentang
Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah
Kabupaten Mempawah dalam pembuatan
surat dinas di Kantor Camat Toho Kabupaten
Mempawah
5 3 2 10 II
3 Belum optimalnya pengelolaan arsip
inaktif di Kantor Camat Toho Kabupaten
Mempawah
5 4 2 11 I
ANALISA PRIORITAS MASALAH

11. Perencanaan penganggaran
yang tidak responsif terhadap
pengelolaan arsip inaktif
METHODE
Belum adanya SOP
pengelolaan arsip
inaktif
Tidak ada Jabfung
arsiparis
Belum adanya sistem
pengelolaan arsip
inaktif berbasis web
MAN
Kurangnya pemahaman
petugas tentang
pengelolaan arsip
Tidak adanya analisa
kebutuhan dana terkait
pemenuhan kebutuhan sarana
& prasarana
Tidak ada komputer
yang khusus untuk
pengelolaan arsip
MATERIALS
MONEY
Kurangnya sarana
dan prasarana
pendukung
Belum
optimalnya
pengelolaan
arsip inaktif
di Kantor
Camat Toho

12. NO AKAR MASALAH
NILAI
TOTAL PRIORITAS
U S G
1 Man (Manusia)
Tidak ada jabatan fungsional arsiparis 3 3 3 9 VII
Kurangnya pemahaman petugas tentang
pengelolaan arsip
4 4 4 12 IV
2 Materials (Bahan)
Tidak ada komputer yang khusus untuk
pengelolaan arsip
3 4 3 10 VI
Kurangnya sarana prasarana pendukung 5 5 3 13 III
Penyebab Utama & Potensial Belum Optimalnya Pengelolaan Arsip Inaktif Di Kantor Camat Toho

13. NO AKAR MASALAH
NILAI
TOTAL PRIORITAS
U S G
3 Methods (Metode/Sistem)
Belum adanya SOP pengelolaan arsip
inaktif
5 5 4 14 II
Belum adanya sistem pengelolaan arsip
inaktif berbasis web
5 5 5 15 I
4 Money (Dana)
Tidak adanya analisa kebutuhan dana
terkait pemenuhan kebutuhan sarana &
prasarana
3 3 3 9 VII
Perencanaan penganggaran yang tidak
responsif terhadap pengelolaan arsip
inaktif
4 4 4 12 IV
Penyebab Utama & Potensial Belum Optimalnya Pengelolaan Arsip Inaktif Di Kantor Camat Toho

14. Masalah dan Solusi Optimalisasi Pengelolaan Arsip Inaktif
Di Kantor Camat Toho Kabupaten Mempawah
No Masalah Akar Masalah Solusi Inovasi Aksi Perubahan
1 Belum
Optimalnya
pengelolaan
arsip inaktif di
kantor Camat
Toho
1. Belum
adanya SOP
pengelolaan
arsip inaktif
Mewujudkan
SOP
pengelolaan
arsip inaktif
Pembuatan
SOP
pengelolaan
arsip inaktif
Penyusunan &
Penetapan SOP
pengelolaan arsip
inaktif
2. Belum
adanya sistem
pengelolaan
arsip inaktif
berbasis web
Mewujudkan
sistem
pengelolaan
arsip inaktif
berbasis web
Pengelolaan
arsip inaktif
secara daring
Penyusunan
rancangan dan
pengembangan
aplikasi sistem
pengelolaan arsip
inaktif berbasis web

15. SIKLUS PROSES SISTEM PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF
MULAI
INPUT DATA
PROSES
DATA
USUL SERAH
USUL
MUSNAH
DATA BASE

16. Pentahapan (Milestone) Aksi Perubahan
NO
OUTPUT
KUNCI
TAHAPAN
(MILESTONE)
KEGIATAN
WAKTU PELAKSANAAN
BUKTI
JUMLAH
HARI KERJA
JADWAL
A Jangka Pendek (2 bulan)
1 SK Tim
Efektif
1. Mengidentifikasi
calon tim efektif
1. Konsultasi dengan mentor
terkait calon tim efektif
1 hari (senin) 31 Juli
2023
1. Photo
dokumentasi
2. Daftar calon tim
efektif
2. Penyusunan Tim
efektif
1. Rapat penyusun calon tim
efektif
3 hari (selasa-
kamis)
1-3 Agustus
2023
1. Undangan
2. Daftar hadir
3. Notulensi
4. Photo
dokumentasi
2. Pembagian tugas tim efektif
3. Penetapan SK Tim
efektif
1. Konsultasi draft SK Tim
efektif dengan mentor
1 hari (Jumat) 4 Agusutus
2023
1. Photo
dokumentasi
2. SK Tim Efektif
2. Penandatanganan SK Tim
efektif
2 SOP
Pengelolaan
arsip inaktif
1. Penyusunan dan
Penetapan SOP
Pengelolaan arsip
inaktif
1. Mengkonsultasikan draft
SOP pengelolaan arsip inaktif
1 hari (Senin) 7 Agustus
2023
1. Photo
dokumentasi
2. SOP pengelolaan
arsip inaktif
2. Penandatanganan SOP
pengelolaan arsip inaktif

17. NO
OUTPUT
KUNCI
TAHAPAN (MILESTONE) KEGIATAN
WAKTU PELAKSANAAN
BUKTI
JUMLAH HARI
KERJA
JADWAL
3 Aplikasi
SIMPATIF
1. Penyusunan rancangan
dan pembangunan
aplikasi sistem
pengelolaan arsip inaktif
berbasis web
1. Rapat persiapan dengan
tim efektif dan tim teknis
2 hari (selasa-
rabu)
8-9 Agustus 2023 1. Undangan
2. daftar hadir
3. Notulensi
4. photo dokumentasi
2. Melakukan perancangan
desain aplikasi
10 hari (kamis-
rabu)
10-23 Agustus
2023
1. Rancangan
3. Melakukan ujicoba
rancangan aplikasi
5 hari (kamis-
rabu)
24-30 Agustus
2023
1. Photo dokumentasi
4. Pengecekan database,
fitur dan bug pada aplikasi
2 hari (kamis-
jumat)
31 Agustus - 1
September 2023
1. Photo dokumentasi
2. Daftar output sistem
5. Rapat evaluasi terhadap
(fitur, fungsi dan manfaat
sistem) dan
pengembangan
2 hari (senin-
selasa)
4 - 5 September
2023
1. Undangan
2. daftar hadir
3. Notulensi
4. photo dokumentasi
6. Rancangan perbaikan
desain aplikasi
5 hari (Rabu-
selasa)
6-12 September
2023
1. Rancangan
Pentahapan (Milestone) Aksi Perubahan

18. Pentahapan (Milestone) Aksi Perubahan
N
O
OUTPUT
KUNCI
TAHAPAN (MILESTONE) KEGIATAN
WAKTU PELAKSANAAN
BUKTI
JUMLAH
HARI KERJA
JADWAL
4 Manual book
SIMPATIF
1. Penyusunan rancangan,
persetujuan,
penggandaan dan
penjilidan manual book
1. Rapat persiapan
dengan tim teknis
2 hari (rabu-
kamis)
13-14
September
2023
1. Undangan
2. daftar hadir
3. Notulensi
4. photo dokumentasi
2. Penyusunan draft
manual book
3 hari (jumat
- selasa)
15-19 Sep-
tember 2023
1. Draft Manual book
3. Persetujuan,
penggandaan dan
penjilidan manual
book
1 hari (Rabu) 20 Septem-
ber 2023
1. Manual book
2. Lembar persetujuan
/Kata pengantar
5 Lounching dan
Sosialisasi
1. Lounching dan
sosialisasi aplikasi
SIMPATIF
1. Mengundang seluruh
pejabat struktural dan
fungsional di Kantor
camat Toho, kepala
desa dan Dispusif
3 hari
(kamis-
senin)
21-25
September
2023
1. Undangan
2. Daftar hadir
3. Notulensi
4. Photo dokumentasi
2. Sosialisasi dan
peresmian penggunaan
aplikasi SIMPATIF
B Jangka Menengah (6 bulan – 1 tahun)
1 Sosialisasi SIMPATIF kepada OPD lain melalui DISPUSIP

19. Pentahapan (Milestone) Aksi Perubahan
C Panjang (> 2 tahun)
1 Pengembangan aplikasi SIMPATIF dan kemungkinan dilakukannya bridging dengan aplikasi kearsipan lainnya

20. STRUKTUR TIM EFEKTIF
COACH
H. DADANG SUHARTO, SH, MM
PROJECT LEADER
NGATMO, S.KM, M.AP
TIM ADMINISTRASI
1. FRANSISKA PURWANTI RAHAYU
2. DIANTI BERNA TARSILA, S.IP
3. HERKULANUS, Amd.
4. ALWANSYAH KOLAGA, SE
5. DEO MEDES, SE
6. HERA DARANITA, SP, M.AP
MENTOR
FERDINANDA, S.Sos
TIM TEKNIS
1. RAHLIA NOVRIANA, SE
2. NURBANI, AMD
3. M. IQBAL ASYRAFI, S. KOM
4. Drs, SUKARNI
5. MINHAT, S.HI

21. Pemetaan stakeholder Dalam Membangun Komunikasi Efektif
High Influence Low Interest (Latent)
1. Programmer
2. Arsiparis
3. Dispusip
4. Diskominfo
High Influence High Interest
(Promoters)
1. Camat
2. Kasi/ Kasubbag
Low Influence Low Interest
(Apathetics)
Low Influence High Interest
(Defenders)
1. OPD lainnya

22. NO STAKEHOLDER
PENGA-
RUH
KEPEN-
TINGAN
POSISI
STAKEHOLDER
METODE
KOMUNIKASI
TEKNIK KOMUNIKASI
A Internal
1 Camat Tinggi Tinggi Promotor Konsultatif Laporan Advokasi
2 Kasubbag Umpar Tinggi Tinggi Promotor Direktif, Koordinatif,
Kolaboratif
Pengarahan, Diskusi
3 Kasubbag PK Tinggi Tinggi Promotor Direktif, Koordinatif,
Kolaboratif
Pengarahan, Diskusi
4 Kasi Pemerintahan Tinggi Tinggi Promotor Direktif, Koordinatif,
Kolaboratif
Pengarahan, Diskusi
5 Kasi Kemasyarakatan Tinggi Tinggi Promotor Direktif, Koordinatif,
Kolaboratif
Pengarahan, Diskusi
6 Kasi Ekonomi &
Pembangunan
Tinggi Tinggi Promotor Direktif, Koordinatif,
Kolaboratif
Pengarahan, Diskusi
7 Kasi Trantibum Tinggi Tinggi Promotor Direktif, Koordinatif,
Kolaboratif
Pengarahan, Diskusi
B Eksternal
8 Programer system Tinggi Rendah Laten Koordinatif, Kolaboratif Diskusi
9 Arsiparis Tinggi Rendah Laten Koordinatif, Kolaboratif Diskusi
10 Dispusip Daerah Kab.
Mempawah
Tinggi Rendah Laten Konsultatif Laporan, Advokasi
11 Diskominfo Kab.
Mempawah
Tinggi Rendah Laten Konsultatif Laporan, Advokasi

23. No
Output
Kunci
Tahap Pelaksanaan
Aksi Perubahan
Potensi Masalah Solusi
1 SK Tim
efektif
Mengidentifikasi
calon tim efektif
Tidak terlibatnya
seseorang/institusi yang
sebenarnya sangat
berpengaruh terhadap
keberhasilan aksi perubahan
Melakukan inventarisasi dulu orang/institusi yang
berpengaruh terhadap keberhasilan pelaksanaan aksi
perubahan dan dikonsultasikan kepada mentor untuk
memperoleh persetujuan
Penyusunan tim
efektif
Calon tim efektif yang telah
di inventarisir dan diundang
tidak bisa ikut hadir dalam
rapat karena sesuatu dan
lain hal
Dalam menen-tukan waktu dikonsultasikan terlebih
dahulu kepada calon tim efektif, memberikan undangan
rapat dan mengingatkan Kembali di H-1 dan dua jam
sebelum pelaksanaan
Penetapan SK Tim
Efektif
Terdapat kekeliruan dalam
pengetikan dan penyusunan
sistimetika SK
Draft SK di konsultasikan kepada Camat (mentor)
terlebih dahulu.
2 SOP
pengelola-
an arsip
inaktif
Penyusunan dan
Penetapan SOP
pengelolaan arsip
inaktif
Terdapat kekeliruan dalam
pengetikan dan penyusunan
SOP
Draft SOP di konsultasikan kepada Camat (mentor)
terlebih dahulu
3 Aplikasi
SIMPATIF
Penyusunan
rancangan dan
pembangunan
aplikasi sistem
Rancangan aplikasi
SIMPATIF tidak memuat fitur
dan menghasilkan output
sebagaimana yg diharapkan
Sebelum membuat rancangan dilakukan rapat tim teknis
terlebih dahulu untuk menyamakan persepsi dan disain
rancangan, mengkonsultasikan kepada mentor dan
melakukan ujicoba rancangan aplikasi. setelah ujicoba,
Identifikasi Potensi Masalah & Solusi

24. 4 Manual
book
SIMPATIF
Penyusunan
rancangan,
persetujuan,
penggandaan dan
penjilidan manual
book
Manual book tidak
tersusun sebagaimana
proses penggunaan
aplikasi
Sebelum membuat rancangan dilakukan rapat tim
teknis terlebih dahulu untuk menyamakan
persepsi dan disain rancangan,
mengkonsultasikan kepada mentor dan
melakukan konfirmasi dengan membuka /
menjalankan aplikasi SIMPATIF.
5 Lounching
dan
sosialisasi
Lounching dan
sosialisasi aplikasi
SIMPATIF
Undangan tidak bisa
hadir karena sesuatu
dan lain hal
Memberikan undangan sosialisasi dan
mengingatkan Kembali di H-1 dan dua jam
sebelum pelaksanaan
Aplikasi mengalami
gangguan saat di
simulasikan
Melakukan pengecekan atau Mengoperasianal
sebelum acara dan mengecek ketersedian
jaringan internet
No
Output
Kunci
Tahap Pelaksanaan
Aksi Perubahan
Potensi Masalah Solusi
Identifikasi Potensi Masalah & Solusi
pengelolaan arsip
inaktif berbasis
web
Dilakukan pengecekan data base, fitur, dan print
out hasil, jika ditemukan kekeliruan atau
kegagalan segera dilakukan rancang ulang
pembetulan & pengembangan.

25. Potensi Pengembangan Diri
NO KOMPONEN/SUB KOMPONEN
KEGIATAN PENGEMBANGAN DIRI
UNTUK KEGIATAN MENDUKUNG
PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN
KEGIATAN/TAHAPAN AKSI
PERUBAHAN
WAKTU PELAKSA-
NAAN KEGIATAN
PENGEMBANGAN DIRI
RENCANA REALISASI
1 Komponen Integritas, Sub Komponen:
Konsistensi,
yaitu : memiliki prinsip yang kuat dan
tidak mudah terpengaruh oleh faktor
internal maupun eksternal dalam rangka
penerapan nilai, norma atau kode etik
dalam bekerja
Kemampuan menjadi role model dalam
membangun jejaring kerja dan
meyakinkan stakeholders untuk
mendapatkan dukungan gagasan
perubahan dengan menerapkan nilai,
norma atau kode etik
Merancang dan membuat aplikasi
Sistem Pengelolaan Arsip Inaktif
(SIMPATIF) daring (online) dalam
upaya optimalisasi pengelolaan arsip
inaktif.
10 Mei sd
23 Agustus
2023
2 Komponen Kerjasama, Sub Komponen :
Kerjasama internal dan fkesibilitas yaitu
: membangun kerjasama atau aliansi
yang sinergis dengan stakeholder
internal dalam rangka pencapaian target
kerja organisasi
Meningkatkan kemampuan komunikasi
efektif dan memetakan stakeholder
internal untuk membangun jejaring
kerja yang sinergis agar mendapat
dukungan sesuai tujuan capaian aksi
perubahan.
Membentuk dan menetapkan Tim
Efektif yang melibatkan stakeholder
internal dan eksternal, melakukan
koordinasi dan konsultasi dengan
seluruh stakeholder internal dan
eksternal untuk aksi perubahan
SIMPATIF serta penandatanganan
bukti dukungan dan kesepahaman
31 Juli s.d 4
Agustus
2023
3 Komponen Mengelola Perubahan, Sub
Komponen : Orientsi pada hasil
Memantau, mengevaluasi hasil kerja
unit serta melakukan perbaikan kinerja
unit dengan memanfaatkan sumber
daya yang ada, baik internal dan
eksternal, agar selaras dengan sasaran
strategis instansi.
Memantau Out put Pelaksanaan
aplikasi SIMPATIF
24 Agustus
sd 12
September
2023